- Kinh phí của thư viện
1.1.4. Đánh giá nguồn lực thông tin
Lý do cần phải đánh giá nguồn lực thông tin
Nhƣ tr n đã n u, nguồn lực thông tin là yếu tố cấu thành củ thƣ viện, NLTT là cơ sở để thƣ viện tổ chức các các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu củ NDT. Để xây dựng đƣợc một nguồn tin đủ mạnh, hợp lý, phù hợp với nhu cầu củ thƣ viện, khả ĩ đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT thì việc đánh giá NLTT rất cần thiết. Đánh giá NLTT là một quy trình nhằm tìm r đƣợc điểm mạnh v điểm yếu của NLTT. Việc đánh giá NLTT đƣợc định nghĩ nhƣ một quá trình định ƣợng so sánh mức độ mà một thƣ viện đạt đƣợc trong việc xây dựng NLTT với yêu cầu đƣợc thể hiện bởi các thông số đã định (thƣờng có trong chính sách phát triển nguồn tin). Trong nghiên cứu của M ri v Cor in (1989) đã chỉ ra rằng đánh giá NLTT thƣờng xem xét một sƣu tập tài liệu tốt nhƣ thế nào và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT (cả ngƣời dùng tin hiện tại và những ngƣời dùng tin tiềm năng).
Đánh giá NLTT một quá trình bắt buộc và mất nhiều thời gi n, đồng thời đƣợc thƣờng xuyên thực hiện với việc quan sát nhằm tìm r các điểm mạnh v điểm yếu của bộ sƣu tâp t i iệu, với mục đích tạo r cái gì đó tốt hơn ằng cách kế thừa và
cách hác, đánh giá NLTT đánh giá một cách khách quan về phạm vi và chiều sâu của bộ sƣu tập, đồng thời đƣ r hƣớng dẫn về kế hoạch, dự định cũng nhƣ đƣ r quyết định về bộ sƣu tập tài liệu.[40, Pg 160-161]
Mục đích của việc đánh giá nguồn lực thông tin
Các chuyên gia, các nhà quản thƣ viện thƣờng muốn biết NLTT m thƣ viện đã thu thập tốt nhƣ thế nào và có phù hợp với NCT củ các đối tƣợng NDT hay không? inh phí để mua các tài liệu đã hợp chƣ ? Để m đƣợc điều ấy, việc đánh giá NLTT phải đƣợc tiến h nh. Nói hác đi, mục đích của việc đánh giá NLTT để tiến tới hoàn thiện NLTT, làm cho NLTT phù hợp với chức năng, nhiệm vụ củ thƣ viện, tức là phù hợp với nhu cầu củ NDT. Đó cũng chính nhiệm vụ chính của việc phát triển NLTT, điều này có liên quan tới việc lập kế hoạch, lựa chọn và cắt giảm các tài liệu thu thập. Việc đánh giá NLTT cần đạt đƣợc những mục đích s u:
Tìm kiếm th ng tin chính xác hơn về quy mô, chiều sâu và lợi ích của tài liệu thu thập
Chuẩn bị hƣớng dẫn v cơ sở cho sự phát triển nguồn lực thông tin Giúp đỡ trong việc chuẩn bị chính sách phát triển tài liệu thu thập Xác định hiệu quả của chính sách phát triển việc thu thập
Quyết định chất ƣợng và sự phù hợp của tài liệu thu thập
Giúp chỉnh sửa những mặt chƣ ph hợp trong việc quản thƣ viện và cải thiện chúng
Tập trung nguồn nhân lực và tài chính vào các khu vực quan trọng
Cung cấp bằng chứng về việc tăng n ngân sách cho nguồn tài liệu cần bổ sung Xác định những điểm mạnh cũng nhƣ điểm yếu còn tồn tại trong việc thu thập
Kiểm tra sự cần thiết, loại bỏ và kiểm soát tài liệu thu thập, đồng thời xây dựng các khu vực ƣu ti n cho c ng việc này
Các bƣớc trong tiến hành đánh giá
- Thiết lập mục đích v đối tƣợng cần nghiên cứu đánh giá
- Xem xét nghiên cứu trƣớc: khảo sát các nghiên cứu trƣớc để xem xét một cách chi tiết và hiểu rõ đƣợc các vấn đề bên trong có liên quan.
- Lựa chọn dữ liệu đƣợc thu thập v phƣơng pháp uận: Quyết định phƣơng pháp uận để thực hiện và dữ liệu chính xác để tập hợp là cần thiết đối với ngƣời quản lý dữ liệu thu thập nhằm chắc chắn các câu trả lời trong đó cần thiết, trƣớc khi các câu hỏi gợi ra các câu trả lời của chúng. Theo cách tiếp cận có hệ thống có thể đặt các đối tƣợng nghiên cứu trong một bảng nhƣ một hệ thống các câu hỏi. S u đó mỗi phần liệt kê làm thế nào bạn đƣ r câu trả lời cho câu hỏi đó. Theo cách tiếp cận này có thể chắc chắn rằng mỗi câu hỏi quan tâm trong việc đánh giá t i iệu thu thập sẽ đƣợc giải đáp trong thực tế.
- Lựa chọn phạm vi đối tƣợng khảo sát: Đối tƣợng ở đây có thể bao gồm cả vật nhƣ sách v con ngƣời có thể ngƣời sử dụng thƣ viện. Khi lựa chọn đối tƣợng cần có sự hiểu biết về các khía cạnh đơn giản nhất của kỹ thuật mẫu, nếu dạng mẫu đƣợc lấy chính xác, các đặc tính của dạng mẫu gần đúng với các đặc tính của nhóm từ đối tƣợng đƣợc lấy.
- Thực hiện một nghiên cứu thí điểm: Việc này giúp khảo sát kỹ thực tiễn, giúp tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, nâng cao chất ƣợng, cải thiện đáng ể kết quả nghiên cứu.
- Sửa chữa và phân tích dữ liệu: Sửa chữa dữ liệu thu đƣợc từ cuộc khảo sát, nhằm chắc chắn rằng cái gì đƣợc đƣ v o ữ liệu nguồn hay bảng tính máy tính là chính xác nhất có thể. Tiến hành phân tích dữ liệu bởi vì sự mã hóa sẽ luôn bao gồm một số quyết
định chủ quan về cái gì đƣợc hiểu bởi ngƣời điền vào phiếu mẫu hay hoàn thành bài khảo sát hoặc là bất kỳ công cụ tài liệu thu thập dữ liệu n o đƣợc sử dụng. Việc làm sáng tỏ này cần đƣợc quyết định dựa trên một cơ sở nhất quán chắc chắn và vì thế bảng quyết định mã đƣợc sử dụng. S u đó mỗi phần nhỏ của dữ liệu vốn mập mờ khó hiểu sẽ đƣợc xử lý chính xác bằng cách tƣơng tự nhau.
Nói tóm lại, phân tích dữ liệu thu thập cần phải kết hợp với các mục đích v mục tiêu củ cơ qu n cũng nhƣ trong thƣ viện của mình. Với những điều ƣu tr n, việc đánh giá n n xác định các câu hỏi riêng biệt đƣ r , u n u n ắt đầu bằng câu hỏi loại thông tin nào cần thiết, điều gì gợi ý cho câu trả lời đƣợc yêu cầu và từ đó những câu hỏi n o n n đƣợc đƣ r v qu câu hỏi đó iệu thông tin có phù hợp từ các nguồn hác nh u h y h ng? Hơn thế nữ , điều quan trọng là tính chủ quan của các phƣơng pháp hác nh u về chất ƣợng của các tài liệu thu thập đƣợc giảm đi nhiều nhất có thể. Điều này có thể đƣợc thực hiện nhờ sử dụng kỹ thuật định ƣợng, chúng tính toán không chỉ các mục dữ liệu của toàn hệ thống và cả số lần chúng đƣợc sử dụng bằng cách này hay cách khác, mà còn tính toán mức độ ảnh hƣởng lẫn nhau giữa ngƣời sử dụng và các dịch vụ củ thƣ viện.
Các phƣơng pháp đánh giá nguồn lực thông tin
Đánh giá nguồn lực thông tin bao gồm hai cách tiếp cận: Lấy ngƣời dùng làm trung tâm (user centred) và lấy NLTT làm trung tâm (information resources centred). Mỗi phƣơng pháp tiếp cận đều có những ƣu điểm ri ng v để tiến h nh đánh giá đƣợc nguồn lực thông tin trong mỗi phƣơng pháp cần đƣ r các ti u chí cụ thể;
(1) Phƣơng pháp đánh giá đầu tiên là lấy ngƣời dùng làm trung tâm, có nghĩ tập trung v o ngƣời ng cá nhân nhƣ đơn vị của việc phân tích, với ngƣời dùng đ ng đƣợc xác định nhƣ cá nhân sử dụng các phƣơng tiện trong dữ liệu thu thập. Trong thời đại kỹ thuật số tầm quan trọng của việc đánh giá bộ sƣu tập ngƣời sử dụng làm
trung tâm đã tăng n, vì nó không còn là trƣờng hợp độc giả đƣợc giới hạn truy cập vào những gì có trong bất kỳ một bộ sƣu tập vật lý nào.[40, Pg 162-182]
- Ti u chí đánh giá:
+ Sự hài lòng của NDT về chất ƣợng nguồn lực thông tin tại thƣ viện:
Phƣơng pháp thực hiện: Phát phiếu khảo sát để thăm ò iến, thống ƣợng phiếu phát r để tính mức độ hài lòng của NDT.
+ Khả năng tìm iếm tới NLTT: Phƣơng pháp thực hiện: Phát phiếu khảo sát để thăm ò iến, thống ƣợng phiếu phát r để tính khả năng tìm đến NLTT của NDT và biết rõ nguyên nhân tại s o NDT chƣ tìm iếm đƣợc NLTT tại thƣ viện.
+ Tỷ lệ tài liệu đƣợc mƣợn: Thông qua số ƣợt sử dụng tài liệu của bạn đọc trong một khoảng thời gian cụ thể để đánh giá tần suất sử dụng của vốn tài liệu. Nếu tỷ lệ tài liệu mƣợn càng cao, thì tần suất (hiệu quả) sử dụng của vốn tài liệu c ng đƣợc đánh giá tốt.
Phƣơng pháp tính tỷ lệ tài liệu đƣợc mƣợn[8]
Tổng số lần mƣợn tài liệu trong năm x 100
Tổng số bản tài liệu hiện có trong kho
(2) Phƣơng pháp thứ hai là lấy nguồn lực thông tin m trung tâm, có nghĩ các kỹ thuật đánh giá tập trung vào việc kiểm tra tài liệu thu thập trong hệ thống nhƣ quy mô, nội dung, mức độ cập nhật, mức độ đầy đủ và tầm quan trọng của nó. Mục đích chỉ ra tổng số bản các loại tài liệu sẵn sàng phục vụ và tính thời sự của chúng. Để đánh giá theo cách tiếp cận n y, ngƣời ta giả định rằng mỗi cuốn sách, mỗi loại tài liệu đều có giá trị ngang nhau và một tài liệu hiện đƣợc ƣ chuộng thì tƣơng i cũng vẫn đƣợc ƣ chuộng. Tuy nhiên trong mối quan hệ với việc đánh giá NLTT của Follet
Report và hiệu quả phục vụ tại thƣ viện đại học kết quả thu đƣợc giá trị quan trọng giữa các tài liệu trong quá trình sử dụng là khác nhau và tạo lập một loạt các chỉ dẫn quan trọng tin rằng hầu hết đều thích hợp cho việc đánh giá NLTT.[40, Pg 162-182]