Hiện nay, cú một số quan niệm khỏc nhau xung quanh khỏi niệm “phõn cấp”. Theo một số tỏc giả, phõn cấp chớnh là phõn quyền giữa trung ương và địa phương. Phõn cấp là phõn ra, chia thành cỏc cấp, cỏc hạng. Phõn cấp cú sự chuyển giao quyền lực quản lý xuống cỏc cấp dưới để thực hiện cho sỏt dõn và sỏt tỡnh hỡnh thực tiễn, đồng thời, để giảm bớt khối lượng cho cấp trờn khỏi phải trực tiếp giải quyết những việc sự vụ. Việc phõn cấp phải gắn trỏch nhiệm với quyền hạn rừ ràng và bảo đảm tớnh thống nhất từ trung ương đến cơ sở. Cú quan niệm khỏc cho rằng, phõn cấp cú thể theo hai hướng: một hướng nằm ngang là sự phõn chia căn cứ vào sự khỏc nhau của cỏc cụng việc của một cấp; hướng nằm dọc (thẳng đứng) là sự phõn chia theo cơ cấu thứ bậc cụng việc giữa cỏc cấp khỏc nhau.
Cú ý kiến cho rằng, cần phõn biệt “phõn cấp quản lý” với một số khỏi niệm gần với nú là phõn cụng, phõn nhiệm, phõn quyền vỡ “phõn cụng và phõn nhiệm đều để chỉ sự xỏc định quyền hạn, trỏch nhiệm cả theo chiều ngang và chiều dọc. Thụng thường, người ta sử dụng khỏi niệm phõn cụng để chỉ quan hệ theo chiều ngang với dụng ý phõn biệt nú với phõn cấp. Nếu phõn quyền được hiểu là phõn giao quyền hạn cho một cơ quan hoặc một cấp chớnh quyền nào đấy thỡ thực ra sử dụng thuật ngữ phõn cụng và phõn cấp là đầy đủ và chớnh xỏc hơn”.
Như vậy, cho đến nay, mặc dự được sử dụng một cỏch rộng rói, song cỏch hiểu về phõn cấp cũn chưa hoàn toàn thống nhất.
Dưới gúc độ ngụn ngữ, “cấp” được hiểu là loại hạng trong một hệ thống (xếp theo trỡnh độ cao thấp, trờn dưới). Từ đú, phõn cấp quản lý được cắt nghĩa là giao bớt một phần quyền quản lý cho cấp dưới, quy định nhiệm vụ và quyền hạn cho mỗi cấp. Như vậy, ở đõy cú hai nội dung cần lưu ý là chuyển giao thẩm quyền cho cấp dưới và xỏc định thẩm quyền của mỗi cấp trong đú. Hiện nay, căn cứ vào cỏch phõn chia đơn vị hành chớnh - lónh thổ mà ở Việt Nam hỡnh thành cỏc cấp chớnh quyền: trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xó. Phõn cấp quản lý nhà nước, trước hết được hiểu là phõn cấp giữa trung ương với chớnh quyền cấp tỉnh; đồng thời, cũn bao hàm cả phõn cấp giữa cỏc cấp chớnh quyền địa phương với nhau.
Theo cỏc văn kiện của Đảng, phõn cấp được tiến hành theo hướng: phõn cấp rừ hơn cho địa phương, kết hợp chặt chẽ quản lý ngành và quản lý lónh thổ và trờn cơ sở nguyờn tắc “chớnh quyền trung ương quản lý tập trung một số lĩnh vực theo ngành dọc được xỏc định từ yờu cầu thực tế. Đối với một số lĩnh vực khỏc, trung ương trực tiếp quản lý một phần, cũn một phần phõn cấp cho địa phương quản lý. Cũng với tinh thần đú mà hiện nay, phõn cấp được hiểu là việc chuyển giao nhiệm vụ, thẩm quyền từ cơ quan quản lý nhà nước cấp trờn xuống cơ quan quản lý cấp dưới nhằm đạt mục tiờu chung là nõng cao hiệu quả quản lý.
Việc chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn chỉ cú thể được tiến hành một khi thẩm quyền và trỏch nhiệm của cấp chuyển giao và cấp được chuyển giao đó được xỏc định hết sức rừ ràng. Vỡ vậy, bản thõn khỏi niệm phõn cấp phải hàm chứa trong đú nội dung phõn định thẩm quyền của từng cấp hay núi một cỏch khỏc, phõn định thẩm quyền là tiền đề cho việc chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn (hoặc rộng hơn nữa, điều chỉnh khối lượng nhiệm vụ, quyền hạn cho phự hợp với khả năng và điều kiện thực tế của mỗi cấp chớnh quyền).
Trờn cơ sở những lập luận đú, cú thể đưa ra khỏi niệm về phõn cấp quản lý nhà nước như sau: Phõn cấp quản lý nhà nước là sự phõn định thẩm
quyền, trỏch nhiệm giữa cỏc cấp chớnh quyền trờn cơ sở bảo đảm sự phự hợp giữa khối lượng và tớnh chất thẩm quyền với năng lực và điều kiện thực tế của từng cấp nhằm tăng cường chất lượng, hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước.