3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Thu thập số liệu thứ cấp
Số liệu thứ cấp được thu thập từ các nguồn:
tiền lương.
- Tìm hiểu các nghiên cứu trước đây có liên quan nhằm vận dụng những kết quả nghiên cứu đã đạt được để vận dụng cho nghiên cứu đề tài này.
3.2.1.2. Thu thập số liệu sơ cấp
Để có được các đánh giá thực tiễn tác giả tập trung khảo sát tại bệnh viện theo quy mô mẫu, tổng số lượng như sau:
Cán bộ quản lý 34 người (Ban giám đốc và trưởng, phó các khoa, phòng) và 09 nhân viên kế toán, phòng tài chính kế toán bệnh viện (toàn bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành trừ tác giả).
Số liệu sơ cấp thu được từ điều tra thông qua bảng hỏi nhân viên kế toán (Phụ lục số 01) do tác giả đề tài thực hiện. Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu kết hợp với phương pháp điều tra bằng phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp những người liên quan, tác giả đã có những thông tin liên quan đến tình hình tổ chức kế toán tại bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành tỉnh Bắc Ninh.
Từ đó tổng hợp thống kê, so sánh, phân tích hiện tượng để làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, chỉ ra những vấn đề tồn tại và nguyên nhân làm căn cứ đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với mục tiêu của đề tài.
3.2.2. Phương pháp phân tích số liệu
3.2.2.1. Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp thống kê mô tả được sử dụng để mô tả dữ liệu thu thập được từ nghiên cứu thực nghiệm qua các cách thức khác nhau, dựa vào các chỉ tiêu tính toán số liệu, tài liệu, báo cáo, sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính sau đó phân tích đánh giá nguyên nhân và các vấn đề phát sinh, các biện pháp nâng cao hiệu quả đưa ra.
3.2.2.2. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh được vận dụng để so sánh tình hình thực hiện và chấp hành các quy định của nhà nước về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị.
3.2.2.3. Phương pháp chuyên gia
Phương pháp xin tham vấn của cán bộ quản lý bệnh viện, cán bộ phòng Tài chính – kế toán: Thông qua đánh giá của các cá nhân có kinh nghiệm về quản
lý bệnh viện, những người đã có thời gian làm việc, hoạt động trong lĩnh vực lâu năm nhằm tìm ra giải pháp hiệu quả cho vấn đề.
3.2.2.4.Phương pháp thang đo
Đề tài sử dụng phương pháp này để đánh giá công tác tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành thông qua phiếu khảo sát, phỏng vấn 43 người là Ban giám đốc, trưởng, phó các khoa, phòng và 09 nhân viên kế toán. Các nội dung được thể hiện trong phiếu điều tra khảo sát thông qua bảng hỏi đánh giá theo mức độ để từ đó đưa các giải pháp có hiệu quả hơn.
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN THUẬN THÀNH, TỈNH BẮC NINH ĐA KHOA HUYỆN THUẬN THÀNH, TỈNH BẮC NINH
Để nghiên cứu, mô tả và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành, tác giả đã sử dụng phương pháp điều tra, khảo sát theo mẫu phiếu khảo sát tại phụ lục 3.1. Đối tượng khảo sát Cán bộ quản lý 34 người (Ban giám đốc và trưởng, phó các khoa, phòng) và 09 nhân viên kế toán, phòng tài chính kế toán bệnh viện. Số phiếu tác giả phát ra là 43 số phiếu thu về là 43 và có 43 phiếu hợp lệ và có giá trị nghiên cứu. Từ bảng kết quả mô tả khảo sát tác giả mô tả và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành như sau:
4.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của bệnh viện được tổ chức theo mô hình tập trung. Với mô hình tổ chức này, các nhân viên kế toán bệnh viện được tổ chức thành các bộ phận kế toán phần hành. Mỗi bộ phận kế toán sẽ phụ trách riêng từng phần hành kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán gửi lên để lập chứng từ thu, chi, nhập xuất kho và lên các sổ sách, báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính.
Bộ máy kế toán của bệnh viện ngoài việc ghi chép, thu thập, xử lý số liệu và cung cấp thông tin kế toán còn phải thực hiện chức năng quản lý tài chính như: xây dựng các dự toán thu của bệnh viện căn cứ vào khả năng thu, xây dựng dự toán chi theo đúng định mức, mục lục ngân sách, lập dự toán kinh phí, theo dõi việc thực hiện dự toán thu – chi, lập các báo cáo cho công tác quản lý và điều hành bệnh viện, thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát đánh giá việc quản lý và sử dụng nguồn tài chính, tài sản trong đơn vị, từ đó đề suất các giải pháp để nâng cao việc đầu tư hiệu quả của nguồn vốn, tiết kiệm chi tăng thu nhập cho người lao động.
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức công tác kế toán ở bệnh viện, phòng tài chính kế toán có chức năng nhiệm vụ sau.
+ Chức năng:
Giúp giám đốc thực hiện chức năng quản lý toàn bộ tài chính, tài sản của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật, về đảm bảo an toàn tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn tài chính, tài sản được giao.
+ Nhiệm vụ:
- Ghi chép thu thập xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính.
- Xây dựng các dự toán thu của bệnh viện căn cứ vào việc xác định khả năng thu.
- Xây dựng dự toán chi theo đúng định mức, mục lục ngân sách, lập dự toán kinh phí, theo dõi việc thực hiện dự toán thu chi.
- Cung cấp đầy đủ kịp thời số liệu, tài liệu và các thông tin liên quan đến quản lý tài chính của đơn vị theo yêu cầu của ban giám đốc, Sở Y tế…
- Thực hiện lập gửi báo cáo tài chính.
- Lưu giữ bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều phần hành kế toán thể hiện qua sơ đồ 4.1.
Sơ đồ 4.1. Bộ máy kế toán Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: 01 trưởng phòng kế toán kiêm (kế toán trưởng), 01 phó phòng, 07 kế toán viên.
Trưởng phòng kế toán(kế toán trưởng): Là người lãnh đạo tổ chức kế toán và bộ máy kế toán của bệnh viện, kiểm tra giám sát hoạt động kế toán, cân đối thu, chi quyết toán và ký các báo cáo tài chính định kỳ.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán các khoản thanh toán và tiền lương, kế toán các khoản thu khác(Phó phòng): Hỗ kế toán trưởng và trưởng phòng Tài chính điều
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng)
Kế toán tổng hợp, kiêm kế toán thanh toán (Phó phòng)
Kế toán Viện phí Ngoại trú Kế toán Vật tư, dược, TSCĐ Thủ quỹ, kế toán các khoản phải nộp nhà nước Kế toán Viện phí Nội trú
hành về công tác tổ chức kế toán là người lãnh đạo trực tiếp công tác tổ chức kế toán, kiểm tra giám sát trực tiếp các hoạt động kế toán của từng kế toán viên, tổng hợp cân đối thu, chi quyết toán ngân sách, chịu trách nhiệm phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thu, chi bằng tiền mặt và chuyển khoản. Cuối ngày phải có số liệu tiền mặt còn tồn trong quỹ để đối chiếu với thủ quỹ; tính toán chính xác, kịp thời, đầy đủ tiền lương phụ cấp lương và các kế độ khác cho viên chức người lao động, đảm bảo chế độ chi cho con người đúng quy định; tính toán, đối chiếu với các nhà cung cấp để có kế hoạch thanh toán đúng và kịp thời.
Kế toán dược, vật tư, tài sản cố định: tính toán chính xác, đầy đủ tình hình mua thuốc, vật tư nhâp và xuất kho của từng khoa, phòng trong đơn vị, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản, công cụ dụng cụ, hàng tháng kiểm kê các kho vật tư, hóa chất và vật tư hành chính.
Thủ quỹ, kế toán các khoản nộp nhà nước: quản lý tiền mặt thực tế tại đơn vị, Chi tiền mặt theo dúng quy định khi có chứng từ và duyệt của giám đốc bệnh viện thực hiện ghi chép, kiểm tra đối chiếu quỹ cuối ngày với kế toán tổng hợp. Mua, quản lý, phát hành, lập các loại hóa đơn thuế GTGT, biên lai thu phí, lệ phí theo đúng quy định hiện hành của nhà nước, lập và nộp tờ khai quyết toán các loại thuế phát sinh như: Tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN của các cá nhân thuê ngoài, thuế thu nhập doanh nghiệp theo định kỳ.
Kế toán thanh toán viện phí nội trú và ngoại trú: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu đối với người bệnh không có BHYT và người bệnh có BHYT, tổng hợp báo cáo tình thu dịch vụ viện phí và đẩy dữ liệu lên cổng BHYT quyết toán chi phí khám chữa bệnh BHYT với cơ quan BHXH.
Không chỉ tìm hiểu và phân tích tình hình bộ máy kế toán tại Bệnh viện trong thời gian qua, tác giả đồng thời đã tổ chức lấy ý kiến của các cán bộ quản lý (34 người) và 9 nhân viên kế toán tại bệnh viện. Thông qua 43 phiếu câu hỏi Tác giả đã thu thập được những ý kiến đóng góp cũng như quan điểm của mỗi cán bộ về công tác kế toán nhằm hướng tới hoàn thiện bộ máy kế toán tại bệnh viện. Tổng hợp ý kiến, nhận xét của nhân viên y tế về tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện ở bảng 4.1.
Kết quả từ bảng 4.1 cho thấy mức độ hài lòng với tổ chức bộ máy kế toán của bệnh viện: Rất hài lòng 4.6%, bình thường 81.3%, rất không hài lòng 14.1% Nguyên nhân: Do nhân lực kế toán còn mỏng lên bố trí tập trung thanh toán viện phí tại một khu chưa có kế toán thanh toán viện phí đến từng khoa, phòng dẫn tới
người bệnh thanh toán chưa được kịp thời vẫn còn hiện tượng chen lấn, không theo thứ tự gây bức xúc cho người bệnh và người nhà người bệnh.
Bảng 4.1. Nhận xét của cán bộ quản lý và kế toán về tổ chức bộ máy kế toán của bệnh viện
Chỉ tiêu Thông tin Số lượng (%)
Mức độ hài lòng với tổ chức kế bộ máy toán của bệnh viện
Rất hài lòng 2 4.6
Bình thường 35 81.3
Rất không hài lòng 6 14.1
Bảng phân công nhiệm vụ của nhân viên kế toán
Rất phù hợp 0 0
Phù hợp 32 74.4
Chưa phù hợp 11 25.6
Bộ máy kế toán có đáp ứng công việc theo yêu cầu quản lý
Đáp ứng rất tốt 6 13.9
Đáp ứng tốt 37 86.1
Chưa đáp ứng tốt 0 0
Phân công nhiệm vụ của nhân viên kế toán của bệnh viện: Phù hợp chiếm 74.4% chưa phù hợp chiếm 25.6%, thực tế cho thấy các kế toán viên của Phòng Tài chính - Kế toán đều tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành tài chính hoặc kế toán nhưng đa số kế toán chỉ làm công việc như nhân viên thống kê, ghi chép và phản ánh số liệu hàng ngày, không liên quan đến công tác hạch toán kế toán, do vậy đã làm cho một số nhân viên không muốn gắn bó lâu dài với công việc được giao.
Mặc dù nhiều kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành công việc nhưng luôn đáp ứng tốt công việc theo yêu cầu quản lý trong đó: đáp ứng rất tốt 13.9%, đáp ứng tốt chiếm 86.1%
4.1.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế, căn cứ vào các hoạt động của bệnh viện và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ phân công việc lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư.
Đồng thời kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ trong bệnh viện. Thông thường trình tự luân chuyển chứng từ ở bệnh viện được tiến hành qua bốn bước thể hiện sơ đồ 4.2.
Sơ đồ 4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Việc lập chứng từ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến hoạt động của bệnh viện đều được lập chứng từ kế toán đủ số liên và có đầy đủ chữ ký theo quy định, nội dung và chữ viết trên các chứng từ phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chứng từ lập trên máy vi tính đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ, các bộ phận đều căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy trình bảng
Bảng 4.2. Quy trình luân chuyển chứng từ tại đơn vị
Chứng từ Bộ phận lập chứng
từ
Kiểm tra, ký chứng từ
Định khoản
ghi sổ Lưu kho
1. Tiền
lương Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp Kế toán lương
2. Vật tư Kế toán Vật tư
Kế toán vật tư, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán vật tư, kế toán tổng hợp Kế toán vật tư
3. TSCĐ Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ, kế toán trưởng, thủ
trưởng đơn vị Kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ 4. Tiền tệ Kế toán lương, kế toán tổng hợp, kế toán viện phí, thủ quỹ lập chứng từ Kế toán viên, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Kế toán viên, kế toán tổng hợp Kế toán viên, kế toán tổng hợp, kế toán viện phí, thủ quỹ Trình tự luân chuyển chứng từ: Các bộ phận đều căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán theo trình tự.
Bước 1. Lập chứng từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán xác định
loại chứng từ phù hợp để lập chứng từ. Các chứng từ kế toán của bệnh viện đều được lập trên máy vi tính theo quy định của Luật kế toán và có tính pháp lý.
Bước 2. Kiểm tra chứng từ, việc thực hiện kiểm tra chứng từ của bệnh
viện được trải qua hai khâu kiểm tra lần đầu và kiểm tra lại. Công việc kiểm tra lần đầu do các nhân viên kế toán phần hành hoặc kế toán thanh toán thực hiện. Các nhân viên tiến hành kiểm tra nội dung nghiệp vụ của chứng từ, các chỉ
Bước 1 Lập chứng từ Bước 2 Kiểm tra, ký chứng từ Bước 3 Phân loại, định khoản, ghi sổ Bước 4 Bảo quản và lưu trữ chứng từ
tiêu về giá trị, khối lượng, số tiền...kiểm tra lần sau do kế toán trưởng và kế toán tổng hợp thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành, kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Bước 3. Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ, các chứng từ kế toán
của bệnh viện thường phân tích thành 2 loại; chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp cho hoạt động chi thường xuyên và hoạt động chi không thường xuyên tại bệnh viện. Các chứng từ tổng hợp dược thể hiện ở bảng thanh toán tiền lương, bảng tính hao mòn TSCĐ. Hiện nay, hầu hết các bộ phận kế toán trong bệnh viện đều đã thực hiện trên máy vi tính công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Bước 4. Lưu trữ và bảo quản chứng từ việc lưu trữ bảo quản chứng từ kế
toán, các chứng từ kế toán sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập, bên ngoài ghi các thông tin về thời gian, số liệu, sau đó được sắp xếp theo từng năm trên các giá, kệ tại nơi lưu trữ. Thời