1.3 .2Việc phân cấp quản lý đối với doanh nghiệp
3.2 Các giải pháp vận dụng kế toán trách nhiệm tại công ty BASEAFOOD
3.2.5.1 Giải pháp về quản lý
Khi sự cạnh tranh trong thị trƣờng càng gia tăng, vai trò của KTTN càng nổi bật và áp dụng phổ biến bằng những mơ hình cụ thể trên thế giới . Việc nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của KTTN sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc mơ hình KTTN có trọng tâm, khuynh hƣớng riêng phù hợp với môi trƣờng pháp lý tại Việt Nam, với đặc điểm phƣơng pháp tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng nhƣ đặc điểm của hệ thống kế tốn nói chung.
KTTN gắn liền với phân cấp quản lý, KTTN là công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo. Để KTTN thành công trong công ty bộ phận quản lý của công ty cần đƣợc đào tạo nhiều hơn về trình độ chuyên mơn, trình độ quản lý, và kỹ năng giao tiếp với nhân viên cấp dƣới, đặc biệt là kỹ năng truyền đạt thơng tin hiệu
quả. Trong KTTN, khơng có bộ phận nào có thể hoạt động độc lập trong cơng ty. Các bộ phận đều có mối liên kết với nhau nên các nhà quản lý cũng có những ảnh hƣởng nhất định đến kết quả hoạt động của nhau. Vì vậy, nhà quản lý cần có những kỹ năng để khai thác KTTN nhƣ một cơng cụ hữu ích nhất giúp họ đạt đƣợc kết quả tốt nhất trong hoạt động, kiểm soát doanh nghiệp hƣớng đến mục tiêu chung của cơng ty.
3.2.5.2 Nhóm giải pháp về kỹ thuật kế tốn
+ Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí
Để có thể xác định lợi nhuận bộ phận, cần phân biệt các loại chi phí thành biến phí, định phí hoặc chi phí hỗn hợp. Căn cứ để phân loại là mức độ phát sinh theo sự gia tăng của hoạt động.
*Biến phí: là những chi phí biến đổi theo lƣợng sản xuất bao gồm các chi phí nhƣ:
Ngun vật liệu chính (tơm, cá, mực,...) , vật liệu phụ (khay xốp, đá, clorine, PE, nƣớc, dây niềng, sticker, carton, muối tinh, thuốc nhuộm, bột ngọt, phèn). Vì các chi phí ngun vật liệu chính và phụ ln thay đổi theo sản lƣợng sản phẩm sản xuất nên đƣợc xếp vào biến phí.
Tiền lƣơng của công nhân trực tiếp sản xuất: phần lƣơng trả theo sản phẩm.
* Định phí là những chi phí khơng bị ảnh hƣởng trực tiếp bởi sản lƣợng sản xuất: các khoản trích theo lƣơng của công nhân tại các tổ sản xuất, tiền ăn trƣa của công nhân, lƣơng nhân viên quản lý phân xƣởng, khấu hao TSCĐ, chi phí cơng cụ dụng cụ sản xuất (trang phục bảo hộ lao động, bàn ghế, xô chậu, rổ rá, khn ép tơm…), chi phí bằng tiền khác.
* Chi phí hỗn hợp: chi phí điện, nƣớc phục vụ cho sản xuất, NVL dùng cho phân xƣởng, chi phí sửa chữa, ...
Để đánh giá đúng thành quả quản lý của các TTTN cần phân loại chi phí theo khả năng kiểm sốt chi phí của trung tâm. Các chi phí phát sinh tại mỗi trung tâm là chi phí có thể kiểm sốt đƣợc đối với nhà quản lý trung tâm đó, các chi phí đƣợc phân bổ là các chi phí khơng thể kiểm sốt đƣợc. Việc phân biệt chi phí theo khả năng kiểm sốt phụ thuộc vào mức độ quyền hạn và trách nhiệm của từng trung tâm.
Cũng cần chú ý thêm rằng việc xem xét khả năng kiểm sốt các loại chi phí đối với một cấp quản lý có tính tƣơng đối và có thể có sự thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ phân cấp trong quản lý. Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm sốt có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, góp phần thực hiện tốt KTTN trong doanh nghiệp.
+ Xây dựng hệ thống định mức sản xuất
Là một cơng ty có qui trình sản xuất ổn định và thống nhất giữa các đơn vị nên cơng ty có thể dựa vào thông tin sản xuất trong quá khứ để xây dựng hệ thống định mức sản xuất. Tuy nhiên để xây dựng định mức hợp lý cần kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích kỹ thuật: tiến hành phân tích chi tiết những kết quả đạt đƣợc trong quá khứ, sau đó xem xét các thay đổi về môi trƣờng hoạt động, thay đổi về kỹ thuật trong tƣơng lai để điều chỉnh và bổ sung định mức cho phù hợp.
Đối với chi phí NVL trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, biến phí sản xuất chung để xác định lƣợng định mức cần xem xét phƣơng thức, qui trình sản xuất cụ thể của từng loại sản phẩm.
- Đối với chi phí NVL trực tiếp:
Bộ phận kế hoạch có trách nhiệm khảo sát về giá bán, chất lƣợng nguyên liệu của các nhà cung cấp khác nhau, từ đó xác định giá định mức cho NVL.
Bộ phận sản xuất có trách nhiệm xác định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị sản phẩm, tình trạng máy móc sử dụng, để xây dựng lƣợng định mức NVL.
Bộ phận kế toán sẽ là ngƣời tập hợp và tính tốn thành định mức chi phí NVL. - Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp:
Định mức nhân cơng trực tiếp đƣợc tính thơng qua: mức lƣơng trả cho ngƣời lao động, tình hình cung cầu lao động trên thị trƣờng, tình hình nhân lực hiện có, năng lực của ngƣời lao động, thâm niên nghề nghiệp. Giá định mức cho chi phí nhân cơng trực tiếp là giá tính cho 1 đơn vị thời gian chế biến, giá này phụ thuộc vào từng loại sản phẩm, cơng đoạn chế biến.
Lƣợng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc tính theo số thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
- Định mức chi phí sản xuất chung đƣợc xác định tƣơng tự nhƣ chi phí NVL, chi phí nhân công trực tiếp.
+ Xây dựng hệ thống chứng từ
Để thực hiện KTTN, chứng từ, sổ sách phải đảm bảo đƣợc việc phân loại biến phí và định phí, các chi phí phải đƣợc thể hiện chi tiết đến từng đối tƣợng cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát đƣợc của nhà quản trị. Cụ thể,ngoài các nội dung của chƣng từ, sổ sách đƣợc qui định theo quyết định 15 của Bộ Tài chính thì chứng từ, sổ sách cần thể hiện đƣợc các nội dung:
- Loại chi phí: Biến phí, định phí - Bộ phận chịu trách nhiệm về chi phí - Nội dung nghiệp vụ kinh tế của chi phí
+ Xây dựng hệ thống tài khoản
Để lập các báo cáo bộ phận đƣợc chính xác và dễ dàng hơn, các bộ phận trong công ty đều phải đƣợc mã hóa. Đây là giải pháp tối ƣu nhất để bộ phận kế tốn có thể lập các báo cáo quản trị bộ phận thơng qua hệ thống phần mềm kế tốn.
Hệ thống tài khoản KTQT cần phải tuân thủ theo hệ thống tài khoản KTTC. Tuy nhiên KTTN cần phải giúp nhà quản trị có đƣợc thơng tin về doanh thu, chi phí của từng bộ phận nhỏ trong cơng ty, nên cần phải thiết kế hệ thống tài khoản sao cho việc trích lọc dữ liệu để lập báo cáo theo từng TTTN, nhằm đánh giá trách nhiệm quản trị
của từng nhà quản lý cao nhất của từng TTTN, đồng thời đảm bảo mục đích kiểm sốt hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện các dự toán ngân sách.
Hệ thống tài khoản doanh thu, chi phí cần đƣợc chi tiết theo từng TTTN. Các tài khoản chi phí cần phân loại và mã hóa theo cách ứng xử của chi phí, trên cơ sở đó tìm kiếm biện pháp quản lý chi phí hiệu quả nhất. ( PHỤ LỤC 9 : CẤU TRÚC MÃ TÀI KHOẢN )
3.2.5.3 Giải pháp về bộ máy kế tốn
Ở qui mơ sản xuất hiện tại của cơng ty chƣa cần phải tổ chức một bộ máy KTQT riêng, mà có thể kết hợp cả KTQT và KTTC trong cùng một bộ máy kế toán theo sơ đồ 3.2. Ở xí nghiệp I, kế tốn trƣởng có thể kiêm ln kế tốn chi phí giá thành, kế tốn bán hàng sẽ lập dự toán bán hàng, kế toán kho sẽ lập dự toán hàng tồn kho, dự toán sản xuất. Ở bộ máy kế tốn của cơng ty, kế tốn ngân hàng có thể kiêm ln việc lập dự toán ngân sách cho cả công ty. Thông tin KTQT, cũng nhƣ KTTN rất quan trọng nhƣng việc đầu tƣ thêm cho một bộ phận KTQT cũng khá tốn kém chi phí. Thay vì tổ chức thêm một bộ phận kế tốn nữa, cơng ty nên hoàn thiện hệ thống các báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, phần mềm hỗ trợ, đào tạo nhân viên kế toán,... Những giải pháp này ít tốn kém mà lại mang lại hiệu quả cao hơn.
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế tốn thuế Kế tốn cơng nợ kiêm lập dự tốn thu tiền Kế toán ngân hàng kiêm lập dụ toán ngân sách Kế tốn quản trị phân tích, đánh giá Kế tốn trƣởng xí nghiệp IV kiêm kế toán giá thành Kế toán Trƣởng CN TP HCM Kế tốn trƣởng xí nghiệp IV kiêm kế tốn giá thành Kế tốn Trƣởng xí nghiệp KDDV Kế tốn trƣởng xí nghiệp III kiêm kế tốn giá thành Kế tốn trƣởng xí nghiệp II kiêm kế tốn giá thành Kế tốn trƣởng xí nghiệp I kiêm kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng kiêm lập dự toán bán hàng Kế toán kho kiêm lập dự toán hàng tồn kho sản xuất
Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế tốn vận hành KTTN tại cơng ty Baseafood
Theo mơ hình này, nhân viên KTTC sẽ kiêm luôn việc lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu và phù hợp với nội dung cơng việc của mình. Nhƣ vậy, KTTC và KTQT có thể hỗ trợ nhau về nguồn lực, thơng tin đầu vào và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để đảm bảo nhà quản trị có đƣợc những thơng tin cần thiết kịp thời, công ty cần bố trí thêm nhân viên kế tốn chun về phân tích tình hình tài chính, thu thập thơng tin cung cấp cho việc ra quyết định.
3.2.5.4 Giải pháp về nhân lực phục vụ cho kế toán trách nhiệm
Do đặc điểm của cơng ty chƣa có KTQT nên để vận hành KTTN cần bổ sung thêm nhân viên chuyên về KTQT. Những thông tin của KTQT là thông tin nội bộ nên cần có tính bảo mật nhất định. Thơng tin KTQT cũng cần đƣợc cung cấp một cách kịp thời để cho nhà quản trị ra quyết định nên nhân viên kế tốn cần phải có năng lực về chun môn về KTQT, hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực chế biến thủy
cấp thông tin cho nhà quản trị một cách chính xác, trung thực, khách quan, đảm bảo tính hữu ích của thơng tin.
3.2.5.5 Giải pháp về qui trình hoạt động, báo cáo
Cơng ty cần xây dựng qui trình sản xuất thống nhất, thiết lập hệ thống quản lý chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ. Các đơn vị sản xuất cùng các mặt hàng khô hay mặt hàng đông lạnh đều cần áp dụng một qui trình sản xuất chung, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lƣợng nhƣ DL 34, DL 20, … Điều này không những giúp công ty chuẩn hố hoạt động mà cịn là cơ sở để cung cấp nguồn số liệu chính xác cho KTTN trong q trình lập báo cáo. Chính sự thống nhất về bản chất số liệu sẽ giúp việc so sánh các chỉ tiêu giữa các trung tâm hiệu quả hơn.
Định kỳ tiến hành hoàn thiện hệ thống báo cáo trách nhiệm, nhằm đảm bảo tính hữu ích của thơng tin do các báo cáo cung cấp cho nhà quản trị, và phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị trong từng thời kỳ nhất định. Môi trƣờng hoạt động kinh doanh không ngừng thay đổi, các quan điểm về quản lý và kế toán cũng thay đổi để phù hợp với các nhu cầu sử dụng thơng tin của nhà quản lý. Do đó, cơng ty phải khơng ngừng cập nhật các điểm mới, hồn thiện hệ thống báo cáo để có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý trong từng thời kỳ. Hệ thống báo cáo cần phải kiểm tra về mặt tuân thủ các qui định về việc lập báo cáo, nội dung báo cáo và truyền đạt thông tin của thông tin của hệ thống báo cáo trách nhiệm. Hệ thống báo cáo cũng cần phải thỏa mãn thông tin cho các nhà quản trị về các mặt: thông tin đƣợc xác định dễ dàng; thông tin phải mang lại những lợi ích rõ ràng về mặt quản trị; thơng tin phải hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và ra quyết định; thơng tin phải đảm bảo tính thích hợp và kịp thời cho nhà quản trị.
3.2.5.6 Giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là ngƣời bạn đồng hành của KTQT, sự thành công của KTQT hay KTTN phụ thuộc nhiều vào trình độ cơng nghệ thông tin của các doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp Việt Nam càng ngày càng trở nên phổ biến, góp phần nâng cao chất lƣợng kế tốn.
Đặc điểm của KTTN là đánh giá hoạt động của các bộ phận và đánh giá trách nhiệm của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Thông tin KTTN mang đến phải có tính kịp thời và nhanh chóng. Cơng ty có qui mơ hoạt động rộng khắp trong tỉnh với các đơn vị trực thuộc hoạt động riêng lẻ. Chính vì thế, cơng ty cần áp dụng cơng nghệ thông tin cho tất cả các đơn vị và phòng ban đồng bộ và hiệu quả. Để bộ phận KTQT của công ty nắm bắt đƣợc tất cả các hoạt động của các bộ phận tại mỗi xí nghiệp, cơng ty cần áp dụng một phần mềm nhƣ hệ thống ERP. Tuy nhiên, công ty cần đánh giá giữa lợi ích và chi phí để lựa chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp. Hiện nay công ty đã sử dụng internet nhƣ một công cụ để cung cấp thông tin giữa các đơn vị và bộ phận một cách nhanh chóng, nhƣng chỉ mới dừng ở các báo cáo thực hiện định kỳ và kế hoạch cho các đơn vị. Với một hệ thống ERP đƣợc ứng dụng cho tất cả các phòng ban và đơn vị trực thuộc, nhà quản trị có thể có đƣợc những thơng tin cần thiết một cách nhanh chóng nhất.
3.2.5.7 Giải pháp khác từ Nhà nƣớc về luật pháp liên quan đến doanh nghiệp và chế độ kế toán chế độ kế tốn
Mặc dù Bộ Tài chính đã ban hành Thông tƣ 53/2006/TT-BTC về việc hƣớng dẫn một cách cụ thể áp dụng KTQT trong doanh nghiệp, nhƣng việc vận dụng KTQT nói chung và KTTN nói riêng cho các doanh nghiệp ở Việt Nam là một việc không hề đơn giản.
Đa số doanh nghiệp Việt Nam chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của KTQT trong việc quản lý hoạt động. Chế biến thủy sản là một trong những ngành đang đƣợc Nhà nƣớc quan tâm hỗ trợ nhằm phát triển chƣơng trình kinh tế biển, khai thác lợi thế về biển của Việt Nam, nhƣng những năm gần đây các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn về thị trƣờng tiêu thụ, nguồn nguyên liệu, công nghệ sản xuất, trình độ quản lý. Để vƣợt qua những khó khăn và đạt hiệu quả trong hoạt động, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp chế biến thủy sản nói riêng cần có cơng cụ quản lý hiệu quả hoạt động trong tổ chức.
Với chức năng hỗ trợ và điều tiết nền kinh tế ở cấp vĩ mô, Nhà nƣớc cần ban hành những thông tƣ hƣớng dẫn các doanh nghiệp chế biến thủy sản tổ chức KTQT đặc biệt là KTTN phù hợp với đặc thù nghành nghề. Thông tƣ cần phải trình bày cụ thể về các nội dung về đặc điểm, vai trò, nội dung cơ bản, phƣơng pháp kỹ thuật thực hiện, cơ chế, qui trình vận hành KTTN phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp chế biến thủy sản.
Tổ chức các chƣơng trình đào tạo KTQT về nội dung KTTN nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức KTTN. Các cơ sở đào tạo cũng cần phải đổi mới phƣơng pháp giảng dạy nghiêng về thực tiễn hơn là lý thuyết, cập nhật kiến thức mới về KTQT nói chung và KTTN nói riêng từ các nƣớc phát triển.
Kết luận chƣơng III
Hệ thống KTTN là công cụ quản lý hiệu quả trong việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận. Xây dựng thành cơng mơ hình KTTN có ý nghĩa quan trọng