3.1.2 .1Giải pháp về tổ chức cơng tác kế tốn
3.1.2.2 Giải pháp về quản lý nguyên vật liệu
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Về công tác thu mua nguyên vật liệu: trước khi mua hàng công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng báo giá để công ty biết được nhà cung cấp truyền thống cung cấp sản phẩm với giá cả như thế nào so với các nhà cung cấp khác. Khi đã có sự so sánh về giá cả thì cơng ty có thể yêu cầu được hưởng chiết khấu, giảm giá vì mình là khách hàng truyền thống, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí. Mặt khác khi có sự chênh lệch cao hơn so với các nhà cung cấp khác với sản phẩm cùng quy cách, phẩm chất mà khơng có chiết khấu, giảm giá thì cơng ty nên xem xét đến các nhà cung cấp có lợi cho cơng ty hơn và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ
Về công tác sử dụng nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu thường được chuyển đến nơi xản xuất hoặc chân cơng trình điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng cũng như dễ bị thất thoát. Cơng ty nên có nơi cất giữ vật tư cẩn thận để tránh được tác động từ các yếu tố bên ngoài
(thời tiết,…) công ty cũng cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho cả quá trình sản xuất sản phẩm, để có thể sử dụng hiệu quả tránh tình trạng phế liệu thu hồi.
Vật tư, công cụ, dụng cụ cần được bảo quản cẩn thận tránh tình trạng hư hỏng dẫn đến kém chất lượng làm cho ảnh hưởng đến vệc tiêu hao nguyên vật liệu cũng như làm kém chất lượng sản phẩm và tỷ lệ phế liệu cao
Về công tác quản lý phế liệu thu hồi: các cơng trình, sau q trình sản xuất cũng có rất nhiều trường hợp có phế liệu. Cơng ty cần giám sát quản lý chặt chẽ q trình làm việc sản xuất, thi cơng cũng như đầu tư xây dựng hệ thống máy móc hiện đại để tránh thất thốt ngun vật liệu. Cơng ty cần thu hồi phế liệu và thực hiện đem bán sẽ hạch toán như sau:
Hạch toán phế liệu thu hồi
1. Nếu phế liệu thu hồi là NVL…. nhập kho thì hạch tốn Nợ TK 152…
Có TK 154…
Giao diện 2.8: Nhập kho phế liệu thu hồi
2. Nếu bán phế liệu thu hồi Nợ TK 111,112,131….. Có TK 711
Giao diện 2.9: Bán phế liệu thu hồi
Khi thu hồi được khoản phế liệu thì cơng ty cũng tiết kiệm được một khoản khơng nhỏ.
Để tránh thất thốt phế liệu thì sau quá trình sản xuất sản phẩm, nhhieemj thu cơng trình cần nhập kho, cân đo, đong đếm đầy đủ. Ngồi ra cơng ty nên xây dựng định mức phế liệu thu hồi để có thể dự đốn gần đúng giá trị phế liệu thực tế được so sánh giữa số phế liệu thực tế nhập kho với số phế liệu trong tính tốn. Nếu có sự chênh lệch lớn thì cơng ty cần phải tìm ra nguyên nhân và có phương pháp xử lý kịp thời
Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để nguyên vật liệu trong kho không quá nhiều gây ứ đọng vốn mà phải đảm bảo không bị thụ động khi nguồn nguyên vật liệu khan hiếm hoặc ghi giá cả tăng cao. Để xác định được lượng nguyên vật liệu dữ trữ thì phịng kế tốn vật tư cần căn cứ vào kế hoạch sản xuất, điều tra thị trường để biết nguyên vật liệu nào có xu hướng tăng giá để mua dự trữ.
Ngoài ra, những ngun vật liệu nào có nguồn gốc khơng ổn định cũng cần dự trữ để chủ động nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, thi cơng.
Để kiểm sốt tốt q trình vận động của hàng tồn kho, công ty cần thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ. Mục đích:
Xác định được mức tồn kho hợp lý vừa đáp ứng tốt nhu cầu xây lắp, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức
Nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hư hỏng hay bị lỗi, đồng thời tiết kiệm được vốn đầu tư vào hàng tồn kho
Đảm bảo chất lượng hàng tồn kho trong suốt quá trình dự trữ Đảm bảo hàng tồn kho sử dụng hiệu quả, đúng mục đích Các thủ tục kiểm soát quản lý nguyên vật liệu:
Về rủi ro trong quá trình đặt hàng nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soát: nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng kinh doanh tiến hành và phải độc lập với các phòng khác. Phòng kinh doanh chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp các thông tin liên quan đến ngyên vật liệu như: số lượng, giá cả, quy cách. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến thủ kho, phịng kế tốn và người đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh tốn sau đó.
Về rủi ro trong công việc lựa chọn nhà cung cấp
Thủ tục kiểm sốt: cơng ty nên áp dụng cơng thức địi hỏi ít nhất các bảng báo giá từ các nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng. Cơng ty có thể hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số với nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngồi ra cơng ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này
Về rủi ro trong quá trình nhận vật tư và kiểm nghiệm:
Thủ tục kiểm soát: theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải tiến hành kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực
tế của vật tư cho dù là loại vật tư gì. Sau đó cơng ty cần phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong cơng ty (phịng kế hoạch- vật tư) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Sau đó đối chiếu giữa hợp đồng mua bán với hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp chuyển đến có khớp đúng số lượng và giá cả hay khơng? Trường hợp chưa có hóa đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý. Nếu vật tư mua về công ty đã nhập đủ số lượng, quy cách, chất lượng thì ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác nhận. biên bản kiêm nghiệm vật tư được xem là hợp lý khi có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng kiểm nghiệm. Khi tiến hành kiểm nhiệm xong thì kế tốn vật tư căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nhiệm vật tư, kiểm tra tình hình hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi mới lập phiếu nhập kho
Về rủi ro trong quá trình giám sát, bảo quản:
Công ty mua NVL về được chuyển thẳng đến chân cơng trình, phân xưởng sản xuất, vì vậy cần chú ý bảo quản tại kho phân xưởng và cơng trình. Q trình quản lý, bảo quản tại kho được thực hiện với sự phối hợp, giám sát và đối chiếu lẫn nhau giữa thủ kho, kế tốn vật tư, phịng kế hoạch vật tư. Công ty nên lập ra một tổ chuyên đi giám sát kiểm tra quá trình làm việc cũng như kiểm tra đánh giá nguyên vật liệu tại các cơng trình và phân xưởng sản xuất để tránh được tình trạng thất thốt cũng như q trình sản xuất, thi cơng kéo dài khơng có tính hiệu quả. Liên tục kiểm tra kho bãi, cuối kỳ cần phải kiểm kê thực tế nguyên vật liệu còn lại và đối chiếu số liệu với thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.
Về kiểm soát hàng tồn kho cuối kỳ:
Phịng kế tốn phải u cầu phân xưởng sản xuất, cơng trình lập phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ để có thể kiểm sốt tốt hơn.
Thứ ba, về giải pháp kế toán quản trị hàng tồn kho Hồn thiện việc lập dự tốn hàng tồn kho
Dự toán hàng tồn kho là một trong những dự toán cơ bản, quan trọng trong hệ thống dự tốn của doanh nghiệp, có liên quan mật thiết đến các dự tốn khác. Do vậy dự tốn về hàng tồn kho cần được xây dựng chính xác, tiên tiến, phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp. dự tốn hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của doanh
nghiệp. Dự toán hàng tồn kho cần được lập hàng năm, phù hợp với năm tài chính, đảm bảo cho việc phân tích, đánh giá
Về hoàn thiện lập kế hoạch mua vật tư: căn cứ vào hoạt động sản xuất, xây lắp thi công. Như vậy doanh nghiệp đảm bảo được nguồn nguyên liệu ổn định và hạn chế được việc tăng giá cả. Trên cơ sở nhận thức được việc lập kế hoạch mua hàng, kế toán quản trị xác định được việc phải làm đó là ghi chép, tính tốn, phản ánh tồn bộ các thơng tin liên quan đến hoạt động về vật tư mua về để phục vụ việc quản trị sản xuất kinh doanh có hiệu quả
Bảng 3.2: Dự kiến kế hoạch mua vật tư
Về định mức hàng tồn kho: việc xây dựng định mức hàng tồn kho tối ưu có liên hệ với việc xác định được lượng hàng tối ưu và tiến độ nhập hàng phù hợp , khi xác định lượng đặt hàng tối ưu phải tính đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, rủi ro nguồn hàng và việc phân tích lượng hàng dự trữ an tồn
Về quyết định tồn kho: để đi đến quyết định hàng tồn kho cơng ty cần phải tìm hiểu các chi phí gắn với hàng tồn kho, cụ thể:
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm các chi phí phát sinh trong q trình mua như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển,bố dỡ, chi phí giao nhận hàng,… Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm chi phí tiền lương nhân viên bảo quản, tiền thuê kho bãi, bảo quản chống trộm, chống cháy, chi phí sổ sách, hao hụt định mức,…
Chi phí do thiếu hàng tồn kho làm cho q trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn.
Khi quyết định tồn kho phải quan tâm đến hai vấn đề sau: phải xác định được lượng hàng tồn kho ở mức nào cần phải mua thêm và xác định lượng hàng mua trong một lần mua thêm
Nếu mua đủ nhu cầu và đúng quy định mức cần mua thêm sẽ làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho. Trong trường hợp hàng đặt nhận được khơng chậm trễ hoặc q trình sản xuất đúng như dự kiến lượng hàng sản xuất cho mỗi ngày thì khơng cần thiết phải có lượng hàng tồn kho an tồn
Hồn thiện việc thu thập thơng tin thực hiện yêu cầu quản trị
Về chứng từ kế toán: vận dụng nguyên tắc, phương pháp lập, luân chuyển quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Cụ thể và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp
Về sổ sách kế toán: DN căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ tài chính ban hành. Việc bổ sung hoặc thiết kế nội dung của sổ sách kế tốn khơng được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán. Các doanh nghiệp có thể thiết kế các mẫu sổ phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị
Lập báo cáo kế toán quản trị: báo cáo hàng tồn kho là một trong những báo cáo kế toán quản trị phản ánh một cách chi tiết tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp theo từng loại, từng thứ hàng phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh. Ban quản trị thường được ưu tiên quan tâm đến các vấn đề như quyết định khi nào đặt mua hàng tồn kho (xác định thời gian) và mỗi lần mua thì phải mua bao
nhiêu (lượng đặt mua kinh tế nhất). Việc xây dựng biểu mẫu báo cáo cần được đảm bảo các yếu tố cụ thể như sau:
Phản ánh đầy đủ câc chỉ tiêu chi tiết cụ thể do yêu cầu do yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra như các khoản mục chi tiết của giá thành hàng mua cho từng loại hàng tồn kho
Trong báo cáo phải ghi thơng tin kế tốn thực tế đồng thời phải ghi cả số liệu kế hoạch hoặc dự toán làm căn cứ so sánh, đánh giá khi sử dụng thông tin trên báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu sử dụng thông tin.