– Khiếu nại là đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia vì số lượng, chất lượng hàng giao hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với điều khoản đã quy định trong hợp đồng.
– Hình thức về khiếu nại: Việc khiếu nại phải được làm dưới hình thức văn bản (thư, telex, fax) và gởi cho bên kia.
– Thời hạn khiếu nại
+ Do 2 bên thỏa thuận và quy định trong hợp đồng.
+ Nếu 2 bên không có thỏa thuận về thời hạn khiếu nại thì sẽ chiếu theo luật áp dụng điều chỉnh hợp đồng.
– Hồ sơ khiếu nại bao gồm:
Thư hoặc điện khiếu nại, trong đó ghi tên, địa chỉ của bên khiếu nại và bên bị khiếu nại, số, ngày, tháng, năm ký hợp đồng, khiếu nại về vấn đề gì, yêu cầu cụ thể về giải quyết khiếu nại, căn cứ và lý lẽ khiếu nại, căn cứ để đòi tiền phạt, tiền bồi thường thiệt hại.
Các tài liệu, chứng từ, biên lai kèm theo thư khiếu nại để làm bằng chứng:
+ Hợp đồng ngoại thương
+ Biên bản giám định hàng hóa của bên thứ 3
+ Biên bản kết toán nhận hàng với tàu ( ROROC) xác nhận thực tế số hàng mà tàu đã giao cho người nhận hàng.
+ Các tài liệu, văn bản chứng minh khác.
– Khi nhận được đơn khiếu nại thì bên bị khiếu nại cần phải nghiên cứu
kỹ hồ sơ khiếu nại, cung cấp thêm bằng chứng, lập luận hợp lý và logic. Đây là biện pháp tổng hợp mà bên vi phạm hợp đồng xuất khẩu cần áp dụng để làm cho việc
giải quyết tranh chấp có hiệu quả. Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên vi phạm cần phải đọc kỹ, phân tích hồ sơ, xác định giá trị pháp lý của các căn cứ và các tài liệu chứng từ làm bằng chứng. Nếu thấy các chứng từ không hợp lệ, các yêu sách không có căn cứ hợp pháp thì cần phải loại trừ, cần phải bác bỏ. Để bác bỏ, để loại trừ thì cần phải lập luận có căn cứ pháp lý để thuyết phục bên khiếu nại. Nếu không nghiên cứu kỹ hồ sơ khiếu nại thì không phát hiện những điều bất hợp lý về tài liệu chứng từ, những yêu sách không chính đáng và lại thiếu thiện chí chấp nhận khiếu nại thì quyền lợi của các bên bị khiếu nại bị ảnh hưởng, kết quả giải quyết tranh chấp sẽ bất lợi cho bên vi phạm. Ngoài việc cung cấp thêm tài liệu chứng từ, bên bị khiếu nại phải có văn bản trình bày ý kiến, lập luận của mình gửi cho bên khiếu nại hoặc cho tòa án hoặc cho trọng tài. Trong văn bản đó cần trình bày những điều không có căn cứ, những yêu sách không hợp lý, thiếu bằng chứng của bên khiếu nại, nêu những căn cứ pháp lý của mình, trên cơ sở đó mà từ chối toàn bộ hay một phần đơn khiếu nại hoặc đề nghị tòa án (trọng tài) bác bỏ toàn bộ hay một phần đơn khiếu nại hoặc đề nghị tòa án (trọng tài) bác bỏ toàn bộ hay một phần đơn kiện. Văn bản trả lời khiếu nại phải được trình bày có tính logic, lập luận chặt chẽ thì mới có giá trị thuyết phục cao.
– Một số trường hợp người bán khiếu nại người mua như:
Người mua không trả tiền hàng hoặc chậm trả so với ngày quy định trong hợp đồng hoặc người mua đơn phương hủy hợp đồng
Người mua từ chối nhận hàng mà không có lý do chính đáng
Nếu hợp đồng quy định người mua phải cung cấp bao bì (có nhiều loại hàng do tính chất đặc biệt của chúng về mặt thương phẩm, nên người mua cần phải cung cấp bao bì cho người bán và việc giao hàng chỉ tiến hành khi người mua đã giao bao bì).
Nếu mua hàng theo giá FOB, hợp đồng quy định thời gian cụ thể mà người mua phải đưa tàu đến cảng chỉ định để nhận hàng, nhưng thực tế người mua không chỉ định tàu và đưa tàu đến cảng đã định nên hàng phải lưu kho, xảy ra tổn thất, giảm phẩm chất, người mua sẽ có thể bị người bán khiếu nại đòi bồi thường.