1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực
1.2.3.1. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, TVQĐ đã có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ với cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, khoa học. Cơ cấu tổ chức TVQĐ nhƣ sau: Ngoài các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ hỗ trợ và điều hành hoạt động nhƣ Ban giám đốc, Hội đồng khoa học, Ban Hành chính, TVQĐ có 5 phòng chức năng với các nhiệm vụ sau:
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Quân đội - Phòng Phục vụ bạn đọc
Phòng phục vụ bạn đọc đƣợc chia thành các bộ phận: Phòng đọc tổng hợp, Phòng đọc tra cứu, Tổng kho lƣu trữ tài liệu, Kho luân chuyển tài liệu xuống các đơn vị, Phòng đọc Báo – Tạp chí, Phòng Mƣợn.
Phòng phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ:
+ Phục vụ tại các phòng đọc, phòng mƣợn, phòng báo – tạp chí, giúp bạn đọc tra tìm tài liệu.
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG PHỤC VỤ BẠN ĐỌC PHÒNG PHÁT HÀNH PHÒNG THÔNG TIN THƢ MỤC BAN HÀNH CHÍNH PHÒNG BỔ SUNG- XỬ LÝ KỸ THUẬT TRỢ LÝ NGHIỆP VỤ PHÒNG ĐỌC TỔNG HỢP PHÒNG TRA CỨU PHÒNG MƢỢN PHÒNG BÁO TẠP CHÍ TỔNG KHO LƢU TRỮ KHO LUÂN CHUYỂN PHÒNG ĐỌC ĐIỆN TỬ BỘ PHẬN TT - TM THƢ MỤC BỘ PHẬN CNTT BỔ SUNG XỬ LÝ KỸ THUẬT TRỢ LÝ NGHIỆP VỤ TOÀN QUÂN TRỢ LÝ NGHIỆP VỤ THƢ VIỆN KHOA HỌC TẠI TVQĐ
+ Phục vụ theo chuyên đề, tổ chức các cuộc trƣng bày, triển lãm sách nhân các ngày kỷ niệm, tổ chức các cuộc nói chuyện chuyên đề, giới thiệu sách,…
+ Quản lý ấn phẩm định kỳ đƣợc nhập về thƣ viện. + Tổ chức, quản lý hệ thống kho.
+ Sao chụp, quét tài liệu.
- Phòng Phát hành
Phát hành sách (hay còn gọi là bổ sung sách báo tập trung) là công việc chuyển sách đến tay các cán bộ, chiến sĩ trong toàn quân theo các đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng. Góp phần tuyên truyền quan điểm, đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc, phổ biến kiến thức cho mọi ngƣời...
Phòng có chức năng tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị.
Lập kế hoạch, đặt mua sách của các nhà xuất bản.
Nhập, cấp phát sách theo kinh phí định mức theo quy định.
Biên soạn thƣ mục giới thiệu sách cấp phát gửi đến các đầu mối trực thuộc Bộ Quốc Phòng.
Giúp các đơn vị mua sách bằng kinh phí tự chi.
- Phòng Thông tin – Thư mục – Máy tính gồm: Phòng đọc điện tử, bộ phận xử lý thông tin thƣ mục; bộ phận công nghệ thông tin và số hóa tài liệu.
Phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy tính thực hiện các nhiệm vụ sau: + Biên soạn các loại thông tin, thƣ mục bao gồm: Thông báo sách mới; Thƣ mục chuyên đề; Tài liệu phục vụ nghiên cứu.
+ Xử lý hồi cố tài liệu của TVQĐ đƣợc nhập về từ trƣớc năm 1998 nhằm thực hiện mục tiêu số hóa toàn bộ hệ thống mục lục để quản lý trên máy tính dƣới dạng CSDL thƣ mục, từng bƣớc xây dựng nguồn lực thông tin điện tử của TVQĐ.
+ Nghiên cứu ứng dụng CNTT cho các hoạt động tại TVQĐ và hệ thống thƣ viện toàn quân; quản lý hệ thống máy chủ và các thiết bị liên quan đến hệ thống mạng và lƣu trữ dữ liệu; quản lý toàn bộ CSDL, tài liệu điện tử và phòng đọc điện tử.
- Phòng Bổ sung và Xử lý kỹ thuật với các nhiệm vụ:
+ Bổ sung: Sƣu tầm, lựa chọn và bổ sung tài liệu vào Thƣ viện. Trung bình hàng năm TVQĐ nhập gần một vạn bản sách, báo, tạp chí, tƣ liệu, luận văn, các loại tài liệu điện tử qua các hình thức: mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi, tặng biếu,…
+ Xử lý kỹ thuật (xử lý hình thức và nội dung tài liệu mới nhập về Thƣ viện) thực hiện các công việc: đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, phân loại, mô tả, định từ khóa, xử lý CSDL trên máy, in phích và xếp phích công vụ, hiệu đính.
- Trợ lý nghiệp vụ:
Dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc, các trợ lý nghiệp vụ lên kế hoạch chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ TVQĐ và hệ thống thƣ viện toàn quân nhƣ: biên soạn, cung cấp sách giáo trình, văn bản pháp quy, tài liệu sổ sách, phích phiếu, tủ giá nghiệp vụ cho các thƣ viện đơn vị, mở các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ ngắn hạn cho cán bộ, nhân viên thƣ viện đơn vị thuộc các quân khu, quân đoàn, quân binh chủng.
1.2.3.2. Đội ngũ cán bộ
Thƣ viện Quân đội đã và đang hết sức chú trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ vững vàng về trình độ nghiệp vụ và tƣ tƣởng của không chỉ cơ quan mình mà của các đơn vị thƣ viện trong toàn quân.
Thƣ viện luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ đi học trong và ngoài nƣớc nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và ngƣời dùng tin.
Hiện nay, TVQĐ có 35 cán bộ, nhân viên, gồm 27 quân nhân, 8 công nhân viên quốc phòng. Trong đó:
- Phân theo trình độ học vấn:
+ Số ngƣời có trình độ Thạc sỹ là: 6 ngƣời + Số ngƣời có trình độ đại học là: 25 ngƣời +Số ngƣời có trình độ cao đẳng là: 4 ngƣời - Phân theo độ tuổi:
+ Từ 25 – 30 tuổi: 7 ngƣời + Từ 31 – 40 tuổi: 13 ngƣời + Từ 41 – 50 tuổi: 10 ngƣời + Từ 51 – 55 tuổi: 5 ngƣời - Phân theo giới tính:
+ Nam: 11 ngƣời + Nữ: 24 ngƣời
Thƣ viện Quân đội không chỉ tập trung vào việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thƣ viện mà cả về mặt tƣ tƣởng, lý luận quân sự… Thông qua các buổi xem phim tƣ liệu, các hội thảo, sinh hoạt Đảng trong cơ quan, trong hệ thống… Đặc biệt, hàng tuần thƣ viện tổ chức một buổi sinh hoạt trong cơ quan để nhận xét công việc trong tuần và đƣa ra những kế hoạch công tác mới một cách dân chủ, tạo sự đoàn kết nhất trí của toàn đội ngũ cán bộ thƣ viện, tất cả vì sự nghiệp thƣ viện của toàn quân.