a là biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động vận tả
2.1.4.2. Nhóm các hợp tác xã
Các hợp tác xã tham gia hoạt động vận tải hành công cộng bằng xe buýt bao gồm 2 liên hiệp hợp tác xã và 26 hợp tác xã hoạt động độc lập. Nhóm các hợp tác xã đóng góp một phần quan trọng trong việc phát triển hoạt động vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt tại Tp.HCM khi có số phương tiện vận tải chiếm đến 73,1%, tham gia 66,9% luồng tuyến xe buýt và tạo ra lượng vận chuyển chiếm đến 73,2%.
Các hợp tác xã tham gia hoạt động vận tải bằng xe bt giúp cho mơ hình “cạnh tranh có sự quản lý” trong vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt thêm hiệu quả. Tuy nhiên, qua khảo sát cơ cấu tổ chức của các hợp tác xã đa phần là theo mơ hình dịch vụ hỗ trợ (chiếm đến 80%). Các hợp tác xã hoạt động theo Luật hợp tác xã đã có ban quản trị và ban kiểm sốt. Tuy nhiên, trình độ của các thành viên trong ban quản trị và ban kiểm soát tại các hợp tác xã còn rất thấp, vai trò cho ban quản trị và ban kiểm soát chưa đủ lớn. Đội ngũ nhân viên tại các hợp tác xã qua khảo sát cũng có trình độ thấp.
Trong những năm qua, Chính phủ và Thành phố cũng có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng và tiềm lực của thành phần kinh tế tập thể này. Khởi đầu là việc thành lập liên hiệp hợp tác xã vận tải Tp.HCM từ sáu hợp tác xã là hợp tác xã 19/5, Bình Minh, Quyết Tâm, Quyết Thắng, Quyết Tiến và Rạng Đơng. Có thể xem đây là bước chuyển mình quan trọng của các hợp tác xã trong việc tập trung điều hành hoạt động vận tải. Bên cạnh đó cũng đã hình thành liên hiệp hợp tác xã vận tải Sài Gòn, mặc dù phạm vi hoạt động của liên hiệp này vẫn chưa nổi bật và rõ nét như liên hiệp hợp tác xã vận tải thành phố. Tuy nhiên, khó khăn có thể xảy ra đối với hai liên hiệp bắt đầu từ việc tổ chức thống nhất trong một thời gian ngắn. Vấn đề cần xem xét là hoạt động của các Liên hiệp này không khác so với các hợp tác xã cũ, ngoại trừ có sự thay đổi về thành viên và loại xe buýt. Liên hiệp hợp tác xã vận tải phải giải quyết nhiều vấn đề, trước tiên là chia sẻ năng lực vận chuyển và doanh thu cũng như kêu gọi sự đóng góp trong khai thác kết hợp. Và ngồi ra cũng phải nhìn nhận 1 vấn đề thực tế là liên hiệp đứng ra đại diện các hợp tác xã trong việc giải quyết các vấn đề liên quan với nhà nước hơn là quản lý, chi phối hoạt động của các hợp tác xã thành viên.
Như đã nói ở trên, vì phần lớn các hợp tác xã vận tải hoạt động theo mơ hình dịch vụ hỗ trợ nên hợp tác xã chỉ đứng ra tham gia đầu thầu tuyến, điều vận các xe tham gia trên tuyến, thống kê tình hình doanh thu, chi phí tuyến, nhận tạm ứng tiền trợ giá, quyết toán tiền trợ giá, phân phối lại cho các xã viên theo mức độ hoạt động sau khi trừ phí quản lý. Xã viên sở hữu phương tiện có trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc để đảm bảo phương tiện hoạt động tốt khi được điều vận. Hiện tại hợp tác xã được đánh giá có cách thức quản lý hiệu quả nhất là hợp tác xã 19/5. Hợp tác xã 19/5 có những qui định khá cụ thể trong lĩnh vực quản lý phương tiện của xã viên khi tham gia hoạt động vận chuyển. Hợp tác xã đứng ra ký hợp đồng lao động với
nhân viên phục vụ, trả lương và các khoản khác theo đúng qui định của nhà nước. Tất nhiên, các khoản lương và phụ cấp này hợp tác xã sẽ trừ vào tiền trợ giá khi phân phối lại cho xã viên. Với cách quản lý như thế, hợp tác xã 19/5 quản lý chặt chẽ hơn nhân viên phục vụ. Tuy nhiên, bộ phận kế toán của hợp tác xã 19/5 cũng tương tự như các hợp tác xã khác, cũng chỉ thay mặt xã viên thanh tốn các khoản thuế, tính tốn
nhận tiền trợ giá, thanh tốn lại cho xã viên của mình.
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt tại các đơn vị vận tải ở Tp.HCM khách công cộng bằng xe buýt tại các đơn vị vận tải ở Tp.HCM
Do sự khác nhau về hình thức sở hữu, đặc điểm sản xuất kinh doanh, về quy mô và những điều kiện khác mà cơng tác tổ chức kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải bằng xe buýt tại các đơn vị vận tải cũng khơng hồn tồn giống nhau. Trong phạm vi của phần này, luận văn chỉ trình bày và phân tích những vấn đề chung, có tính chất khái qt về kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải buýt tại các đơn vị vận tải ở Tp.HCM trong thời gian qua. Số liệu minh họa cho luận văn được khảo sát tại Saigon Bus, Transinco và dựa trên đề tài nghiên cứu cấp trường “Tổ chức cơng tác kế tốn tại các Hợp tác xã vận tải ở Tp. HCM – thực trạng và giải pháp” do tôi thực hiện vào năm 2008.
Qua khảo sát thực tế kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt tại các đơn vị vận tải ở Tp. HCM, tất cả các đơn vị đều tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung, mơ hình kế tốn chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt đang được áp dụng là mơ hình theo chi phí thực tế. Nội dung của giá thành bao gồm các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Việc hạch tốn các khoản mục chi phí tại các đơn vị cũng có sự khác biệt. Đối với khoản mục chi phí ngun vật liệu trực tiếp, có đơn vị hạch toán vào khoản mục này bao gồm chi phí nhiên liệu (xăng, dầu) và chi phí vật liệu bơi trơn (nhớt). Có đơn vị hạch tốn vào khoản mục chi phí ngun vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí nhiên liệu, vật liệu bơi trơn, chi phí săm lốp, chi phí vật liệu, chi phí phụ tùng thay thế...
Việc hạch tốn khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp cũng có sự khác biệt. Các Cơng ty hạch tốn vào khoản mục này chi phí chi phí nhân cơng tính cho tài xế, và tiếp viên. Riêng các hợp tác xã vận tải khơng hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung, những khoản chi phí sản xuất chung trực tiếp thì các đơn vị hạch toán thẳng vào đối tượng chịu chi phí. Riêng những khoản chi phí sản xuất chung gián tiếp, kế tốn tiến hành phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí theo doanh thu. Các khoản chi phí về săm lốp, sửa chữa lớn hầu hết các đơn vị chưa xem xét, tính tốn trích trước chi phí để ổn định giá thành vận tải.
Kỳ tính giá thành dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt là theo tháng. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được thực hiện theo từng đầu xe, gắn với từng tuyến vận tải, từng đội xe, từng xí nghiệp vận tải. Đối tượng tính giá thành là theo lượng vận chuyển và lượng luân chuyển. Phương pháp tính giá thành vận tải tại các đơn vị là phương pháp giản đơn, phù hợp với đặc điểm ngành nghề.
Và vì vậy, qui định về luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện theo kỳ tính giá thành tương ứng từ nơi phát sinh nghiệp vụ về chi phí (tổ, đội, xí nghiệp vận tải) chuyển về phịng kế tốn đơn vị để được xử lý, ghi chép và phân tích.
Riêng các hợp tác xã vận tải và các liên hiệp hợp tác xã vận tải, việc hạch toán cịn đơn giản và manh mún, xuất phát từ mơ hình cơ cấu tổ chức đã nêu ở trên. Việc theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải là việc của xã viên, các hợp tác xã và các liên hiệp chưa xem trọng công tác này.
Thực trạng kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành vận tải hành khách cơng cộng bằng xe buýt tại các đơn vị vận tải ở Tp. HCM được trình bày tóm tắt dưới đây
chủ yếu tập trung vào hai đơn vị điển hình là Saigon Bus và Transinco. 2.2.1. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đối với các đơn vị vận tải bao gồm chi phí nhiên liệu và vật liệu bơi trơn phát sinh trong q trình cung cấp dịch vụ vận tải. Chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành vận tải. Qua khảo sát, tỷ trọng này chiếm từ 30% - 40% trong tổng giá thành vận tải.
Nhu cầu tiêu hao nhiên liệu được xác định trên cơ sở định mức cho từng loại phương tiện vận tải. Định mức nhiên liệu chính tiêu hao đối với phương tiện vận chuyển được qui định trên 100 Km xe lăn bánh tùy thuộc vào nhãn hiệu xe, loại đường và loại nhiên liệu.
Việc xây dựng định mức chi phí nhiên liệu chính được xây dựng dựa trên cơ sở khảo sát thực tế trên các tuyến vận chuyển, có tính đến đặc tính kỹ thuật của từng loại đường, mức độ của từng loại phương tiện vận tải cũng như đặc điểm giao thông trên tuyến vận tải đó.
Chi phí nhiên liệu tính vào giá thành dịch vụ vận tải phải là số liệu thực tế tiêu hao cho phương tiện vận tải trong khi thực hiện dịch vụ vận chuyển. Nhiệm vụ của kế toán nhiên liệu là phải theo dõi nhiên liệu xuất kho, nhiên liệu còn lại trên phương tiện và số nhiên liệu thực tế đã sử dụng trong quá trình thực hiện dịch vụ vận chuyển.
Trong các đơn vị vận tải tham gia vận tải buýt, chỉ có Saigon Bus có hoạt động kinh doanh nhiên liệu, các phương tiện vận tải sẽ tiếp nhiên liệu tại trạm nhiên liệu, đại diện của các Xí nghiệp vận chuyển sẽ ký nhận số lượng nhiên liệu đã tiếp nhận. Khi nhận nhiệm vụ thực hiện dịch vụ vận chuyển, lái xe được cấp 1 giấy đi đường, trên giấy đi đường có phần dành riêng để ghi nhiên liệu. Sau khi hoàn tất dịch vụ vận chuyển, lái xe xác định số nhiên liệu còn lại và số lượng nhiên liệu tiêu hao thực tế khi thực hiện dịch vụ vận chuyển. Số nhiên liệu còn lại trên phương tiện vận chuyển sẽ được chuyển sang giấy đi đường mới và trừ vào phần nhiên liệu tiếp nhận ở lần sau.
[Phụ lục 5]
Kế toán tại các đơn vị theo dõi chi tiết nhiên liệu tiêu hao dựa trên bảng kê xuất nhiên liệu từ trạm nhiên liệu, phiếu xuất kho nhiên liệu và giấy đi đường do xí nghiệp vận tải gửi lên.
Căn cứ vào bảng kê xuất nhiên liệu, kế toán ghi giá trị nhiên liệu sử dụng Nợ TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
Có TK 152”Nguyên liệu, vật liệu”
Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhiên liệu tiêu hao cho từng tuyến vận chuyển, từng đội xe, từng xí nghiệp vận tải. Đối với số nhiên liệu còn lại trên xe, được chuyển sang dùng cho tháng sau, kế toán ghi:
Nợ TK 152 “Ngun liệu, vật liệu”
Có TK 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp”
Dựa vào Bảng tổng hợp nhiên liệu tiêu hao trong tháng, kế toán kết chuyển chi phí nhiên liệu sang tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Căn cứ vào các trường hợp tiêu hao nhiên liệu khi so sánh với định mức nhiên liệu:
Nếu số nhiên liệu tiêu hao thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ vận chuyển lớn hơn định mức nhiên liệu, thì chi phí nhiên liệu hạch toán vào giá thành vận tải được ghi nhận bằng với chi phí nhiên liệu định mức, kế tốn ghi:
Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Có TK 621”Chi phí ngun vật liệu trực tiếp”
Số nhiên liệu sử dụng vượt định mức, sẽ phạt lái xe thuộc các xí nghiệp vận tải, kế toán ghi:
Nợ TK 1388 “Phải thu khác”
Có 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp”
Nếu số nhiên liệu tiêu hao thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ vận chuyển bằng hoặc nhỏ hơn định mức nhiên liệu, thì chi phí nhiên liệu hạch tốn vào giá thành vận tải được ghi nhận bằng với chi phí nhiên liệu thực tế, kế tốn ghi:
Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Có TK 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp”
Nếu lái xe trong quá trình thực hiện dịch vụ vận chuyển tiết kiệm được nhiên liệu, được thưởng, khoản tiền thưởng tính vào chi phí nhiên liệu, kế tốn sẽ ghi:
Nợ TK 621 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Có TK 334 “Phải trả cơng nhân viên”
Có TK 111 “Tiền mặt”
Tại Saigon Bus, khi tập hợp chi phí nhiên liệu đối với các tuyến buýt, dựa vào báo cáo tình hình sử dụng nhiên liệu và phiếu xuất kho do điều hành tuyến gửi về, kế toán ghi:
Nợ TK 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp” Có TK 15231 “Nhiên liệu tồn tại kho”, hoặc Có TK 156 “Hàng hóa”
Tại Transinco, khi tập hợp chi phí nhiên liệu, dựa vào hóa đơn mua nhiên liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp” Có TK 141 “Tạm ứng”
Chi phí vật liệu bơi trơn (nhớt) là giá trị vật liệu bôi trơn cần thiết dùng cho một quãng đường vận doanh. Trên thực tế, mức tiêu hao vật liệu bôi trơn là mức nhớt phải châm thêm cho động cơ so với nhiên liệu chính. Định mức vật liệu bơi trơn được căn cứ vào mức tiêu hao vật liệu bôi trơn đối với các loại động cơ mới, cũ khác nhau.
Qua khảo sát thực tế tại các đơn vị vận tải buýt tại Tp.HCM, hệ số tiêu hao vật liệu bôi trơn so với nhiên liệu đang áp dụng là từ 2,5% - 3,5% khối lượng nhiên liệu chính. Khi phát sinh các nghiệp vụ về chi phí vật liệu bơi trơnï, kế tốn sẽ dựa báo cáo tình hình sử dụng vật liệu bơi trơn, giấy đi đường để biết chi phí nhiên liệu chính thực tế phát sinh, so sánh với định mức để biết tình hình thực hiện định mức chi phí như thế nào, và ghi vào sổ kế toán.
Nợ TK 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp” Có TK 152 “Ngun liệu, vật liệu”
Dựa vào Bảng tổng hợp tiêu hao nhiên liệu do điều hành tuyến các xí nghiệp gửi về, khoản chi phí vật liệu bơi phát sinh tại Saigon Bus đối với các tuyến xe buýt được kế tốn sổ:
Nợ TK 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp” Có TK 1524 “Vật liệu bơi trơn”
Cuối tháng, kế tốn kết chuyển chi phí vật nhiên liệu và liệu bôi trơn sang tài khoản 154 để xác định giá thành dịch vụ vận tải. Kế toán ghi:
Có 621 “Chi phí ngun vật liệu trực tiếp”
Sơ đồ 2.1: