Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.1. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện đa khoa huyện Thuận
4.1.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị SNCL nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ sách kế toán hiện hành. Hiện nay các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ, theo quy định của Luật kế toán, Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung số 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy
định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán là, hình thức kế toán nhật ký - sổ cái, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Tuy nhiên trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hình thức kế toán phù hợp.
Sơ đồ 4.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hiện tại Phòng Tài chính – kế toán bệnh viên đang dùng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi nợ, ghi có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
Đơn vị ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ qua sơ đồ 4.6 + Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Hệ thống sổ kế toán tại Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ được kết xuất từ chương trình phần mềm kế toán tổng hợp “MISA Mimosa.Net” do công ty Misa cung cấp, xây dựng trên mẫu biểu quy định hiện hành.
Như vậy thực tế tại đơn vị mặc dù áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên cơ sở sử dụng phần mền kế toán, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà chỉ lưu chữ theo thời gian dưới hình thức tệp trong đó các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ đi kèm.
Hằng ngày căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Dữ liệu kế toán sẽ tự động chuyển đến sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Cuối tháng, kế toán sẽ thực hiện khóa sổ và lập các báo cáo theo quy định, việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được thực hiện tự động, luôn đảm báo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được cập nhật trong kỳ.
Tuy nhiên, thực tế vẫn còn thiếu một số sổ theo quy định như: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hóa, sổ theo dõi kinh phí tạm ứng tại kho bạc, sổ chi tiết các khoản doanh thu đối với các hoạt động sản suất kinh doanh, dịch vụ. Sổ tăng giảm tài sản cố định, sổ kho, chưa phản ánh chi tiết tình hình luân chuyển giữa các khoa vì vậy tổng hợp thì đúng nhưng kế toán chi tiết thì chưa đúng.
Ngoài ra, việc thiết kế các mẫu biểu mà đặc biệt là sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh có ý nghĩa rất lớn đối với tổ chức kế toán tại bệnh viện. Trên thực tế tại bệnh viện, đi kèm với việc điều trị cho người bệnh là phát sinh rất nhiều các khoản chi phí khác nhau như: Thuốc, máu, dịch truyền, vật tư y tế....đi kèm với phiếu thanh toán cho người bệnh là bảng kê chi phí điều trị. Trong trường hợp người bệnh thuộc diện được BHYT chi trả một phần chi phí thì lại càng khó khăn hơn, nếu bệnh viện không hạch toán thật chi tiết thì khả năng “xuất toán” của BHXH là rất cao. Do vậy để được hạch toán các khoản chi phí này tốt thì công việc của kế toán chi tiết là rất lớn. Mỗi kế toán viện phí chịu thanh toán cho
từng người bệnh ra việc ngoài việc thanh toán đúng đủ cho người bệnh thì còn phải phân loại người bệnh ngay từ khâu lập chứng từ. Mặc dù đơn vị đã áp dụng phần mềm và thanh toán chi phí khám chữa bệnh riêng nhưng cũng không tránh khỏi những sai sót do vậy kế toán viện phí vẫn phải làm thủ công.
Hàng tháng phải chi một khoản rất lớn phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật cho y bác sỹ nhưng việc theo dõi chi tiết từng loại phẫu thuật, thủ thuật gặp không ít khó khăn do đặc thù của nghành y tế, các văn bản quy định còn chưa rõ ràng, chồng chéo kế toán rất mất nhiều thời gian cho việc rà soát đối chiếu thanh toán phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật cho y bác sỹ, kế toán phải theo dõi từng bệnh nhân, phân loại từng loại phẫu thuật, thủ thuật và áp giá theo quy định của nhà nước, nên việc thanh toán toán còn chưa được kịp thời và đôi khi thiếu chính xác. Do vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin và mã hóa từng loại phẫu thuật, thủ thuật được thanh toán đúng, kịp thời và việc đối chiếu được dễ ràng thuận tiện hơn.
Thông qua phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý bệnh viện gồm ban giám đốc và các trưởng, phó các khoa, phòng (34 người) về hệ thống sổ sách kế toán được áp dụng tại đơn vị tác giả thu được ktế quả tại bảng 4.8 như sau:
Bảng 4.8. Nhận xét của cán bộ quản lý về hệ thống sổ sách kế toán của bệnh viện
Chỉ tiêu Thông tin Số lượng (%)
Hệ thống sổ sách kế toán đã đáp ứng được yêu cầu báo cáo và quản lý của đơn vị
Đáp ứng rất tốt 0 0
Đáp ứng 25 73.5
Chưa đáp ứng 9 26.5 Kế toán đã xây dựng, thiết kế các
mẫu sổ phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị
Rất phù hợp 2 5
Phù hợp 21 31.7 Chưa phù hợp 11 32.3 Kết quả cho thấy hệ thống sổ sách kế toán mới đáp ứng được 73.5% còn 26.5% còn chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Một số chứng từ hướng dẫn vẫn còn chưa phù hợp chiếm 32.3%.