Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo luật doanh nghiệp 2005. Các hoạt động của công ty tuân theo luật doanh nghiêp, các luật khác có liên quan và điều lệ của công ty. Điều lệ công ty bản sửa đổi đã được đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/03/2007 là cơ sở chi phối cho mọi hoạt động của công ty.
Sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lý của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà bao gồm đại hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát, ban điều hành dưới nữa là các phòng ban chức năng, và các xí nghiệp thành viên. Cụ thể như sau:
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ)
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển kinh doanh của công ty.
Phó TGĐ Kỹ Thuật
Tổng giám đốc Hội Đồng Quản Trị Đại Hội Đồng Cổ Đông
Ban kiểm soát
Phó TGĐ Tài Chính Chi nhánh Đà Nẵng Phòng Kỹ thuật- phát triển Phòng Kiểm tra CL sản phẩm Văn phòng Phòng Kế Hoạch-Thị Trường Phòng vật tư Phòng tài vụ Chi nhánh HCM Nhà máy BK Hải hà 1 Xí nghiệp kẹo Xí nghiệp phụ trợ Xí nghiệp bánh Xí nghiệp Chew Nhà máy BK Hải Hà 2 Nguồn: Phòng tổ chức
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty mọi vấn đề thuộc đại hội đồng cổ đông quyết định.
Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát
Do đại hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty.
Ban điều hành
Do hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm có một tổng giám đốc, hai phó tổng giám đốc, một kế toán trưởng. Tổng giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Phó tổng giảm đốc và kế toán trưởng do hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề xuất của tổng giám đốc.
Các phòng ban trong bộ máy tổ chức của công ty
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà có 7 phòng ban, phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (Phòng KCS), phòng vật tư, Phòng bảo vệ, phòng tài vụ, Phòng kế hoạch- thị trường, phòng kỹ thuật và phát triển, các xí nghiệp thành viên.
Văn phòng: Sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý và cán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn công ty, xây dựng chế độ tiền lương, tiền phạt, bảo hiểm.
Phòng tài vụ: Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tài chính – kế toán cho tổng giám đốc và ban lãnh đạo công ty nhằm phục vụ tốt công tác quản lý.
Phòng kế hoạch – thị trường: Bao gồm nhiều bộ phận, cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cán bộ nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đội xe, tổ kho, các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh
doanh, tiếp cận thị trường, cung cấp vật tư sản xuất, cân đối giữa kế hoạch và thực hiện, tổ chức các hoạt động Marketing từ sản xuất đến tiêu thụ.
Phòng kỹ thuật - phát triển: Có nhiệm vụ nghiên cứu, triển khai, đưa tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm, theo dõi việc thực hiện các quy phạm kỹ thuật sản xuất sản phẩm, đảm bảo đầy đủ các chứng chỉ về chất lượng các loại sản phẩm, xác minh nguyên nhân và biện pháp khắc phục các sản phẩm chưa đạt tiêu chuẩn.
Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ giám sát nhân sự, hàng hóa ra, vào công ty.
Các xí nghiệp thành viên: Thực hiện sản xuất theo đúng chức năng, tên gọi của mình, thực hiện kế hoạch ban đầu, trực tiếp quản lý công nhân, nhân viên, nhận quỹ lương và chi phí sản xuất từ công ty, quyết toán lương hàng tháng với công ty.
Mô hình sản xuất hiện nay của công ty bao gồm 7 xí nghiệp thành viên:
Xí nghiệp bánh : Sản xuất các loại bánh quy và kem xốp.
Xí nghiệp kẹo: Sản xuất các loại kẹo như kẹo mềm, sô cô la mềm, kẹo gôm, các loại kẹo sô cô la cứng, kẹo tổng hợp, kẹo dừa.
Xí nghiệp kẹo Chew: Sản xuất các loại kẹo Chew như chew dâu, chew đỏ, chew taro. Đây là xí nghiệp mà công ty đổi mới toàn bộ dây chuyền công nghệ, là sản phẩm mới nên các loại kẹo chew đã nhanh chóng chiếm lĩnh được thị trường trong nước và được người tiêu dùng ưa chuộng.
Xí nghiệp phụ trợ: Thực hiện sửa chữa lớn, đại tu các loại máy móc thiết bị của công ty, xí nghiệp này còn có thêm bộ máy sản xuất phụ trợ với nhiệm vụ cắt giấy nhãn gói kẹo, cắt bìa, in hộp, lót kẹo.
Nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định: Sản xuất bánh kem xốp và bột dinh dưỡng.
Nhà máy thực phẩm Việt Trì: Sản xuất kẹo jelly, Glucoza, bao bì in.
Tại mỗi xí nghiệp đều có một giám đốc, một quản đốc, nhân viên kỹ thuật và 2 nhân viên kế toán, trong đó 1 nhân viên theo dõi lao động tiền lương, 1 nhân viên
theo dõi tình hình xuất nhập vật tư và khấu hao tái sản xuất tại xí nghiệp mình quản lý.
Ngoài ra công ty có 2 chi nhánh phụ trách bán hàng tại thành phố Hồ Chí Minh Và thành phố Đà Nẵng.