II. Công nghiệp và
2.5 Nhận diện những nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế của hệ thống KSNB
Dựa vào kết quả khảo sát thực tế, nếu xét về tổng thể theo loại hình DNNVV thì các DNNVV có vốn FDI trên địa bàn Bình Dương cho thấy đã có những nét cơ bản về tính hữu hiệu đối với hệ thống KSNB được thiết lập và vận hành trong DN từ chỗ các DN này đã cố gắng trong việc hình thành mơi trường kiểm sốt bước đầu có sự hiệu quả do các nhà quản lý doanh nghiệp đều hiểu rằng mơi trường kiểm sốt tốt sẽ tạo ra các chính sách, các quy định, các thủ tục và các chỉ dẫn đảm bảo một nền tảng vững chắc cho sự giám sát liên tục và hoạt động hiệu quả trong mỗi DN.
Bên cạnh đó, việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro cũng ln được các nhà quản lý quan tâm đúng mực và triển khai thực hiện trong hệ thống KSNB của mình nhằm đảm bảo khơng chỉ hồn thành và đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp mà kể cả các mục tiêu riêng của từng bộ phận, từng hoạt động. Tuy nhiên, cũng còn một vài loại rủi ro mà doanh nghiệp cần có sự quan tâm và đánh giá một cách nghiêm túc và đúng mực hơn về mức độ ảnh hưởng của nó (ví dụ như thiên tai, chấp nhận rủi ro ảnh hưởng đến BCTC vì chi phí cao…).
Về hoạt động kiểm sốt trong các DN này cũng được quan tâm đúng mực từ khâu phân chia trách nhiệm cho đến kiểm sốt q trình xử lý thơng tin, bảo vệ tài sản và phân tích rà sốt. Tuy nhiên, đối với phân chia trách nhiệm trong DNNVV chưa được thực hiện triệt để vẫn còn để xảy ra phần nhiều việc kiêm nhiệm trong thực hiện các nghiệp vụ do bản chất của loại hình doanh nghiệp này.
Về thơng tin - truyền thông trong hệ thống KSNB cũng đã được chú trọng. Các doanh nghiệp đều đã quan tâm đến chất lượng (tính trung thực và đáng tin cậy) của thơng tin, bên cạnh đó việc truyền thơng cũng được tạo thuận lợi để thơng tin có thể được truyền đạt và cung cấp một cách chính xác, kịp thời.
Cuối cùng, công tác giám sát trong hệ thống KSNB tuy đã được thiết lập nhưng cũng chỉ ở mức tương đối và chưa mang lại hiệu quả thật sự như mong muốn. Trong doanh nghiệp, các nhân viên cũng như các bộ phận chưa được tạo điều kiện để có thể thực hiện việc giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, cũng cịn nhiều nhà quản lý chưa thực hiện tốt công tác đánh giá thường xuyên cũng như đánh giá định kì hệ thống KSNB nên việc điều chỉnh và duy trì sự hữu hiệu của hệ thống KSNB qua nhiều thời kì khác nhau chưa được đảm bảo.
Dù vẫn cịn một vài khuyết điểm trong hệ thống KSNB của các DNNVV trên địa bàn tỉnh Bình Dương, tuy nhiên đó chỉ là một số khuyết điểm cố hữu xuất phát từ bản chất của loại hình DN này. Tuy vậy, chúng ta khơng thể phủ nhận một điều là đã có những nét cơ bản về sự hữu hiệu và tính hiệu rất tích cực trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB trong các DNNVV trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Tuy nhiên, khi xét về góc độ từng loại hình doanh nghiệp (Nhỏ hoặc Vừa) theo như kết quả khảo sát cho thấy được cái nhìn cụ thể hơn về hạn chế của hệ thống KSNB của từng loại hình DN. Đối với hệ thống KSNB của DN Nhỏ chưa thật sự hữu hiệu đã bộc lộ khá nhiều điểm cần khắc phục, trong khi hệ thống KSNB của DN Vừa tương đối hữu hiệu hơn, tuy nhiên cũng cần phải lưu ý một số vấn đề để nhằm hoàn thiện hơn về hệ thống KSNB của loại hình doanh nghiệp này.
- Qua thực tế khảo sát và tìm hiểu, những hạn chế trong hệ thống KSNB trong DN Nhỏ hiện nay trên địa bàn tỉnh Bình Dương tồn tại hiện nay là do một số nguyên nhân chủ yếu sau đây:
Nguyên nhân đầu tiên xuất phát từ bản chất của loại hình doanh nghiệp này đó
chính là nguồn lực tài chính hạn chế (vốn ít). Trong khi để hệ thống KSNB hoạt động thật sự hữu hiệu cần một khoản chi phí tương đối, tuy nhiên các DN Nhỏ sẽ khơng sẵn lịng bỏ ra một khoản chi phí cao để triển khai và thực hiện một số thủ tục kiểm soát nhằm đạt được sự hữu hiệu cho hệ thống KSNB.
+ Với nguồn lực tài chính hạn chế, DN Nhỏ khó có thể thành cơng trong một nền kinh tế có mức độ cạnh tranh khốc liệt như hiện nay do phần lớn các DN Nhỏ khơng có đủ điều kiện về nguồn lực tài chính để thường xuyên thay đổi cơng nghệ, nâng cấp, đổi mới máy móc, thiết bị và phương pháp sản xuất tiên tiến, hiện đại. Qua thực tế, hầu hết công nghệ đang được sử dụng trong các DN Nhỏ hiện được đánh giá là lạc hậu. Hậu quả của vấn đề này sẽ làm hạn chế khả năng sản xuất, đa dạng hóa sản phẩm, hạn chế năng suất và sản lượng, chất lượng sản phẩm, làm tăng chi phí sản xuất. Từ đó hạn chế năng lực cạnh tranh của các DN Nhỏ dẫn đến ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+ Bên cạnh đó, với nguồn lực tài chính hạn chế DN Nhỏ cũng cịn khó khăn cả việc đầu tư trang bị, nâng cấp hệ thống thông tin một cách kịp thời nhằm đáp ứng khả năng xử lý số lượng thông tin ngày càng nhiều tương xứng với quy mô ngày càng mở rộng của doanh nghiệp.
Nguyên nhân thứ hai là do nguồn nhân lực không đáp ứng được cả về lượng
lẫn về chất, điều này đã được kiểm định qua thực tế:
+ Phần lớn các doanh nghiệp chỉ th một số ít các nhân viên kế tốn để thực hiện cơng tác kế tốn, thậm chí chỉ th duy nhất một kế tốn tiền mặt (chỉ ghi chép thu - chi hàng ngày và làm một số báo cáo riêng cho nhà quản lý cịn gọi là kế tốn nội bộ) cịn cơng việc kế tốn cơng ty th các cơng ty dịch vụ kế tốn hoặc cơng ty kiểm tốn kiêm ln làm kế tốn, chủ yếu là làm BCTC và làm một số tờ khai quyết tốn thuế nhằm đối phó với các cơ quan chức năng. Một số nhà quản lý cho rằng công việc quan trọng nhất chính là hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
+ Hầu hết các DN Nhỏ không đủ nhân lực để thực hiện việc phân chia trách nhiệm. Do đó, để tận dụng tối đa nguồn nhân lực ít ỏi của DN nên một người có thể đảm đương nhiều cơng việc cùng một lúc. Do đó, việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các doanh nghiệp này là điều khó tránh khỏi đồng nghĩa với việc bảo vệ tài
sản và sổ sách kế tốn cũng sẽ khơng chặt chẽ. Chính điều này có thể dẫn đến những sai sót, vi phạm, gian lận cố ý không quy được trách nhiệm một cách cụ thể.
+ Các doanh nghiệp này thường khơng có chính sách đào tạo, bồi dưỡng, khơng tổ chức chương trình đào tạo cũng như khơng cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hay dài hạn bên ngoài tổ chức nhằm nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên. Do đó, trình độ nhân viên trong các doanh nghiệp này không đảm bảo về độ chuyên sâu dẫn đến việc dự phòng nguồn nhân lực chất lượng cao cho những vị trí quan trọng khi cần thiết là chưa có.
+ Chính sách sử dụng lao động chưa tốt nên khơng tạo động lực khuyến khích nhiệt tình lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên và chưa có những biện pháp cần thiết để giữ người lao động gắn bó làm việc lâu dài. Bên cạnh đó, trong cơng việc chưa tạo điều kiện tự kiểm tra cũng như giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Do đó, lực lượng lao động chưa hồn thành tốt các yêu cầu nhiệm vụ từ đó tác động đến tính có hiệu lực của các thủ tục kiểm soát.
Nguyên nhân thứ ba là do năng lực quản lý còn thấp và sự hiểu biết của nhà
quản lý về hệ thống KSNB còn nhiều hạn chế do các nhà quản lý cao cấp trong các DN này thường không được đào tạo chuyên sâu về KSNB. Trong khi các chương trình đào tạo dành riêng cho các nhà quản lý cao cấp thường chủ yếu tập trung nhiều về kiến thức quản trị kinh doanh, khơng có hoặc rất ít các chuyên đề về KSNB.
Nguyên nhân thứ tư là do cơ chế giám sát chưa được thực hiện một cách
nghiêm túc cũng như chưa thực sự được đảm bảo:
+ Hệ thống KSNB chưa tạo điều kiện để nhân viên cũng như các bộ phận có thể giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
+ Nhà quản lý chưa thực hiện một cách chặt chẽ và đúng mực trong việc giám sát đối với nhân viên trong công ty.
+ Việc giám sát định kỳ tuy có được thực hiện tuy nhiên vẫn chưa đạt được như mong muốn để có thể có những điều chỉnh, bổ sung cần thiết nhằm khắc phục kịp thời
những yếu kém của hệ thống KSNB cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn và duy trì sự hữu hiệu của hệ thống KSNB qua những thời kì khác nhau.
Nguyên nhân thứ năm là do quản trị rủi ro (nhận dạng và đánh giá rủi ro) trong
DN Nhỏ chưa được quan tâm đúng mực và chưa thực hiện bài bản quy chuẩn.
+ DN Nhỏ còn thiếu những kế hoạch, chiến lược phát triển dài hạn và phổ biến rộng rãi đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Điều này làm cho doanh nghiệp có khả năng khơng xem xét hết các rủi ro và khơng có các chiến lược trong dài hạn để chủ động đối phó với rủi ro một cách hiệu quả.
+ Nhà quản lý trong các DN Nhỏ thường không đủ kiến thức và cơng cụ để lượng hóa các rủi ro. Việc lượng hóa vẫn bị chi phối nhiều bởi yếu tố cảm tính, vì vậy có thể nhận dạng khơng hết các rủi ro hoặc đánh giá rủi ro khơng chính xác dẫn đến hiệu quả của việc quản trị rủi ro thấp.
+ Chưa có hướng dẫn của Nhà nước hoặc hội nghề nhiệp về quản lý rủi ro, cũng như chưa quy định trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc công bố và quản lý rủi ro. Điều này làm cho các nhà quản lý khơng có sự quan tâm đúng mực đến việc quản lý rủi ro.
Nguyên nhân thứ sáu là do DN Nhỏ thiếu cả về lượng lẫn về chất của thông tin. Thiếu không chỉ thông tin về giá cả, thị trường, marketing, thông tin về đối thủ cạnh tranh mà cịn thiếu cả thơng tin về cơng nghệ, kỹ thuật, cơ chế chính sách của nhà nước. Nhằm tiết kiệm các khoản chi phí, DN Nhỏ thường khơng thành lập thêm các phịng ban như marketing; nghiên cứu thị trường; thu thập phân tích các thơng tin, sự kiện thường xuyên thay đổi có phát sinh các rủi ro tiềm ẩn đi kèm…
- Đối với DN Vừa, bên cạnh những kết quả đạt được qua đánh giá hệ thống KSNB cũng còn tồn tại một số hạn chế là do một số nguyên nhân sau đây:
Nguyên nhân thứ nhất là do nguồn nhân lực tuy có đáp ứng được về lượng nhưng vẫn còn hạn chế trong việc thiết lập và thực hiện chính sách, cơ chế phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao do đó một khi những vị trí quan trọng trong doanh
nghiệp cần có sự thay thế, bổ sung thì cấp quản lý thấp hơn cũng như các nhân viên bên dưới khơng đủ trình độ, khả năng đáp ứng cho vị trí đó.
Ngun nhân thứ hai là do chưa thực hiện bài bản quy chuẩn trong việc kiểm
soát rủi ro nhất là đối với rủi ro tiềm tàng từ những sự thay đổi của một số nhân tố tác động. Các nhà quản lý vẫn chỉ dựa trên kiến thức, khả năng, kinh nghiệm của mình trong việc nhận dạng, đánh giá và đối phó với các rủi ro, chưa thành lập một bộ phận chuyên trách về vấn đề này.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề về lý luận và thực tiễn đã mô tả thực trạng hệ thống KSNB của các DNNVV thông qua việc sử dụng công cụ đánh giá COSO ở một số DNNVV trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Qua thực thế khảo sát cho thấy các doanh nghiệp đã có cố gắng vận dụng lý thuyết KSNB vào thực tế để kiểm soát và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, việc thiết kế này hầu như chỉ cơ bản hiệu quả đối các DN Vừa, trong khi ở các DN Nhỏ việc thiết kế này chỉ mang tính tự phát, khơng hệ thống nên mức độ đạt được chưa cao, vẫn còn nhiều hạn chế làm cho hệ thống KSNB chưa phát huy hết hiệu quả như về tổ chức nhân sự, phân chia trách nhiệm, quyền hạn, đánh giá và phân tích các rủi ro ở DN...
Qua việc xác định được những nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế của hệ thống KSNB trong DN Nhỏ và DN Vừa có vốn đầu tư trực tiếp nước ngồi, chương tiếp theo sẽ trình bày về một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động KSNB cho từng loại hình doanh nghiệp giúp vận hành hữu hiệu hơn trong thời gian tới.
CHƯƠNG 3