TỔNG HỢP THỐNG KÊ
3.1.2. Các vấn đề chủ yếu của tổng hợp thống kê
3.1.2.1. Mục đích của tổng hợp thống kê
Phân tích và dự báo thống kê phải dựa vào những tài liệu biểu hiện hình ảnh thực của tổng thể nghiên cứu. Kết quả tổng hợp là căn cứ cho phân tích và dự báo. Cho nên mục đích của tổng hợp thống kê là khái quát hóa những đặc trưng chung, những cơ cấu tồn tại khách quan theo các mặt của tổng thể nghiên cứu bằng các chỉ tiêu thống kê. Khi xác định mục tiêu của tổng hợp thống kê phải căn cứ vào mục đích, u cầu tìm hiểu và phân tích những mặt nào của hiện tượng nghiên cứu, để nêu khái quát những chỉ tiêu cần đạt được trong tổng hợp.
3.1.2.2. Nội dung tổng hợp
Nội dung tổng hợp được xác định để đáp ứng mục đích tổng hợp. Nội dung tổng hợp là danh mục các biểu hiện của những tiêu thức mà chúng được xác định trong nội dung điều tra. Tuy nhiên, không phải tất cả các biểu hiện của tiêu thức điều tra đều đưa vào nội dung tổng hợp, mà phải chọn lọc để nội dung tổng hợp vừa đủ đáp ứng mục đích nghiên cứu. Nói một cách cụ thể, nội dung tổng hợp là danh mục các biểu hiện của tiêu thức điều tra được chọn lọc và theo mỗi biểu hiện được phân chia thành các nhóm khác nhau để đáp ứng yêu cầu phản ánh các cơ cấu khác nhau phù hợp với mục đích nghiên cứu. Nội dung tổng hợp cũng là danh mục của một hệ thống chỉ tiêu tổng hợp. Ví dụ: Một trong những nội dung điều tra dân số là tuổi của nhân khẩu, biểu hiện cụ thể của nó là các độ tuổi khác nhau. Người ta phải tổng hợp theo từng độ tuổi trên để biết từng độ tuổi có bao nhiêu người. Từng độ tuổi lại được phân chia theo giới tính (nam và nữ) theo trình độ văn hóa (từ 6 tuổi trở lên), theo nơi cư trú (thành thị và nông thôn), theo dân tộc...
3.1.2.3. Kiểm tra tài liệu dùng vào tổng hợp
Kiểm tra tài liệu dùng vào tổng hợp là một việc làm không thể thiếu vì chất lượng kết quả tổng hợp phụ thuộc vào chất lượng tài liệu dùng vào tổng hợp.
Kiểm tra tài liệu đã được thực hiện trong khâu điều tra. Việc kiểm tra này được tiến hành trên nhiều mặt, kiểm tra toàn bộ, do những người trực tiếp tham gia điều tra làm. Tuy vậy, khi tổng hợp vẫn phải kiểm tra tài liệu một lần nữa, để đảm bảo tính chính xác của tài liệu, loại bỏ hẳn tất cả hay một phần nội dung của những phiếu điều tra khơng đúng, nếu khơng có điều kiện điều tra lại.
Đối với các cuộc điều tra lớn, khối lượng phiếu điều tra nhiều, không thể kiểm tra toàn bộ được, người ta chọn mẫu một số phiếu điều tra để kiểm tra.
Khi kiểm tra phải xét xem các tài liệu thu thập được có chính xác khơng (nội dung kiểm tra cụ thể như trong khâu điều tra).
3.1.2.4. Phương pháp tổng hợp
Yêu cầu quan trọng nhất của tổng hợp là phải nêu lên được cơ cấu theo các mặt của tổng thể nghiên cứu. Để đáp ứng yêu cầu này người ta sử dụng phương pháp phân tổ thống kê.
Phân tổ thống kê là phương pháp phân chia các đơn vị của tổng thể vào các tổ (và tiểu tổ) khác nhau theo từng tiêu thức nghiên cứu. Trị số của mỗi tổ được tính tốn sẽ cho một cơ cấu về lượng cụ thể của tổng thể. Phương pháp phân tổ thống kê có nội dung phong phú sẽ được trình bày trong phần tiếp theo.
3.1.2.5. Tổ chức và kỹ thuật tổng hợp thống kê
Tổ chức và kỹ thuật tổng hợp thống kê không chỉ đơn thuần là lĩnh vực của thống kê mà là lĩnh vực của cả tin học. Cho nên, trong thực tế, ở đây ln có sự kết hợp chặt chẽ giữa thống kê và tin học.
* Chuẩn bị tài liệu để tổng hợp.
Mỗi cơ quan hay cá nhân thực hiện tổng hợp đều phải tập trung đầy đủ số lượng phiếu điều tra hoặc tài liệu khác để có thể đáp ứng việc thực
hiện nhiệm vụ được đảm nhiệm. Tài liệu tập trung không đầy đủ từ đầu mà tiến hành tổng hợp, sau đó phải tiến hành tổng hợp bổ sung sẽ làm cho khối lượng công việc tổng hợp tăng thêm gần như một lần, mỗi khi tổng hợp bổ sung.
* Hình thức tổ chức tổng hợp.
Có hai hình thức tổ chức tổng hợp thống kê chủ yếu: Từng cấp và tập trung.
Tổng hợp từng cấp là tổ chức tổng hợp tài liệu điều tra theo từng bước, từ cấp dưới lên cấp trên theo kế hoạch đã vạch sẵn. Cơ quan phụ trách tổng hợp các cấp tiến hành tổng hợp tài liệu trong phạm vi được phân cơng, sau đó gửi kết quả lên cấp cao hơn để tiến hành tổng hợp theo phạm vi rộng hơn. Theo trình tự như vậy, cuối cùng các tài liệu được gửi về cấp trên, ở đây sẽ tiến hành tổng hợp lần cuối, tính ra các chỉ tiêu chung nêu rõ tình hình của tồn bộ hiện tượng nghiên cứu.
Tổng hợp tập trung là toàn bộ tài liệu điều tra được tập trung về một cơ quan để tiến hành tổng hợp từ đầu đến cuối.
Mỗi hình thức tổ chức tổng hợp trên đều có một số ưu điểm và hạn chế nhất định. Tổng hợp từng cấp thường áp dụng trong báo cáo thống kê định kỳ và một số cuộc điều tra chuyên mơn. Ở nước ta hiện nay, hình thức tổ chức tổng hợp này là chủ yếu. Số liệu do từng cấp tổng hợp đưa lên thường có mức độ chính xác cao, vì các cán bộ tổng hợp mỗi cấp nói chung đều hiểu biết tình hình địa phương hoặc đơn vị mình, có thể tự kiểm tra phát hiện sai sót trong tài liệu điều tra. Mặt khác tổng hợp từng cấp tương đối gọn, phục vụ kịp thời cho yêu cầu về thông tin của từng cấp. Tuy nhiên, tổng hợp từng cấp tốn nhiều công sức mà lại chậm. Mặt khác, phạm vi tổng hợp từng cấp thường nhỏ, kết quả tổng hợp chỉ gồm một số chỉ tiêu nhất định, hạn chế. Tổng hợp tập trung thường chỉ được áp dụng đối với một số cuộc điều tra lớn như tổng điều tra dân số. Trong tổng hợp tập trung, thường người ta phải sử dụng những phương tiện hiện đại để tính tốn nhanh chóng và chính xác những chỉ tiêu phức tạp. Do đó, tổng hợp tập trung giảm bớt được nhiều công việc thủ công vất vả. Nhưng, việc cung cấp kết quả tổng hợp để phục vụ cho các cấp dưới thường không nhanh.
Trong thực tế người ta có thể kết hợp hai hình thức tổ chức tổng hợp với nhau. Căn cứ vào yêu cầu nghiên cứu của các cấp, cơ quan tổng hợp trung ương giao cho các cấp tổng hợp một số chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trước mắt. Sau đó gửi kết quả và tồn bộ tài liệu về cơ quan tổng hợp trung ương để tổng hợp theo kế hoạch đã định. Với hình thức tổng hợp này, kết quả tổng hợp phục vụ kịp thời cho các cấp dưới và trung ương.