1.3 .2Việc phân cấp quản lý đối với doanh nghiệp
1.5.1 Xác lập các trung tâm trách nhiệm và hệ thống trung tâm trách nhiệm
1.5.1.1 Khái niệm trung tâm trách nhiệm
Theo Thông tƣ số 53 Bộ Tài chính :" trung tâm trách nhiệm là một bộ phận (phân xƣởng, dây chuyền sản xuất; một phịng, ban; một cơng ty hoặc tồn bộ cơng ty) trong
một tổ chức mà ngƣời quản lý của bộ phận đó có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với số chi phí, thu nhập phát sinh hoặc số vốn đầu tƣ sử dụng vào hoạt động kinh doanh".
Các TTTN đƣợc hình thành dựa trên đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý và mục tiêu của nhà quản trị. Mỗi trung tâm sẽ xác định quyền và trách nhiệm đối với từng đối tƣợng cụ thể của từng cấp. Cơ sở để xác định một bộ phận là trung tâm gì căn cứ trên nguồn lực, trách nhiệm, quyền hạn mà nhà quản lý đó đƣợc giao. Trong KTTN có 4 trung tâm: Trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ.
Nhà quản lý cần phải xác định rõ lĩnh vực hoạt động mà mình chịu trách nhiệm quản lý. Một nhà quản lý sản xuất sẽ chịu trách nhiệm về số lƣợng sản phẩm cụ thể trong phạm vi giới hạn về ngân sách và theo dự tốn về chi phí đã lập, một quản lý bán hàng sẽ chịu trách nhiệm về đơn hàng. Tuy nhiên trên thực tế khơng đơn giản nhƣ ví dụ trên. Việc xác định trách nhiệm giữa các nhà quản lý các trung tâm khác nhau không hề đơn giản và dễ dàng. Hiệu quả quản lý của ngƣời này có thể bị ảnh hƣởng bởi hoạt động của ngƣời khác. Chất lƣợng sản phẩm sẽ ảnh hƣởng đến kết quả bán hàng của nhân viên. Sự phụ thuộc lẫn nhau nhƣ vậy không thể đƣợc loại bỏ hoàn toàn, nhƣng hiệu ứng của chúng có thể đƣợc giảm thiểu bằng việc xác định cẩn thận các TTTN, sử dụng các hình thức khen thƣởng và trừng phạt xứng đáng, và sử dụng các nhà quản lý có trình độ cao.
Trong thực tế việc lựa chọn TTTN thích hợp cho một bộ phận không phải dễ dàng nên việc phân biệt chỉ mang tính tƣơng đối và phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản trị cấp cao. Tốt nhất, để phân loại các TTTN nên căn cứ vào nhiệm vụ chính của trung tâm đó.
1.5.1.2 Trung tâm chi phí (cost centers)
Trung tâm chi phí là TTTN có quyền điều hành và chịu trách nhiệm về chi phí đầu vào của tổ chức. Thành quả tài chính của trung tâm chi phí thể hiện trực tiếp kết quả quá trình điều hành của nhà quản lý. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp. Trung tâm chi phí thƣờng thực hiện các nhiệm vụ là lập dự tốn chi phí; phân loại chi phí thực tế phát sinh; so sánh mức độ hồn thành chi phí với kế hoạch hay dự tốn. Trung tâm chi phí gồm trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí linh hoạt.
Trung tâm chi phí định mức (Standard cost centers): là TTTN về chi phí có mối quan hệ tƣơng ứng giữa chi phí đầu vào (hay nguồn lực đầu vào) với kết quả đầu ra, thƣờng là sản phẩm hay dịch vụ. Với trung tâm chi phí định mức, thành quả quản lý thƣờng đƣợc biểu hiện trực tiếp qua định mức chi phí, tổng chi phí, tỷ lệ chi phí trên nguồn lực sử dụng của các hoạt động thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm nhà quản lý.
Trung tâm hạn mức chi phí (Discretionary expense centers): là TTTN mà nhà quản trị có quyền điều hành và chịu trách nhiệm về chi phí khơng xác định đƣợc mối quan hệ tƣơng ứng chi phí đầu vào (hay nguồn lực đầu vào) với kết quả đầu ra hoặc mối quan hệ này không đƣợc xác định rõ ràng. Trung tâm hạn mức chi phí thƣờng là các phịng ban hành chính, quản trị, nhân sự, nghiên cứu và phát triển, .. Với trung tâm hạn mức chi phí, thành quả quản lý thƣờng đƣợc biểu hiện qua hạn mức chi phí theo từng chức năng, nhiệm vụ; tổng hạn mức chi phí của từng bộ phận, phịng ban và cũng nhƣ tỷ lệ chi phí trên từng chức năng, nhiệm vụ hay tỷ lệ tăng giảm chi phí qua từng kỳ thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm nhà quản lý.
1.5.1.3 Trung tâm doanh thu (Revenue centers)
Trung tâm doanh thu là TTTN mà nhà quản trị có quyền điều hành và chịu trách nhiệm về doanh thu. Trung tâm doanh thu gắn với cấp quản lý cơ sở nhƣ bộ phận kinh doanh trong đơn vị, nhƣ các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản phẩm. Với trung tâm doanh thu, thành quả quản lý thƣờng đƣợc biểu hiện trực tiếp qua kết quả và hiệu quả bán hàng nhƣ doanh thu. Tuy nhiên để đánh giá đúng thành quả quản lý, ta cần sử dụng thêm các chỉ tiêu khác nhƣ tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu hay tỷ lệ số dƣ đảm phí của các hoạt động bán hàng để đảm bảo nhà quản lý của trung tâm thực hiện đúng kế hoạch kinh doanh và kế hoạch về lợi nhuận của doanh nghiệp.( Nếu chỉ sử dụng doanh thu để đo lƣờng đánh giá có thể sẽ khiến nhà quản lý trung tâm tập trung vào các mặt hàng có doanh thu cao nhƣng có lợi nhuận thấp, gây bất lợi cho kế hoạch về lợi nhuận của doanh nghiệp).
1.5.1.4 Trung tâm lợi nhuận (Profit centers)
Trung tâm lợi nhuận là TTTN mà nhà quản lý có quyền và chịu trách nhiệm về lợi nhuận. Trung tâm lợi nhuận có thể là một đơn vị kinh doanh và cũng có thể là tổng hợp nhiều trung tâm doanh thu, chi phí trong một phạm vi quản lý. Với trung tâm lợi nhuận, thành quả quản lý thƣờng đƣợc biểu hiện trực tiếp qua kết quả và hiệu quả kinh doanh nhƣ lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận vốn của các hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm nhà quản lý. Ngoài ra, thành quả quản lý của trung tâm lợi nhuận cũng có thể đƣợc thể hiện gián tiếp qua kết quả, hiệu quả trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí.
1.5.1.5 Trung tâm đầu tƣ (Investment centers)
Trung tâm đầu tƣ là TTTN mà nhà quản lý có quyền và chịu trách nhiệm về đầu tƣ dài hạn. Trung tâm đầu tƣ có thể là cơ quan quản lý cấp cao nhƣ Hội đồng quản trị
và cũng có thể là một đơn vị kinh doanh đƣợc phân cấp về quản lý, đầu tƣ vốn dài hạn. Với trung tâm đầu tƣ, thành quả quản lý thƣờng đƣợc biểu hiện gián tiếp qua kết quả, hiệu quả của nhiều đơn vị, TTTN khác.
Trong một tổ chức, các TTTN trong một doanh nghiệp có thể đƣợc khái quát qua sơ đồ 1.2
Cơ cấu tổ chức quản lý
Trung tâm doanh thu Revenue centers
Trung tâm chi phí Standard cost centers; Discretionary expense centers Các đơn vị, bộ phận sản xuất
Các chi nhánh, bộ phận bán hàng
Trung tâm lợi nhuận Profit centers Tổng công ty, công ty, chi nhánh độc lập
Hội đồng quản trị Trung tâm đầu tƣ Investment centers