3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn
3.2.3. Tổ chức cung cấp, phục vụ tài liệu xám
Để công tác khai thác nguồn tài liệu xám có hiệu quả, Thƣ viện cần thực hiện những giải pháp nhƣ:
- Đa dạng hóa và nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin:
+ Xây dựng CSDL thƣ mục dành riêng cho nguồn tài liệu xám (CSDL thƣ mục luận án, luận văn; CSDL thƣ mục các đề tài nghiên cứu khoa học,…)
+ Số hóa, tạo lập CSDL toàn văn nguồn tài liệu xám, trƣớc hết ƣu tiên các tài liệu có tần xuất sử dụng cao: luận án, luận văn.
+ Tiến tới xây dựng phòng đa phƣơng tiện cho tài liệu xám. Đây là phòng đọc hiện đại có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho bạn đọc trong công tác tìm tin, tra cứu thƣ mục. Nguồn tài liệu xám đều là dạng điện tử và số hóa: đĩa CD, dữ liệu toàn văn. NDT có thể truy cập và khai thác theo hình thức cung cấp cho ngƣời dùng một Account và Password.
+ Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ cần đƣợc củng cố và phát triển với hình thức kho mở.
+ Nghiên cứu triển khai một số dịch vụ thông tin mới nhƣ: dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu (trực tiếp hoặc qua email), dịch vụ hƣớng dẫn tra cứu thông tin,…
+ Xây dựng trang web, đƣa các thông tin, dữ liệu thƣ mục, dữ liệu toàn văn tài liệu xám lên mạng Internet để bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin ngay tại nhà.
- Triển khai mạnh mẽ các hoạt động marketing sản phẩm thông tin: Bên cạnh việc đƣa các sản phẩm thông tin ra phục vụ, cần giới thiệu, quản bá rộng rãi sản phẩm thông tin đến ngƣời sử dụng qua email bạn đọc, trên các bản tin của thƣ viện cũng nhƣ đƣa lên website hoặc in tờ rơi phát tận tay ngƣời sử dụng.
Cùng với những phƣơng thức đó, Thƣ viện cũng nên thƣờng xuyên tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề, giới thiệu về nguồn tài liệu xám.
- Xây dựng chính sách khai thác đối với tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử:
Chính sách khai thác nguồn tài liệu xám là vấn đề cần đặc biệt quan tâm trong các cơ quan thông tin thƣ viện. Tài liệu xám là loại tài liệu không đƣợc phổ biến rộng rãi. Do vậy khi đƣa vào khai thác, vấn đề chống đạo văn và bản quyền tác giả đƣợc đặt lên hàng đầu. Bên cạnh chính sách dành cho
nguồn tài liệu truyền thống dạng in thì cũng cần xây dựng chính sách cho bản điện tử.
Theo đó với loại tài liệu in ấn, ngoài việc yêu cầu đọc tại chỗ, Thƣ viện cần thực hiện nghiêm túc chính sách photo tài liệu, thực hiện cung cấp tài liệu photo không quá 1/3 số trang của tài liệu cho mỗi lần photo.
Đối với tài liệu điện tử khi đƣa vào khai thác và phục vụ, cần đảm bảo tính bảo mật của tài liệu, không cho phép ngƣời sử dụng có thể download đƣợc tài liệu dƣới mọi hình thức.
- Tạo lập các kênh phản hồi cho NDT nhằm mục đích tiếp thu ý kiến đóng góp và khuyến khích NDT sử dụng nguồn tài liệu xám của Thƣ viện.
- Nhân bản các tài liệu xám đƣợc thu thập về thƣ viện.