8. Cấu trúc của luận văn
2.2. Công tác tổ chức và bảo quản tàiliệu
2.2.1. Tổ chức kho mở.
Các phòng (kho) phục vụ của TV gồm: Phòng đọc tổng hợp, phòng sách tham khảo, phòng đọc tiếng Pháp, phòng đọc tiếng Việt, phòng đọc tiếng Thái Lan, phòng đọc chữ Lá cọ và phịng đọc báo, tạp chí đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở.
Mặc dù diện tích sử dụng nhỏ hẹp nhƣng TV đã cố gắng tận dụng bố trí các kho tài liệu một cách phù hợp với diện tích và u cầu hoạt động của mình.
Trong 8 kho đều có trang bị hệ thống điều hòa, giá, kệ, tủ sách, nhƣng hệ thống giá, kệ, tủ sách chƣa đạt chuẩn.
Hiện nay chính phủ Lào đang xây dựng TVQGL mới gồm 4 tầng, với diện tich 6.400m2
trong khuôn viên gần 12.000m2 với tổng mức đầu tƣ 5 triệu USD tại bản Sivilay, quận Saysettha, Vientiane. Khi có nhà TV mới sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ NDT và TV đƣợc thiết kế theo mơ hình thƣ viện hiện đại.
* Phương thức sắp xếp tài liệu:
Do diện tích của các kho khơng đƣợc rộng vì vậy mục đích của thƣ viện ln u cầu phải đảm bảo tính chất sau:
- Thuận lợi cho CB tìm hiểu kho tài liệu, nắm vững kho, dễ dàng khi tiến hành kiểm kê, thanh lý, tiết kiệm diện tích trong kho và trên giá, giảm bớt công sức của CB hàng ngày làm việc với kho, nhằm bảo quản tốt tài liệu của TV.
- Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu đƣợc cán bộ thƣ viện tuân thủ và đảm bảo nguyên tắc:
+ Xếp tài liệu trong kho, xếp từ trong ra ngoài + Xếp tài liệu trên giá, xếp từ trên xuống dƣới + Xếp tài liệu từ trái sang phải
Tài liệu đƣợc sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loạiDDC để phân loại tài liệu và kết hợp xếp theo ngôn ngữ.
Khung phân loại DDC đƣợc chia theo 10 mơn loại (mỗi mơn loạiđƣợc chia thành các nhóm nhỏ chi tiết)gồm các ký hiệu :
000 Tổng loại
100 Triết học. Tâm lý học. 200 Tôn giáo
300 Các khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ học
500 Khoa học tự nhiên và toán học 600 Khoa học kỹ thuật
700 Nghệ thuật, Thể thao 800 Nghiên cứu văn học 900 Lịch sử, Địa lý, Du lịch
- Ký hiệu kho của TV đầu tiên là tên tác giả ( hai chữ viết tắt của tên tác gia VD: ຈັຘສີພວງສຸເກດ “ຈສ”), nếu tài liệu khơng có tác giả hoặc nhiều tác giả thì mơ tả theo tên tài liệu.
- Ký hiệu xếp giá đƣợc viết lên nhãn và dán trên gáy của tài liệu, đƣợc sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá.
Nếu các tài liệu có cùng số phân loại thì chúng sẽ đƣợc xếp theo vần chữ cái và số tự nhiên từ số nhỏ đến số lớn trong ký hiệu xếp giá.
Ví dụ: Nhãn tài liệu xếp giá
Chỉ số phân loại
Ký hiệu tên tác giả
2.2.2. Phương pháp bảo quản tài liệu.
Cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa vơ cùng quan trọng nhằm giữ gìn vốn tài liệu thƣ viện, góp phần tăng cƣờng và nâng cao chất lƣợng nguồn lực thông tin. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu, TV đã tiến hành nhiều biện pháp phù hợp với từng loại hình tài liệu.
025.594
ຈສ
027.5
Mơi trƣờng trong kho luôn đƣợc đảm bảo ổn đình về nhiệt độ tránh nhiệt độ trong kho quá nóng và quá lạnh gây ra hiện tƣợng vật lý tài liệu sẽ tự hƣ hỏng, trong các kho ln đƣợc bố trí hệ thống điều hịa nhằm ổn định nhiệt độ.
Thƣ viện đã tổ chức, quản lý, các giải pháp xử lý bảo quản tài liệu chống mối, mọt,côn trùng, chuột, vi sinh vật gây hại:
Các phịng kho có hệ thốngmáy điều hịa, máy hút âm, quạt hoặc mở cửa để thơng gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Khi mở cửa thơng gió khơng để bụi, cơn trùng, khí độc, ánh sáng... lọt thêm vào kho.
Thƣ viện cũng thƣờng xuyêntiến hành quét dọn, tổ chức nhiều đợt phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột.
- Để phòng nấm mốc phát sinh phải thƣờng xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu.
- Thƣờng xuyên làm vệ sinh tài liệuchống côn trùng vào kho
- Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho
(nhƣ đƣờng ống, đƣờng cống, đƣờng dây dẫn điện, ống thông hơi...)
- Tiến hành kiểm tra, kiểm kê tài liệu định kỳ và phục chế các tài liệu có dấu hiệu hƣ hỏng.
- Tổ chức tập huấn NDT: và đề ra một số nội quy phòng đọc mà ngƣời dùng tin vi phạm sẽ bị xử lý (có các hình thức và mức phạt cụ thể).
- Tài liệu số đều có hệ thống máy hút ẩm, máy điều hòa. Tài liệu Lá cọ số đƣợc bảo quản trong phịng có nhiệt độ 10 oc, 24 giờ/ngày. Còn tài liệu âm nhạc, vidio, băng cassett, sách nói bảo quản trong phịng có nhiệt độ duy trì là 22oC.
Những tài liệu quý hiếm Thƣ viện cũng đang có kế hoạch tiến hành chuyển đổi sang dạng số nhằm bảo quản đƣợc lâu dài và thuận tiện hơn.