A. Nếu hàng phải lưu kho, bãi tại cảng: thì việc giao hàng gồm 2 bước:
Giao hàng xuất khẩu cho cảng
- Giao bảng danh mục hàng (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ của cảng để bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ.
– Chủ hàng (hoặc người được ủy thác) liên hệ với phòng thường vụ cảng để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng với cảng.
– Lấy lệnh nhập kho và làm thủ tục hải quan. – Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
Giao hàng xuất khẩu cho tàu
– Làm các thủ tục kiểm nghiệm, kiểm định (nếu có), thủ tục Hải quan.
– Báo cho cảng ngày, giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận thông báo sẵn sàng (Notice of Readiness – NOR) của tàu (đối với hàng được chở nguyên chuyến như ure, bột mì…).
– Giao cho cảng Cargo List để cảng bố trí phương tiện xếp dở. Dựa trên Cargo List này, thuyền phó sẽ lập sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan) trên tàu.
– Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng.
– Tiến hành xếp và giao hàng cho tàu. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng luôn theo dõi, xác định hàng hóa thực tế được giao để trên cơ sở đó lập giấy kiểm nhận hàng với tàu (Tally Report). Đồng thời, trên tàu cũng có nhân viên kiểm đếm theo dõi và đánh dấu vào Tally Sheet. Nội dung của Tally Sheet cũng giống như Tally Report.
– Nhận hàng xong, thuyền phó cấp cho chủ hàng biên lai thuyền phó (Mate’s receipt), sau đó chủ hàng phải đổi biên lai Thuyền phó để lấy B/L.
B. Nếu hàng được đóng trong thùng con container
Nếu hàng gửi hàng nguyên, nhận nguyên (FCL – Full Container Load)
– Hàng hóa có khối lượng đồng nhất đủ chứa trong một hay nhiều container, nên người gửi hàng thuê trọn một hay nhiều container để gửi hàng.
– Trách nhiệm của người gửi hàng được chuyên chở bằng container:
Đóng hàng vào container tại bãi container (CY) hoặc mượn container về kho riêng để đóng hàng. Người gửi hàng phải thực hiện cả công việc chèn lót trong container.
Chịu chi phí vận chuyển hàng hóa hoặc container để giao cho bãi container.
Đánh dấu ký mã hiệu hàng và dấu hiệu chuyên chở.
Làm thủ tục kiểm hóa Hải quan trước khi niêm phong kẹp chì container. Nhận vận đơn đường biển (B/L)
Gởi hàng lẻ (LCL – Less than a container load)
– Hàng hóa không đủ để xếp đầy trọng lượng một container, nên người gửi hàng phải thực hiện việc gửi hàng lẻ.
– Công việc của người kinh doanh chuyên chở hàng lẻ còn gọi là người gom hàng (Consolidator) là tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng; tiến hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng lẻ để đóng vào container, niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu và thủ tục Hải quan, bốc bãi chứa của cảng xuống tàu để gởi đi, dỡ container lên bãi chứa tại cảng đích và giao hàng cho người nhận.
– Trách nhiệm của người gởi hàng bao gồm:
+ Vận chuyển hàng từ kho này hay từ nơi chứa hàng của mình trong nội địa đến giao cho người gom hàng tại trạm hàng lẻ (CFS) của cảng gởi và phải chịu chi phí vận chuyển này.
+ Chuyển giao cho người gom hàng những chứng từ cần thiết liên quan đến thương mại, vận tải và quy chế thủ tục xuất khẩu.
+ Nhận vận đơn và trả cước hàng lẻ.