Chương 5 : ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
5.1Các kiến nghị liên quan đến cam kết với tổ chức
Đối với tất cả cơng việc nói chung cũng như các công việc của các công chức tại các phường trên địa bàn quận 6 thì việc cam kết với tổ chức trong mỗi cá nhân càng tăng, càng được thắt chặt thì ý định nghỉ việc của họ sẽ được giảm thiểu. Vì đây là nền tảng giúp các cơng chức có thêm nhiều động lực để cam kết gắn bó với cơng việc của mình nhiều hơn.
Sự hài lịng với cơng việc có mối quan hệ chặt chẽ với cam kết với tổ chức và có rất nhiều học giả cho rằng đây là dấu hiệu đặc biệt trong việc nhận diện những tác động của những biến số khác nhau tới cam kết với tổ chức (Lok and Crawford, 2001). Sự thỏa mãn của nhân viên đối với cơng việc cũng chính là nhu cầu về sự công nhận và thành tựu công việc đạt được. Người quản lý cần chú ý hơn đến việc phác họa cơng việc và làm cho nó trở nên phong phú và có ý nghĩa, đó là phương pháp để nâng cao sự hài lòng, tạo động cơ làm tăng năng suất lao động, các điều kiện cơ sở vật chất nơi làm việc hồn thiện thì càng đáp ứng các nhu cầu, năng lực, giá trị của nhân viên thì độ thỏa mãn của họ càng cao (Nguyễn Thế Khải, Đỗ Thị Thanh Trúc, 2015). Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, việc thực hiên các hoạt động nhằm nâng cao mức cam kết với tổ chức không được triển khai một cách hiệu quả.
Do đó, tác giả đề xuất các kiến nghị nhằm nâng cao cam kết với tổ chức để hướng đến giảm thiểu ý định nghỉ việc của các công chức như sau:
Thứ nhất: thường xuyên phát hiện và bồi dưỡng các cơng chức có năng lực, giúp họ gia tăng kinh nghiệm trong công việc để khơng tạo sự nhàm chán trong cơng việc, góp phần thúc đẩy cam kết với cơng việc của các công chức tại đơn vị, tổ chức nhiều hơn.
Thứ hai: Thường xuyên phát hiện và luân chuyển các công chức vào các vị trí mới thích ứng với kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Phương pháp này có ý nghĩa quan trọng bởi có thể giúp cho các cơng chức cảm thấy u thích cơng việc tại đơn vị mình đang cơng tác, góp phần gia tăng cam kết với tổ chức của công chức với nơi làm việc.
Thứ 3: Các đơn vị cần thiết phải tự tạo khoảng không gian nghỉ ngơi cho các công chức, đó có thể là: phịng đọc sách báo, phịng nghỉ giữa trưa,…để giúp họ có tinh thần tốt hơn sau những giờ làm việc căng thẳng. Đây được xem như là một trong những xu hướng cần thiết đối với các đơn vị, tổ chức, bởi chính sách này tạo thêm nhiều động lực về mặt tinh thần, giúp cho các cơng chức cảm thấy u thích tổ chức mình nhiều hơn, giảm thiểu ý định nghỉ việc tổ chức của mình.
Thứ 4: Đảm bảo việc duy trì sức khỏe tốt cho cán bộ, cơng nhân viên khi làm việc. Để đảm bảo điều này, các đơn vị không chỉ thực hiện các hoạt động bảo hiểm, khám sức khỏe định kỳ cho cơng chức mà cịn cần phải quan tâm đến các hoạt động nhỏ khác như: phòng làm việc phải đủ ánh sáng, điện, nước,..từ đó thúc đẩy sự gắn kết nơi làm việc với công chức nhiều hơn, giảm thiểu ý định nghỉ việc của mình.
5.2. Các kiến nghị liên quan đến tăng cường sự hài lịng trong cơng việc và nâng cao hiệu quả cơng việc
5.2.1. Hồn thiện chính sách lương thưởng, đãi ngộ với công chức
Tại Việt Nam, thu nhập có ảnh hướng rất lớn đến động lực làm việc và sự hài lịng với cơng việc (Trần Kim Dung, 2009). Khi thu nhập đảm bảo được đời sống thì nhân viên mới có thể n tâm làm việc và hết lòng với tổ chức. Lương thưởng và các chế độ phúc lợi là yếu tố quan trọng tác động đến sự hài lịng trong cơng việc của người công chức (Lê Nguyễn Đoan Khôi, Nguyễn Thị Ngọc Phương, 2013). Vấn đề lương trả công bằng, thỏa đáng theo cơng sức đóng góp của cán bộ, cơng viên chức tại các cơ quan nhà nước đang là thực trạng chung của Việt Nam, thu nhập của công chức, viên chức thấp hơn so với mặt bằng chung của các doanh nghiệp rất nhiều. Do đó để cải thiện yếu tố này thì cần thực hiện một số chính sách sau:
- Cần thực hiện tinh giản biên chế, kiên quyết cho nghỉ việc đối với những công chức, viên chức không đáp ứng yêu cầu cơng việc, năng lực kém. Từ đó, sẽ có nguồn tài chính để nâng lương cho những người làm được việc.
- Cần thực hiện đánh giá nhân viên một cách chính xác, trả lương theo năng lực, kết quả công việc phải gắn liền với hồn cảnh hồn thành cơng việc cụ thể.
Tiền lương được trả công bằng thể hiện ở việc công bằng cá nhân với những hồn cảnh cơng việc như nhau, thực hiện nâng ngạch, bậc lương kịp thời và đúng quy định cho cán bộ, công chức, người lao động.
- Tiến tới xóa bỏ thang bảng lương, trả lương theo ngạch bậc đã lỗi thời mà cần trả lương theo vị trí việc làm và hiệu quả công việc.
Mặc dù lương, thưởng là hai yếu tố được đánh giá có tác động kém nhất so với các yếu tố khác, nhưng ý kiến của phần lớn đáp viên đều cho rằng mức lương, thang bảng lương hiện nay là thấp. Kết quả này cho thấy mặc dù nhân viên có dự định nghỉ việc cũng chịu sự tác động của lương, tuy còn ở mức thấp nhưng về lâu dài để đảm bảo cuộc sống thì mức ảnh hưởng của yếu tố này có thể tăng lên. Về lâu dài, Nhà nước cần thực hiện cải cách chính sách tiền lương đối với lĩnh vực hành chính cơng để tạo sự cạnh tranh với mức lương của các doanh nghiệp nhằm giữ chân được nhân tài, đảm bảo được đời sống cho công chức, viên chức, tăng sự thỏa mãn trong công việc.
5.2.2. Xây dựng bộ công cụ đánh giá năng lực của công chức
Để đánh giá đúng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơng chức, từ đó có cơ chế cải cách thu nhập theo hướng lương gắn liền với tính chất, mức độ phức tạp của cơng việc, tránh cào bằng thì cần xây dựng bộ cơng cụ đánh giá năng lực của cơng chức, từ đó có hướng phân công, sắp xếp công việc một cách hợp lý. Bộ công cụ này cũng là phương tiện để nhà quản lý đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụcũng như tính tốn chế độ được hưởng đối với cơng chức hoàn thành nhiệm vụ theo các mức độ khác nhau.
Theo ý kiến của đáp viên khi khảo sát, bản thân cơng chức sẽ cảm thấy hài lịng nếu như họ được giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực bản thân. Cơng chức cũng dễ có xu hướng hài lịng nếu họ được đánh giá đúng năng lực chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và được trả lương tương xứng với công sức họ đã đầu tư vào cơng việc. Chính vì vậy, một bộ cơng cụ đánh giá được chính xác năng lực cơng chức trong cơng việc là điều rất cần thiết. Có thể xây dựng các tiêu chí đánh giá trên hai phương diện: chất lượng cá nhân và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức. Sự phân
biệt này cũng là tương đối nhưng phản ánh đúng chất lượng cá nhân cũng như tập thể nhân lực của tổ chức (Tạ Ngọc Hải, 2016).
Hiện nay ở nước ta chưa có sự rõ ràng trong các tiêu chí, tiêu chuẩn, điều kiện đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức. Chưa có sự minh bạch trong xác định các yếu tố này nên chưa phân tách được chất lượng cá nhân công chức với chất lượng tập thể đội ngũ cán bộ, công chức. Để nâng cao hiệu quả đánh giá cán bộ, công chức, bộ công cụ đánh giá năng lực này cũng là một trong những phương pháp hiệu quả. Cụ thể các việc cần làm là:
- Xây dựng tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất công việc của công chức theo Thẻ điểm cân bằng BSC và Chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI;
- Quy chuẩn hóa nhiệm vụ, chức năng của công chức theo bảng đánh giá hiệu suất;
- Tính điểm định kì và cơng khai với cơng chức.
5.2.3. Tuyển dụng và sắp xếp vị trí việc làm phù hợp với năng lực cơng chức
Đội ngũ công chức cũng như những bộ phận trong cơ thể con người, nếu không sắp xếp, phân cơng khoa học, hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng hoạt động cơng vụ chồng chéo, lộn xộn, không thống nhất, giẫm đạp công việc lẫn nhau dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì vậy ngay từ khi tuyển dụng, các cơ quan nhà nước cần tuyển dụng công chức đúng tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như các điều kiện về nhân phẩm, đạo đức để tìm đúng người có tâm, có tầm. Sau khi tuyển dụng, phải sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp với năng lực, trình độ, sở trường có sẵn đúng người đúng việc và công việc được giao rõ ràng cụ thể. Không quá áp lực nhưng cũng không quá đơn giản tạo sự nhàm chán cho nhân viên. Khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới người lãnh đạo nên trao đổi, tham khảo ý kiến của họ bởi họ là những người hiểu rõ nhất năng lực của mình ở mức độ nào, mục tiêu đó có vượt xa khả năng của họ hay khơng. Có như thế, họ mới sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ mà không cảm thấy bị áp đặt và có thái độ làm việc hiệu quả nhất.
Định kỳ luân chuyển công việc giữa công chức các bộ phận để tạo điều kiện cho công chức tiếp cận nhiều công việc khác nhau vừa giúp họ có cơ hội học hỏi,
nắm bắt được nhiều lĩnh vực, từ đó nâng cao kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên môn, tạo ra hứng thú trong cơng việc đối với cơng chức. Ngồi ra, điều đó cịn giúp cơng chức phát huy tiềm năng sáng tao, xây dựng lòng tự tin. Mục tiêu cần phải đạt được tính thách thức và khả thi, giải thích tầm quan trọng của các mục tiêu đối với tổ chức và mỗi cá nhân.
5.2.4. Đẩy mạnh công tác bồi dưỡng, đào tạo và xây dựng văn hóa cơng sở
Cần đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cơng chức nhà nước, phải có chế độ khuyến khích và bắt buộc đối với việc tự học, tự nghiên cứu. Định kỳ kiểm tra kiến thức và trình độ chun mơn đối với từng loại cơng chức, có quy chế kiểm sốt việc sử dụng cán bộ sau đào tạo, bảo đảm hiệu quả đào tạo.
Xây dựng mục tiêu tập thể để giúp công chức cũng như những người lao động khác nhận thức được vai trị của mình trong tập thể và hướng vào mục tiêu phát triển chung của tổ chức trên tinh thần và ý thực tự nguyện. Xây dựng tinh thần đồn kết, ln sẵn sàng hợp tác, hỗ trợ nhau hồn thành cơng việc của cá nhân và tập thể. Lãnh đạo và tổ chức đoàn thể cần chủ động trong việc xây dựng và khuyến khích nhân viên có tinh thần hợp tác, hỗ trợ cơng chức duy trì mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp như: giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, không ỷ lại hay đùn đẩy trách nhiệm và mục tiêu hướng tới là đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Trong các buổi giao ban, sinh hoạt chuyên đề cần tạo khơng khí cởi mở, chân tình khuyến khích cơng chức trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ nghiệp vụ chuyên môn, đề cao tinh thần hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau để cùng tiến bộ trong công việc.
a. Với người quản lý, lãnh đạo
Cấp quản lý thường xuyên động viên công chức, người lao động bằng những lời khen ngợi khi họ làm tốt hoặc làm vượt chỉ tiêu công việc trước nhiều người, điều này khiến công chức vui sướng và hãnh diện, sẽ phấn chấn và u thích cơng việc hơn. Nếu cơng chức làm tốt mà khơng khích lệ tinh thần, điều này sẽ làm cho họ cảm thấy thành quả của mình khơng được cơng nhân, như vậy dễ dẫn tới sự chán nản, làm việc sa sút, kém hiệu quả.
Cấp quản lý cần phải lắng nghe, quan tâm chia sẻ với công chức, tạo dựng mối quan hệ cá nhân, tương trợ, giúp đỡ nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. Đồng thời người quản lý cũng phải thường xuyên cung cấp những thơng tin hữu ích trong cơng việc cho nhân viên, hướng dẫn và tư vấn cho nhân viên làm tốt công việc được giao. Khi nhân viên nhận được sự hỗ trợ từ cấp quản lý họ sẽ cảm thấy mình được quan tâm, được tơn trọng và nhân viên dốc hết sức mình vào cơng việc, và khi cơng việc hồn thành tốt, nhân viên cảm thấy thỏa mãn với công việc nhiều hơn.
Lãnh đạo cần tạo mơi trường thuận lợi khuyến khích, động viên họ hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao. Chẳng hạn như trao quyền cho nhân viên giúp họ chủ động sáng tạo trong công việc, tự khẳng định năng lực để chịu trách nhiệm về kết quả cơng việc, tạo một mơi trường thuận lợi, khuyến khích họ phát triển các kĩ năng phù hợp với nhiệm vụ và nguồn lực của họ; hoặc hãy để những nhân viên biết rằng những điều họ làm là quan trọng vì điều này sẽ giúp họ duy trì nhiệt huyết và lịng đam mê đối với cơng việc… Để được nhân viên tin tưởng, người lãnh đạo trực tiếp phải ln gương mẫu, có tác phong làm việc nghiêm túc, phải có năng lực thực sự và phải chứng minh được năng lực của mình trước cơng chức. Vì vậy, người lãnh đạo cần trau dồi kiến thức, kỹ năng lãnh đạo, nâng cao năng lực quản lý của bản thân. Đồng thời, u cầu người lãnh đạo phải có tầm nhìn xa, trơng rộng, phải thật sự là người cơng tâm, có tâm huyết với cơng việc và có đầu óc tổ chức để có thể xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh.
Tạo dựng văn hóa giúp đỡ lẫn nhau, môi trường thân thiện giữa các nhân viên, khuyến khích nhân viên trong các phịng/ban hoặc giữa các phịng/ban giao lưu, giao tiếp, trao đổi thông tin với nhau để họ có cơ hội tìm hiểu nhau hơn.
b. Với công chức
Mỗi công chức cần lập kế hoạch làm việc cụ thể theo năm và chi tiết theo tháng nhằm sử dụng thời giờ lao động một cách hiệu quả; xử lý công việc thật hợp lý, hết sức khoa học nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian lao động để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.
Áp dụng công nghệ thông tin và vận dụng công nghệ một cách sáng tạo trong công việc. Cơng chức có thể sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng từ điện thoại thông minh trong công việc như: thơng báo, trả lời tự động, kiểm sốt thời gian giải quyết cơng việc …
Khen thưởng cơng chức có thành tích và sáng tạo trong cơng việc kịp thời. Có thể khuyến khích vật chất thơng qua tiền lương, tiền thưởng hoặc các hình thức khen thưởng về tinh thần kịp thời. Có thể lấy việc tiết kiệm, sử dụng hiệu quả thời gian làm việc là thước đo quan trọng để bình xét thi đua, kết quả đánh giá được sử dụng để xem xét các nội dung thi đua cho công chức như: nâng lương trước thời hạn, nâng ngạch, quy hoạch vào các vị trí quản lý …. Biện pháp kích thích về mặt tinh thần như khen thưởng, tôn vinh trực tiếp hoặc gián tiếp đối với những công chức sử dụng thời giờ làm việc hiệu quả cao.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định và quy chế về sử dụng thời giờ làm việc tại đơn vị và có những biện pháp xử lý kỷ luật nghiêm minh đối với những trường hợp vi phạm thời giờ làm việc.
Áp dụng khoa học công nghệ hiện đại trong công việc để nâng cao hiệu quả công việc và hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cơng chức trong các cơ quan hành chính nhà nước. Chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng, quản lý và xử lý các cơ sở dữ liệu, ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, phần mềm KPI vào quá trình tổ chức lao động của cán bộ, công chức