8. Cấu trúc của luận văn
3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động chun mơn
3.1.3. Tổ chức, sắp xếp lại kho tàiliệu
Trong thực tế hiện nay nhiều thƣ viện ở Lào hình thức kho mở thống nhất với nhau. Phải nói rằng chúng ta đã và đang đề cập nhiều đến vai trò, tầm quan trọng của sự chuẩn hóa trong tiến trình hội nhập phát triển của ngành, nhƣng cho đến nay vẫn chƣa có một chuẩn chung cho khâu cơng tác tổ chức và hoạt động kho tự chọn của các thƣ viện.
Các cơ quan TTTV đều khẳng định rằng cùng với việc từng bƣớc HĐH công tác thƣ viện, tổ chức kho mở là cần thiết, phù hợp với xu thế chung “hƣớng tới ngƣời dùng tin” tổ chức kho mở cịn góp phần làm thay đổi bộ mặt thƣ viện, đem lại cho thƣ viện phong cách phục vụ mới, hiệu quả hơn.
Bƣớc quan trọng để tiến hành tổ chức kho mở là xác lập ký hiệu xếp giá cho mỗi cuốn sách làm cơ sở sắp xếp tài liệu trong kho.
Ký hiệu xếp giá đƣợc kết hợp bởi yếu tố chính: chỉ số phân loại. Ngồi ra thƣ viện còn kết hợp tổ chức kho tự chọn với việc sử dụng mã vạch, thẻ từ để quản lý NDT.
Về mặt lý thuyết bảng phân loại nào cũng có thể tổ chức kho mở. Nhƣng trên thực tế điều đó thiếu thống nhất khi xử lý cùng một cuốn sách, mỗi thƣ viện sẽ đƣa ra một ký hiệu phân loại riêng.
Chỉ số Cutter các thƣ viện sử dụng cũng rất đa dạng, có thƣ viện dùng bảng chỉ số cutter sanborn 3 chữ số, có thƣ viện dùng bảng ký hiệu tác giả. “Một thƣ viện không dùng bảng Cutter, bảng ký hiệu tác giả mà lấy 2 chữ cái đầu của họ tác giả, có nơi lấy 3 chữ cái đầu của tên tài liệu, hoặc lấy toàn bộ họ tác giả, kết hợp năm xuất bản, năm nhập tài liệu. Do đó cùng một cuốn sách các thƣ viện xác định ký hiệu xếp giá rất khác nhau”.
Hiện nay, ngành TTTV nƣớc Lào đang cố gắng đi đến mục tiêu “chuẩn hóa và hội nhập” với các thƣ viện tiên tiến trên thế giới. Đặc biệt các thƣ viện lớn là các thƣ viện đầu ngành. Qua nghiên cứu tài liệu của các chuyên gia thƣ viện trong nƣớc và nƣớc ngoài, qua kinh nghiệm thực tiễn tổ chức, phục vụ kho mở của TV tôi xin đề xuất phƣơng thức tổ chức kho mở nhƣ sau:
+ Lựa chọn bảng phân loại DDC do Quốc hội Mỹ biên soạn.
+ Ký hiệu xếp giá theo chúng tôi nên thống nhất dùng bảng ký hiệu tác giả Cutter 3 chữ số, bởi Cutter giúp thƣ viện xác lập họ tên tác giả ngắn gọn, chính xác, dễ tìm, dễ lấy, tạo điều kiện cho thủ thƣ trong việc tổ chức kho, cất tài liệu hàng ngày.
+ Thống nhất về phƣơng pháp sắp xếp: Tài liệu trong kho mở đƣợc sắp xếp theo ký hiệu xếp giá của mỗi cuốn sách, không phân biệt khổ, sếp từ trái sang phải, từ trong ra ngoài, từ trên xuống dƣới, xếp theo chiều đứng của cuốn sách.
Để đảm bảo về mặt thẩm mỹ, các nhãn sách dán trên mỗi cuốn sách cũng cần đƣợc quy định thống nhất.
Nhãn sách phản ánh đầy đủ ký hiệu xếp giá đƣợc dán vào gáy sách cách mép dƣới 2,5 cm, dán theo chiều đứng đối với sách dày, và theo chiều ngang với sách mỏng, phủ một lớp băng dính trong lên trên bề mặt nhãn, đảm bảo nhãn không bị bong trong quá trình sử dụng.
Đầu mỗi giá đều phải dán các nhãn tiêu đề cho từng nhóm tài liệu thuộc về một mục phân loại. Đồng thời có sơ đồ chỉ dẫn bạn đọc tìm tài liệu trong kho dán ở những vị trí thuận lợi để bạn đọc dễ quan sát.
Sau mỗi đề mục phải để lại những khoảng trống để tiếp nhận sách mới bổ sung mà không làm ảnh hƣởng đến trật tự của kho sách.
Các kho mở quy định màu nhãn khác nhau đảm bảo dễ phân biệt cho bạn đọc.
+ Thống nhất về giới hạn tài liệu:
Tùy thuộc vào diện tích, nguồn lực thơng tin của mỗi TV mà tài liệu đƣa ra phục vụ kho mở có thể là tồn bộ vốn tài liệu, nếu khơng có thể lấy tài liệu trong khoảng 2 đến 3 năm gần nhất để đảm bảo độ cập nhật của thông tin.
+ Thống nhất về nguyên tắc bố trí kho:
Với đặc điểm là kho mở, kho sách phải đƣợc bố trí liền kề với nơi ngồi đọc, địi hỏi khoảng khơng gian phù hợp, thóang, khơng có góc khuất vừa tiện cho bạn đọc ra vào kho vừa tiện cho cán bộ dễ quan sát.
Trang thiết bị nhƣ giá sách thƣờng dùng loại giá hai mặt thóang chất liệu bằng gỗ hoặc kim loại.
Bàn ghế của bạn đọc kê thành khu riêng tách khỏi khu giá sách để tạo không gian cho ngƣời ngồi đọc và ngƣời đứng chọn sách đƣợc thoải mái.
Bàn của thủ thƣ phải đƣợc bố trí hợp lý để quan sát đƣợc tồn bộ kho tàng và bạn đọc.
+ Thống nhất nhiệm vụ của cán bộ thƣ viện phục vụ trong kho mở.
Phải có trình độ hiểu biết chuyên môn về khoa học thƣ viện, có kiến thức cơ bản về phân loại. Hiểu rõ về khung phân loại mà thƣ viện đang sử dụng, cấu tạo ký hiệu xếp giá, mã hóa tài liệu để sắp xếp đúng vị trí đã định trên giá và hƣớng dẫn cho bạn đọc tìm tài liệu đƣợc dễ dàng. CBTV phải nắm
chắc kho tàng, sơ đồ bố trí kho, vị trí sắp xếp các mơn loại chính, có tinh thần trách nhiệm cao, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc ra, vào của kho tàng, thƣờng xuyên kiểm tra giám sát tài liệu cũng nhƣ lƣợt bạn đọc đến khai thác.
* Tổ chức xây dựng kho mở:
Với môi trƣờng thƣ viện hiện đại, với nhu cầu thông tin đa dạng và phong phú, với sự đáp ứng của hoạt động hiện đại hóa mà thƣ viện xây dựng nhƣ mở rộng diện tích hoạt động, tăng số lƣợng tài liệu tham khảo, tăng số lƣợng cán bộ, trang thiết bị hiện đại thì việc tổ chức xây dựng kho mở với những đặc điểm đƣợc trình bày dƣới đây sẽ là một hoạt động nên đƣợc thƣ viện tiến hành trong các bƣớc tiếp theo của q trình hiện đại hóa.
Kho mở là phƣơng thức tổ chức phục vụ mà ở đó bạn đọc trực tiếp vào kho lấy những tài liệu họ cần, cho phép họ xem trƣớc và chọn tài liệu trực tiếp trên giá.
** Các đặc điểm chủ yếu của kho mở:
Về tổ chức tài liệu: Toàn bộ tài liệu trong kho mở phải đƣợc sắp xếp theo một bảng phân loại nhất định, không phân biệt khổ, cỡ, để thể hiện mối liên hệ chặt chẽ về mặt nội dung, chủ đề vốn tài liệu.
Vốn tài liệu: Phải có những tiêu chí, phƣơng thức lựa chọn tài liệu đƣa ra kho mở có thể theo thời gian, hình thức của tài liệu; tài liệu trong kho mở phải phù hợp với đối tƣợng, nhu cầu nghiên cứu của NDT thƣ viện.
Cơ sở vật chất: Kho mở địi hỏi một khơng gian rộng để vừa tổ chức kho, vừa tổ chức phục vụ. Ngồi ra cần có thêm các thiết bị an ninh (camera, chỉ từ, chip điện tử, cổng từ,…) để giảm thiểu những mất mát, hỏng rách có thể xảy ra, đảm bảo an toàn cho kho tƣ liệu.
Bảo quản tài liệu: Tài liệu trong kho mở phải đƣợc quan tâm đặc biệt do bạn đọc tiếp xúc trực tiếp liên tục với vốn tài liệu vì vậy tài liệu dễ rách nát, hƣ hại và mất mát.
Bổ sung tài liệu và thanh lọc: Tài liệu phải đƣợc thƣờng xuyên bổ sung, đáp ứng phù hợp nhu cầu của đọc giả vì vậy địi hỏi kinh phí hàng năm ổn định. Tài liệu trong kho mở cũng cần thiết phải định kỳ thanh lọc theo năm, theo quý
Hệ thống tra cứu: Phải linh hoạt và phản ánh đúng vị trí, tình trạng của tài liệu, thƣờng xuyên đƣợc cập nhật.
Cán bộ thƣ viện: Phải có tinh thần trách nhiệm và tận tình cao, theo dõi, quan sát và hƣớng dẫn, giúp đỡ bạn đọc tìm và sử dụng tài liệu trong kho; sắp xếp sách lại trên các giá sách sau khi bạn đọc sử dụng.
Bạn đọc: Tổ chức kho mở là hình thức phục vụ tích cực của thƣ viện, với phƣơng châm: “Tất cả vì bạn đọc” kho mở chính là hình thức nâng cao ý thức sử dụng thƣ viện của bạn đọc. Bạn đọc rất cần phải tuân thủ theo các nội quy, quy định, hƣớng dẫn của thƣ viện.
3.1.4. Tăng cường phương thức bảo quản tài liệu:
Việc bảo quản tài liệu của cơ quan thƣ viện đƣợc phân chia thành hai loại: Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tài liệu nói chung và bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu. Bảo quản phục chế địi hỏi một lƣợng nhân cơng đơng đảo và thƣờng cần đến các chun gia có chun mơn.
Các nghiên cứu về bảo quản có thể chia thành các nhóm sau: - Mơi trƣờng bảo quản
- Nhà cửa và kho bảo quản - Các tác nhân phá hoại tài liệu
- Các phƣơng pháp bảo quản và sửa chữa tài liêu - Các quy trình và thao tác bảo quản
Cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa vơ cùng quan trọng, gìn giữ vồn tài liệu trong thƣ viện, Thấy đƣợc tâm quan trọng của việc bảo quản thƣ viện đã tiến hành những biện pháp nhƣ:
Môi trƣờng trong kho ln đƣợc đảm bảo ổn đình về nhiệt độ tránh nhiệt độ trong kho quá nóng và quá lạnh gây ra hiện tƣợng vật lý tài liệu sẽ tự hƣ hỏng, trong các kho ln đƣợc bố trí hệ thống điều hịa nhằm ổn định nhiệt độ.
Khi tiến hành xây nhà cho TV các kỹ sƣ cùng kết hợp với cán bộ tại thƣ viện để thiết kế các phòng làm việc, kho tàng sao cho hợp lý thuận tiện cho việc sử dụng, cán bộ kỹ sƣ tính rất kỹ về thiết kế. Bên cạnh đấy hàng năm thƣ viện tiến hành xử lý hóa chất nhằm kiểm sốt cơng trùng trong khó, bằng cách phịng ngừa trƣớc khi có hiện tƣợng nấm mốc trong kho và có những phƣơng tiện đầy đủ VD:máy đo nhiệt độ-độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí, thiết bị phịng chống cháy, cơng cụ làm vệ sinh tài liệu.
Những tài liệu quý hiếm thƣ viện cũng đang có kế hoạch tiến hành chuyển đổi sang dạng số nhằm bảo quản đƣợc lâu dài và thuận tiện hơn.
Về ngƣời dùng tin: Thƣ viện thƣờng xuyên tiến hành tuyên truyền, tập huấn bạn đọc nhằm nâng cao ý thức bảo quản và giữ gìn sách báo của TV.
Tập huấn cho cho bạn đọc gián tiếp thơng qua các hình thức nội quy Thƣ viện, triển lãm tài liệu, thông qua phƣơng tiện chuyền thông báo, bản tin và thông qua cán bộ thƣ viện. Nội quy thƣ viện đã đƣợc dán ở chỗ dễ nhìn, dễ thấy. Đặc biệt là Thƣ viện có những hình thức phạt vi phạm rất nghiêm khắc đối với các trƣờng hợp làm mất mát hay hƣ hỏng tài liệu.
3.1.5. Đổi mới phương thức phục vụ bạn đọc
Công tác phục vụ bạn đọc luôn đƣợc coi là công tác quan trọng nhất của thƣ viện. Bởi vì, thơng qua cơng tác này vốn tài liệu quý giá của thƣ viện mới đƣợc sử dụng có hiệu quả, mới phát huy đƣợc tác dụng trong phát triển mọi mặt của đất nƣớc, từ đó vị trí, vai trị xã hội của thƣ viện mới đƣợc khẳng định. Trong thực tiễn hoạt động của các thƣ viện và cơ quan thông tin cho
thấy công tác phục vụ bạn đọc có rất nhiều vai trị khác nhau song nổi bật là cơng tác phục vụ bạn đọc đƣợc ví dụ nhƣ “chiếc cầu” nối liền bạn đọc với vốn tài liệu thơng qua vai trị của ngƣời cán bộ thƣ viện. Thông qua việc phục vụ bạn đọc vốn tài liệu của thƣ viện đƣợc khai thác, sử dụng và thƣ viện có thể tìm hiểu và nắm đƣợc nhu cầu đọc, nhu cầu tin của bạn đọc và chính điều đó là cơ sở của các hoạt động khác trong thƣ viện.
TVQGL đang có chính sách phát triển các phân hệ liên quan đến nghiệp vụ TV, công tác phục vụ cũng khơng thể ngồi; Việc phục vụ bạn đọc ngoài việc phục vụ tại chỗ và mƣợn về nhà còn tăng cƣờng việc phục vụ bạn đọc.
TVQGL cũng đang ứng dụng nhóm giải pháp phần mềm tìm kiếm tập chung Vufind là một cổng thông tin đƣợc thiết kế và phát triển dành cho các thƣ viện. Mục đích của Vufind là cho phép ngƣời sử dụng có thể tìm kiếm và truy cập vào tất cả các nguồn tài nguyên trong TV trên một giao diện thay thế cho giao diện OPAC truyền thống bao gồm: Các biểu ghi mục lục, các đối tƣợng số, các tài nguyên số nội sinh, tài liệu tham khảo, các nguồn tài nguyên khác của TV..
TVQGL sẽ có phịng đọc tự chọn hiện đại nhất với quy mô phục vụ sách tận tay ngƣời dùng tin theo yêu cầu, thủ thƣ sẽ trả lời nhanh nhất những thắc mắc về sách, đáp ứng tìm sách theo chủ đề sách hay theo danh mục sách mà độc giả yêu cầu trong tất cả các kho của TV. Ngồi ra phịng đọc cần trang bị hệ thống 6 máy tính hiện đại để tra cứu CSDL của Thƣ viện và kết nối wifi phục vụ tra cứu tin tại chỗ cho NDT. Trong tƣơng lai, TV sẽ bổ sung máy fax và máy photocopy cho NDT tự sử dụng tại phịng.
Có thể nói phƣơng thức tổ chức kho mở phục vụ đọc tự chọn ở TVQG sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc, phù hợp với xu thế chung “Hƣớng tới NDT”. Ngoài ra cũng phải kể đến yếu tố môi trƣờng đọc lý tƣởng đảm bảo tính hiện đại và tiện dụng, từ hệ thống đèn chiếu sáng đến điều hòa nhiệt độ,
giá sách và bàn ghế ngồi đọc đúng tiêu chuẩn, Với tất cả những điều kiện trên, các phòng đọc tự chọn sẽ là nơi có số lƣợng bạn đọc tập trung đông nhất.
Tổ chức kho mở theo tiêu chuẩn hiện đại sẽ góp phần làm thay đổi bộ mặt TV giúp cho bạn đọc tiếp cận với thông tin dễ dàng hơn và đem lại cho TV phong cách phục vụ mới hiệu quả hơn.
Ngoài việc phƣơng thức phục vụ bạn đọc TVQGL sẽ đƣa các dịch vụ và sản phẩm tài nguyên thông tin thƣ viện sau đây vào hoạt động:
- Tàinguyên truyền thống: các tài nguyên ở dạng vật lý nhƣ sách, báo,
tạp chí, bản đồ,… nằm trên các kệ sách của thƣ viện
- Tài nguyên số: các tài nguyên dƣới dạng số và thuộc sở hữu của thƣ
viện. Ví dụ: sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án bản in đƣợc số hóa thành các file pdf, doc
- Cơ sở dữ liệu điện tử trực tuyến: các tài nguyên dƣới dạng số và thuộc
sở hữu của các nhà xuất bản. Ví dụ: báo cáo khoa học, báo, tạp chí trực tuyến Dịch vụ thơng tin thƣ viện có các nhóm sau đây:
- Dịch vụ tra cứu tài nguyên: Thƣ viện cung cấp các công cụ để giúp
bạn đọc tìm kiếm tài ngun thơng tin có trong thƣ viện
- Dịch vụ cho mượn tài nguyên: Thƣ viện cho phép bạn đọc mƣợn tài
liệu ra ngồi khn viên của thƣ viện. Có nhiều hình thức mƣợn tài ngun, ví dụ nhƣ mƣợn trực tiếp tại thƣ viện, mƣợn từ xa, mƣợn liên chi nhánh, mƣợn liên thƣ viện, mƣợn tại thƣ viện liên kết
- Dịch vụ đặt mượn: Bạn đọc có thể đăng ký trƣớc việc mƣợn tài liệu
tài liệu nào đó trong trƣờng hợp tài liệu đã đƣợc cho mƣợn hoặc tài liệu mới sắp đƣợc bổ sung
- Dịch vụ gia hạn, trả tài liệu: Bạn đọc có thể trả tài liệu tại nơi mình
mƣợn hoặc trả tài liệu tại thƣ viện trong cùng hệ thống hoặc thƣ viện liên kết. Trong trƣờng hợp bạn đọc muốn tiếp tục mƣợn tài liệu thì có gia hạn thời gian mƣợn với thƣ viện
- Dịch vụ hỗ trợ học tập và nghiên cứu: Trong thƣ viện sẽ có cán bộ
thủ thƣ chuyên ngành (subject library) có hiểu biết sâu về lĩnh vực hoặc chuyên đề cụ thể. Khi bạn đọc đến thƣ viện để tìm kiếm tài ngun thơng tin liên quan đến lĩnh vực đó, thủ thƣ chuyên ngành sẽ hỗ trợ bạn đọc tìm kiếm thơng tin nhanh và chính xác nhất
- Dịch vụ cung cấp các phòng chức năng, cơ sở vật chất: Thƣ viện cung cấp các phịng đọc mở có đầy đủ tiện nghi nhƣ bàn ghế, máy tính, ổ điện