Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.5. Nội dung của tổ chức công tác trong các đơn vị sự nghiệp công lập
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện ghi chép, tính toán thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị phục vụ công tác quản lý, do đó tổ chức bộ máy là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
Xác định số nhân viên cần phải có, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và tình hình kiểm tra thực hiện kế hoạch.
Như vậy để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán, đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu trình độ của cán bộ quản lý.
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể tổ chức bộ máy theo các hình thức sau.
Mô hình bộ máy tổ chức kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một cấp,
đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích các hoạt động kinh tế, như vậy ưu điểm nổi bật của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất với các công tác kế toán, xử lý kiểm tra công tác kế toán một cách kịp thời của đơn vị mình thông qua thông tin kế toán cung cấp. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên có thể thấy mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các đơn vị trực thuộc đặt ở xa vị trí trung tâm. Như vậy, theo tác giả mô hình kế toán tập trung thường được áp dụng với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán
quyền quản lý. Đây là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về không gian và mặt bằng hoạt động.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp, bộ máy
kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
Kế toán trực thuộc, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo tài chính, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán tập trung.
Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán mô tả trên, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có ưu điểm là công tác kế toán gắn liền với các hoạt động ở các đơn vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ở các bộ phận trực thuộc trong điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đó, tạo điều kiện cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, mô hình cũng có những nhược điểm như hạn chế sự lãnh đạo tập trung, thống nhất kế toán trong toàn đơn vị, không thuận lợi trong việc phân công lao động. Với những nội dung, ưu nhược điểm trên theo tác giả mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa phân tán vừa tập trung: Còn gọi là
mô hình hỗn hợp, mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tập trung và phân tán, theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra đơn vị, các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán tập trung giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán tập trung.
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL tuân theo quy định của Luật Kế toán(2015), Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định tới tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Như vậy theo tác giả hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc của tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, đúng quy định của các nghiệp vụ.
Tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tổ chức việc ghi chép, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp kế toán”. Xét theo mục đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán.
Do vậy, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau: + Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế và khách quan.
+ Ghi nhận và phản ánh rõ tên địa chỉ của từng cá nhân, của từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính, để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân, bộ phận liên quan.
+ Ghi nhận, phán ánh trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản, trình bày rõ căn cứ tính toán xác định các số liệu chỉ tiêu trên.
+ Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự tăng giảm của tài sản trong đơn vị nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành quản lý kinh tế tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ được phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.
Quy định về chứng từ kế toán
Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đề phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuốc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (2017).
Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp tại bảng 2.1.
Bảng 2.1. Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc
(Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán HCSN)
STT Tên chứng từ Số hiệu
1 Phiếu thu C40-BB 2 Phiếu chi C41-BB 3 Giấy thanh toán tạm ứng C43-BB 4 Biên lai thu tiền C45-BB
Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (2017) và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ ngày phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán.
Danh mục chứng từ kế toán hướng dẫn thường xuyên áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp tại bảng 2.2.
Bảng 2.2. Một số danh mục chứng từ kế toán hướng dẫn áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp
STT Tên chứng từ Số hiệu
I Chỉ tiêu lao động tiền lương
1 Bảng chấm công C01-HD 2 Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp
theo lương, các khoản trích nộp theo lương
C02-HD
3 Bảng thanh toán phụ cấp C03-HD 4 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C04-HD 5 Giấy báo làm thêm giờ C08-HD 6 Bảng chấm công làm thêm giờ C09-HD
II Chỉ tiêu vật tư
1 Phiếu nhập kho C30-HD 2 Phiếu xuất kho C31-HD 3 Biên bản kiểm kê nguyên liệu vật liệu… C32-HD 4 Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu, vật liệu… C33- HD
1 Giấy đề nghị tạm ứng C42-HD 2 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội
thảo, tập huấn
C44-HD
IV Chỉ tiêu TSCĐ
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 50HD
2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51HD
3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52HD
4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53HD
Xét theo mục đích, thì tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán. Như vậy nếu như tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, quản lý.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm bốn bước sau: Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có).
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Việc xác định nội dung từng bước công việc trong quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong đơn vị SNCL phải căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng đơn vị, về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị cũng như đặc thù của từng loại chứng từ kế toán.
2.1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Theo điều 24 của Luật Kế toán (2015) Việt Nam quy định “đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Đơn vị được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”.
- Để hệ thống hóa toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, quản lý tài sản ở các đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản hay vận dụng phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp đặc trưng của kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán. Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN), hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập phải được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị nhằm:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động.
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan nhà nước.
- Điều 24 Luật Kế toán(2015) Việt Nam quy định: “đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị’’. Như vậy quan điểm này được xây dựng dựa trên nguyên tắc các đơn vị kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của nhà nước đồng thời khi thiết lập hệ thống tài khoản cần tính đến sự phù hợp với hoạt động của đơn vị.
- Từ những quan điểm trên có thể cho thấy rằng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong một đơn vị kế toán thực chất phải là việc xác lập mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định. Trong quá trình đó, các đơn vị cần xem xét đến tính phù hợp với cơ chế, chế độ quản lý hiện hành như quy định về kết cấu, nội dung ghi chép của tài khoản và thống nhất quan hệ ghi chép giữa các tài khoản.
- Do nhu cầu sử dụng thông tin của nhiều đối tượng khác nhau, hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực sẽ làm cho
thông tin kế toán cung cấp có tính dễ hiểu, có thể so sánh được. Mặt khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán các đơn vị sự nghiệp phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động. Những đặc điểm này có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng tài khoản sử dụng cũng như mức độ chi tiết của từng tài khoản. Nhờ đó tổ chức hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh, hệ thống hóa được các đối tượng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này.
Hiện nay, các đơn vị SNCL phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (2017) để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Nội dung và phương pháp kế toán được quy định cho từng loại tài khoản cũng đã