1.3 .2Việc phân cấp quản lý đối với doanh nghiệp
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Chế biến xuất nhập khẩu Thủy sản Tỉnh Bà Rịa –
2.1.6 Đặc điểm kế toán
2.1.6.1 Chế độ, chính sách kế tốn
Cơng ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC về chế độ kế tốn doanh nghiệp. Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại cơng ty là Nhật ký chung. Cơng việc ghi sổ kế tốn đƣợc thực hiện trên phần mềm kế tốn.
Các chính sách kế tốn chủ yếu:
- Năm tài chính cơng ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến hết ngày 31 tháng 12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam.
- Nguyên tắc giá gốc: đƣợc sử dụng để ghi nhận giá trị ban đầu của các tài sản và đƣợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.
- Hàng tồn kho: Giá trị hàng hóa xuất kho đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Hàng tồn kho đƣợc ghi nhận theo giá trị thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Phần chênh lệch đƣợc ghi nhận nhƣ một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Tài sản cố định và các tài sản thuê tài chính khác sử dụng phƣơng pháp khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu đƣợc ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đƣợc chuyển giao cho ngƣời mua và không cịn tồn tại yếu tố khơng chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh tốn tiền, chi phí kèm theo và khả năng hàng bán bị trả lại.
2.1.6.2 Đặc điểm bộ máy kế tốn
Cơng ty BASEAFOOD đang tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu phân tán theo sơ đồ 2.2. Kế tốn trƣởng Kế tốn xí nghiệp IV Kế tốn CN TP HCM Kế tốn xí nghiệp V Kế tốn xí nghiệp KDDV Kế tốn xí nghiệp III Kế tốn xí nghiệp II Kế tốn xí nghiệp I Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế tốn cơng nợ Kế tốn ngân hàng
Phịng Kế tốn Xí nghiệp I: gồm có 01 kế tốn trƣởng và 03 nhân viên. Phịng Kế tốn Xí nghiệp II: gồm có 01 kế tốn trƣởng và 02 nhân viên. Phịng Kế tốn Xí nghiệp III: gồm có 01 kế tốn trƣởng và 02 nhân viên. Phịng Kế tốn Xí nghiệp IV: gồm có 01 kế tốn trƣởng và 02 nhân viên. Phịng Kế tốn Xí nghiệp V: gồm có 01 kế tốn trƣởng và 01 nhân viên. Phịng Kế tốn Xí nghiệp KDDV: gồm 01 kế tốn trƣởng và 01 nhân viên. Phịng Kế tốn Chi nhánh TP-HCM: gồm 1 kế tốn trƣởng và 1 nhân viên.
Cơng ty đang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn kiểu phân tán. Do cơng ty có 7 Chi nhánh cơ sở trực thuộc hạch toán kế toán phụ thuộc nên các đơn vị trực thuộc này đều có bộ máy kế tốn riêng. Phịng Kế tốn cơng ty điều hành nghiệp vụ chuyên môn chung của bộ máy kế tốn tồn cơng ty. Tại các đơn vị trực thuộc có bộ máy kế tốn riêng để theo dõi và tổng hợp số liệu. Định kỳ phịng kế tốn đơn vị gửi báo cáo lên công ty để tổng hợp số liệu.
2.2 Tình hình phân cấp quản lý tại công ty BASEAFOOD
Đại hội đồng cổ đơng
Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp Kinh doanh - dịch vụ
Xí nghiệp V
Xí nghiệp IV Xí nghiệp III Xí nghiệp II Xí nghiệp I
Phòng kế hoạch- kinh doanh Phòng nhân sự tiền lƣơng
Phòng kế toán- tài vụ
Ban kiểm sốt
Ban giám đốc cơng ty Hội đồng quản trị
Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty BASEAFOOD
- ĐHĐCĐ: Là cơ quan quyền lực cao nhất. ĐHĐCĐ có quyền và trách nhiệm thơng qua các báo cáo của HĐQT về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định các chiến lƣợc, phƣơng án đầu tƣ, sản xuất kinh doanh. Về mặt tài chính: ĐHĐCĐ có quyền và trách nhiệm liên quan đến kết quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân phối lợi nhuận, hiệu quả đầu tƣ,...
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất, đại diện cho tất cả các cổ đông giám sát và quyết định tất cả các hoạt động của cơng ty ngồi phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của ĐHĐCĐ. Đứng đầu HĐQT là Chủ tịch HĐQT, đây là ngƣời chịu trách nhiệm chính trƣớc ĐHĐCĐ về kết quả hoạt động của HĐQT cũng nhƣ của tồn cơng ty. Chủ tịch HĐQT có quyền quyết định các vấn đề về đầu tƣ, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trung và dài hạn. Về mặt tài chính: Chủ tịch HĐQT có quyền và trách
nhiệm liên quan đến tất cả kết quả tài chính đạt đƣợc của công ty bao gồm: đầu tƣ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
- Ban kiểm sốt là tổ chức thay mặt cổ đơng để kiểm sốt mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
- Ban giám đốc công ty, đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho Giám đốc cơng ty là 5 Phó giám đốc phụ trách các công việc trong công ty theo sự phân công nhiệm vụ của Giám đốc.
Quyền và trách nhiệm của Giám đốc: Tại công ty, Giám đốc cơng ty cũng là Chủ tịch HĐQT, nên ngồi những quyền hạn của Chủ tịch HĐQT, Giám đốc cịn có quyền quyết định các hoạt động hằng ngày trong công ty nhƣ giá mua, bán nguyên liệu, sản phẩm; xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, đào tạo cán bộ và lao động, xây dựng phƣơng án phối hợp kinh doanh giữa các đơn vị, tổ chức thực hiện các phƣơng án đã đƣợc phê duyệt. Quyền và trách nhiệm về tài chính của Giám đốc: Giám đốc có quyền quyết định liên quan đến doanh thu, chi phí của tồn cơng ty.
Ngoài ra, giúp việc cho các Giám đốc cịn có các phịng ban chức năng tại văn phịng cơng ty và tại các đơn vị trực thuộc nhƣ phòng Kế hoạch- Kinh doanh, phòng Kế tốn- Tài vụ, phịng Nhân sự- Tiền lƣơng. Trƣởng các bộ phận này có quyền tổ chức, phân công nhiệm vụ cho nhân viên trong bộ phận mình và chịu trách nhiệm về các kết quả của bộ phận mình theo sự ủy quyền của giám đốc.
- Các đơn vị trực thuộc có ban giám đốc điều hành công việc hàng ngày trong đơn vị. Đứng đầu đơn vị là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách các cơng việc theo sự phân công của Giám đốc. Quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc đơn vị: quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của đơn vị đã đƣợc ủy quyền, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Giám đốc công ty giao, Giám đốc đơn vị cũng đƣợc quyền quyết định các vấn đề về nhân sự, các hoạt động mua bán nguyên liệu, sản phẩm của xí nghiệp trong phạm vi đƣợc ủy quyền của Giám đốc công ty. Quyền hạn và trách nhiệm về tài chính của Giám đốc đơn vị: Giám
đốc của các đơn vị chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc công ty về doanh thu, chi phí phát sinh tại đơn vị.
- Tùy theo đặc điểm hoạt động mà các đơn vị trực thuộc có bộ máy quản lý khác nhau. Các đơn vị sản xuất có các phân xƣởng chế biến, sản xuất; các đơn vị kinh doanh có bộ phận kinh doanh, cửa hàng, siêu thị. Trƣởng các bộ phận có quyền điều hành hoạt động trong bộ phận mình và chịu trách nhiệm về các kết quả đạt đƣợc theo sự ủy quyền của giám đốc đơn vị.
2.3 Trách nhiệm - Trách nhiệm quản lý tại công ty BASEAFOOD
2.3.1 Trách nhiệm và trách nhiệm quản lý tại công ty BASEAFOOD
Trách nhiệm
Trong công ty, trách nhiệm là việc một ngƣời hay bộ phận nào đó phải hoàn thành nhiệm vụ đƣợc cấp trên giao. Mỗi bộ phận có nhiều trách nhiệm khác nhau và đƣợc qui định bằng điều lệ hoạt động của công ty, quyết định bổ nhiệm, ủy quyền.
Điều 26- Điều lệ công ty sửa đổi năm 2013 qui định về quyền và trách nhiệm của Chủ tịch HĐQT.
Điều 25- Điều lệ công ty sửa đổi năm 2013 qui định về quyền và trách nhiệm của Hội đồng quản trị.
Điều 34 đến 36- Điều lệ công ty sửa đổi năm 2013 qui định về trách nhiệm của ngƣời quản lý công ty bao gồm trách nhiệm cẩn trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ, trách nhiệm trung thực và tránh các xung đột về quyền lợi, trách nhiệm về thiệt hại và bồi thƣờng thiệt hại.
Điều 30- Điều lệ công ty sửa đổi năm 2013 qui định về quyền và trách nhiệm của Giám đốc công ty.
Điều 33- Điều lệ công ty sửa đổi năm 2013 qui định về quyền và trách nhiệm của Ban kiểm soát.
Trách nhiệm quản lý
Trách nhiệm quản lý tại công ty là trách nhiệm của các nhà quản lý trong việc quản lý, tổ chức hoạt động của bộ phận mình để hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao trong phạm vi quyền hạn.
Trách nhiệm quản lý cụ thể của các bộ phận trong công ty:
STT Bộ phận Trách nhiệm quản lý
1 Bộ phận
sản xuất
- Hoàn thành kế hoạch sản xuất đƣợc giao với số lƣợng và chi phí sản xuất
- Kiểm sốt chi phí phát sinh trong phạm vi quản lý của bộ phận
2 Bộ phận
kinh doanh
- Hoàn thành kế hoạch về doanh thu trong nƣớc và xuất khẩu - Kiểm sốt chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng -Tiếp thị, tìm kiếm khách hàng mới cho cơng ty
3 Bộ phận
chức năng
- Hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao trong quyền hạn của bộ phận - Kiểm sốt các chi phí phát sinh trong q trình hoạt động
4 Ban giám đốc công ty
- Thực hiện các kế hoạch kinh doanh và đầu tƣ đã đƣợc HĐQT và ĐHĐCĐ phê
- Quyết định các vấn đề về tài chính, kinh doanh, các hoạt động sản xuất kinh doanh thƣờng nhật trong công ty -Lập và trình các kế hoạch sản xuất kinh doanh tới HĐQT và ĐHĐCĐ
5 Hội đồng
quản trị
- Quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm.
- Kiểm soát hoạt động của ban giám đốc và bộ phận quản lý. - Các trách nhiệm khác đƣợc qui định trong điều lệ công ty.
2.3.2 Biểu hiện thành quả của trách nhiệm quản lý tại công ty BASEAFOOD
Thành quả trách nhiệm quản lý đƣợc coi là kết quả đạt đƣợc mỗi bộ phận dƣới sự lãnh đạo của quản lý bộ phận đó. Kết quả của mỗi bộ phận trong cơng ty đƣợc thể hiện bằng các chỉ số tài chính thể hiện kết quả quản lý.
Hệ thống các chỉ tiêu đo lƣờng thành quả của trách nhiệm quản lý
STT Bộ phận Chỉ tiêu Ý nghĩa của chỉ tiêu
1 Bộ phận sản xuất Số lƣợng thành phẩm sản xuất trong kỳ Tổng chi phí sản xuất - Số lƣợng thành phẩm sản xuất trong kỳ thể hiện kết quả hoạt động của bộ phận - Tổng chi phí sản xuất thể hiện qui mô hoạt động của bộ phận. 2 Bộ phận kinh doanh Doanh thu Tỉ lệ lợi nhuận/ Doanh thu
-Thể hiện mức độ gia tăng doanh thu của bộ phận
-Hiệu suất hoạt động và sự đóng góp của bộ phận kinh doanh tới mục tiêu lợi nhuận của đơn vị
3 Bộ phận
chức năng
Tổng chi phí Khả năng kiểm sốt chi phí của bộ phận
4 Ban giám
đốc công ty
Lợi nhuận Tỉ lệ lợi nhuận/ Tổng tài sản
- Thể hiện mức độ hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận, gia tăng lợi nhuận. - Thể hiện hiệu quả sử dụng tài sản đƣợc cấp của Ban giám đốc công ty.
5 Hội đồng
quản trị
Lợi nhuận ROI ( Lợi nhuận/ Vốn đầu tƣ
-Thể hiện hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ của Hội đồng quản trị
2.4 Tình hình thực tiễn đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty BASEAFOOD
2.4.1 Đánh giá trách nhiệm quản lý của các đơn vị sản xuất
Các đơn vị sản xuất của cơng ty bao gồm: Xí nghiệp I, xí nghiệp II, xí nghiệp III, xí nghiệp IV, xí nghiệp V.
Các chỉ tiêu đo lƣờng trách nhiệm quản lý của các đơn vị sản xuất: Tổng chi phí sản xuất, chỉ tiêu thể hiện qui mơ, và vai trị của đơn vị sản xuất.
Các bƣớc thực hiện đánh giá trách nhiệm quản lý đơn vị sản xuất:
Bƣớc 1: Từ các chỉ tiêu kế hoạch đƣợc giao, giám đốc đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất theo mỗi tháng. Các chỉ tiêu kế hoạch công ty giao cho các đơn vị theo năm, nên để xây dựng kế hoạch hoạt động cho mỗi tháng, Giám đốc đơn vị và bộ phận kế hoạch kinh doanh của đơn vị tổng kết, xem xét kết quả đã đạt đƣợc trong tháng trƣớc. Thông thƣờng kế hoạch của các Giám đốc đơn vị chỉ bao gồm kế hoạch sản xuất trong tháng. ( PHỤ LỤC 7- BÁO CÁO GIAO BAN THÁNG 12/2013 - XÍ NGHIỆP IV)
Bƣớc 2: Thu thập thơng tin về chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tại các đơn vị, kế toán là ngƣời thực hiện các cơng việc thu thập thơng tin về tình hình sản xuất. Thơng tin đƣợc thu thập bao gồm : nguyên liệu thu mua trong kỳ, chi phí sản xuất, giá thành sản xuất, khối lƣợng thành phẩm hoàn thành, lƣợng hàng tồn kho.Từ các thơng tin đó kế tốn sẽ tính tốn các chỉ số cần thiết để lập báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc đơn vị.
Bƣớc 3: Bộ phận kế toán lập báo cáo đánh giá kết quả sản xuất đã thực hiện đƣợc trong kỳ. Báo cáo đƣợc thực hiện theo mỗi tháng để Giám đốc đơn vị báo cáo với Giám đốc công ty trong cuộc họp giao ban. Đánh giá kết quả thực hiện đƣợc trong tháng của mỗi đơn vị đƣợc thực hiện trong cuộc họp giao ban tồn cơng ty. Giám đốc công ty sẽ căn cứ vào tình hình của tất cả các đơn vị để có nhận định chung về các nguyên nhân gây ra các biến động sản xuất và phát hiện các nguyên nhân chủ quan của Giám đốc đơn vị khiến đơn vị khơng thể hồn thành kế hoạch sản xuất.
Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý đƣợc trình bày nhƣ trong bảng 2.2
Bảng 2.2 Báo cáo thực hiện sản xuất xí nghiệp IV tháng 12/2013
(Nguồn:Báo cáo giao ban Xí nghiệp IV tháng 12/2013, cơng ty BASEAFOOD)
2.4.2 Đánh giá trách nhiệm quản lý của các đơn vị kinh doanh
Các đơn vị kinh doanh thuần túy của công ty bao gồm: chi nhánh TP Hồ Chí Minh, Xí nghiệp KD-DV, ngồi ra các đơn vị xí nghiệp I, II, II, IV, V cũng thực hiện kinh doanh. Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh là đơn vị xuất khẩu chính của cơng ty, xí nghiệp KD-DV kinh doanh các loại mặt hàng khác nhau thông qua các cửa hàng và siêu thị trong nƣớc, hiện nay xí nghiệp có hệ thống phân phối sản phẩm gồm Siêu thị hải sản Vũng Tàu, và siêu thị đặc sản Bà Rịa, cửa hàng Hải sản tại trạm dừng chân Long Thành, đội xe bán hàng lƣu động và các đại lý trong và ngoài tỉnh.
Các chỉ tiêu đánh giá đơn vị kinh doanh:
- Tỉ lệ lợi nhuận/ doanh thu: Hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Các bƣớc thực hiện đánh giá trách nhiệm quản lý của đơn vị kinh doanh:
Bƣớc 1: Trong kế hoạch của cơng ty có chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận. Doanh thu chủ yếu của công ty đến từ các đơn đặt hàng từ nƣớc ngồi nên khơng ổn định qua các tháng. Bộ phận kế hoạch kinh doanh hỗ trợ Giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh dựa trên các đơn đặt hàng và kết quả của kỳ trƣớc.
Bƣớc 2: Thu thập thơng tin doanh thu và chi phí bán hàng trong kỳ. Tại các đơn vị, kế toán là ngƣời thực hiện các cơng việc thu thập thơng tin về tình hình kinh doanh và sản xuất. Thơng tin đƣợc thu thập bao gồm doanh thu trong kỳ, số lƣợng hàng bán trong kỳ, các chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán, công nợ,... Từ các thơng tin đó kế