- Tiêu chí đánh giá:
3.2.3. Chú trọng bổ sung nguồn tin nội sinh
Nguồn tin nội sinh những t i iệu đƣợc hình th nh trong quá trình hoạt động ho học ỹ thuật, sản xuất, quản , nghi n cứu, học tập củ các cơ qu n, tổ chức, xí nghiệp, viện nghi n cứu, trƣờng đại học… Nguồn tin nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các th nh tựu, tiềm ực cũng nhƣ hƣớng phát triển củ những đơn vị n y v thƣờng đƣợc ƣu giữ ở các Trung tâm TT-TV v trung tâm th ng tin củ đơn vị đó[23]. Trong xu thế phát triển chung củ đất nƣớc, hoạt động đ o tạo củ các trƣờng đại học ng y c ng mở rộng, c ng tác nghi n cứu ho học cũng h ng ngừng đƣợc đẩy mạnh. Do đó nguồn tin nội sinh củ mỗi trƣờng ng y c ng tăng nh nh về số ƣợng v chuy n sâu về nội ung. Thực tế trong thời gi n qu , nguồn t i iệu n y vẫn chƣ đƣợc qu n tâm đúng mức.
Thu thập đƣợc đầy đủ, iểm soát v h i thác tốt nguồn th ng tin đặc iệt n y phục vụ nhiệm vụ đ o tạo v nghi n cứu ho học một trong những nhiệm vụ qu n trọng củ các trung tâm TT-TV, các trung tâm th ng tin trong mỗi trƣờng đại học.
Về thực trạng c ng tác thu thập, h i thác, sử ụng nguồn iệu nội sinh tại Trung tâm TT-TVĐHTM tác giả đã trình y ở (mục 2.2.1). Hiện n y, Trung tâm đã xây ựng đƣợc CSDL riêng cho tài liệu luận văn, uận án, tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, kỷ yếu nghiên cứu khoa học và các giáo trình của trƣờng. Các tài liệu này đƣợc ƣu giữ và phục vụ tại các kho tài liệu khác nhau của Trung tâm, phù hợp với yêu cầu học tập, đ o tạo và nghiên cứu của từng nhóm đối tƣợng bạn đọc. Mặc đã có nhiều cố gắng trong công tác thu thập tài liệu nội sinh nhƣ tr n, nhƣng hiện nay việc thu thập nguồn tài liệu này vẫn còn nhiều tồn tại, cần có giải pháp khắc phuc nhƣ chƣ thu thập đƣợc đầy đủ tài liệu luận án, luận văn o cán ộ, giáo vi n trong trƣờng bảo vệ tại các cơ sở giáo dục ngo i trƣờng, việc thu thập tài liệu còn thụ động, thời gian thu nộp chậm, nhiều loại chƣ thu thập đƣợc nhƣ:
+ Các bài giảng, bài thuyết trình của giáo viên và cán bộ trong trƣờng + Các báo cáo củ các đo n, cơ qu n hảo sát trong v ngo i nƣớc + Các bản dịch tài liệu nƣớc ngoài
+ Các tài liệu về sáng kiến cải tiến
+ Các tổng kết nghiên cứu, công trình nghiên cứu khoa học + Bản thảo củ i áo, sách,…
Nguy n nhân ẫn đến hiện trạng tr n là vì chƣ có một văn ản chính thức o ĐHTM n h nh quy định về việc thu nhận v gi o nộp t i iệu xám đối với các đơn vị trong ĐHTM. Trung tâm cũng chỉ căn cứ v o chức năng, nhiệm vụ để thu thập nguồn t i iệu n y . Một số đơn vị, cá nhân chƣ thức đƣợc hết v i trò, tầm qu n củ t i iệu xám. Chƣ có sự thống nhất trong quản giữ các văn ản đã n h nh v cơ qu n thi h nh. Ví ụ: Tại Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ng y 31/8/2004 củ Chính phủ về hoạt động th ng tin KHCN đã quy định: C ng ân Việt N m ảo vệ học vị thạc sĩ ho học ở nƣớc ngo i, hi về nƣớc phải nộp 01 ản uận văn èm 01 ản tóm tắt cho cơ qu n th ng tin ho học v c ng nghệ hoặc Trung tâm TT-TV nơi cử đi đ o tạo. Nhƣng
Trung tâm vẫn chƣ thu nhận đƣợc một ản uận văn n o củ cán ộ đƣợc cử đi học ở nƣớc ngo i, có ẽ ởi cơ qu n thi h nh chƣ có những quy định v chế t i ắt uộc đối với các cá nhân thuộc đối tƣợng quy định tr n. Trung tâm có rất ít th ng tin về các ế hoạch nghi n cứu ho học củ các đơn vị đ o tạo trong ĐHTM; h ng có th ng tin về các đo n đi th m qu n, thực tập hảo sát ở nƣớc ngo i.
Theo báo cáo thống kê từ các phòng phục vụ, tài liệu nội sinh tại Trung tâm TT- TV có tần suất sử dụng rất c o, đem ại giá trị khoa học lớn, phù hợp với nhu cầu nghiên cứu của NDT. Mặt khác nếu làm tốt công tác thu thập nguồn tin nội sinh này, thì h ng năm Trung tâm TT-TV sẽ bổ sung đƣợc một ƣợng tài liệu có chất ƣợng cao, phù hợp với NCT củ các đối tƣợng NDT mà không cần phải trả tiền. Về thực chất, để tạo đƣợc nguồn tin nội sinh n y, h ng năm Nh trƣờng phải đầu tƣ một nguồn ngân sách không nhỏ cho hoạt động NCKH và các hoạt động nâng c o trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, giảng vi n v sinh vi n trong to n trƣờng. Nếu nguồn tin nội sinh m h ng đƣợc chú trọng bổ sung vào Trung tâm TT-TV sẽ là một sự lãng phí rất lớn củ Nh trƣờng.
Để hắc phục đƣợc những hạn chế trong c ng tác thu thập nguồn tin nội sinh v tiếp tục phát huy những thế mạnh v v i trò củ nguồn tin nội sinh trong việc phục vụ hoạt động đ o tạo, NCKH củ Nh trƣờng, tránh những tổn thất ãng phí thì Trung tâm TT-TV v Nh trƣờng cần tập trung thực hiện tốt các nhóm giải pháp s u:.
- Về phí Nh trƣờng: Cần xây dựng chính sách qui định rõ trách nhiệm, quyền lợi cả về mặt vật chất cũng nhƣ tinh thần để khuyến khích các tác giả tạo ra nguồn tài liệu xám, cũng nhƣ trách nhiệm củ ngƣời sử dụng và khai thác nguồn tin đó, tr n cơ sở xem xét hệ thống pháp luật hiện hành (Luật khoa học và công nghệ, Nghị định số 159/2004/NĐ-CP về hoạt động th ng tin KH &CN…), chính sách về giáo dục đ o tạo, về định hƣớng chiến ƣợc trong hoạt động khoa học công nghệ củ ĐHTM.
+ H ng năm n n thống , áo cáo đầy đủ số ƣợng tài liệu nội sinh thu thập đƣợc về Trung tâm TT-TV lên Ban giám hiệu (tr n cơ sở so sánh với danh mục các đề tài đƣợc bảo vệ và danh sách cán bộ, giảng vi n đã hoàn thành kế hoach học tập, nghiên cứu )
+ Trung tâm TT-TV cần xây dựng v đề xuất với Ban giám hiệu về việc ban hành các văn ản pháp quy, quy định cụ thể về việc giao nộp tài liệu nội sinh đối với toàn thể cán bộ, giáo vi n v sinh vi n trong trƣờng.
+ Tiếp tục ho n thiện hơn nữ quy trình thu thập t i iệu để nguồn tin nội sinh ng y c ng đ ạng phong phú, o quát đầy đủ các mặt hoạt động củ Nh trƣờng.
+ Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển nguồn tài liệu xám thành các bộ sƣu tập ƣới dạng số hóa: bộ sƣu tập các luận văn/ uận án; bộ sƣu tập các chƣơng trình, i giảng, bộ sƣu tập các kỷ yếu hội nghị hội thảo tạo thành một hệ thống các tƣ iệu khoa học về một chủ đề xác định, trở thành nguồn tài liệu quý phục vụ công tác đ o tạo và nghiên cứu củ Nh trƣờng.
+ Có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các khoa, phòng ban và Trung tâm TT-TV, viện nghiên cứu để thu thập các tài liêu xám củ trƣờng.
+ Tăng cƣờng công tác tuyên truyền, giới thiệu về vai trò của tài liệu xám để các đơn vị cá nhân biết và tự giác tới Trung tâm TT-TV giao nộp đầy đủ.