1.3 .2Việc phân cấp quản lý đối với doanh nghiệp
3.2 Các giải pháp vận dụng kế toán trách nhiệm tại công ty BASEAFOOD
3.2.4 Các giải pháp hồn thiện về kế tốn trách nhiệm các trung tâm trách nhiệm
3.2.4.1 Hồn thiện về kế tốn trách nhiệm các trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí tại cơng ty bao gồm các trung tâm chi phí định mức và các trung tâm chi phí hạn mức.
a. Trung tâm chi phí định mức
Trung tâm chi phí định mức đƣợc xác định cho từng phân xƣởng chế biến nhƣ phân xƣởng chế biến hàng đông lạnh, phân xƣởng chế biến hàng khơ.
Trung tâm chi phí định mức đƣợc đo lƣờng đánh giá trách nhiệm quản lý bằng các chỉ tiêu: tổng chi phí và tỉ lệ chi phí trên doanh thu. Đối với chỉ tiêu tổng chi phí, chỉ tiêu này đánh giá đƣợc kết quả hoạt động của trung tâm, so sánh giữa kết quả chi phí thực hiện và dự tốn sẽ cho đánh giá khả năng quản lý của ngƣời chịu trách nhiệm; Đối với chỉ tiêu tỉ lệ chi phí trên doanh thu, chỉ tiêu này sẽ giúp đánh giá khả năng kiểm sốt chi phí trong nỗ lực đảm bảo chất lƣợng sản phẩm.
Bƣớc 1: Xác định các chỉ tiêu đánh giá cho từng trung tâm. Cụ thể cần xác định đƣợc tổng chi phí dự tốn của mỗi trung tâm, tỉ lệ tổng chi phí/ doanh thu dự toán của mỗi trung tâm.
Bƣớc 2: Lập dự tốn chi phí sản xuất. Từ chỉ tiêu tổng chi phí và tỉ lệ chi phí/ doanh thu dự tốn của mỗi trung tâm, bộ phận kế toán, mà cụ thể là kế tốn lập dự tốn sẽ cụ thể hóa thành số lƣợng kế hoạch, chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung đơn vị, giá thành cho từng loại sản phẩm.
Công ty cần lập dự tốn chi phí linh hoạt cho để có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị trong việc đƣa ra quyết định phù hợp nếu có sự thay đổi về qui mơ sản xuất, thay đổi giá,... Dự tốn chi phí linh hoạt đƣợc lập theo các bƣớc:
- Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch
- Phân tích các chi phí có thể phát sinh trong phạm vi phù hợp theo cách ứng xử của chi phí
- Tính biến phí đơn vị theo mức hoạt động kế hoạch. Để xác định đƣợc biến phí đơn vị sản xuất cần xác định biến phí nguyên vật liệu trực tiếp, biến phí nhân cơng trực tiếp, biến phí sản xuất chung. Bảng 3.1 thể hiện việc phân tích kết quả sản xuất của năm 2012 của xí nghiệp IV và xác định biến phí sản xuất và định phí sản xuất để xây dựng dự toán sản xuất cho năm 2013.
Bằng phƣơng pháp cực đại, cực tiểu xác định biến phí sản xuất chung đơn vị và định phí sản xuất chung của năm 2012 theo bảng 3.1
Bảng 3.1 Phân tích chi phí sản xuất chung năm 2012 - Xí nghiệp IV
- Xây dựng dự tốn linh hoạt cho các mức hoạt động đƣợc xác định trong kỳ. Dự tốn chi phí sản xuất năm 2013 của xí nghiệp IV đƣợc thể hiện nhƣ bảng 3.2.
Bảng 3.2 Dự toán linh hoạt chi phí sản xuất - Trung tâm chi phí định mức xí nghiệp IV năm 2013
Bƣớc 3: Tập hợp chi phí và tính tốn các chỉ tiêu
Sản phẩm của ngành thủy sản là sản phẩm đa dạng, chu kỳ sản xuất ngắn. Trong cùng một quá trình sản xuất, cùng loại ngun liệu có thể cho ra nhiều loại sản phẩm có kích cỡ và phẩm cấp khác nhau. Cùng quy trình cơng nghệ sản xuất nhƣng có thể có những yêu cầu về chất lƣợng sản phẩm khác nhau do các đơn đặt hàng khác nhau.
Chi phí sản xuất đƣợc tập hợp theo từng phân xƣởng sản xuất- trung tâm chi phí. Loại chi phí nào phát sinh trực tiếp tại phân xƣởng đƣợc tập hợp cho phân xƣởng đó, các chi phí phát sinh chung cho các phân xƣởng thì đƣợc phân bổ, cụ thể: chi phí NVL đƣợc tập hợp theo từng loại sản phẩm, chi phí nhân cơng trực tiếp tập hợp theo từng phân xƣởng, chi phí sản xuất chung trực tiếp phát sinh đƣợc tập hợp cho từng phân xƣởng cịn chi phí sản xuất chung phát sinh cho nhiều phân xƣởng đƣợc phân bổ. Để tính giá thành cho từng loại sản phẩm, kế tốn phân bổ các chi phí nhân cơng và chi phí sản xuất chung theo chi phí NVL chính.
Bƣớc 4: Lập báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm chi phí định mức.
Do đặc điểm sản phẩm của công ty đa dạng nên báo cáo đánh giá trách nhiệm cũng cần đƣợc thiết kế phù hợp để có thể giúp nhà quản trị đánh giá đƣợc trách nhiệm của các trung tâm chi phí thể hiện qua chi phí sản xuất của mỗi loại sản phẩm. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức cần thể hiện đƣợc biến động định mức chi phí, tổng chi phí, tỉ lệ chi phí/ doanh thu cùng với những giải thích về nguyên nhân gây ra những biến động. Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm chi phí định mức- xí nghiệp IV năm 2013 đƣợc thể hiện nhƣ bảng 3.3.
Bảng 3.3 Báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí định mức- Xí nghiệp IV năm 2013
b. Trung tâm chi phí hạn mức
Trung tâm chi phí hạn mức đƣợc xác định cho từng bộ phận, phịng ban khơng sản xuất nhƣ phịng kế tốn, phịng kế hoạch, ban giám đốc, ....
Qui trình tiến hành kế tốn trách nhiệm của trung tâm chi phí hạn mức
Bƣớc 1: Xác định các chỉ tiêu đánh giá: để đánh giá thành quả quản lý các trung tâm chi phí hạn mức cần sử dụng chỉ tiêu tổng chi phí. Việc so sánh tổng chi phí thực hiện so với dự tốn sẽ đánh giá đƣợc khả năng của nhà quản lý trung tâm.
Bƣớc 2: Lập dự tốn hạn mức chi phí cho từng trung tâm
Trung tâm chi phí hạn mức cũng cần lập dự tốn chi phí linh hoạt để có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu thơng tin cho các nhà quản trị trong việc đƣa ra quyết định phù hợp
nếu có sự thay đổi về qui mơ sản xuất, thay đổi giá,... Dự tốn chi phí linh hoạt đƣợc lập tƣơng tự nhƣ các bƣớc lập dự tốn của trung tâm chi phí định mức bao gồm:
- Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch
- Phân tích các chi phí có thể phát sinh trong phạm vi phù hợp theo cách ứng xử của chi phí. Bằng phƣơng pháp cực đại, cực tiểu để phân tích chi phí bán hàng của năm 2012, từ đó xác định biến phí, định phí bán hàng theo bảng 3.4
Bảng 3.4 Phân tích chi phí bán hàng xí nghiệp IV năm 2012 thành biến phí và định phí.
- Tính biến phí đơn vị theo mức hoạt động kế hoạch - Lập dự toán theo mức hoạt động.
Dự tốn hạn mức chi phí của trung tâm chi phí hạn mức xí nghiệp IV đƣợc thể hiện nhƣ bảng 3.5
Bảng 3.5 Dự tốn chi phí bán hàng trung tâm chi phí hạn mức- Xí nghiệp IV năm 2013
Bƣớc 3: Tập hợp chi phí và tính tốn các chỉ tiêu
Kế tốn thu thập thông tin về chi phí phát sinh của các bộ phận thông qua các chứng từ KTTC cung cấp. Các chi phí phát sinh trực tiếp tại bộ phận đƣợc tập hợp cho bộ phận đó, các chi phí phát sinh chung cho nhiều bộ phận đƣợc phân bổ. Để đánh giá
chi phí có thể kiểm sốt đƣợc bởi trƣởng bộ phận đó: các chi phí phát sinh trực tiếp trong bộ phận.
Bƣớc 4: Lập báo cáo
Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm chi phí hạn mức cũng cần thể hiện đƣợc các chỉ tiêu về tổng chi phí thực tế, tổng chi phí kế hoạch, các khoản chênh lệch và phân tích các nguyên nhân gây nên các biến động đó. Giống nhƣ báo cáo của trung tâm chi phí định mức, báo cáo của trung tâm chi phí hạn mức cũng phải tách biệt các chỉ tiêu biến phí và định phí để nhà quản lý thuận tiện trong quá trình đánh giá thành quả quản lý của các trung tâm. Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm chi phí hạn mức của xí nghiệp IV đƣợc thể hiện nhƣ bảng 3.6
Bảng 3.6 Báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí hạn mức xí nghiệp IV
3.2.4.2 Hồn thiện kế tốn trách nhiệm trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận của công ty đƣợc xác định là Công ty do Giám đốc công ty chịu trách nhiệm. Các trung tâm lợi nhuận cấp II là các đơn vị trực thuộc do Giám đốc đơn vị chịu trách nhiệm. Trách nhiệm chính của trung tâm lợi nhuận là hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận mà công ty giao, đồng thời trung tâm lợi nhuận cũng cần phải kiểm sốt chi phí, theo dõi doanh thu tại trung tâm.
Các bƣớc tiến hành
Bƣớc 1: Xác định các chỉ tiêu đo lƣờng, đánh giá trách nhiệm trung tâm lợi nhuận - Tổng lợi nhuận bộ phận: chỉ tiêu này thể hiện kết quả đạt đƣợc của trung tâm. Tổng lợi nhuận càng cao chứng tỏ trung tâm đã có q trình hoạt động thành công, và
cũng phản ánh trách nhiệm của nhà quản lý. Lợi nhuận bộ phận đƣợc tính tốn dựa trên những khoản doanh thu và chi phí mà trung tâm có trách nhiệm quản lý.
Lợi nhuận bộ phận = Doanh thu có thể kiểm sốt - Chi phí có thể kiểm sốt. - Lợi nhuận bộ phận / Tài sản bình quân đƣợc cấp: Chỉ tiêu này đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm. Tỉ lệ lợi nhuận/ Tài sản cao đánh giá đƣợc hiệu quả sử dụng tài sản mà trung tâm đó đƣợc cấp. So sánh tỉ số này với các trung tâm lợi nhuận khác trong cùng công ty hoặc so sánh với các công ty khác cùng nghành sẽ đánh giá đƣợc trách nhiệm quản lý của trung tâm. Cần phải sử dụng các khoản doanh thu và chi phí có thể kiểm sốt đƣợc của mỗi trung tâm lợi nhuận để tính hiệu quả hoạt động của mỗi trung tâm.
Tỉ suất lợi nhuận/ Doanh thu = Lợi nhuận bộ phận/ Tài sản bình quân đƣợc cấp.
Phƣơng pháp định giá chuyển giao nội bộ:
Đa số mặt hàng chuyển nhƣợng nội bộ của công ty đều là những mặt hàng đã có mặt trên thị trƣờng. Các đơn vị mua sản phẩm nội bộ khi khơng hồn thành kế hoạch sản xuất theo thời gian giao hàng, hoặc có đơn đặt hàng và đơn vị khác đang có lƣợng hàng tồn kho. Công ty đang áp dụng phƣơng pháp định giá chuyển giao nội bộ theo giá thị trƣờng nhƣng công ty cần định thêm giá chuyển giao tối thiểu trong các trƣờng hợp cần thiết. Cơng thức tính:
Giá chuyển giao tối thiểu = Biến phí sản xuất + số dƣ đảm phí bị mất đi nếu khơng bán cho bên ngồi.
Nếu sản phẩm chuyển giao đƣợc sản xuất từ năng lực nhàn rỗi của của một đơn vị thì giá chuyển giao nội bộ tối thiểu đƣợc xác định = biến phí sản xuất.
Ví dụ: Tại xí nghiệp IV xác định giá bán 100 kg cá chỉ tẩm khơ ngọt Biến phí sản xuất: 113.978 đồng/ kg.
Giá bán ra bên ngoài: 147,932,5 đồng/ kg. Số dƣ đảm phí= 33.945,5 đồng.
Nếu mặt hàng tồn kho này đƣợc sản xuất nhằm chuẩn bị cho các đơn đặt hàng thì giá chuyển giao nội bộ tối thiểu đƣợc xác định là 113.978 đồng/ kg. Nếu mặt hàng này đang đƣợc bán trên thị trƣờng thuận lợi thì giá chuyển giao nội bộ tối thiểu là 147,932 đồng/ kg. Đơn vị mua chỉ mua mặt hàng này nếu giá mua từ bên ngoài cao hơn giá chuyển giao nội bộ tối thiểu và đơn vị bán chỉ bán khi giá bán cao hơn giá chuyển giao nội bộ tối thiểu.
Bƣớc 2: Lập dự toán
Căn cứ kết quả đạt đƣợc kỳ trƣớc, các kế hoạch kinh doanh, các trung tâm lợi nhuận lập kế hoạch về lợi nhuận và tỉ suất lợi nhuận trên tài sản. Các khoản doanh thu và chi phí kế hoạch cần đƣợc xác đinh theo khả năng kiểm soát của mỗi trung tâm. Dự toán của trung tâm lợi nhuận đƣợc thể hiện nhƣ trong bảng 3.7.
Bảng 3.7 Dự toán trung tâm lợi nhuận năm 2013- Xí nghiệp IV
Bƣớc 3: Thu thập thơng tin và tính tốn các chỉ tiêu
Kế tốn thu thập thơng tin về tình hình hoạt động kinh doanh, chi phí, sản xuất để tính các chỉ tiêu đo lƣờng nhƣ lợi nhuận bộ phận, tỉ suất lợi nhuận bộ phận/ tài sản đƣợc cấp.
Kế toán lập báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm lợi nhuận thể hiện rõ các chỉ tiêu lợi nhuận, tỉ suất lợi nhuận/ tài sản kế hoạch, lợi nhuận bộ phận và tỉ suất lợi nhuận/ tài sản thực tế, chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch, đồng thời phân tích nguyên nhân của các biến động để đánh giá và đƣa ra các giải pháp phù hợp. Báo cáo bao gồm các chỉ tiêu và đƣợc trình bày nhƣ bảng 3.8.
Bảng 3.8 Báo cáo trung tâm lợi nhuận xí nghiệp IV
3.2.4.4 Hồn thiện kế tốn trách nhiệm trung tâm đầu tƣ
Trung tâm đầu tƣ của công ty bao gồm
Hội đồng quản trị của công ty là trung tâm đầu tƣ duy nhất hiện nay của công ty. Theo kế hoạch sắp tới, công ty sẽ thành lập 2 công ty cổ phần con. Lúc này, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty sẽ thay đổi, hình thành nên 2 trung tâm đầu tƣ cấp II là Hội đồng quản trị 2 công ty con, và 1 trung tâm đầu tƣ cấp I là Hội đồng quản trị công ty mẹ.
Trung tâm đầu tƣ có quyền và chịu trách nhiệm của các quyết định về đầu tƣ dài hạn. Hội đồng quản trị hay đứng đầu là chủ tịch HĐQT là ngƣời chịu trách nhiệm trình bày và giải thích về các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tƣ của công ty trƣớc ĐHĐCĐ hằng năm.
Các bƣớc tiến hành
Bƣớc 1: Xác định các chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý của trung tâm đầu tƣ Để đo lƣờng kết quả công ty nên sử dụng chỉ tiêu RI (Lãi thặng dƣ): Chỉ tiêu này sẽ đánh giá đƣợc trung tâm đầu tƣ hoạt động hiệu quả hay không, đây là cơ sở để các nhà đầu tƣ xem xét đầu tƣ tiếp vào cơng ty.
Cơng thức tính RI = Lợi nhuận hoạt động - (Tài sản đƣợc đầu tƣ bình quân x ROI mong muốn tối thiểu)
Để đo lƣờng hiệu quả công ty nên sử dụng chỉ tiêu ROI (tỉ suất hoàn vốn đầu tƣ): Chỉ tiêu này sẽ cho thấy hiệu quả, chất lƣợng của hoạt động đầu tƣ, đồng thời phân tích ảnh hƣởng của các nhân tố tới kết quả hoạt động chung của cơng ty.
Cơng thức tính ROI= Lợi nhuận hoạt động/ Tài sản đƣợc đầu tƣ bình quân Lợi nhuận hoạt động đƣợc xác định ở đây là lợi nhuận trƣớc thuế và lãi vay Tài sản đƣợc đầu tƣ bình qn là tổng tài sản khơng bao gồm các khoản đầu tƣ tài chính, giá trị đất đai chƣa đƣợc sử dụng, giá trị tài sản thuê ngoài, …
Bƣớc 2: Lập dự toán
Căn cứ kết quả đạt đƣợc kỳ trƣớc, các kế hoạch kinh doanh, đầu tƣ của trung tâm cũng nhƣ của các trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tƣ xác định các chỉ tiêu ROI và RI kế hoạch. Từ đó, trung tâm lập dự tốn hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ đầu tƣ: dự tốn đƣợc căn cứ trên tình hình hoạt động của năm trƣớc và khả năng thực hiện của công ty cũng nhƣ các đơn vị trực thuộc nhƣ bảng 3.9.
Bảng 3.9 Dự toán trung tâm đầu tư công ty BASEAFOOD năm 2013
Bƣớc 3: Thu thập thơng tin và tính tốn các chỉ tiêu
Kế tốn thu thập thơng tin về tình hình hoạt động kinh doanh, vốn đầu tƣ, tình hình sử dụng tài sản để tính tốn các chỉ tiêu ROI, RI thực tế.
Bƣớc 4: Lập báo cáo
Kế toán lập báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm đầu tƣ thể hiện rõ các chỉ tiêu ROI, RI kế hoạch, ROI, RI thực tế, chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch,