- Tiêu chí đánh giá:
3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực thông tin 1 Đầu tƣ cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đạ
3.3.1. Đầu tƣ cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là một yếu tố quan trọng của mỗi Trung tâm TT- TV, nó góp phần nâng cao chất ƣợng các hoạt động của Trung tâm TT-TV nói chung, công tác phát triển NLTT nói ri ng. Để công tác tổ chức, khai thác và sử dụng NLTT đạt hiệu quả cao, Trung tâm TT-TV phải đƣợc trang bị về diện tích ho t ng đủ rộng, giá kệ tài liệu, bàn ghế, hệ thống chiếu sáng, nhiệt độ đáp ứng tiêu chuẩn, các thiết bị, máy móc hiện đại khác,...
Từ năm 2002 đến nay Trung tâm TT-TV đã nhận đƣợc sự qu n tâm, đầu tƣ về cơ sở vật chất trang thiết bị củ Nh trƣờng, về cơ ản các trang thiết bị v cơ sở vật chất đã đáp ứng đƣợc yêu cầu cơ ản các khâu công tác hiện tại của Trung tâm TT-TV (mục 1.2.2 cơ sở trang thiết bị). Tuy nhiên theo thời gian một số trang thiết bị đã cũ cần nâng cấp, sửa chữ v đặc biệt theo xu thế mới Trung tâm TT-TV cần bổ sung thêm nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số, đổi mới phƣơng thức tổ chức kho thành hệ thống kho mở để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao củ NDT v đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới củ Nh trƣờng cũng nhƣ ắt kịp đƣợc tiến độ phát triển của Trung tâm TT-TVcác trƣờng đại học trong nƣớc và khu vực nói chung thì Trung tâm TT-TV cần đƣợc Nhà trƣờng đầu tƣ nhiều trang thiết bị hiện đại hơn nữa cho công tác Trung tâm TT-TV, để làm tốt công tác này, tác giả xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị sau:
- Bố trí lại diện tích các phòng phục vụ cho hợp theo hƣớng tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở.
- Tiến hành lắp đặt thêm hệ thống máy tính phục vụ NDT tra cứu tài liệu và khai thác, sử dụng nguồn tin điện tử, tìm kiếm thông tin trên mạng.
- Nâng cấp sửa chữ các máy tính cũ, các máy photocopy, máy in ị hỏng để phục vụ tốt hơn cho các hâu nghiệp vụ và sao in tài liệu tại Trung tâm TT-TV.
- Tiến hành lắp đặt điều hòa cho các phòng phục vụ, trang bị thêm các máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió đảm bảo điều kiện bảo quản tài liệu.
- Lắp đặt cổng từ để quản lý tài liệu và bạn đọc r v o Trung tâm Th ng tin Thƣ viện.
- Mua thêm phần mềm để quản lý tài liệu số: hiện nay Trung tâm TT-TV đ ng áp ụng phần mềm I i 6.0 để quản lý tài liệu trong Trung tâm TT-TV, tuy nhiên phiên bản này chƣ có phân hệ quản lý tài liệu số, vì vậy để quản đƣợc nguồn tài nguyên số trong thời gian tới Nh trƣờng cần đầu tƣ inh phí để mua thêm phân hệ này hoặc cấp kinh
phí để mua phần mềm quản lý tài liệu số khác.
3.3.2.Tổ chức kho tài liệu hợp lý
Hiện nay, tài liệu tại Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM đƣợc tổ chức thành 5 kho chính gồm: ho sách phòng đọc, ho sách phòng mƣợn, kho sách ngoại văn, ho t i liệu s u đại học, kho Báo tạp chí- luận văn. Các ho t i iệu trên chủ yếu đƣợc tổ chức phục vụ theo hình thức ho đóng ( ho ngoại văn, ho sách phòng đọc, kho sách phòng mƣợn). Trong ho đóng, t i iệu đƣợc sắp xếp theo ngôn ngữ, theo khổ cỡ, theo thứ tự nhập về Trung tâm TT-TVv đƣợc sắp xếp, quản lý theo các số đăng cá iệt. Đối với các kho tài liệu này có hạn chế là bạn đọc h ng đƣợc trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu để đọc, mà phải viết phiếu yêu cầu và chờ cán bộ Trung tâm TT-TV vào kho lấy sách, h ng đƣợc xem ƣớt nội dung tài liệu trƣớc hi mƣợn đọc,.... Nhƣ vậy với cách thức tổ chức kho tài liệu nhƣ tr n chƣ thực sự hƣớng tới ngƣời sử dụng, chƣ phát huy đƣợc hết vai trò và tần suất sử dụng của nguồn tài liệu mà quan tâm nhiều hơn đến công tác bảo quản tài liệu trong Trung tâm TT-TV v chƣ thu hút, huyến hích đƣợc bạn đọc thƣờng xuy n đến Trung tâm TT-TV. Việc áp dụng hình thức tổ
tổ chức kho mở đối với tài liệu tại kho Phòng Báo tạp chí - Luận văn v ho t i iệu tại Phòng s u đại học. Bƣớc đầu việc đổi mới hình thức tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV đã thu đƣợc một số kết quả nhất định nhƣ: Tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tiếp cận trực tiếp với vốn tài liệu, có thể đọc ƣớt nhiều tài liệu một lúc, từ đó nảy sinh nhu cầu đọc mới, o đó tần xuất sử dụng tài liệu đã tăng n, rút ngắn thời gi n đợi lấy tài liệu,…Với cán bộ, kho mở giúp cán bộ không mất thời gian tiếp nhận phiếu yêu cầu và vào kho lấy sách mà vẫn đảm bảo việc phục vụ NDT một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên cách tổ chức, sắp xếp tài liệu tại kho mở này tại Trung tâm TT-TV vẫn còn chƣ ho học, tài liệu chƣ đƣợc sắp xếp theo nội dung mà chủ yếu sắp xếp theo thứ tự số đăng cá iệt theo khổ cỡ, trong cùng một kho tài liệu nhƣng có nhiều loại hình tài liệu hác nh u nhƣ gồm cả sách, báo tại chí, luận văn, uận án, đề t i NCKH,…v để tiến hành tổ chức đƣợc kho mở với các kho sách còn lại cũng cần có sự đầu tƣ th m các trang thiết bị n ninh nhƣ: Cổng từ, chỉ từ, chíp điện tử,…Cần mở rộng diện tích hoặc thiết kế lại diện tích kho phục vụ cho hợp hơn, đầu tƣ th m thời gian, công sức để tiến hành các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về xử lý nội dung và hình thức đối với tài liệu để việc tổ chức, sắp xếp kho tài liệu đƣợc tiến theo đúng quy chuẩn và trên nguyên tắc thống nhất chung và phù hợp với thực tiến tại Trung tâm TT-TV.
Trong thời gian tới để phục vụ tốt việc đ o tạo theo học chế tín chỉ của Nhà trƣờng và bắt kịp xu thế phát triển chung của các Trung tâm TT-TV trƣờng đại học hác. Hƣớng tới việc đáp ứng tốt NCT và khai thác hiệu quả hơn NLTT tại Trung tâm TT-TV, phá đi ức tƣờng ngăn cách giữa kho sách và bạn đọc, thu hút ngày càng lớn NDT đến với Trung tâm TT-TV thì Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu triển khai hình thức tổ chức kho tài liệu theo kho mở cụ thể :
- Tiến hành tổ chức kho mở đối với kho tài liệu tại phòng đọc
- Tiếp tục hoàn thiện và thống nhất việc sắp xếp tài liệu tại các kho báo tạp chí- Luận văn v ho s u đại học cho khoa học và hợp hơn.