Thông tin số là xu thế phát triển ƣu tiên trong các cơ quan thông tin – thƣ viện hiện nay. Thông tin số làm tăng khả năng khai thác cho NDT, mặt khác giúp cơ quan thông tin – thƣ viện bảo quản tài liệu gốc, không bị hƣ hỏng bởi tần xuất sử dụng ngày càng cao từ phía NDT.
Việc số hóa tài liệu không những giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu mà còn có nhiều lợi ích khác trong việc quản lý và phục vụ tài liệu nhƣ: tiết kiệm đƣợc diện tích kho bảo quản chúng, dễ quản lý, làm phong phú thêm các loại hình phục vụ thông tin (hỏi đáp thông tin nhanh, cung cấp thƣ mục tài liệu, toàn văn tài liệu, giúp bạn đoc có thể truy cập nhanh vào thông tin tài liệu).
Quá trình chuyển các dạng dữ liệu, tài liệu truyền thống nhƣ các văn bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và đƣợc máy tính nhận biết nhƣ tài liệu ban đầu gọi là số hóa dữ liệu. Hay nói cách khác, số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành tài liệu số mà máy tính có thể đọc đƣợc.
Sản phẩm sau khi số hóa tài liệu chính là nguồn tài nguyên số/ dữ liệu số - các dữ liệu dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh,… đƣợc máy tính nhận biết đúng định dạng và đƣợc sử dụng trên máy tính.
Hiện nay, nguồn tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội chủ yếu là tài liệu giấy với 8.883 đề tài luận án – luận văn, 740 đề tài nghiên cứu khoa học các cấp và 235 bản tài liệu hội nghị, hội thảo. Trong đó có không ít tài liệu có tần xuất sử dụng cao.
Do vậy, để có thể sử dụng lâu dài và bảo quản đƣợc tài liệu gốc, đảm bảo cho nhiều ngƣời có thể sử dụng cùng một lúc, Thƣ viện cần tiến hành số hóa loại tài liệu này. Các tài liệu số hóa đƣợc lƣu trữ trên một CSDL toàn văn để NDT có thể khai thác thông tin trên đó. Số hóa nguồn tài liệu xám này sẽ mang lại những lợi ích to lớn nhƣ:
- Hạn chế tối đa việc tiếp xúc với tài liệu gốc.
- Hỗ trợ đắc lực cho việc khai thác tài liệu. Thông qua mạng Internet và hệ thống máy tính, NDT có thể truy cập trực tuyến những tài liệu họ cần quan tâm, vào bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu.
- Nhiều ngƣời có thể cùng lúc sử dụng một tài liệu. Điều này là không thể đối với dạng tài liệu truyền thống.
- Tài liệu số giúp các thƣ viện có thể tƣơng tác và kết nối với nhau để chia sẻ nguồn lực thông tin.
- Nhờ công nghệ ghép ảnh cho phép nhân bản tài liệu gốc trung thành về nội dung và hình thức đẹp hơn rất nhiều.
- Tiết kiệm đƣợc không gian cất giữ vì tài liệu số đƣợc lƣu trữ dƣới dạng tệp văn bản, tệp hình ảnh. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong điều kiện không gian kho, giá sách còn rất hạn hẹp của Thƣ viện
Tạo lập đƣợc nguồn tài liệu xám số hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin với các thƣ viện và trung tâm thông tin trong cùng hệ thống trong nƣớc và nƣớc ngoài.
Hiện nay, TVQĐ đã và đang số hóa vốn tài liệu của Thƣ viện trong đó có sách, báo – tạp chí. Tuy nhiên nguồn tài liệu xám lại chƣa đƣợc tiến hành số hóa. TVQĐ đã có những điều kiện thuận lợi trong việc số hóa tài liệu xám: có kinh nghiệm trong công tác số hóa tài liệu từ trƣớc đó, Thƣ viện đã đƣợc trang bị phần mềm quản lý tài liệu số cũng nhƣ các trang thiết bị cần thiết cho việc số hóa tài liệu: Phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye, máy Scanner, máy ảnh kỹ thuật số, máy tính có dung lƣợng bộ nhớ lớn chạy với tốc độ nhanh, thiết bị lƣu trữ (CD-ROM, DVD-RAM).
Trong tiến trình thực hiện số hóa nguồn tài liệu xám cần lƣu ý những vấn đề sau:
- Phải xác định rõ các nhiệm vụ của trang thiết bị và dây chuyền công nghệ phục vụ hoạt động số hóa.
- Phải có trang thiết bị hiện đại chuyên dụng.
- Phải xác định rõ các yêu cầu về phần mềm số hóa và quản lý kho tƣ liệu số.
- Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của nội dung số hóa thu đƣợc, không làm ảnh hƣởng đến ấn phẩm nguyên gốc.
- Phải yêu cầu nhà cung cấp phần mềm số hóa bảo đảm chuyển giao công nghệ Số hóa tài liệu và quản trị tƣ liệu số, đào tạo cán bộ thƣ viện bằng thực tiễn công việc số hóa để họ làm chủ và nắm bắt kỹ năng tạo ra và quản trị tƣ liệu số.
- Tạo dựng quy trình số hóa tài liệu và các cơ sở vật chất cần thiết cho kho tƣ liệu số.
- Việc quản lý tƣ liệu số đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ Luật sở hữu trí tuệ và luật Bản quyền tác giả để không vi phạm bản quyền.
Để công tác số hóa tài liệu thực hiện một cách hiệu quả đòi hỏi cần có chiến lƣợc số hóa tài liệu, cần có kế hoạch, chƣơng trình cụ thể cho mỗi thời
điểm, có sự đầu tƣ về tài chính, con ngƣời, thời gian. Sau mỗi thời gian nhất định, cần có sự kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm để kịp thời khắc phục những hạn chế, khó khăn trong quá trình thực hiện.