- Quy trình bổ sung đối với tàiliệu từ nguồn tặng biếu, tài trợ (sách, báo, )
94%T i iệu điện tử
on ine, CSDL thƣ mục,… nhìn chung oại hình t i iệu điện tử tại thƣ viện vẫn còn rất hi m tốn, chƣ đƣợc chú trọng phát triển, chỉ chiếm một tỷ ệ rất nhỏ so với oại t i iệu truyền thống. Tính đến tháng 6 năm 2013 thƣ viện có mu một gói sách điện tử với hoảng 75 t n sách ằng tiếng Anh, phục vụ các chuy n ng nh đ o tạo củ trƣờng, thƣ viện cũng có 4 CSDL ngoại văn với 1.570 đĩ CD-ROM, 1.6 triệu ản tóm tắt uận án uận văn về các ĩnh vực inh tế, thƣơng mại, tr n 44.000 iểu ghi thƣ mục sách, uận án, uận văn, ỷ yếu, đề t i nghi n cứu ho học, áo, tạp chí o Thƣ viện tự xây ựng. Do số ƣợng t i iệu điện tử rất ít, h ng phong phú về nội ung v ít đƣợc thƣ viện cập nhật, n n ƣợng ạn đọc sử ụng rất hạn chế. Hiện n y các t i iệu ạng đĩ CD-ROM đƣợc ƣu trữ tại một tủ ảo quản đĩ ri ng v c ng với gói sách điện tử thì t i iệu n y đƣợc h i thác v phục vụ tại phòng Đ chức năng củ thƣ viện. Đối với các CSDL thƣ mục, thƣ viện đã tạo ập v quản trị tr n phần mềm ILIB 6.0, giúp các đối tƣợng NDT có thể tr cứu đến nguồn t i iệu thƣ viện th ng qu máy tính có nối mạng. Ri ng các CSDL thƣ mục n y, c ng với việc tạo mới các CSDL hi xử nội ung cho sách mới ổ sung, thƣ viện có cán ộ chuy n trách để tạo các CSDL thƣ mục i trích cho các oại áo, tạp chí chuy n ng nh đã ƣu ho từ những năm trƣớc.
Biểu đồ 2.3. Biểu đồ cơ cấu loại hình tài liệu phân theo vật mang tin
T i iệu truyền thống
94% T i iệu điện tử T i iệu điện tử
Nguồn: Thƣ viện ĐHTM[32]
Qu iểu đồ 2.3 tác giả thấy NLTT củ Trung tâm chủ yếu các oại t i iệu truyền thống nhƣ sách, áo tạp chí, uận văn uận án, đề t i NCKH,…(chiếm 94%), trong hi oại t i iệu điện tử nhƣ sách điện tử on ine, đĩ CD-ROM còn quá ít (chiếm 6%), thể hiện sự ch nh ệch ớn về cơ cấu các oại hình t i iệu. Trong xu thế mới hiện n y, ạn đọc h ng chỉ đến thƣ viện mới có thể mƣợn đƣợc t i iệu, h i thác đƣợc th ng tin, m th ng qu nguồn t i iệu điện tử ạn đọc có thể truy cập th ng tin từ x . Với số ƣợng ạn đọc tại Thƣ viện ng y một tăng, trong hi số ản t i iệu truyền thống chƣ đáp ứng đủ nhu cầu, Thƣ viện n n chú trọng hơn đến việc phát triển oại hình t i iệu điện tử để có sự cân đối giữ cơ cấu các oại hình t i iệu v đáp ứng ịp nhu cầu củ ạn đọc v xu thế phát triển chung củ các thƣ viện hác.
* Nguồn lực thông tin chia theo phạm vi phổ biến thông tin
Phân chia tài liệu theo phạm vi phổ biến thông tin là dựa theo mức độ công bố của tài liệu, hi đó ngƣời ta chia tài liệu thành hai loại: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
- Tài liệu công bố (tài liệu xuất bản): Là các loại sách, báo, tạp chí, thƣờng do các nhà xuất bản phát h nh, đƣợc đánh các chỉ số ISBN hoặc ISSN, đƣợc phân phối qua các kênh phát hành chính thức v đƣợc mua bán rộng rãi trong hệ thống phát hành và các cửa hàng sách trên toàn quốc. Tài liệu công bố thƣờng đăng các th ng tin chính thức với mục đích phổ biến thông tin ra toàn xã hội.
- Tài liệu không công bố (tài liệu không xuất bản) hay còn gọi là tài liệu xám là các nguồn tài liệu trong v ngo i nƣớc, thu đƣợc qu các nh đặc biệt và không thể thu đƣợc qua các kênh phát hành chính thức và kiểm soát thƣ mục th ng thƣờng..
Tài liệu xám rất đ ạng, phong phú, khó có thể kể hết. Một số loại tài liệu xám hay đƣợc nhắc đến và sử dụng là: báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị, tổng kết
nghiên cứu, công trình NCKH, tiêu chuẩn, tài liệu sáng chế, sáng kiến, hợp lý hóa, bản tin nội bộ, tài liệu đƣợc ban hành bởi cơ qu n chính phủ, luận án nghiên cứu khoa học, bài giảng, bài thuyết trình, bảng thống kê, báo cáo củ các đo n cơ qu n hảo sát trong v ngo i nƣớc, tạp chí, bản tin nội bộ, bản dịch tài liệu nƣớc ngoài, bản thảo của bài báo, sách, tờ rời, thƣ mục, danh mục, các ấn phẩm miễn phí hác,…Nhìn chung, tài liệu xám bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau và là một nguồn thông tin cực kỳ quan trọng bởi chúng chứ đựng nhiều thông tin rất có giá trị mà không thể có đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức khác.[28, tr.27-30]
Căn cứ vào phạm vi phổ biến th ng tin nhƣ tr n có thể phân loại tài liệu trong Thƣ viện ĐHTM th nh h i oại:
- Tài liệu công bố bao gồm: Các loại sách, báo tạp chí (tiếng Anh, tiếng việt, tiếng Pháp) đƣợc thu thập từ nguồn mua, tặng biếu, ƣu chiểu,…Đây ƣợng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu vốn tài liệu của Trung tâm. Hiện nay Trung tâm có khoảng hơn 16.000 đầu sách các loại trong đó chủ yếu là sách tham khảo, sách giáo trình về ĩnh vực kinh tế, thƣơng mại, du lịch,…phục vụ cho việc học tập và NCKH củ trƣờng. Một số tài liệu tra cứu, sách văn học, văn hó - xã hội khác, nhằm nâng cao kiến thức xã hội và giải trí cho các đối tƣợng bạn đọc, nhƣng số ƣợng còn hạn chế. Các loại báo tạp chí hiện nay Trung tâm có khoảng hơn 200 oại, trong đó chủ yếu các loại báo tạp chí phục vụ cho các chuy n ng nh đ o tạo củ trƣờng, một số báo tin tức và giải trí khác cũng đƣợc cập nhật liên tục. Nhìn chung loại hình tài liệu công bố đã đƣợc thƣ viện quan tâm, bổ sung và cập nhật thƣờng xuyên những tài liệu mới xuất bản, sát với các chuy n ng nh đ o tạo củ trƣờng v đây một trong loại hình tài liệu chiếm số ƣợng lớn trong cơ cấu vốn tài liệu, đáp ứng tốt NCT của bạn đọc, tuy nhiên do nguồn tài chính hạn hẹp nên những năm gần đây việc bổ sung nguồn tài liệu n y cũng ị giảm về số ƣợng và thu hẹp về phạm vi nội dung. Về số liệu và nguồn thu thập loại tài liệu này
đƣợc tác giả trình bày cụ thể ở bảng 1.3 và các phần trên, nên trong mục này tác giả chỉ tập chung nêu về loại hình tài liệu xám.
- Tài liệu không công bố (Tài liệu xám): Nguồn tài liệu xám của trƣờng ĐHTM đƣợc tạo nên từ các hoạt động đ o tạo và NCKH. Từ khi thành lập đến n y thƣ viện u n qu n tâm đến việc thu thập các tài liệu xám, để phục vụ cho công tác học tập và giảng dạy của cán bộ giáo vi n trong trƣờng.
Các loại tài liệu xám Trung tâm đã thu thập đƣợc gồm:
+ Tài liệu phản ánh kết quả học tập, đ o tạo nhƣ: Các luận án tiến sĩ, uận văn thạc sĩ, hó uận tốt nghiệp. Phƣơng thức thu thập đối với luận án, luận văn o các tác giả nộp cho trung tâm sau khi bảo vệ hoặc các ho đơn vị trong trƣờng đứng ra làm đầu mối thu thập và chuyển cho thƣ viện ƣu trữ và phục vụ.
+ Tài liệu phản ánh kết quả hoạt động nghiên cứu nói chung gồm:
Đề tài NCKH cấp bộ, đề tài NCKH cấp trƣờng, kỷ yếu hội nghị, hội thảo. Các tài liệu này do Phòng khoa học v đối ngoại trƣờng ĐHTM thu v gi o ại thƣ viện.
Bản tin nội bộ, chuy n s n ngƣời tốt việc tốt, do Phòng tạp chí củ trƣờng chịu trách nhiệm biên soạn và in ấn. Hiện n y trung tâm đ ng ƣu trữ tất cả các số kể từ khi phát hành và việc thu thập tài liệu n y theo quy định củ nh trƣờng thì mỗi số ƣu tại thƣ viện 20 quyển.
Bên cạnh những loại tài liệu xám Trung tâm đã thu thập đƣợc nhƣ tr n, hiện nay vẫn còn một số loại tài liệu xám thƣ viện chƣ thu thập đƣợc nhƣ:
+ Các bài giảng, bài thuyết trình của giáo viên và cán bộ trong trƣờng + Các báo cáo củ các đo n, cơ qu n hảo sát trong v ngo i nƣớc + Các bản dịch tài liệu nƣớc ngoài
+ Các tài liệu về sáng kiến cải tiến
Trung tâm đã xây ựng đƣợc CSDL riêng cho tài liệu luận văn, uận án, tài liệu là đề tài NCKH các cấp, Kỷ yếu NCKH và các giáo trình của trƣờng n y đƣợc quản lý bởi phần mềm quản trị thƣ viện ILIB 6.0, thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm của bạn đọc. Ngo i r h ng năm hoặc vào các dịp lễ kỷ niệm ngày thành lập lớn của Trƣờng Thƣ viện đã i n soạn các cuốn th ng tin thƣ mục cho từng loại tài liệu tr n để cung cấp thêm cách tiếp cận và thuận tiện cho bạn đọc trong quá trình tra cứu và sử dụng đến nguồn tài liệu. Riêng bản tin nội bộ v chuy n s n thƣ viện mới xử lý hình thức và cho phục vụ tự chọn tại phòng đọc báo tạp chí, có đóng tập các năm để ƣu trữ và phục vụ bạn đọc.
Theo báo cáo thống kê từ các phòng phục vụ, tài liệu xám tại Trung tâm có tần suất sử dụng rất c o, đem ại giá trị khoa học lớn, phù hợp với nhu cầu nghiên cứu của NDT. Qua quá trình thu thập tài liệu xám tại Thƣ viện ĐHTM, tác giả nhận thấy Trung tâm đã qu n tâm v sát s o trong việc thu thập các tài liệu xám củ Trƣờng. Tuy nhi n Nh trƣờng chƣ có một văn ản chính thức nào mang tính pháp lý cho việc thu thập nguồn tài liệu n y. Các văn ản mới chỉ mang tính thông báo, nhắc nhở các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm nộp tài liệu cho Thƣ viện. Việc thu thập tài liệu còn ở thế bị động, nghĩ i đến nộp thì thu, những khoa, bộ môn nộp muộn, hoặc không nộp cũng chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở. Việc thu nộp tài liệu xám còn chƣ đầy đủ, đặc biệt đối với luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của các cá nhân bảo vệ ở nƣớc ngo i o trƣờng cử đi học, luận văn từ các chƣơng trình i n ết đ o tạo củ Trƣờng,...
Nguy n nhân ẫn đến hiện trạng tr n vì chƣ có một văn ản chính thức o ĐHTM n h nh quy định về việc thu nhận v gi o nộp t i iệu xám đối với các đơn vị trong ĐHTM. Trung tâm cũng chỉ căn cứ v o chức năng, nhiệm vụ để thu thập nguồn t i iệu n y. Một số đơn vị, cá nhân chƣ thức đƣợc hết v i trò, tầm qu n củ t i iệu xám. Chƣ có sự thống nhất trong quản giữ các văn ản đã n h nh v cơ qu n thi h nh. Ví ụ: Tại Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ng y 31/8/2004 củ Chính phủ về hoạt
động th ng tin KHCN đã quy định: C ng ân Việt N m ảo vệ học vị thạc sĩ ho học ở nƣớc ngo i, hi về nƣớc phải nộp 01 ản uận văn èm 01 ản tóm tắt cho cơ qu n th ng tin ho học v c ng nghệ hoặc thƣ viện nơi cử đi đ o tạo. Nhƣng Trung tâm vẫn chƣ thu nhận đƣợc một ản uận văn n o củ cán ộ đƣợc cử đi học ở nƣớc ngo i, có ẽ ởi cơ qu n thi h nh chƣ có những quy định v chế t i ắt uộc đối với các cá nhân thuộc đối tƣợng quy định tr n.Trung tâm có rất ít th ng tin về các ế hoạch NCKH củ các đơn vị đ o tạo trong ĐHTM; h ng có th ng tin về các đo n đi th m qu n, thực tập hảo sát ở nƣớc ngoài.
Mặc vẫn còn nhiều ất cập trong việc thu thập t i iệu xám nhƣ tr n, nhƣng thời gi n vừ qu Thƣ viện đã thu thập một ƣợng t i iệu xám đáng ể với hoảng hơn 9.000 t i iệu (số iệu ảng 1.3). Đây một trong những nguồn t i iệu có giá trị và ph hợp với nhu cầu nghi n cứu, học tập củ các đối tƣợng NDT trong trƣờng .
Biểu đồ 2.4. Biểu đồ cơ cấu loại hình tài liệu theo phạm vi phổ biến thông tin
T i iệu c ng ố 64% T i iệu h ng
c ng ố 36% 36%