Theo ví dụ 2.2: Ngày 04/07/2019 mua 1.000 lít dầu máy của cơng ty TNHH
thương mại và dịch vụ du lịch Nam Vân, đơn giá 10.000đ/lít, hóa đơn số 0000280, chưa thuế GTGT, thuế 10%, chưa thanh tốn. Lơ hàng được chuyển trực tiếp đến cơng trình số 13.
Các chứng từ kế tốn liên quan gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 2A) Biên bản bàn giao (Phụ lục 2B)
Ngày 03/07/2019 tổ trưởng tổ cơng trình số 13, đề xuất ý kiến mua thêm NVL phục vụ thi cơng lên phịng kinh doanh; tại đây phịng kinh doanh xem xét và đánh giá, thông báo lên ban giám đốc; BGĐ ký duyệt và thực hiện liên lạc (chỉ thực hiện trao đổi qua điện thoại) với bên nhà cung cấp (công ty TNHH thương mại và dịch vụ du lịch Nam Vân), sau đó cơng ty ủy quyền cho tổ trưởng cơng trình số 13 là ơng Nguyễn Văn An đi mua hàng sau khi NVL về đến chân cơng trình ơng Nguyễn Văn An thực hiện nhập liệu thơng tin vào máy tính và chuyển cho kế tốn vật tư hàng hóa, tại đây kế tốn sau khi nhận được thông tin, cùng với giấy tờ, hóa đơn, kế tốn căn cứ để ghi sổ kế toán và tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính như sau:
Kế tốn vào phân hệ “Mua hàng ” “Thêm” chọn “Mua hàng trong nước không qua kho”
Nhập thông tin:
Người bán hàng: sẽ xuất hiện danh sách, ấn chọn: công ty TNHH thương mại và dịch vụ du lịch Nam Vân
Nhân viên mua hàng: sẽ xuất hiện danh sách nhân viên, ấn chọn Nhập ngày hạch toán: 04/07/2019
Chứng từ: 0000280
Mã hàng: xuất hiện danh sách mã hàng,ấn chọn, hiện danh sách mã hàng và chọn mã hàng” DM”
Số lượng: 1000 Đơn giá: 10.000
Nhập mẫu hóa đơn:01GTKT3/001 Ký hiệu hóa đơn: VN/19P
Sau đó ấn “cất”.