Đánh giá mức độ đáp ứng NCT nhƣ sau: có 25% NDT đánh giá đƣợc đáp ứng NCT ở mức độ “Đầy đủ”, có tới 70% NDT đƣợc hỏi cho rằng nguồn tài liệu xám hiện mới “đáp ứng một phần” NCT của họ và 5% NDT cho rằng chƣa đáp ứng đƣợc NCT của họ.
Có thể thấy nguồn tài liệu xám của Thƣ viện chƣa thực sự đầy đủ do tính thụ động của việc tiếp nhận tài liệu xám. Mặt khác, công tác phục vụ thông tin cũng gặp nhiều vấn đề, đặc biệt là vấn đề tra cứu và sử dụng thông tin. Vì vây, hiệu quả phục vụ thông tin chƣa cao, chƣa thực sự đáp ứng NCT.
Có thể nói, vấn đề tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám của TVQĐ vẫn còn nhiều tồn tại cần đƣợc củng cố, hoàn thiện. Cần đẩy mạnh việc thu thập và phổ biến nguồn tin, nâng cao chất lƣợng mục lục trực tuyến, đẩy mạnh xây dựng CSDL số tài liệu xám, đào tạo NDT cũng nhƣ cần có sự trợ giúp tích cực từ phía cán bộ thƣ viện để NDT có thể tiếp cận nguồn tài liệu xám dễ dàng và hiệu quả nhất.
* Nguyên nhân tồn tại
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế cho thấy có rất nhiều nguyên nhân gây ra những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám tại TVQĐ. Có thể chỉ ra một số nguyên nhân chính nhƣ sau:
Thứ nhất, nhận thức về tầm quan trọng của việc thu thập, tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám của Ban Giám đốc TVQĐ chƣa cao nên chƣa quan tâm đúng mức về công tác thu thập, tổ chức và quản lý nguồn tài liệu này.
Thứ hai, thiếu cơ chế hay các quy định có tính pháp lý về trách nhiệm và nghĩa vụ bắt buộc phải giao nộp kết quả nghiên cứu khoa học (luận án) cho Thƣ viện của các cán bộ công tác trong quân đội.
Thứ ba, các cán bộ thƣ viện có rất ít thông tin và kế hoạch nghiên cứu khoa học của các đơn vị đào tạo trong và ngoài quân đội nên không thể biết hết các nguồn để bổ sung kịp thời.
Thứ tư, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lƣu trữ, phổ biến nguồn tài liệu xám của Thƣ viện còn nhiều thiếu thốn. Diện tích phòng, kho, giá tài liệu hạn hẹp, gây khó khăn cho công tác tổ chức phục vụ NDT.
Thứ năm, vấn đề đầu tƣ tài chính, nguồn kinh phí cho công tác tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám của Thƣ viện chƣa có sự đầu tƣ đúng mức. Đặc biệt là tài liệu xám dạng điện tử.
Thứ sáu, Trình độ đội ngũ cán bộ của Thƣ viện chƣa đồng đều, một số cán bộ không đƣợc đào tạo chính quy về ngành thông tin thƣ viện mà mới chỉ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ thƣ viện.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác cần kể đến nhƣ: tài liệu còn chƣa đầy đủ, cập nhật, tổ chức tra cứu nguồn tin chƣa có hệ thống, các sản phẩm dịch vụ thông tin còn ít,…
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI
Thông qua việc khảo sát thực trạng nguồn tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội, thấy đƣợc những mặt mạnh, những vấn đề còn tồn tại và chỉ ra đƣợc những nguyên nhân của các tồn tại đó, tác giả xin đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và phục vụ nguồn tài liệu xám nhƣ sau:
- Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám;
- Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám; - Tăng cƣờng số hóa nguồn tài liệu xám;
- Đồng bộ các giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám.
Dƣới đây sẽ xem xét khái quát các giải pháp đƣợc nêu trên.
3.1. Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám
3.1.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám
Vai trò của ngƣời lãnh đạo, quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức là rất quan trọng. Công tác chỉ đạo của những ngƣời quản lý có tính chất quyết định trong mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy, để hoàn thiện một mặt, một khía cạnh công việc, điều cốt yếu là phải làm cho những ngƣời lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng của công việc đó. Hiện nay, các cấp lãnh đạo từ Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và cả TVQĐ dù đã quan tâm nhƣng chƣa thực sự chú trọng đúng mức đến nguồn tài liệu xám.
Tài liệu xám có vai trò hết sức quan trọng trong công tác nghiên cứu khoa học, đặc biệt đối với một thƣ viện khoa học đầu ngành nhƣ TVQĐ. Vì vậy, việc tăng cƣờng quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện là
công việc cần sớm đƣợc quan tâm một cách có hệ thống. Cần đặt rõ mục tiêu của việc quản lý, chính là để nguồn tin này đƣợc khai thác và sử dụng có hiệu quả nhất, sử dụng đƣợc lâu dài, cho nhiều mục đích.
Thực trạng nguồn kinh phí đƣợc cấp cho hoạt động bổ sung và xử lý tài liệu xám tƣơng tự nhƣ các loại tài liệu khác cho thấy tài liệu xám của TVQĐ chƣa đƣợc nhìn nhận một cách đặc biệt. Các cấp lãnh đạo cần thấy rõ hơn vai trò quan trọng của tài liệu xám, từ đó đƣa ra những ý kiến chỉ đạo cần thiết cho hoạt động bổ sung, xử lý và phục vụ nguồn tài liệu đặc biệt này. Khi các cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức thức đƣợc lợi ích của việc phát triển tài liệu xám, họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt chẽ và chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến loại tài liệu này.
3.1.2. Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu xám
Đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng đều có nhu cầu về thông tin, trong đó các cơ quan thông tin thƣ viện với vai trò là đơn vị phục vụ thông tin luôn đặt vấn đề phát triển nguồn tin lên hàng đầu. Việc thu thập thông tin đƣợc tiến hành dựa trên các cơ sở chính sách thu thập thông tin và khả năng thực tiễn của cơ quan tổ chức. Các chính sách đề ra phải đảm bảo tính đầy đủ và toàn diện của nguồn tin.
Chính sách bổ sung tài liệu xám đƣợc xây dựng dựa trên việc xác định những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn bổ sung của Thƣ viện.
Nội dung của chính sách bổ sung bao gồm:
- Xác định chính xác phạm vi thu thập tài liệu (các lĩnh vực tri thức, các lĩnh vực hoạt động, các đối tƣợng bạn đọc chính,…)
- Đảm bảo mối tƣơng quan, tỷ lệ tƣơng xứng trong thành phần vốn tài liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau:
+ Về nội dung: đủ các môn loại tri thức, lĩnh vực hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện.
+ Về thời gian: bổ sung các tài liệu xám mới nhất để đảm bảo tính cập nhật và tính thời sự của nguồn tài liệu này.
+ Về loại hình tài liệu: chú ý bổ sung những loại hình tài liệu xám mới xuất hiện và có triển vọng phát triển (tài liệu xám dạng điện tử).
- Quy định mức độ bao quát tài liệu cần bổ sung: bổ sung các tài liệu xám có nội dung về chuyên ngành sâu phù hợp với công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của NDT.
- Xác định các nguồn bổ sung: tại các đơn vị đào tạo trong và ngoài quân đội, các cơ quan thông tin thƣ viện, các viện nghiên cứu,… Đặc biệt, Thƣ viện cần tham gia tích cực Liên hợp Thƣ viện Việt Nam về nguồn tin điện tử nhằm chia sẻ, khai thác nguồn tài liệu xám giữa các đơn vị tham gia.
Đối với TVQĐ, tài liệu xám nói riêng và vốn tài liệu nói chung giữ vị trí then chốt, là cơ sở vật chất, nền tảng cho mọi hoạt động của thƣ viện. Vì vậy, xây dựng vốn tài liệu là công tác cực kỳ quan trọng. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung cập nhật liên tục. Tài liệu xám phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học. Nếu làm tốt công tác bổ sung tài liệu xám, Thƣ viện Quân đội sẽ không ngừng phát triển.
3.1.3. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cường kinh phí cho các hoạt động về tài liệu xám
Hiện nay, TVQĐ đã có quy định nộp lƣu chiểu đối với luận án tiến sĩ. Các luận án tiến sĩ của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội đƣợc bảo vệ tại các cơ quan, các học viện cần phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt về TVQĐ để lƣu trữ. Tuy nhiên TVQĐ vẫn chƣa có một chế tài xử phạt nào đối với những cá nhân không nộp lƣu chiểu luận án tiến sĩ. Chính vì vậy mà có nhiều cá nhân vẫn không chấp hành nghiêm chỉnh quy định này.
Đối với luận văn thạc sĩ và các đề tài nghiên cứu khoa học của các cán bộ, cơ quan trong quân đội đến nay vẫn chƣa có văn bản nào quy định sau khi hoàn thành xong các tác giả phải nộp lƣu chiểu tại Thƣ viện. Điều này dẫn tới việc Thƣ viện không thể thu thập nguồn tài liệu xám một cách đầy đủ.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu xám, các cấp lãnh đạo cần xây dựng các cơ chế, chính sách quản lý nguồn tài liệu xám. Bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, Bộ Quốc phòng và Tổng cục Chính trị cần ra những văn bản chị đạo mang tính bắt buộc đối với việc nộp lƣu chiểu các luận án, luận văn, các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ công tác trong quân đội, trong đó nêu rõ một số điều kiện ràng buộc các cá nhân nếu không thực hiện và có chế tài xử phạt đối với các cá nhân không thực hiện đúng quy định này. Các quy định cần đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở hệ thống các văn bản liên quan:
- Hệ thống pháp luật hiện hành (Bộ luật dân sự liên quan đến bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ; Luật Khoa học và Công nghệ; Nghị định 11/2004/NĐ/CP về Hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ. Đặc biệt là Thông tƣ số 14/2014/TT – BKHCN quy định về việc thu thập, đăng ký, lƣu giữ và công bố thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ.)
- Các quy định về quản lý và khai thác kết quả nghiên cứu khoa học nói chung.
- Các chính sách và mục tiêu phát triển của các đơn vị có các công trình nghiên cứu khoa học,…
Việc ban hành các văn bản mang tính pháp lý thống nhất, bắt buộc là đòi hỏi hết sức cấp thiết đối với công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của TVQĐ.
Thêm vào đó, Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và TVQĐ cần quan tâm hơn nữa đến kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu xám, đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử.
3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám
3.2.1. Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu xám
Xử lý tài liệu nhằm mục đích tạo ra các dấu hiệu nhận biết và tìm kiếm tài liệu trong lƣu trữ, quản lý và tìm kiếm thông tin về tài liệu tại các cơ quan tổ chức. Việc xử lý tài liệu nhất quán, đồng bộ tạo ra các sản phẩm thông tin chất lƣợng giúp cho công tác tổ chức lƣu trữ, quản lý và tìm kiếm tài liệu xám một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vì vây, ngay từ bây giờ, TVQĐ cần rà soát, đánh giá lại công tác này để có những giải pháp đảm bảo chất lƣợng hoạt động.
- Vấn đề chuẩn hóa hoạt động xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lƣợng các sản phẩm thông tin đặc biệt là mục lục trực tuyến cần đƣợc Thƣ viện quan tâm. Các công cụ chuẩn hóa hoạt động đã đƣợc xây dựng và chỉ đạo áp dụng. Tuy nhiên việc áp dụng các chuẩn này vẫn chƣa thực sự triệt để, cán bộ thông tin vẫn còn chƣa tự giác trong việc áp dụng đúng chuẩn cũng nhƣ những quy định, quy trình thực hiện trong xử lý thông tin. Vì vậy, các cán bộ thƣ viện cần áp dụng các chuẩn cũng nhƣ các công cụ xử lý thông tin một cách triệt để và nghiêm túc, trong đó đặc biệt là việc thiết lập các điểm truy cập là các từ khóa.
- Đến thời điểm hiện tại, TVQĐ vẫn chƣa xây dựng CSDL thƣ mục dành riêng cho tài liệu xám. Các biểu ghi thƣ mục của tài liệu xám vẫn nằm lẫn trong CSDL sách. Điều này gây khó khăn và mất nhiều thời gian của NDT khi tìm kiếm loại tài liệu này. Trong thời gian tới, số lƣợng tài liệu xám bổ sung về thƣ viện ngày càng nhiều, Thƣ viện Quân đội cần xây dựng CSDL thƣ mục dành riêng cho nguồn tài liệu xám. Việc này giúp nâng cao chất lƣợng mục lục trực tuyến.
- Trong quá trình xử lý tài liệu xám, TVQĐ chƣa áp dụng làm tóm tắt đối với loại hình tài liệu này. Tóm tắt tài liệu nhằm mục đích giới thiệu cho NDT nội dung cơ bản của tài liệu gốc để giúp họ đánh giá thông tin tài liệu và quyết định sử dụng tài liệu đó hay không.
Các luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học là những tài liệu có giá trị khoa học cao, chứa đựng nội dung thông tin phong phú, đa dạng, mang tính khoa học cao trong quá trình hoạt động nghiên cứu.
Các thông tin trong các tài liệu này chƣa có đƣợc qua các tài liệu công bố thông thƣờng và các thông tin này có tính thời sự rất cao.
Các quan điểm, nội dung đƣợc các tác giả trình bày trong luận án, luận văn đều mang tính lý luận cao và nhiều công trình nghiên cứu có thể triển khai trong thực tế.
Việc tiếp cận tài liệu này có ý nghĩa vô cùng lớn, giúp cho nhà quản lý, ngƣời nghiên cứu, ngƣời học tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức tìm kiếm, phân tích tài liệu. Chính vì thế, TVQĐ cần nhanh chóng triển khai việc làm tóm tắt trong quá trình xử lý tài liệu, giúp NDT có thể lựa chọn nhanh chóng và hiệu quả nhất nguồn tài liệu quý giá mà Thƣ viện đang lƣu giữ
- Tài liệu xám là tài liệu chứa hàm lƣợng khoa học cao, thêm vào đó là tính mới, tính cập nhật, nhiều vấn đề lần đầu tiên đƣợc đề cập nhật. Cán bộ thƣ viện không thể nắm bắt đƣợc hết các thông tin. Vì vậy, trong quá trình xử lý tài liệu, cán bộ thƣ viện có thể kết hợp phƣơng pháp hỏi ý kiến chuyên gia nghiên cứu. Nhƣ vậy, những thông tin đƣợc xử lý sẽ chính xác, sát với tài liệu gốc hơn.
Để tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ thƣ viện, trong quá trình nhận lƣu chiểu tài liệu xám có thể đề nghị tác giả cho thêm các thông tin về nội dung tài liệu vào mẫu biên nhận cũng là một biện pháp đơn giản và khá hiệu quả.
3.2.2. Công tác quản lý tài liệu xám
Nguồn tài liệu xám của TVQĐ đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho đóng. Đối với các loại tài liệu là luận án, luận văn, hình thức tổ chức kho đóng chƣa thực sự mang lại hiệu quả phục vụ NDT nhƣ mong muốn. Điều này làm mất
đi tính chủ động, tích cực của NDT trong việc tìm kiếm thông tin, làm cho các tài liệu về cùng chuyên ngành, chuyên đề không đƣợc tập trung vào một vị trí. Mặt khác, trong xu hƣớng hiện nay, các thƣ viện đang chuyển dần từ hình thức tổ chức kho đóng sang kho mở, tạo lập môi trƣờng thân thiện giữa NDT và nguồn tin. Do đó, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phổ biến và khai thác nguồn tài liệu xám, TVQĐ cần chuyển kho tài liệu luận án, luận