- Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu
2. Anh/Chị thƣờng sử dụng tài liệu viết bằng ngôn ngữ nào?
2.1.2. Hình thức bổ sung tàiliệu
Cũng nhƣ các thƣ viện hác trong nƣớc, Trung tâm TT-TV trƣờng ĐHTM thực hiện việc thu thập tài liệu theo h i phƣơng thức là bổ sung trả tiền và bổ sung không phải trả tiền.
* Bổ sung trả tiền
Thực chất củ phƣơng thức bố sung trả tiền đó mu t i iệu. Đây nguồn cung cấp tài liệu chủ yếu v thƣờng xuy n cho thƣ viện. Đối với việc bổ sung bằng phƣơng thức trả tiền Trung tâm có thể hoàn toàn chủ động tiến hành công tác bổ sung, không bị ràng buộc về thời gi n, h ng gi n, đƣợc lựa chọn tài liệu theo ý muốn và phù hợp với diện bổ sung của Trung tâm.
Công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm đƣợc xây dựng theo kế hoạch công tác h ng năm, trong đó có đƣ r các chỉ tiêu cụ thể về kinh phí dự toán, số đầu và số bản tài liệu. Căn cứ nguồn inh phí đƣợc cấp h ng năm, tr n cơ sở thực tế nắm bắt NCT của NDT và bám sát các chuy n ng nh đ o tạo củ trƣờng, cán bộ làm công tác bổ
sung thu thập danh mục tài liệu tại các nhà sách, loại bỏ những tên tài liệu trùng rồi chuyển danh mục tới các khoa, bộ môn tích chọn, s u đó tập hợp danh mục tài liệu đƣợc chọn thông qua tổ tƣ vấn để thống nhất ý kiến xét chọn và trình Ban giám hiệu duyệt mua.
Trung tâm tiến hành mua tài liệu, chủ yếu là sách giáo trình và sách tham khảo trực tiếp từ các nhà xuất bản (Giáo dục, Chính trị Quốc gia, Sự thật, Thống kê, Thế giới,…), v từ các công ty phát h nh sách trong nƣớc (Công ty cổ phần sách Alpha, Công ty phát hành sách Fahasa,..), các nhà sách (Quỳnh Dung, Minh Đức,…). Ngo i r , Thƣ viện còn mua giáo trình từ các trƣờng đại học có c ng chuy n ng nh đ o tạo với trƣờng ĐHTM nhƣ Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính - Kế toán, Đại học Ngoại thƣơng, …. Các t i iệu này chủ yếu là sách tham khảo tiếng Việt, đƣợc mua và thanh toán theo từng đơn nhận. Qua số liệu ở bảng 2.1, có thể thấy số sách Việt đƣợc bổ sung h ng năm với một khối ƣợng tƣơng đối lớn, tuy nhiên những năm gần đây thì ƣợng sách đƣợc mua lại có xu hƣớng giảm nhiều so với những năm trƣớc. Đối với sách ngoại văn, Trung tâm mua với số ƣợng rất hạn chế qua Công ty Xuất nhập khẩu sách áo (XUNHASABA), theo đề nghị riêng của các khoa, bộ môn. Đối với tài liệu báo - tạp chí tiếng Việt, Thƣ viện tiến h nh đặt mua qua Công ty Phát h nh Báo chí Trung ƣơng, C ng ty Bƣu chính viễn th ng quân đội theo từng Quý trong năm v ƣợng tài liệu đƣợc mua khá phong phú và ổn định trong nhiều năm. Chỉ từ tháng 7 năm 2012 đến nay nguồn kinh phí mua tài liệu n y đã ị cắt giảm một phần o đó một số loại báo tạp chí h ng đúng chuy n ng nh v các oại báo tạp trí giải trí h ng đặt mua và số ƣợng mu cũng ị giảm từ 3 bản xuống còn 1 bản. Đối với các loại báo tạp chí ngoại văn, Trung tâm đặt mua qua Công ty Xuất nhập khẩu XUNHASABA một năm 2 ần v cũng chỉ mua các tạp chí sát với chuy n ng nh đ o tạo củ trƣờng.
Đối với loại hình tài liệu điện tử, Trung tâm chƣ chú trọng mua nguồn tài liệu này và mới chỉ dừng ở mức mu thí điểm một số ƣợng rất nhỏ; trong đó một số CSDL tr n đĩ CD-ROM và một gói sách điện tử to n văn với 75 tên sách tiếng Anh, nhƣng hiệu quả khai thác thực tế nguồn tài liệu điện tử này rất hạn chế.
Số ƣợng tài liệu đƣợc bổ sung h ng năm tính từ năm 2003 đến tháng 6 năm 2013 đƣợc thể hiện ở bảng 2.1[32]
Bảng 2.1. Số lượng tài liệu bổ sung từ nguồn mua từ năm 2003 đến 6/2013
Năm Sách Việt Sách ngoại Văn Số đầu
Báo, Tạp chí Việt Số đầu Báo, Tạp chí ngoại Số đầu tên sách Số bản sách Số đầu tên sách Số bản sách 2003 2.171 4.733 0 0 165 14 2004 1.494 5.976 0 0 165 14 2005 1.068 5.340 0 0 169 15 2006 1.167 6.184 298 457 176 15 2007 790 6.971 40 40 176 13 2008 500 5.693 45 45 176 13 2009 554 7.977 75 75 190 0 2010 543 3.810 139 259 190 14 2011 800 5.606 30 30 190 14 2012 287 1660 1 1 185 11 6/2013 400 1.122 0 0 185 8
Biểu đồ 2.1. Số ƣợng tài liệu mua bổ sung h ng năm
* Bổ sung không phải trả tiền
Nguồn bổ sung không phải trả tiền hiện n y cũng đƣợc Trung tâm tiến hành một cách đều đặn chủ yếu qua hai nguồn chính đó nguồn ƣu chiểu và nguồn tặng biếu. Tài liệu đƣợc thu thập từ nguồn tặng biếu thƣờng thụ động, h ng thƣờng xuyên và nội dung một số tài liệu chƣ sát với diện bổ sung của Trung tâm. Tuy nhiên h ng năm Trung tâm vẫn bổ sung đƣợc một số ƣợng tài liệu nhất định và chính nguồn tài liệu n y đã góp phần làm phong phú thêm NLTT của Trung tâm .
- Nguồn tin nôi sinh củ trƣờng ĐHTM
Trong quá trình hoạt động đ o tạo và NCKH của mình, bất kể một trƣờng đại học n o cũng đều sản sinh ra một khối ƣợng tài liệu rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho việc học tập, giảng dạy và NCKH của cán bộ, giảng vi n v sinh vi n trong trƣờng. Những tài liệu này còn gọi “nguồn tin nội sinh” v trƣờng ĐHTM trong quá trình hoạt động củ mình cũng đã tạo ra một khối ƣợng nguồn tin nội sinh lớn, rất có giá trị. Đó các c ng trình NCKH từ cấp trƣờng đến cấp Nh nƣớc, luận án tiến sĩ, uận văn thạc sĩ, hó uận tốt nghiệp, sách giáo trình, tài liệu hội nghị, tạp chí, bản tin,…
0 500 1000 1500 2000 2500 Số đầu sách Việt Số đầu sách ngoại Số đầu Báo tạp chí Việt Số đầu báo tạp chí ngoại
Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thƣ viện trƣờng đại học, ban hành ngày 10/3/2008 của Bộ trƣởng Bộ văn hó , Thể thao và Du lịch, tại muc , điều 3, chƣơng I về trách nhiệm và quyền hạn củ thƣ viện có ghi rõ: “….thu nhận các tài liệu o nh trƣờng xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã đƣợc nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, uận án tiến sĩ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học vi n, chƣơng trình đ o tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nh trƣờng, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu tr o đổi giữ các thƣ viện”.[12]
Trong thực tế, thời gian qua Trung tâm cũng đã tâm qu n tới việc thu thập, bổ sung nguồn tin n y v ƣớc đầu tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tin thu thập đƣợc, thu hút ƣợng bạn đọc đ ng đảo, phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tƣợng NDT nhƣ:
Các luận văn, uận án của cán bộ, giảng vi n trong trƣờng, các học vi n s u đại học và khóa luận tốt nghiệp củ sinh vi n đạt điểm cao từ các khoa bộ môn, Trung tâm đã tiến hành thu nhận 01 bản và theo số liêu bảng 2.2 trong 10 năm đây ƣợng tài liệu nội sinh đã thu nhận đƣợc với số ƣợng 5.845 cuốn.
Đề tài NCKH các cấp củ trƣờng cũng một trong những nguồn tài liệu rất có giá trị khoa học v đƣợc thƣ viện quan tâm thu thập, s u hi các đề t i đƣợc nghiệm thu thì phòng khoa học đối ngoại chuyển xuống thƣ viện để ƣu trữ và phục vụ với mỗi đề tài 1 bản.
Sách giáo trình củ trƣờng biên soạn là nguồn tài liệu đƣợc biên soạn sát với chƣơng trình đ o tạo và nhu cầu thực tế củ sinh vi n, o đó nh trƣờng đã có quy định ƣu chiểu tài liệu này với số ƣợng mỗi đầu sách là: sách xuất bản lần 1 ƣu 20 cuốn, tái bản lần 2 ƣu 15 cuốn, tái bản lần 3 ƣu 10 cuốn. Theo số liệu thống kê ở bảng 2.2 ƣợng sách thu thập đƣợc từ nguồn ƣu chiểu là 1.165 cuốn.
Tài liêu hội thảo đƣợc ƣu trữ và phục vụ tại thƣ viện từ 1-5 bản. Các ấn phẩm thông tin củ trƣờng nhƣ Tạp chí Thƣơng mại và bản tin nội bộ, chuyên san mỗi số phát h nh đƣợc ƣu 20 cuốn tại thƣ viện.
Tuy nhi n, cho đến nay Trung tâm v Nh trƣờng vẫn chƣ có một văn ản chính thức nào quy định về trách nhiệm của tập thể v cá nhân có i n qu n đến việc nộp và thu nhận các nguồn tin nội sinh n y, o đó việc thu thập nguồn tin này còn gặp nhiều hó hăn o chậm về thời gian nộp cũng nhƣ thu nhận h ng đƣợc đầy đủ số ƣợng các tài liệu luận án, luận văn o cán ộ, giảng vi n trƣờng bảo vệ. Đặc biệt, hiện nay Trung tâm mới chỉ thu nhận đƣợc 01 bản mềm đĩ CD của luận án tiến sĩ, m chƣ có quy định thu nhận bản mềm của luận văn thạc sĩ v các nguồn tin nội sinh khác. Đây một trong những cơ sở để thƣ viện có thể xây dựng đƣợc nguồn tài liệu điện tử cho nguồn tài liệu nội sinh và giúp việc ƣu trữ, tìm kiếm và khai thác tới nguồn tin này đƣợc tốt hơn. Đặc biệt các tập bài giảng do cán bộ, giảng vi n trong trƣờng biên soạn, đã đƣợc Hội đồng khoa học củ trƣờng nghiệm thu vẫn chƣ đƣợc thu nộp tại thƣ viện để phục vụ NDT, mặc đây t i iệu học tập, tham khảo rất tốt, sát với yêu cầu đ o tạo củ trƣờng. Từ thực tế công tác thu thập nguồn tin nội sinh nhƣ tr n, n ãnh đạo Trung tâm cần xây dựng các văn ản, quy định có i n qu n để đề xuất với Ban Giám hiệu, để Nh trƣờng ban hành những quy định cụ thể về chế độ giao nộp nguồn tin này, có nhƣ vậy công tác bổ sung nguồn tin nội sinh này mới thu thập đƣợc đầy đủ, kịp thời các nguồn tài liệu quý này.
Bảng 2.2. Tài liệu lưu chiểu tại Trung tâm từ năm 2003- 6/2013
Năm Sách giáo trình
Tạp chí, bản tin
Luận án, luân
văn, khóa luận NCKH Đề tài
Kỷ yếu hội thảo
2003 40 18 356 43 50
2004 140 29 515 42 15
2005 190 20 652 30 23
2007 40 68 496 98 45 2008 50 85 336 99 85 2008 50 85 336 99 85 2009 200 50 599 59 10 2010 106 64 649 81 20 2011 260 50 1.017 61 5 2012 85 70 448 28 13 6/2013 0 10 153 2 16 Tổng số 1.165 469 5.845 364 297 Nguồn: Thƣ viện ĐHTM[33]
- Nguồn tặng biếu, tài trợ
Cùng với việc thu thập tài liệu từ các nguồn mu , ƣu chiểu nhƣ tr n, h ng năm Thƣ viện cũng ổ sung đƣợc một ƣợng tài liệu đáng ể từ nguồn tài trợ, tặng biếu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong v ngo i nƣớc. Đối với nguồn tài trợ nƣớc ngoài, Thƣ viện thƣờng xuyên nhận đƣợc nguồn sách ngoại văn từ Quỹ Châu Á chủ yếu là tiếng Anh, đây những tài liệu có giá trị kinh tế lớn và rất phù hợp với các chuyên ng nh đ o tạo củ trƣờng. Tuy nhiên nguồn tài liệu n y thƣờng rất bị động và số ƣợng thu thập đƣợc theo các năm cũng h ng đồng đều nhƣ năm c o nhất năm 2010 có 195 đầu sách, năm thấp nhất năm 2007 chỉ có 2 đầu sách (số liệu bảng 2.3).
Bên cạnh sách ngoại văn, Trung tâm còn nhận đƣợc một số đầu sách Việt, chủ yếu là tài liệu tham khảo do Bộ giáo dục, các nhà sách tặng để giới thiệu sách mới và một số sách từ các dự án, ...một số tạp chí, báo mới phát hành, nhìn chung số ƣợng ít và nội ung chƣ sát với chuy n ng nh đ o tạo củ trƣờng. Tuy nhi n đây một trong những nguồn giúp thƣ viện thu thập, bổ sung một ƣợng tài liệu nhất định, giúp nguồn tin tại thƣ viện th m đ ạng v phong phú hơn.
Bảng 2.3. Số lượng tài liệu ngoại văn do Quỹ Châu Á tài trợ Năm Số đầu sách Số bản sách 2007 2 2 2008 78 117 2009 5 5 2010 195 285 2011 177 265 2012 22 33 2013 62 93 Nguồn: Thƣ viện ĐHTM[33]