- Quy trình bổ sung đối với tàiliệu từ nguồn tặng biếu, tài trợ (sách, báo, )
2.1.6. Vấn đề phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin * Phối hợp bổ sung
* Phối hợp bổ sung
Phối hợp bổ sung đƣợc hiểu là sự phân chia gianh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh tr ng ặp và làm tăng số ƣợng tài liệu.[26,tr.76]
Phối hợp bổ sung là nguyên tắc quan trọng, không thể thiếu của công tác bổ sung tài liệu, có nhiều lý do khiến các thƣ viện nói chung v thƣ viện các trƣờng đại học nói riêng cần phối hợp bổ sung. Trƣớc hết, do sự bùng nổ thông tin dẫn đến số ƣợng tài liệu quá nhanh, quá nhiều nên không một thƣ viện n o có đủ nguồn kinh
phí để bổ sung tất cả các tài liệu mới trên thị trƣờng nhằm đáp ứng NCT ngày một cao của NDT. Thứ hai, việc phối hợp bổ sung giúp tránh đƣợc tình trạng biệt lập, khép kín thông tin trong phạm vi một đơn vị; tăng cƣờng khả năng truy cập tới các nguồn thông tin khác nhau củ các thƣ viện thành viên, thỏa mãn tối đ NCT của NDT. Thứ , trong điều kiện hiên nay, việc phối hợp bổ sung giúp các thƣ viện sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, t i chính, đặc biệt là nguồn thông tin, tài liệu) thông qua quá trình phối hợp, chia sẻ để tránh việc bổ sung trùng lặp, lãng phí thông tin;
Để việc phối hợp bổ sung đem ại hiệu quả thiết thực cho tất cả các thƣ viện tham gia, phải tuân thủ các nguyên tắc s u: Các thƣ viện phối hợp bổ sung với nhau tr n cơ sở hoàn toàn tự nguyện; Lợi ích của việc phối hợp bổ sung phải rõ ràng với tất cả các thƣ viện tham gia. Việc cần m trƣớc tiên trong phối hợp bổ sung là phân chia diện bổ sung giữ các thƣ viện, các cơ qu n th ng tin trong c ng một địa bàn hay một ngành sao cho không có một mảng đề tài hay chủ để nào có nhu cầu thông tin m h ng có thƣ viện nào bổ sung, cũng nhƣ h ng có mảng đề tài hay chủ đề nào mà có nhiều thƣ viện cùng bổ sung. Điều kiện để phối hợp bổ sung thành công các thƣ viện cần có diện bổ sung rõ ràng, cán bộ nhiệt tình, tâm huyết với công việc, những cán bộ này sẽ đóng v i trò nòng cốt, đứng ra tổ chức các buổi gặp gỡ, xây dựng kế hoạch cũng nhƣ tổ chức thực hiện kế hoạch phối hợp bổ sung.
Các hình thức phối hợp bổ sung: Tr o đổi danh mục tài liệu giữ các thƣ viện trƣớc hi đặt mua, việc này sẽ giúp hạn chế tới mức thấp nhất việc đặt mua trùng lặp; Phối hợp bổ sung tài liệu còn đƣợc thực hiện thông qua việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữ các cơ qu n th ng tin thƣ viện nhƣ xây ựng mục lục liên hợp, cho mƣợn giữ các thƣ viện, tr o đổi cơ sở dữ liệu hoặc cho phép truy cập cơ sở dữ liệu thông qua mạng máy tính.[28, tr.174-178]
Việc phối hợp bổ sung mang lại những nghĩ thiết đối với thƣ viện nhƣ tiết kiệm kinh phí bổ sung, tránh ãng phí đối với việc nhiều đơn vị cùng mua bổ sung một tài liệu, giúp tăng cƣờng NLTT, tạo điều kiện để NDT khai thác tài liệu với tần suất tối đ , từ đó thỏa mãn nhiều hơn NCT của bạn đọc, phục vụ tốt việc học tập và nghiên cứu khoa học của NDT.
Ý thức đƣợc tầm quan trọng của công tác phối hợp bổ sung đối với hoạt động củ thƣ viện, tuy nhiên ở Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM nói ri ng đây vẫn còn là vấn đề mới cần nghiên cứu và có sự đồng lòng của cộng đồng thƣ viện các trƣờng đại học tại khu vực phía Bắc, cũng nhƣ sự hỗ trợ của các thƣ viện đầu ng nh để hình thành lên các Consortium thƣ viện. Hiện nay Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM chƣ tiến hành phối hợp bổ sung với bất kỳ một đơn vị nào. Hy vọng trong thời gian tới thƣ viện sẽ triển khai phối hợp bổ sung với các thƣ viện đại học tr n c ng địa bàn Hà Nội và có chuyên ngành đ o tạo gần với ngành đ o tạo củ trƣờng ĐHTM nhƣ trƣờng Đại học Kinh tế Quốc ân, trƣờng Đại học Ngoại thƣơng, Đại học Công nghiệp,…th ng qu việc phối hợp bổ sung này giúp các thƣ viện thành viên nâng cao số ƣợng vốn tài liệu, có đƣợc NLTT đ ạng về loại hình và phong phú về nội dung từ đó nâng c o chất ƣợng, hiệu quả công tác phục vụ NDT tại thƣ viện mình.
* Chia sẻ nguồn lực thông tin
Hiện n y, các thƣ viện đại học đ ng đứng trƣớc vấn đề hết sức hó hăn trong ự chọn ổ sung t i iệu o mâu thuẫn h ng thể tự giải quyết giữ inh phí hoạt động đƣợc cấp còn eo hẹp với nguồn t i nguy n th ng tin trong v ngo i nƣớc ng y c ng có xu hƣớng tăng nh nh h ng năm. Do đó, việc thống nhất qu n điểm, nguy n tắc, giảm ớt những quyết định m ng tính chủ qu n, tình huống, nhất thời i n qu n đến nguồn ực th ng tin,... để ổ sung t i iệu một cách ho học, từng ƣớc nâng c o chất ƣợng
nguồn tin, thực hiện chi sẻ nguồn ực th ng tin giữ các thƣ viện đ ng y u cầu cấp ách đặt r cho hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học Việt N m.
Hiện tại, đã đáp ứng đƣợc phần ớn NCT cho ngƣời ạy v ngƣời học, nhƣng việc phát triển NLTT, hoạt động chi sẻ nguồn ực th ng tin trong hệ thống thƣ viện đại học vẫn chƣ đủ mạnh, số ƣợng v chất ƣợng nguồn tin tr o đổi thấp, o hoạt động còn m nh mún, tuỳ tiện, việc phối hợp, i n ết vẫn m ng nặng tính hình thức, ém hiệu quả, thiếu phƣơng pháp, chính sách phát triển ho học, nhất quán
Thực hiện chi sẻ NLTT trong hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học Việt N m, nhằm tăng cƣờng NLTT cho thƣ viện các trƣờng đại học, đáp ứng tốt nhu cầu th ng tin cho hoạt động NCKH, giảng ạy v học tập, góp phần nâng c o chất ƣợng giáo ục, đ o tạo trong thời ỳ đẩy mạnh c ng nghiệp hoá, hiện đại hoá v hội nhập quốc tế cần đƣợc nghi n cứu v triển h i .
. Để triển h i hiệu quả, các thƣ viện cần tập trung v o việc phối hợp các hình thức tr o đổi th ng tin: ịch vụ mƣợn i n thƣ viện, mục ục i n hợp trực tuyến, vấn đề hợp tác trong c ng tác ổ sung t i iệu, chi sẻ nguồn th ng tin số. Tr n cơ sở đó, xây ựng một cơ chế hợp tác cho hoạt động chi sẻ th ng tin cũng nhƣ ự tính những thuận ợi v hó hăn hi triển h i các ịch vụ n y. [6, tr.198-205]
Hình thức chi sẻ phổ iến nhất việc phối hợp nguồn ữ iệu thƣ mục giữ các cơ qu n TT-TV đại học. Mỗi cơ qu n th ng tin - thƣ viện đều có một số ƣợng iểu ghi nhất định về một ĩnh vực n o đó, sự hợp nhất giữ chúng sẽ tạo n n một ngân h ng ữ iệu cực ỳ phong phú v đ ạng. NDT sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc ự chọn t i iệu. CNTT ng y n y ho n to n có hả năng tạo r đƣợc mối tr o đổi thƣờng xuy n giữ các cơ qu n TT-TV đại học. Một trong những giải pháp đ đƣợc đề cập đó các cơ qu n TT-TV đại học n n c ng nh u xây ựng một ngân h ng ữ iệu chung (ngo i việc tr o đổi ữ iệu thƣờng xuy n giữ các cơ qu n) nhằm tạo r một iện truy
cập rộng ớn h ng chỉ nh ri ng cho sinh vi n v cán ộ giảng ạy trong các trƣờng đại học m còn có thể phục vụ ngƣời ng các đối tƣợng hác có i n qu n. B n cạnh việc chi sẻ nguồn ữ iệu thƣ mục, các cơ qu n TT-TV đại học cũng cần tính đến việc chi sẻ các nguồn t i nguy n vật nhƣ: ho sách, các cơ sở ữ iệu to n văn tr n CD-ROM, các phƣơng tiện phục vụ phổ iến th ng tin (phòng đọc, hệ thống tr cứu...)..., cũng có nghĩ các nguồn t i iệu qu đƣợc sử ụng một cách tối đ v phát huy hết đƣợc hiệu quả. Cả h i hình thức tr n đều tất yếu đặt r một vấn đề: các cơ qu n TT-TV đại học cần phải tính đến việc chi sẻ NDT. Có nghĩ h ng còn hái niệm NDT củ một cơ qu n TT-TV đại học cụ thể n o đó, m sẽ xuất hiện hái niệm NDT củ các cơ qu n TT-TV đại học nói chung. Một trong những hình thức ết hợp h ng thể thiếu đƣợc hi th m gi xây ựng hệ thống i n thƣ viện việc xây ựng một Website chung cho to n hệ thống. Có thể xem đây nhƣ một cổng (g tew y) tr o đổi th ng tin giữ hệ thống các cơ qu n TT-TV đại học với các đối tác (NDT, nhà cung cấp th ng tin, các hệ thống cơ qu n TT-TV đại học hác, các viện nghi n cứu ho học, các tổ chức có mối qu n hệ thƣờng xuy n...).
Các yếu tố đảm ảo việc chi sẻ NLTT. Trƣớc hết, để đảm ảo việc chi sẻ, các cơ qu n TT-TV đại học cần phải đảm ảo thống nhất về mặt chuy n m n, nghiệp vụ. Vấn đề thứ h i vấn đề cơ sở vật chất , cơ sở vật chất ở đây chính : thiết ị, ho t ng, cơ sở hạ tầng c ng nghệ th ng tin, h ng gi n phục vụ... Đây cũng một hó hăn ớn m các cơ qu n TT-TV đại học đ ng phải đối mặt. Chƣ đƣợc qu n tâm đúng mức, mức độ đầu tƣ ch nh ệch quá ớn giữ các đơn vị, thiết ị v c ng nghệ chắp vá... một số ít trong số các thực trạng tồn tại ở các cơ qu n TT-TV đại học Việt N m hiện n y. B n cạnh đó, để đảm ảo hệ thống vận h nh đƣợc một cách hiệu quả thì vấn đề đ o tạo nguồn nhân ực th m gi v o hệ thống cũng cần đƣợc qu n tâm một cách đúng mức. Hơn thế nữ , việc gi o ết về vấn đề chi sẻ nguồn ực giữ các th nh vi n th m gi cũng có nghĩ rất qu n trọng trong việc xây ựng hệ thống i n thƣ viện.
Cần phải có những văn ản (tr n cơ sở nhất trí giữ các đơn vị) quy định rõ r ng về trách nhiệm, về hả năng v mức độ th m gi hợp tác giữ các th nh vi n, về việc sử ụng chuy n gi , nguồn ực v thời gi n... Những vấn đề tr n c ng sáng tỏ thì hệ thống vận h nh c ng nhịp nh ng v c ng hiệu quả. Tiếp theo vấn đề hỗ trợ n trong mỗi cơ qu n TT-TV hoặc mỗi nhóm i n ết. Nói cách hác, đây vấn đề duy trì hệ thống. Cuối c ng, chúng t cũng h ng thể h ng tính đến sự c m ết từ phí các cơ qu n chủ quản (các trƣờng đại học) củ mỗi đơn vị. Sự thống nhất giữ các cơ qu n chủ quản sẽ tạo r một h nh ng pháp cũng nhƣ chuy n m n vững chắc để các cơ qu n TT-TV có thể phát huy đƣợc hết tiềm ực củ mình. [11]
Chi sẻ NLTT giữ thƣ viện các trƣờng đại học ở Việt N m nhằm tăng cƣờng NLTT, phục vụ nhu cầu th ng tin ho học, nguồn học iệu đáp ứng y u cầu đ o tạo theo học chế tín chỉ, góp phần nâng c o chất ƣợng đ o tạo y u cầu cấp thiết cần đƣợc nghi n cứu triển h i với những ƣớc đi vững chắc. Các thƣ viện đại học Việt N m cần có đƣợc một phƣơng thức v m hình ho n chỉnh về i n th ng, tr o đổi th ng tin. Tr n cơ sở đó xây ựng một cơ chế hợp tác chi sẻ NLTT trong hệ thống.
Đối với Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM, c ng tác chi sẻ NLTT đ ng trở nên cần thiết khi NCT của NDT ngày càng c o v đ ạng, trong khi nguồn kinh phí bổ sung ngày càng hạn hẹp, Thƣ viện lại phải đáp ứng NCT phục vụ cho việc đ o tạo theo học chế tín chỉ. Mặc đứng trƣớc những đòi hỏi rất thiết thực nhƣ vậy nhƣng thƣ viện vẫn chƣ tiến hành chia sẻ, tr o đổi NLTT với bất kỳ một cơ qu n, đơn vị nào. Nguyên nhân của vấn đề này một phần nằm ở ý thức chủ quan từ phía cán bộ thƣ viện chƣ có sự tích cực, chủ động triển khai công việc, các NLTT củ thƣ viện có thể chia sẻ hợp tác còn hạn chế.
Hiên nay, Trung tâm đã th m gi v o Hội Thƣ viện Việt Nam, Liên hiệp Thƣ viện đại học khu vực phía Bắc, đây những hội nghề nghiệp lớn trong nƣớc, tuy
nhiên việc chia sẻ, tr o đổi các NLTT vẫn còn là vấn đề mới, đã đƣợc đề cập nhƣng chƣ có h nh động triển khai cụ thể. Về thực trạng NLTT tại Trung tâm vẫn còn thiếu mảng tài liệu số, tài liệu điện tử, trong hi đây một trong những loại hình tài liệu giúp các thƣ viện dễ dàng thực hiện việc chia sẻ. Từ thực tế n y ƣớc đầu Trung tâm nên tiến hành chia sẻ nguồn dữ liệu thƣ mục, một số CSDL điện tử toàn văn v các CSDL tr n CD-ROM,…v m hình i n ết phù hợp là liên kết theo nhóm các trƣờng đại học có chuy n ng nh đ o tạo gần với trƣờng ĐHTM nhƣ trƣờng Đại học đại học Kinh tế Quốc ân, Đại học Ngoại Thƣơng, Đại học Công nghiệp,…hoặc mô hình liên kết theo khu vực địa lý với các thƣ viện tr n địa bàn Hà Nội. Tuy nhi n để việc chia sẻ NLTT tại thƣ viện đi v o thực tế thƣ viện cần chủ động tích cực trong việc tham gia các liên hợp thƣ viện, tiếp tục nghiên cứu, cân nhắc các giải pháp để thực hiện việc chia sẻ đạt hiệu quả cao, nâng cao chất ƣợng, hiệu quả công tác phục vụ củ Thƣ viện và chất ƣợng đ o tạo củ Nh trƣờng.