Loại tài khoản Thực trạng Hệ thống TK tại đơn vị các tài khoản chi tiết
1. Tiền và vật tư
+ TK 111 đơn vị chỉ mở TK 1111 - Tiền mặt tại quỹ + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Đơn vị mở 2 tài khoản chi tiết
TK 2607 Mở tại ngân hàng Nông nghiệp dùng để thu hộ các khoản thu dịch vụ phát sinh tại đơn vị cứ hết 05 ngày làm việc NH tự động chuyển vào tại khoản của đơn vị tại Kho Bạc Nhà nước TK 3714.0.1127422 tiền gửi tại kho bạc nhà nước
+ TK 131 – Các khoản phải thu của khách hàng + TK 1371 - Tạm chi thu nhập tăng thêm + TK 141 – Tạm ứng
+ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu tài khoản này được chi tiết cho từng loại thuốc, dịch truyền, hóa chất, máu...
+ TK 153 - Công cụ dụng cụ, tài khoản này được chi tiết cho từng loại xe đẩy, xe tiêm…
+ TK 156 – Hàng hóa: Sổ Y bạ, Vacxin dịch vụ…
2. TSCĐ + TK 211.1 - Nhà cửa
+ TK 211.2 - Máy móc, thiết bị + TK 211.3 - Phương tiện vận tải + TK 211.4 - Thiết bị, dụng cụ quản lý + TK 211.5 - Cây lâu năm
+ TK 213.1 - Quyền sử dụng đất + TK 213.5 – Phần mềm ứng dụng + TK 214.1 - Hao mòn TSCĐ hữu hình + TK 214.2 - Hao mòn TSCĐ vô hình 3. Thanh toán
+ TK 331 - Phải trả người cung cấp + TK 332.1 - BHXH
+ TK 332.2 - BHYT + TK 332.3 - KPCĐ
+ TK 332.4 - Bảo hiểm thất nghiệp + TK 333.11 - Thuế GTGT đầu ra
Loại tài khoản Thực trạng Hệ thống TK tại đơn vị các tài khoản chi tiết
+ TK 333.4 – Thuế TNDN
+ TK 333.5 - Thuế thu nhập cá nhân + TK 334.1 Phải trả công chức, viên chức + TK 334.8 Phải trả lao động khác
+ TK338.1 Các khoản thu hộ chi hộ + TK338.8 Phải trả khác
+ TK 353 – Quỹ đặc thù
+ TK 366.11 Giá trị còn lại của TSCĐ
+ TK366.12 Giá trị còn lại của nguyên liệu, CCDC tồn kho
4. Nguồn kinh phí và các quỹ
+ TK 421.1 - Thặng dư (Thâm hụt) từ hoạt động hành chính, sự nghiệp
+ TK 421.2 - Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch vụ +TK 431.1 - Quỹ Khen thưởng
+ TK 431.2 – Quỹ phúc lợi
+ TK 431.3 – Quỹ bổ sung thu nhập
+ TK 431.4 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp + TK468 – Nguồn cải cách tiền lương
5. Các khoản thu
+ TK 511.1 – Khoản thu hoạt động thường xuyên + TK 511.2 - Khoản thu hoạt động không thường xuyên + TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh
6. Các khoản chi
+ TK 611.1 - Chi thường xuyên + TK 611.2 - Chi không thường xuyên + TK 632 – Giá vốn hàng bán
+ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
7.Thu nhập
khác
+ TK 711.1 - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản + TK 711.8 - Thu nhập khác
8.Chi phí khác + TK 811.1 - Chi phí từ thanh lý, nhượng bán tài sản
+ TK 811.8 - Chhi phí khác + TK 821 - Chi phí thuế TNDN
9.Xác định kết quả
+ TK 911.1 - Xác định kết quả hoạt động hành chính, sự nghiệp + TK911.2 - Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ
+ TK 911.8 - Xác định kết quả hoạt động khác
10. TK Loại 0 + TK 008 - Dự toán chi hoạt động
TK 008.1 - Dự toán chi thường xuyên TK 008.2 - Dự toán chi không thường xuyên + TK 014 – Phí được khấu trừ để lại
Loại 1: Tiền và vật tư
Kế toán đã sử dụng tài khoản theo dõi và hạch toán phù hợp, bên cạnh đó với các loại vật tư, đặc thù ở Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành đó là thuốc, như đã trình bày ở nội dung tổ chức hệ thống chứng từ, bộ phận dược chịu trách nhiệm theo dõi cả về mặt số lượng và chất lượng, và bộ phận kế toán chỉ hạch toán trên cơ sở số liệu cung cấp từ các chứng từ gốc và báo cáo định kỳ của khoa Dược. Vì vậy, nói cụ thể hơn, TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” mở tài khoản chi tiết đến từng kho.
Loại 2: TSCĐ
Thực tế tại đơn vị, xuất phát từ nguyên nhân không thể tách biệt TSCĐ dùng chung cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ nên giá trị hao mòn của TSCĐ cũng không được theo dõi trên tài khoản chi tiết, từ đó TK 214 “Hao mòn TSCĐ” hiện tại chưa được thiết kế tài khoản chi tiết theo dõi phù hợp.
Loại 3: Các khoản thanh toán
Kế toán đơn vị đã theo dõi chi tiết công nợ đến từng nhà cung cấp, do đặc thù của đơn vị là có nhiều nhà cung cấp thuốc, vật tư y tế do vậy mọi khoản nợ phải trả cho người bán của đơn vị đã được theo dõi chi tiết đến từng đối tượng phải trả, và từng lần thanh toán do việc cung ứng thuốc kéo dài trong 12 tháng
Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ
Đối với nguồn kinh phí chủ yếu là nguồn cải cách tiền lương, kế toán theo dõi và hạch toán trên TK 468 “Nguồn cải cách tiền lương”. Đây là nguồn kinh phí được sử dụng khi Nhà nước tăng lương mà cơ cấu giá dịch vụ chưa được điều chỉnh kịp thời, đồng thời nguồn này chỉ được sử dụng khi có ý kiến của Ủy ban nhân dân tỉnh (theo phân cấp) như: Mua sắm trang thiết bị Y tế để phục vụ cho hoạt động chuyên môn, Nguồn cải cách tiền lương hàng năm của đơn vị phải trích lập theo số thu và được tăng dần hàng năm.
Việc trích và sử dụng nguồn cải cách tiền lương đối với đơn vị thực hiện theo quy định tại thông tư hướng dẫn xác định nhu cầu, nguồn và phương thức chi thực hiện điều chỉnh mức lương hàng năm (Thông tư số 67/2017/TT-BTC ngày 30/6/2017 của Bộ Tài chính đối với năm 2017). Theo đó, về nguyên tắc đơn vị phải sử dụng tối thiểu 40% số thu được để lại theo chế độ (ngành y tế tối thiểu 35%) để thực hiện cải cách tiền lương.
Sau khi trích lập xong nguồn cải cách tiền lương thì đơn vị mới tính được chênh lệch thu chi và định khoản vào TK 421 sau đó mới phân bổ vào các quỹ theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị như sau:
+ Trích tối thiểu 30% vào Quỹ đầu tư phát triển sự nghiệp
+ Trích 10% vào quỹ khen thưởng, phúc lợi (nhưng tối đa không được vượt 2 tháng tiền lương tiền công)
+ Trích 60% vào quỹ bổ sung thu nhập
Loại 5: Các khoản thu
Các khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh lấy lãi như căng tin, nhà xe, nhà thuốc đơn vị hạch toán vào TK 511.8 “các khoản thu khác” theo tác giả như vậy là chưa đúng với chế độ hiện hành.
Loại 6: Các khoản chi
TK 611 “Chi hoạt động” phản ánh tình hình biến động của các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên của bệnh viện và tài khoản này được chi tiết theo nguồn kinh phí NSNN cấp.
TK 642 “Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ” phản ánh tình hình biến động của các khoản chi thường xuyên của bệnh viện và tài khoản này được chi tiết theo nguồn kinh từ viện phí, BHYT, nguồn khác.
Tuy nhiên, mặc dù đã có những sửa đổi bổ sung trong hệ thống tài khoản theo thông tư hướng dẫn mới nhưng hiện tại đơn vị vẫn chưa đưa vào sử dụng TK 652 “Chi phí chưa xác định đối tượng chịu phí”. Điều này phần nào ảnh hưởng đến việc đánh giá và phân tích thông tin kế toán tại đơn vị.
Loại 10: Tài khoản loại 0
Thực tế cho thấy bệnh viện đã từng bước vận dụng được hệ thống tài khoản kế toán mới theo quy định một cách linh hoạt và phù hợp với các đặc điểm hoạt động của đơn vị. Đồng thời, bệnh viện đã đảm bảo nguyên tắc phân loại và mã hoá hệ thống tài khoản với mục tiêu, đáp ứng yêu cầu quản lý, sử dụng và kiểm soát các khoản thu chi của đơn vị, phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, cho phép ứng dụng công nghệ thông tin và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho cơ quan quản lý nhà nước cũng như các đối tượng quan tâm.
Thông qua phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng bệnh viện và phiếu khảo sát 09 cán bộ kế toán về hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng tại đơn vị thu được kết quả tại bảng 4.7:
Bảng 4.7. Nhận xét của cán bộ kế toán về hệ thống tài khoản kế toán của bệnh viện
Chỉ tiêu Thông tin Số lượng (%)
Tài khoản kế toán đã được mở chi tiết đến từng đối tượng theo dõi
Đã mở đủ 0 0
Đủ 5 55.5
Chưa mở đủ 4 44.5 Đơn vị đã áp dụng linh hoạt các tài
khoản
Rất linh hoạt 0 0 Linh hoạt 6 66.7 Chưa linh hoạt 3 33.3 Qua khảo sát tại bệnh viện cho thấy hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phần lớn đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên liên tục về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu – chi, và sử dụng đúng mục đích. Tuy nhiên một số tài khoản đơn vị vẫn chưa mở đủ để theo dõi như TK152 đơn vị chưa chi tiết được đến từng loại thuốc, vật tư, hàng hóa và tài khoản 214 tính hao mòn vẫn chung cho toàn đơn vị chưa tách các tài sản trang thiết bị y tế được đầu tư từ ngân sách cấp và các tài sản được mua từ quỹ đầu tư phát triển sự nghiệp do vậy việc xác định kết quả kinh doanh còn chưa xác thực đồng thời cũng chưa có phương án tích lũy để tái đầu tư trang thiết bị y tế.
Việc vận dụng một số tài khoản còn chưa được linh hoạt qua khảo sát còn 33.3% đơn vị chưa linh hoạt trong việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán như trong hoạt động đấu thầu đơn vị có áp dụng tài khoản doanh thu và chi phí nhưng đa số hoạt động này đều không có chênh lệch thu chi nhưng đơn vị phải nộp thuế TNDN 2% là chưa hợp lý.
4.1.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị SNCL nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ sách kế toán hiện hành. Hiện nay các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ, theo quy định của Luật kế toán, Thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung số 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy
định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán là, hình thức kế toán nhật ký - sổ cái, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Tuy nhiên trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hình thức kế toán phù hợp.
Sơ đồ 4.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hiện tại Phòng Tài chính – kế toán bệnh viên đang dùng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi nợ, ghi có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
Đơn vị ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ qua sơ đồ 4.6 + Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Hệ thống sổ kế toán tại Bệnh viện đa khoa huyện Thuận Thành bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ được kết xuất từ chương trình phần mềm kế toán tổng hợp “MISA Mimosa.Net” do công ty Misa cung cấp, xây dựng trên mẫu biểu quy định hiện hành.
Như vậy thực tế tại đơn vị mặc dù áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên cơ sở sử dụng phần mền kế toán, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà chỉ lưu chữ theo thời gian dưới hình thức tệp trong đó các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ đi kèm.
Hằng ngày căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Dữ liệu kế toán sẽ tự động chuyển đến sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Cuối tháng, kế toán sẽ thực hiện khóa sổ và lập các báo cáo theo quy định, việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được thực hiện tự động, luôn đảm báo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được cập nhật trong kỳ.
Tuy nhiên, thực tế vẫn còn thiếu một số sổ theo quy định như: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hóa, sổ theo dõi kinh phí tạm ứng tại kho bạc, sổ chi tiết các khoản doanh thu đối với các hoạt động sản suất kinh doanh, dịch vụ. Sổ tăng giảm tài sản cố định, sổ kho, chưa phản ánh chi tiết tình hình luân chuyển giữa các khoa vì vậy tổng hợp thì đúng nhưng kế toán chi tiết thì chưa đúng.
Ngoài ra, việc thiết kế các mẫu biểu mà đặc biệt là sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh có ý nghĩa rất lớn đối với tổ chức kế toán tại bệnh viện. Trên thực tế tại bệnh viện, đi kèm với việc điều trị cho người bệnh là phát sinh rất nhiều các khoản chi phí khác nhau như: Thuốc, máu, dịch truyền, vật tư y tế....đi kèm với phiếu thanh toán cho người bệnh là bảng kê chi phí điều trị. Trong trường hợp người bệnh thuộc diện được BHYT chi trả một phần chi phí thì lại càng khó khăn hơn, nếu bệnh viện không hạch toán thật chi tiết thì khả năng “xuất toán” của BHXH là rất cao. Do vậy để được hạch toán các khoản chi phí này tốt thì công việc của kế toán chi tiết là rất lớn. Mỗi kế toán viện phí chịu thanh toán cho
từng người bệnh ra việc ngoài việc thanh toán đúng đủ cho người bệnh thì còn phải phân loại người bệnh ngay từ khâu lập chứng từ. Mặc dù đơn vị đã áp dụng phần mềm và thanh toán chi phí khám chữa bệnh riêng nhưng cũng không tránh khỏi những sai sót do vậy kế toán viện phí vẫn phải làm thủ công.
Hàng tháng phải chi một khoản rất lớn phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật cho y bác sỹ nhưng việc theo dõi chi tiết từng loại phẫu thuật, thủ thuật gặp không ít khó khăn do đặc thù của nghành y tế, các văn bản quy định còn chưa rõ ràng, chồng chéo kế toán rất mất nhiều thời gian cho việc rà soát đối chiếu thanh toán phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật cho y bác sỹ, kế toán phải theo dõi từng bệnh nhân, phân loại từng loại phẫu thuật, thủ thuật và áp giá theo quy định của nhà nước, nên việc thanh toán toán còn chưa được kịp thời và đôi khi thiếu chính xác. Do vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin và mã hóa từng loại phẫu thuật, thủ thuật được thanh toán đúng,