B. NỘI DUNG
1.3. Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Chứng từ sử dụng
Theo thông tư 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chứng từ kế toán doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán, nghị định số 129/2014/NĐ- CP. Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp phải chủ động xây dựng thiết kế mẫu biểu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhưng cũng phải đáp ứng được yêu cầu của luật kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường
hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, có thể áp dụng theo hướng dẫn phụ lục số 03 thông tư này
Phụ lục số 03 thông tư 200/2014/TT- BTCthì các chứng từ nguyên vật liệu bao gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03- VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04- VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05- VT) Bảng kê mua hàng (mẫu 06- VT)
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 07- VT)
Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng từ kế tóa hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu. Theo thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp quy định:
Doanh nghiệp được xây dựng biểu mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm soát, dễ đối chiếu.
Nếu không tự xây dựng sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 thông tư này. Tùy thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán nguyên vật liệu sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S10-DN) Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa (S11-DN) Thẻ kho (S12-DN)
Sổ chi tiết các tài khoản (S38-DN)
Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết NVL là việc theo dõi ghi chép sự biến động xuất nhập tồn kho của từng loại nguyên vật liệu sử dụng trogn sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư.
Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tổn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, từng bãi.
Có 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi thẻ song song
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư
Phương pháp thẻ song song
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu.
- Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết. Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua báo cáo tình hình biến động của nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên.
- Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng và giá trị.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn. Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động.
Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao.Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ song song.
Điều kiện vận dụng: thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của các cán bộ còn hạn chế
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng tổng hợp NXTNXT NVL Kế toán tổng hợp NVL
Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập bảng kê nhập nguyên vật liệu, bảng kê xuất vật liệu rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
Ưu điểm: phương pháp này tiết kiệm công tác phương pháp lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp
Nhược điểm: khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác
Điều kiện vận dụng: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điệu kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày
Phương pháp sổ số dư
Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho và sổ số dư
Tại phòng kế toán: định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập bảng lũy kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh diểm nguyên vật liệu trên sổ số dư với bảng lũy kế nhập xuất tồn
Ưu điểm: phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ
Nhược điểm: sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót
Điều kiện vận dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh diểm vật tư và số lần nhập xuát của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.