8. Cấu trúc của luận văn
2.1. Công tác thu thập và xử lý tàiliệu
2.1.1. Bổ sung và phát triển vốn tàiliệu
Chính sách phát triển nguồn tin tại TVQGL bao quát các vấn đề sau: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện là nhanh chóng phát triển thành một thƣ viện hiện đại.
- Xác định nhu cầu trƣớc mắt và lâu dài của NDT tại TV và đặt ra ƣu tiên trong sự phân bố kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ.
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lƣợng lựa chọn và thanh lọc tàiliệu. Đáp ứng nhu cầu thông tin - tƣ liệu là nhiệm vụ quan trọng trong bất kỳ một cơ quan TTTV. Nhiệm vụ này thì cơng tác bổ sung vốn tài liệu phải đƣợc lãnh đạo thƣ viện quan tâm nhiều. Công tác bổ sung tài liệu phải dựa trên những tiêu chí, nguyên tắc nhất định, từng chức năng của mỗi bộ phận.
Hiện nay công tác bổ sung tại TVQGL đƣợc tiến hành bằng nhiều hình thức nhƣ: mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi, tặng biếu và xin.
* Mua: Đây là hình thức bổ sung chủ yếu của TVQGL.
- Đối với tài liệu dạng sách: Dựa trên sự đòi hỏi nhu cầu tin của NDT; Yêu cầu cụ thể của lãnh đạo mà TV tiến hành mua trực tiếp. Công tác bổ sung luôn chú trọng đến bổ sung những tài liệu, văn hóa, tin học, văn học…
- Đối với tài liệu báo - tạp chí: đƣợc đặt mua ở các cơ quan phát hành báo chí theo định kỳ.
+ Kinh phí bổ sung:
Trƣớc đây, mỗi năm TVQGL đƣợc cấp 20 triệu kíp vào năm 2010, 2011, 2012 và năm 2013 đƣợc cấp 30 triệu kíp ( 1 kíp = 0.38 đồng).
- Kinh phí bổ sung báo - tạp chí chiếm 16%
- Chƣa có kinh phí cho phục chế các tài liệu hƣ hỏng.
TT Nội dung Thành tiền (kíp) Tỷ lệ
1 Sách tiếng Lào 25.200.000 84%
2 Báo - tạp chí tiếng Lào 4.800.000 16%
TỔNG KINH PHÍ 30.000.000 100%
Bảng 2.1: Tổng kinh phí bổ sung tài liệu trong năm 2013
Biểu đồ 2.1: Tổng kinh phí bổ sung tài liệu trong năm 2013 * Nhận lưu chiều: * Nhận lưu chiều:
Hình thức bổ sung này vẫn còn một số hạn chế nhƣ: Biện pháp thu thập tài liệu cịn chƣa thống nhất, đồng bộ, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, viết ra có giá trị, các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên, luận văn, luận án,… cũng chƣa đƣợc thu nhận vì chƣa có quy chế rõ ràng về vấn đề giao nộp tại TVQGL.
Sách 84% Báo -tạp chí
* Trao đổi:
Hình thức trao đổi, xin viện trợ của một số tổ chức trong và ngoài nƣớc, các TV nhằm củng cố và phát triển phong phú thêm nguồn lực thơng tin của mình.
* Tặng biếu:
Hình thức này đƣợc tặng biếu từ cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức nƣớc ngoài và đặc biệt là các tổ chức nƣớc ngoài làm về giáo dục và hoạt động thƣ viện, bên Đại sứ quán, nƣớc ngoài ( Thái Lan, Việt Nam…), cá nhân.
* Đăng ký cá biệt bằng phần mềm mã nguồn mở PMB
Phân hệ Bổ sung còn giúp tiến hành việc quản lý và kiểm kê kho sách dễ dàng hơn và đã sử dụng phần mềm mã nguồn mở PMB nhập số đăng ký cá biệt, phân hệ chỉ có nhập lƣu trữ dữ liệu mà thơi vì nó chƣa kết nối với phân hệ khác (phần mềm PMB giao diện phân hệ Bổ sung hình 2.1)
* Số hóa tài liệu Lá cọ
Đối với tài liệu Lá cọ của TVQGL có thể nói đây là điểm đặc biệt của TV vì có cả tài liệu truyền thống và tài liệu số hóa (ở thƣ viện có Microfilm 3 bộ, 1 bản gốc và 1 bản coppy đƣợc lƣu trữ ở TVQGL, còn 1bản coppy đƣợc lƣu trữ ở Đức).Tài liệu Lá cọ đƣợc chụp bằng máy chụp hình kỹ thuật số Nikon D300s có ống kính Nikon 35 mm f/1,8 DX dùng chế độ Kaiser Fototechnik copy stand cùng hệ thống điện máy chụp nối với máy tính MacBook Pro áp dụng phần mềmNikon Camera Control Pro 2.
Hình ảnh đƣợc xử lý bằng phần mềm Adobe LightRoom 5, cho mã số qua Adobe Photoshop. Cách sử dụng Adobe photoshop Lightroom 5 để biến chế ảnh và xử lý ảnh cho đạt đƣợc chuẩn màu của tài liệu ( Lá cọ) và sẽ lƣu lại 2 công đoạn:
Cộng đoạn 1: sau khi xử lý xong sẽ lƣu bằng File TIFF do phần mềm Adobe photoshop Lightroom 5, sau đó sẽ lập số trang cho tài liệu Lá cọ và mã số do phần mềm Adobe Photoshop CS5.1.
Công đoạn 2: sau khilập số trang và mã số xong phải Import vào phần mềm Adobe photoshop Lightroom 5 lần nữa để Export thànhFile JPEG.
Tài liệu Lá cọ sau khi làm số hóa xong CSDL sẽ gửi sang Đức để đƣa lên Website và quản lý. Từ năm 2007, Thƣ viện Quốc gia Lào bắt đầu có website với địa chỉ: www.laomunuscripts.net đƣợc viết bởi ngơn ngữ lập trình HTML, CSS vàJavascript. Xây dựng trên phần mềm Ruby on Rails. Trang web đƣợc tích hợp tính năng tra cứu tài liệu dựa trên CSDL của hệ thống CSDL MySQL, CSDL đƣợc lƣu trữ trên máy chủ trong hệ thống Suse Enterprise Linux . Với tính năng này độc giả có thể tìm thấy cho mình những tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng mà khơng phải tìm theo cách thơng thƣờng nhƣ tìm trên mục lục. Hệ thống tìm kiếm dựa vào từ tìm kiếm và ở đây hệ thống dùng từ tìm kiếm là tên tài liệu. CSDL này còn nhiều hạn chế, chƣa áp dụng các chuẩn thƣ viện nhƣ MARC21 (Biliographic Data, Classification Data, Authority Data, Holding Data), AACR2,…, chƣa có các module nhƣ: lƣu thông, bổ sung, biên mục, ấn phẩm định kỳ, quản lý bạn đọc,…
* Sản xuất sách nói:
Thƣ viện Quốc gia Lào cịn sản xuất sách nói dành cho ngƣời kiểm thị và phân phối cho các trung tâm ngƣời khiếm thị, các thƣ viện công cộng và một số các tổ chức nƣớc ngoài ở Lào.
Trong hoạt động sản xuất sách nói ( Digital Talking books) q trình làm sách nói rất nhiều cơng đoạn, bắt đầu ghi âm từ phần mềm Nuendo 3 , xử lý chi tiếtfileâm thanh vớiphần mềm Sound Forge 7.0 và cuối cùng là làm Daisy MP3 với phần mềm LP Studio Pro.
Đoạn 1: Trong việc ghi âm ngƣời đọc phải có sự chuẩn bị, trƣớc khi thu phải tạo file âm thanh (Save file Master), Nuendo có cơng cụ vừa thu vừa xử lý sơ lƣợc đƣợc, có thể mở chƣơng trình thu xong mới xử lý, file âm thanh của phần mềm Nuendo 3 là file Web, nhƣng file Web không thể xử lý chi tiết ở
Sound Forge đƣợc phải chuyển file Web qua Export thành Audio Mixdown
Hình 2.3: Ghi âm bằng phần mềm Nuendo 3
Đoạn 2: Sound Forge 7.0 là phần mềm xử lý chi tiết file âm thanh của sách nói, vào giai đoạn này file âm thanh chia thành 2 dây. Khi xử lý, 2 dây to nhỏ phải đều nhau, độ âm thanh phải đạt 15,2 cao nhất không quá 9, thấp nhất khơng q 18.Trong trƣờng hợp khơng đạt, có thể kéo lên . Độ âm thanh chạy phải 1:2.048 mới đạt chuẩn. Các tài liệu làm sách nói các cấu trúc giống nhau nhƣng cách đọc và cách xử lý khác nhau:
VD: Tiểu thuyết, truyện dân gian, thơ…cần lồng nhạc nhƣng sách
tham khảo, sách giáo trình… khơng cần lồng nhạc
Khi lồng nhạc phải quay lại Nuendo, khi xử lý ở Sound Forge xong thì sang Nuendo nhƣng lần này mở dữ liệu qua File Import Audio File
Hình 2.4: Xử lý chi tiết file âm thanh với Sound Forge 7.0
Đoạn 3: Trƣớc khi làm Daisy sách nói phải tạo HTML file trƣớc do
Notepad program. Phải tạo theo cấu trúc sách đã chọn và tùy từng loại sách
VD: tên sách, lời nói đầu, mục lục, nội dung ( có một số tài liệu có cả tài liệu tham khảo). Phải có lời giới thiệu và lời cảm ơn của đơn vị sản xuất sách nói, trong đó có đủ thơng tin về sách,tác giả, nơi xuất bản, ngƣời đọc và ngƣời xử lý…
Khi tạo HTML xong, lƣu lại ở file đã chuẩn bị. Tiếp theo vào New Project của phần mềm LP Studio Pro để nhập các thông tin của sách (biên
mục sách) đã ghi âm cho đúng và đầy đủ nhƣ đã tạo cấu trúc sách ở HTML. Khi điền vào Project thông tin phải giống nhau với HTML đã lƣu trong máy để dễ dàng trong quản lý
Hình 2.5: Nhập thơng tin sách vào phần mềm Lp Studio Pro
(dòng nào màu đỏ bắt buộc phải điền vào)
Tạo file NCC để(Insert) file HTML vì đã tạo sẵn trong máy, trong trƣờng hợp chƣa tạo thì tạo lại theo thứ tự thông tin của sách và âm thanh đã xử lý xong, nếu làm xong phải kiểm tra lại ( ở NCC View ) những cấu trúc và thơng tin, để hồn thiện ( nếu xử lý có vấn đề)
Insert WAVE wizard file âm thanh theo thứ tự thông tin sách đã tạo ở NCC, lựa chọn âm thanh kết nối với cấu trúc đã tạo cho nó, VD: tên sách, lời giời thiệu… khi xong rồi nên kiểm tra lại bằng QA Player trƣớc khi đến giải đoạn cuôi cùng Build Project để làm lame MP3
Hình 2.6: Làm Daisy MP3 với phần mềm LP Studio Pro 2.1.2. Xử lý tài liệu 2.1.2. Xử lý tài liệu
* Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến
Trong những năm gần đây cùng với xu hƣớng HĐH trong phạm vi lĩnh vực hoạt động thƣ viện, chuẩn hóa đã nổi lên là một vấn đề đƣợc cộng đồng TV thông tin quan tâm. Việc đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin, sự gia tăng các nguồn tài liệu, thông tin số, sự xuất hiện thƣ viện số đã khiến cho các thƣ viện khơng thể tồn tại đơn lẻ. Chuẩn hóa đã đƣợc xem xét là một yêu cầu và điều kiện không thể thiếu đảm bảo cho các hoạt động thƣ viện đạt hiệu quả, chất lƣợng và có thể phục vụ cho ngƣời dùng tin một cách tốt nhất.
Bên cạnh các tiêu chuẩn, các quy định kỹ thuật và các quy phạm thực hành cũng là những cơng cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hóa. Các quy định cụ thể đƣợc thể hiện qua các quy tắc biên mục mô tả tài liệu Anh-Mỹ (AACR2); Biên mục máy đọc đƣợc, cơ sở cho việc trình bày và trao đổi dữ liệu thƣ tịch đồng nhất - MARC21; Hệ thống mục lục trực truyến tuân thủ đẩy đủ những
chuẩn thƣ tịch và chuẩn kỹ thuật Opac; Khung phân loại BBK đang nhƣờng chỗ cho Khung phân loại tài liệu DDC;… chính là những cơng cụ giúp cho hoạt động thƣ viện tuân thủ theo các chuẩn nghiệp vụ. Vấn đề này cũng có những tác động lớn đến TVQGL. Hiện nay TVQGL đang sử dụng khung phân loại DDC đẩy đủ xuất bản lần 22 bằng tiếng Anh, DDC rút gọn 14 bằng tiếng Việt, 21 bằng tiếng Thái Lan và đƣợc dịch sang tiếng Lào. Ngoài ra khung DDC thƣ viện có sử dụng đề mục chủ bằng tiếng Thái Lan và đã biên dịch sang tiếng Lào.
Hiện nay TVQGL đang ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý thƣ viện, hoạt động nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc. TVQGL thay đổi phần mềm cơ sở dữ liệu cũ CDS/ISIS trong hệ thống thƣ viện công cộng bằng ứng dụng là phần mềm PMB ( theo tiếng Pháp: “Pour Ma Bibliothèque” và tiếng Anh: “For My Library).
* Quy trình xử lý tài liệu:
Trong quy trình đƣờng đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ NDT, khâu xử lý thông tin là công đoạn quan trọng nhất. Hoạt động này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin và hiệu quả phục vụ.
Công tác xử lý tài liệu của TVQGL đƣợc xử lý theo ba công đoạn sau: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung.
* Xử lý kỹ thuật:
Là giai đoạn xử lý sơ lƣợc cho tài liệu gồm các cơng việc sau: - Đóng dấu của thƣ viện vào trang tên sách và vào trang 17. - Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu.
Giai đoạn xử lý kỹ thuật tƣơng đối đơn giản, không phức tạp, nhƣng yêu cầu sự cẩn thận, chuẩn xác, nhất là khi tiến hành vào sổ đăng ký cá biệt. Sổ đăng ký cá biệt giúp thƣ viện kiểm sốt nguồn tài liệu của mình.
* Xử lý hình thức:
Là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của tài liệu rồi trình bày theo các quy tắc nhất định giúp NDT có khái niệm về tài liệu trƣớc khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.
Cơng tác xử lý hình thức tài liệu của thƣ viện bao gồm: Mô tả thƣ mục (mô tả tài liệu theo quy tắc mô tả thƣ mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD) và biên mục theo khổ mẫu biên mục MARC21.
Hoạt động xử lý hình thức:
Xử lý hình thức thơng tin/ tài liệu hay cịn đƣợc gọi là Mơ tả hình thức/ thƣ mục tài liệu là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định nhằm giúp cho NDT dễ dàng tìm thấy tài liệu.
Cơng tác xử lý hình thức của TV bao gồm những cơng việc nhƣ nguyên tắc biên mục AACR2và biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21.
Hiện nay TV tiến hành biên mục tài liệu trên phần hệ biên mục của phần mềm PMB. Phần mềm này đã hỗ trợ chuẩn biên mục về MARC21, AACR2.
Khi chƣa có phần mềm hỗ trợ thì việc tiến hành xử lý theo hình thức ngƣời CBTV phải làm thủ cơng viết tay rất mất thời gian vì vậy khi tiến hành hiện đại thì hình thức này đã đƣợc phần mềm hõ trợ một cách đắc lực đó là tiến hành biện mục sơ lƣợc, trong đó chúng ta đã tiến hành xử lý tất cả các thông số nhƣ tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản...
Hình 2.7 : Giao diện Biên mục sơ lược (PMB) Quy trình biên mục theo MARC21:
Cơng tác biên mục tại TVQGL chủ yếu đƣợc thực hiện theo biên mục MARC21 do CBTV trực tiếp xử lý sau khi tài liệu đƣợc nhập về TV.Quá trình tạo lập biểu ghi thƣ mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thƣ viện bằng các khổ mẫu MARC 21 trong phần mềm mã nguồn mở PMB:
Tại đây cán bộ TV tiến hành biên mục trực tiếp và tạo lập các biểu ghi cho CSDL của Thƣ viện Quốc gia Lào.
Bên cạnh đó thƣ viện cịn tiến hành biên mục sao chép qua cổng Z39.50 về trao đổi dữ liệu.
* Xử lý nội dung:
Xử lý nội dung tài liệu là q trình phân tích nội dung tài liệu bao gồm các cơng việc: phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt,… nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của NDT.
** Phân loại:
Phần loại là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó ngƣời ta xác định đƣợc nội dung chính của tài liệu và thể hiện nó bằng một thuật ngữ của khung phân loại, việc phần loại tài liệu nó quan trọng giúp cho việc kiểm sốt thƣ mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi TT với các cơ quan khác.
TVQGL đã chọn khung phân loại DDC (Dewey) của Quốc hội Mỹ biên soạn cho công tác phân loại tài liệu. Đây là một sự lựa chọn đúng đắn với tính ổn định của khung phân loại này, hiện nay TV đang sử dụng khung phần loại DDC đầy đủ bằng tiếng Anh, DDC 14 dịch bằng tiếng Việt, DDC 21 dịch bằng tiếng Thái Lan và đã dịch bằng tiếng Lào, còn Đề mục chủ đề có cả tiếng Anh, tiếng Thái Lan và dịch bằng tiếng Lào, công tác phân loại của TV đƣợc cán bộ tiến hành thận trọng để đảm bảo độ chính xác. Thƣ viện tiến hành phân loại theo một quy trình thống nhất gồm các bƣớc sau:
- Phân tích và xác định nội dung chính của tài liệu - Xác định lớp của chủ đề chính
- Tìm ký hiệu cho tài liệu trong bảng phân loại tƣơng ứng với lớp đã chọn
** Định từ khóa:
Là q trình phân tích nội dung và chọn từ/cụm từ ổn định, đơn nghĩa để mơ tả nội dung chính của tài liệu.
Mục đích của cơng việc này thiết lập điểm truy cập nội dung tài liệu bằng từ ngữ. Từ điểm truy cập này, NDT có thể tiếp cận và khai thác một số tài liệu có nội dung phù hợp với yêu cầu của họ.
* Bộ máy tra cứu:
+ Mục lục truyền thống: Mục lục là danh mục tài liệu của TV đƣợc thể
hiện trên các phích (phiếu) đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định phản ánh vốn tài liệu của TV. Đây là một công cụ tra cứu rất quan trọng, phù hợp và hữu hiệu với NDT tại TVQG Lào.
Mục lục truyền thống tại TV gồm mục lục theo phân loại của từng kho tài liệu, đƣợc mô tả theo chuẩn. TV mới chỉ sử dụng mục lục phân loại chƣa