Chương 5 : ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
5.2.3. Tuyển dụng và sắp xếp vị trí việc làm phù hợp với năng lực công chức
Đội ngũ công chức cũng như những bộ phận trong cơ thể con người, nếu không sắp xếp, phân cơng khoa học, hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng hoạt động cơng vụ chồng chéo, lộn xộn, không thống nhất, giẫm đạp công việc lẫn nhau dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì vậy ngay từ khi tuyển dụng, các cơ quan nhà nước cần tuyển dụng công chức đúng tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như các điều kiện về nhân phẩm, đạo đức để tìm đúng người có tâm, có tầm. Sau khi tuyển dụng, phải sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp với năng lực, trình độ, sở trường có sẵn đúng người đúng việc và công việc được giao rõ ràng cụ thể. Không quá áp lực nhưng cũng không quá đơn giản tạo sự nhàm chán cho nhân viên. Khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới người lãnh đạo nên trao đổi, tham khảo ý kiến của họ bởi họ là những người hiểu rõ nhất năng lực của mình ở mức độ nào, mục tiêu đó có vượt xa khả năng của họ hay khơng. Có như thế, họ mới sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ mà không cảm thấy bị áp đặt và có thái độ làm việc hiệu quả nhất.
Định kỳ luân chuyển công việc giữa công chức các bộ phận để tạo điều kiện cho công chức tiếp cận nhiều công việc khác nhau vừa giúp họ có cơ hội học hỏi,
nắm bắt được nhiều lĩnh vực, từ đó nâng cao kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên môn, tạo ra hứng thú trong công việc đối với cơng chức. Ngồi ra, điều đó cịn giúp cơng chức phát huy tiềm năng sáng tao, xây dựng lòng tự tin. Mục tiêu cần phải đạt được tính thách thức và khả thi, giải thích tầm quan trọng của các mục tiêu đối với tổ chức và mỗi cá nhân.
5.2.4. Đẩy mạnh công tác bồi dưỡng, đào tạo và xây dựng văn hóa cơng sở
Cần đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cơng chức nhà nước, phải có chế độ khuyến khích và bắt buộc đối với việc tự học, tự nghiên cứu. Định kỳ kiểm tra kiến thức và trình độ chun mơn đối với từng loại cơng chức, có quy chế kiểm sốt việc sử dụng cán bộ sau đào tạo, bảo đảm hiệu quả đào tạo.
Xây dựng mục tiêu tập thể để giúp công chức cũng như những người lao động khác nhận thức được vai trị của mình trong tập thể và hướng vào mục tiêu phát triển chung của tổ chức trên tinh thần và ý thực tự nguyện. Xây dựng tinh thần đồn kết, ln sẵn sàng hợp tác, hỗ trợ nhau hồn thành cơng việc của cá nhân và tập thể. Lãnh đạo và tổ chức đoàn thể cần chủ động trong việc xây dựng và khuyến khích nhân viên có tinh thần hợp tác, hỗ trợ cơng chức duy trì mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp như: giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, không ỷ lại hay đùn đẩy trách nhiệm và mục tiêu hướng tới là đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Trong các buổi giao ban, sinh hoạt chuyên đề cần tạo khơng khí cởi mở, chân tình khuyến khích cơng chức trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ nghiệp vụ chuyên môn, đề cao tinh thần hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau để cùng tiến bộ trong công việc.
a. Với người quản lý, lãnh đạo
Cấp quản lý thường xuyên động viên công chức, người lao động bằng những lời khen ngợi khi họ làm tốt hoặc làm vượt chỉ tiêu công việc trước nhiều người, điều này khiến công chức vui sướng và hãnh diện, sẽ phấn chấn và u thích cơng việc hơn. Nếu cơng chức làm tốt mà khơng khích lệ tinh thần, điều này sẽ làm cho họ cảm thấy thành quả của mình khơng được cơng nhân, như vậy dễ dẫn tới sự chán nản, làm việc sa sút, kém hiệu quả.
Cấp quản lý cần phải lắng nghe, quan tâm chia sẻ với công chức, tạo dựng mối quan hệ cá nhân, tương trợ, giúp đỡ nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. Đồng thời người quản lý cũng phải thường xuyên cung cấp những thơng tin hữu ích trong cơng việc cho nhân viên, hướng dẫn và tư vấn cho nhân viên làm tốt công việc được giao. Khi nhân viên nhận được sự hỗ trợ từ cấp quản lý họ sẽ cảm thấy mình được quan tâm, được tơn trọng và nhân viên dốc hết sức mình vào cơng việc, và khi cơng việc hồn thành tốt, nhân viên cảm thấy thỏa mãn với công việc nhiều hơn.
Lãnh đạo cần tạo mơi trường thuận lợi khuyến khích, động viên họ hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao. Chẳng hạn như trao quyền cho nhân viên giúp họ chủ động sáng tạo trong công việc, tự khẳng định năng lực để chịu trách nhiệm về kết quả cơng việc, tạo một mơi trường thuận lợi, khuyến khích họ phát triển các kĩ năng phù hợp với nhiệm vụ và nguồn lực của họ; hoặc hãy để những nhân viên biết rằng những điều họ làm là quan trọng vì điều này sẽ giúp họ duy trì nhiệt huyết và lịng đam mê đối với cơng việc… Để được nhân viên tin tưởng, người lãnh đạo trực tiếp phải ln gương mẫu, có tác phong làm việc nghiêm túc, phải có năng lực thực sự và phải chứng minh được năng lực của mình trước cơng chức. Vì vậy, người lãnh đạo cần trau dồi kiến thức, kỹ năng lãnh đạo, nâng cao năng lực quản lý của bản thân. Đồng thời, yêu cầu người lãnh đạo phải có tầm nhìn xa, trơng rộng, phải thật sự là người cơng tâm, có tâm huyết với cơng việc và có đầu óc tổ chức để có thể xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh.
Tạo dựng văn hóa giúp đỡ lẫn nhau, mơi trường thân thiện giữa các nhân viên, khuyến khích nhân viên trong các phịng/ban hoặc giữa các phòng/ban giao lưu, giao tiếp, trao đổi thông tin với nhau để họ có cơ hội tìm hiểu nhau hơn.
b. Với công chức
Mỗi công chức cần lập kế hoạch làm việc cụ thể theo năm và chi tiết theo tháng nhằm sử dụng thời giờ lao động một cách hiệu quả; xử lý công việc thật hợp lý, hết sức khoa học nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian lao động để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.
Áp dụng công nghệ thông tin và vận dụng công nghệ một cách sáng tạo trong cơng việc. Cơng chức có thể sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng từ điện thoại thông minh trong công việc như: thơng báo, trả lời tự động, kiểm sốt thời gian giải quyết cơng việc …
Khen thưởng cơng chức có thành tích và sáng tạo trong cơng việc kịp thời. Có thể khuyến khích vật chất thơng qua tiền lương, tiền thưởng hoặc các hình thức khen thưởng về tinh thần kịp thời. Có thể lấy việc tiết kiệm, sử dụng hiệu quả thời gian làm việc là thước đo quan trọng để bình xét thi đua, kết quả đánh giá được sử dụng để xem xét các nội dung thi đua cho công chức như: nâng lương trước thời hạn, nâng ngạch, quy hoạch vào các vị trí quản lý …. Biện pháp kích thích về mặt tinh thần như khen thưởng, tôn vinh trực tiếp hoặc gián tiếp đối với những công chức sử dụng thời giờ làm việc hiệu quả cao.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định và quy chế về sử dụng thời giờ làm việc tại đơn vị và có những biện pháp xử lý kỷ luật nghiêm minh đối với những trường hợp vi phạm thời giờ làm việc.
Áp dụng khoa học công nghệ hiện đại trong công việc để nâng cao hiệu quả công việc và hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước. Chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào công tác xây dựng, quản lý và xử lý các cơ sở dữ liệu, ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, phần mềm KPI vào quá trình tổ chức lao động của cán bộ, công chức vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.