a. Đàm phán ký kết hợp đồng
Giao dịch đàm phán là bước khởi đầu để đi đến quyết định hợp đồng có được ký kết và thực hiện hay không. Nếu làm tốt bước này sẽ gây được thiện cảm với đối tác làm ăn, tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Có rất nhiều hình thức giao dịch, đàm phán khác nhau như: Đàm phán trực tiếp, đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại.
Trong thực tế, hình thức giao dịch và đàm phán với các đối tác nước ngoài mà Đàm phán, xác nhận đơn hàng, ký hợp đồng
Làm bộ chứng từ thanh toán
Giục người mua làm thủ tục thanh toán ban đầu
Thuê phương tiện vận tải khi xuất khẩu theo C, D
Mua bảo hiểm khi xuất khẩu CIF, CIP và D
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Giao hàng xuất khẩu
công ty thường sử dụng là qua thư tín như Fax, email,… Công ty sẽ gửi thư chào hàng, giới thiệu sản phẩm của mình đến đối tác. Nếu khách hàng đồng ý thì sẽ Fax hoặc email lại cho công ty và tiến hành soạn thảo hợp đồng. Hai bên ký vào hợp đồng thông qua phương tiện Fax. Hoặc cũng có khi khách hàng chủ động gửi thư hỏi hàng yêu cầu công ty cung cấp hàng hóa cho họ. Trên cơ sở những thư đặt hàng công ty sẽ cân nhắc, tính toán lợi nhuận thu được của từng thương vụ sau đó sẽ tiến hành giao dịch đàm phán với đối tác.
Còn hai phương thức giao dịch trực tiếp và qua điện thoại thì công ty rất ít sử dụng vì đối tác chủ yếu của công ty là nước ngoài nên chi phí cho giao dịch này rất cao.
b. Công việc chuẩn bị hàng hóa
Công việc này được công ty thực hiện tương đối tốt vì công ty luôn cân nhắc chi tiết giữa các nguồn hàng, khả năng cung ứng hiện có và nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Hơn nữa trong các hợp đồng xuất khẩu luôn có một khoảng thời gian nhất định để công ty chuẩn bị hàng hóa trước khi giao hàng. Thông thường công ty có thời gian chuẩn bị là nửa tháng hoặc lâu hơn nữa tùy theo số lượng hàng hóa mà khách hàng đặt.
c. Giục người mua làm thủ tục thanh toán ban đầu
– Trong trường hợp thanh toán bằng L/C: Công ty đôn đốc, giục người mua ở nước ngoài mở L/C mà hai bên đã thỏa thuận trên hợp đồng. Sau khi nhận được L/C, công ty sẽ tiến hành giao hàng ngay, còn nếu thấy không phù hợp thì yêu cầu người mua đến ngân hàng mở L/C để chỉnh sửa L/C cho phù hợp rồi công ty mới tiến hành giao hàng.
– Trong trường hợp thanh toán bằng T/T và TTR trả trước: Công ty nhắc người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn, chờ ngân hàng báo có rồi mới giao hàng.
– Còn nếu thanh toán bằng D/P thì công ty phải hoàn thành việc giao hàng, chuẩn bị đủ các chứng từ rồi mới nhận tiền.
d. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
KCS của công ty kiểm tra số lượng, chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, theo quy trình của HACCP. Sau đó khi đưa hàng tới cửa khẩu thì hàng hóa sẽ được kiểm tra một lần nữa bởi công ty giám định hàng hóa xuất nhập khẩu Bắc Hà Nội. Sau khi cơ quan giám định kiểm tra, hàng sẽ được niêm phong đồng thời công ty sẽ nhận được giám định tạm thời để làm thủ tục hải quan.
e. Thuê phương tiện vận chuyển
Thông thường là phía công ty thuê phương tiện vận tải trong các hợp đồng giao dịch với giá FOB, CIF, … tùy theo vị trí của mỗi nước bạn hàng công ty áp dụng hình thức vận tải khác nhau. Đối với các nước có chung biên giới với Việt Nam như Lào, Campuchia, Trung quốc, … thì công ty áp dụng hình thức vận chuyển qua đường bộ để tiết kiệm được chi phí thuê tàu và thuận tiện trong quá trình vận chuyển, đối với những khách hàng không có chung biên giới với Việt Nam như Mông Cổ, Hàn quốc, Ai Cập, … công ty áp dụng hình thức vận chuyển bằng đường biển. Thông thường công ty ký các hợp đồng theo điều kiện FOB giao hàng lên tàu nên việc thuê tàu thuộc về phía nhà nhập khẩu.
f. Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận chuyển
Đây là thủ tục bắt buộc phải có trước khi xuất khẩu hàng hóa. Việc làm thủ tục hải quan do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty đảm nhận nhằm hoàn tất thủ tục thông quan hàng xuất khẩu và nhận lấy tờ khai hải quan. Nó được xem như giấy phép xuất khẩu hàng hóa và được đính kèm với bộ chứng từ. Công ty thường làm thủ tục hải quan ở cục hải quan bắc Hà Nội. Thủ tục hải quan bao gồm tờ khai hàng xuất, invoice packing list và một số giấy tờ đi kèm như giấy giới thiệu đi kèm,…
g. Lập bộ chứng từ thanh toán
Sau khi giao hàng cho nhà nhập khẩu, nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ tập hợp cùng với các chứng từ khác theo yêu cầu thành một bộ chứng từ thanh toán. Thông thường một bộ chứng từ thanh toán của công ty bao gồm:
+ Hóa đơn thương mại – Commercial invoice
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế - Health of certificate + Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin + Tờ khai hải quan xuất khẩu
+ Hợp đồng + L/C
h. Giải quyết khiếu nại
Hầu hết các trường hợp xảy ra tranh chấp, Công ty đều cố gắng thương lượng đưa ra hướng giải quyết chứ không đưa ra tòa án kinh tế.