Việc nhập dữ liệu toàn văn đƣợc tiến hành sau khi việc biên mục các thông tin mô tả tài liệu thành công.
2.2.3. Công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu xám
Nguồn tài liệu xám của Thƣ viện sau khi tiến hành xử lý xong đƣợc lƣu trữ tại Tổng kho và phục vụ tại phòng đọc tổng hợp và phòng đọc điện tử. Tài liệu xám tại TVQĐ đƣợc tổ chức quản lý với hai mục đích chính là lƣu trữ và khai thác.
Đối với loại tài liệu xám là luận án, luận văn đƣợc sắp xếp thành một bộ phận riêng trong Tổng kho. Tài liệu đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.
Đối với loại tài liệu là các báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu hội nghị, hội thảo lại đƣợc sắp xếp trong bộ phận Tƣ liệu. Tài liệu cũng đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt. Hiện nay, tài liệu này còn ít nên đƣợc xếp chung với tƣ liệu. Trong tƣơng lai, số lƣợng tài liệu này tăng trƣởng mạnh thì yêu cầu cấp thiết đặt ra cho TVQĐ sẽ phải tổ chức thành một bộ phận riêng biệt. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thƣ viện cũng nhƣ ngƣời dùng tin tiếp cận tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Nhãn tài liệu của tài liệu xám bao gồm các thông tin sau: tên thƣ viện, số phân loại, mã vạch và số đăng ký cá biệt.
Tài liệu xám dạng điện tử do phòng thông tin thƣ mục – máy tính tổ chức quản lý và phục vụ. Tài liệu xám đƣợc lƣu trữ trong 3 cơ sở dữ liệu: CSDL tài liệu quân sự, CSDL tài liệu tổng hợp, CSDL tài liệu hạn chế.
Hình 2.3: Giao diện Thư viện số Dilib Bookeye
Trong Thƣ viện nguồn tài liệu xám đƣợc lƣu trữ dƣới hình thức kho đóng, luôn đƣợc đầu tƣ đầy đủ các trang thiết bị nhƣ hệ thống giá sách, quạt thông gió, ánh sáng, các thông số về nhiệt độ, độ ẩm, các chỉ tiêu kỹ thuật chống mối mọt đã đạt các tiêu chuẩn đề ra… nhằm phục vụ cho công tác tổ chức kho cũng nhƣ bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.
2.2.4. Tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám
Khai thác và phổ biến nguồn lực thông tin thƣ viện là một trong những mục đích, nhiệm vụ trung tâm của Thƣ viện. Để đáp ứng nhu cầu của NDT trong việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu xám đƣợc thuận lợi, TVQĐ đã quan tâm đến công tác tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tổ chức hƣớng dẫn tra cứu, xây dựng chính sách và tổ chức dich vụ khai thác tài liệu.
Hiện nay, nguồn tài liệu xám của Thƣ viện đƣợc khai thác thông qua hình thức đọc tại chỗ.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thƣ viện gồm có: hệ thống mục lục dạng phiếu truyền thống; thƣ mục thông báo sách mới; mục lục tra cứu trực tuyến OPAC; dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ; dịch vụ sao chụp tài liêu.
* Hệ thống mục lục dạng phiếu
Ngƣời dùng tin có thể tìm kiếm nguồn tài liệu xám thông qua hệ thống mục lục truyền thống của Thƣ viện bao gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
Nếu nhƣ bộ máy tra cứu hiện đại không định rõ CSDL tài liệu xám thì hệ thống mục lục truyền thống của TVQĐ lại có riêng một tủ mục lục rất đầy đủ cho loại hình tài liệu này. Tủ mục lục này bao gồm phiếu mục lục của tất cả các loại luận án – luận văn và tƣ liệu (đề tài nghiên cứu khoa hoc, tài liệu hội nghị hôi thảo nằm trong tƣ liệu) mà Thƣ viện có, đƣợc đặt trong phòng Đọc tổng hợp để thuận tiện cho bạn đọc tra cứu.
Sở dĩ Thƣ viện có riêng một tủ mục lục cho loại hình tài liệu này là do trƣớc đây trong khối phòng Phục vụ của Thƣ viện có riêng một phòng đọc dành cho bạn đọc có nhu cầu về các loại tài liệu hạn chế, tài liệu xám, đƣợc gọi là phòng Đọc nghiên cứu. Phòng đọc này có riêng hệ thống mục lục, đƣợc Thƣ viện duy trì đến năm 2006.
Tủ mục lục này gồm hai loại: mục lục phân loại (sắp xếp theo môn loại) và mục lục chữ cái (sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tài liệu và tên tác giả). Trong mỗi loại mục lục, phiếu mục lục của các loại tài liệu xám đƣợc xếp vào các hộp phích. Trƣớc mỗi hộp phích đều có chỉ dẫn loại tài liệu (luận án hoặc tƣ liệu), ký hiệu các môn loại theo Bảng phân loại 19 lớp và số thứ tự hộp phích.
Tủ mục lục này vẫn thƣờng xuyên đƣợc bổ sung phiếu mục lục khi có tài liệu mới nhập về. Với thực trạng bộ máy tra cứu hiện đại chƣa có riêng CSDL cho tài liệu xám và chƣa đầy đủ biểu ghi của tất cả tài liệu thƣ viện, bộ máy tra cứu truyền thống này ƣu việt hơn ở tính đầy đủ và rõ ràng.
* Thư mục thông báo sách mới
Thƣ mục thông báo tài liệu mới do phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy tính đảm nhận biên soạn. Đối với các loại tài liệu nói chung và tài liệu xám nói riêng sau khi biên mục, cán bộ thƣ viện sẽ tiến hành biên soạn thƣ mục thông báo tài liệu mới. Tài liệu xám không đƣợc in danh mục riêng mà thông báo chung với các tài liệu khác của Thƣ viện. Trong các bản thƣ mục giới thiệu sách mới, tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại (theo Bảng phân loại 19 lớp).
Các yếu tố trong thƣ mục bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, ký hiệu phân loại, ký hiệu xếp kho (riêng luận án – luận văn có thêm chuyên ngành và mã số chuyên ngành)
Ví dụ 1:
Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại các thƣ viện ở Việt Nam: Luận án tiến sĩ khoa học thƣ viện: 62.32.20.01 / Vũ Dƣơng Thúy Ngà. – H. : Trƣờng Đại học Văn hóa, 2011. – 179tr. ; 29cm
021(V)/LAV 6790 Ví dụ 2:
Nghiên cứu và đề xuất giải pháp chuẩn hóa thuật ngữ trong lĩnh vực thƣ viện – thông tin học ở Việt Nam: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ / Vũ Dƣơng Thúy Ngà chủ nhiệm đề tài. – H. : Bộ Văn hóa thông tin, 2007. – 388tr. ; 29cm
021(V)/T 22856
Thƣ mục giới thiệu sách mới tại Thƣ viện chỉ phản ánh tài liệu mới, mang tính thời sự, không có bảng tra. Nhƣng nhờ có thƣ mục này mà tài liệu mới đƣợc
bổ sung về thƣ viện đƣợc phổ biến đầy đủ, kịp thời tới ngƣời dùng tin, giúp họ nhanh chóng phát hiện đƣợc những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Thƣ mục thông báo tài liệu mới đƣợc in thành quyển và đƣa lên website của Thƣ viện Quân đội để bạn đọc biết.
* Mục lục tra cứu trực tuyến OPAC
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các nguồn tin khoa học nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng gia tăng nhanh chóng, điều này gây rất nhiều khó khăn cho NDT trong việc tìm kiếm, khai thác nguồn lực thông tin. Chính vì vậy, những ngƣời làm công tác thông tin luôn suy nghĩ tìm cách xử lý, bao gói thông tin, xây dựng các loại CSDL để giúp họ tiết kiệm, rút ngắn thời gian tối ƣu trong quá trình tìm kiếm thông tin.
Năm 2002, TVQĐ bắt đầu xây dựng mạng nội bộ và thực hiện tra cứu tài liệu trên máy vi tính. Phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy tính đƣợc giao nhiệm vụ quản trị các CSDL hiện có của Thƣ viện. Hiện nay, TVQĐ đã xây dựng đƣợc một số lƣợng biểu ghi thƣ mục lớn (hơn 200.000 biểu ghi) cho các CSDL dùng để tra cứu các dạng tài liệu, trong đó:
- CSDL sách TVQĐ: 148.407 biểu ghi - CSDL sách mƣợn: 17.095 biểu ghi
- CSDL Bài trích Báo – tạp chí: 71.859 biểu ghi
Biểu ghi các loại tài liệu xám trình bày đầy đủ các thông tin thƣ mục của tài liệu. Ví dụ, đối với luận án, luận văn, đó là các thông tin: Nhan đề luận án/luận văn, chuyên ngành, mã số chuyên ngành, nơi bảo vệ, cơ quan chủ trì, năm bảo vệ, số trang, khổ cỡ, ký hiệu phân loại, ký hiệu xếp giá.
Tuy nhiên, cho đến nay Thƣ viện vẫn chƣa có CSDL thƣ mục dành riêng cho loại hình tài liệu xám. Các biểu ghi luận án – luận văn, tƣ liệu vẫn nằm lẫn trong CSDL sách TVQĐ. Điều này làm hạn chế khả năng phục vụ bạn đọc có nhu cầu về loại hình tài liệu này. Để tra tìm tài liệu, bạn đọc lựa
chọn CSDL sách và tra cứu thông qua các yếu tố: tác giả, tên tài liệu, chỉ số phân loại, ký hiệu xếp giá,… Với mục lục trực tuyến OPAC, ngƣời sử dụng tra cứu tại hệ thống máy tính của Thƣ viện tại Phòng đọc điện tử tầng 2.
Hình 2.4: Giao diện tra cứu OPAC
Để đáp ứng tốt nhu cầu khai thác thông tin của NDT, TVQĐ đã triển khai dự án xây dựng Bộ sƣu tập tài liệu số. Dự án này bao gồm việc chuyển đổi sang dạng số tất cả các tài liệu của Thƣ viện. Tuy nhiên, hiện nay TVQĐ mới chỉ số hóa đƣợc tài liệu dạng sách, báo – tạp chí chứ chƣa số hóa tài liệu xám. Các tài liệu xám có trong bộ sƣu tập số là các tài liệu đƣợc Thƣ viện thu thập, bổ sung từ các cơ quan thông tin – thƣ viện khác. Bộ sƣu tập tài liệu số của Thƣ viện Quân đội đƣợc phân chia thành 4 CSDL khác nhau:
+ CSDL tài liệu quân sự + CSDL tài liệu tổng hợp + CSDL tài liệu hạn chế
Tài liệu xám nhƣ luận án, luận văn không đƣợc lƣu trữ trong những CSDL riêng biệt mà nằm lẫn trong các CSDL nói trên (trừ CSDL bài trích báo – tạp chí).
Hình 2.5: Giao diện tra cứu tài liệu số
Để tra tìm tài liệu, bạn đọc lựa chọn CSDL theo lĩnh vực mà mình cần tìm kiếm (quân sự, tổng hợp hay hạn chế) và tra cứu thông qua các yếu tố: tác giả, tên tài liệu, nơi xuất bản, thời gian, chủ đề. Đối với tài liệu dạng số, bạn đọc phải đến Thƣ viện để tra tìm và đọc toàn văn tài liệu.
* Trang web Thư viện:
Trang web Thƣ viện giới thiệu đầy đủ các thông tin về Thƣ viện , cách thức truy cập và khai thác nguồn tài nguyên của Thƣ viện. Tài liệu mới đƣợc nhập về cũng đƣợc thông báo trên web. Đây là công cụ rất hữu hiệu kết nối ngƣời dùng tin với thƣ viện mà không giới hạn về khoảng cách.
* Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:
Trƣớc đây, Thƣ viện có riêng một phòng đọc nghiên cứu phục vụ bạn đọc có nhu cầu về các loại tài liệu xám. Phòng đọc này đƣợc duy trì trong nhiều năm. Thƣ viện đã xây dựng một hệ thống mục lục tra cứu và các quy tắc phục vụ dành riêng cho loại tài liệu này. Tuy nhiên, đến năm 2006, do nhu cầu bức thiết của việc phát triển công tác thông tin – thƣ mục và áp dụng công nghệ thông tin cùng với điều kiện mặt bằng có hạn, Thƣ viện buộc phải gộp phòng đọc nghiên cứu vào phòng Đọc tổng hợp để dành chỗ cho phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy tính. Hiện nay, Thƣ viện chỉ phục vụ đọc tại chỗ đối với các loại hình tài liệu xám, nhằm bảo quản tốt tài liệu cũng nhƣ hạn chế việc vi phạm bản quyền tác giả.
Do tính chất đặc biệt của các loại hình tài liệu xám nên quy tắc phục vụ đối với loại hình tài liệu này có điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác của Thƣ viện.
Theo mức độ phổ biến, tài liệu xám của TVQĐ có thể chia ra 3 loại: tài liệu mât, tài liệu lƣu hành nội bộ và tài liệu phục vụ rộng rãi.
- Tài liệu mật: là các loại tài liệu xám có nội dung liên quan đến chiến lƣợc, chiến thuật trong quân đội hay có nội dung về quan hệ chính trị, ngoại giao của Đảng, Nhà nƣớc và quân đội.
Đối với loại tài liệu này, Thƣ viện tuyệt đối không phục vụ sao chụp. Việc phục vụ đọc cũng vô cùng hạn chế. Những đối tƣợng NDT đƣợc tiếp xúc với loại tài liệu này phải giữ một vị trí, cấp bậc nhất định trong cơ quan trung ƣơng hoặc quân đội. Họ phải có giấy giới thiệu của cơ quan công tác với nội dung và lý do sử dụng tài liệu cụ thể. Việc NDT có đƣợc sử dụng dạng tài liệu này hay không do lãnh đạo phòng Phục bạn đọc và Ban giám đốc Thƣ viện quyết định.
- Tài liệu lƣu hành nội bộ: là các loại tài liệu phục vụ hạn chế,chỉ trong nội bộ quân đội. Loại tài liệu này cũng có nội dung xoay quanh các vấn đề quân sự, chính trị. Tài liệu này đƣợc đƣa ra phục vụ các cán bộ, sĩ quan trong quân đội. Những ngƣời dùng tin ngoài quân đội muốn sử dụng tài liệu này phải có giấy giới thiệu của cơ quan công tác. Tùy theo nội dung từng tài liệu mà cán bộ thƣ viện quyết định có phục vụ sao chụp hay không. Đối với tài liệu có nội dung về chiến lƣợc, chiến thuật, Thƣ viện không phục vụ sao chụp. - Tài liệu phục vụ rộng rãi: là loại tài liệu đƣợc sử dụng bởi mọi đối tƣợng bạn đọc. Các tài liệu này có nội dung về chính trị, lịch sử quân sự, ngoại giao, kinh tế, xã hội nói chung. Đối với loại tài liệu này, Thƣ viện có phục vụ sao chụp.
Phòng đọc tổng hợp đƣợc trang bị hệ thống quạt, điều hòa, ánh sáng khá tốt để bạn đọc sử dụng tài liệu một cách thuận lợi nhất.
Đối với tài liệu xám dạng điện tử. NDT có thể đọc tại Phòng đọc điện tử của Thƣ viện. Do Thƣ viện Quân đội sử dụng mạng nội bộ nên việc tra cứu hay đọc toàn văn tài liệu xám chỉ đƣợc thực hiện qua hệ thống máy tính tại Thƣ viện. Điều này gây hạn chế cho NDT trong việc khai thác tài liệu. Phòng đọc điện tử đƣợc trang bị hệ thống điều hòa, quạt, ánh sáng đầy đủ để phục vụ NDT một cách tốt nhất.
* Dịch vụ sao chụp tài liệu
Thƣ viện Quân đội giao cho một cán bộ của phòng Phục vụ bạn đọc phụ trách dịch vụ này. Cán bộ phụ trách đƣợc phổ biến các quy định về vấn đề bản quyền, về các quy định đặc thù khi sao chụp tài liệu xám. Phí sao chụp tài liệu xám cũng cao hơn tài liệu thông thƣờng khác, vừa để thêm kinh phí phục chế tài liệu hƣ hỏng vừa là một chính sách khuyến khích bạn đọc sử dụng tài liệu tại chỗ. Tuy nhiên, do không đƣợc mƣợn tài liệu xám về nhà nên nguồn tài liệu xám đƣợc bạn đọc sao chụp khá nhiều.
Tại Thƣ viện Quân đội, việc cung cấp thông tin theo yêu cầu và hƣớng dẫn tra cứu thông tin tuy chƣa phát triển thành dịch vụ nhƣng vẫn có thể thực hiện khi bạn đọc có nhu cầu. Đối tƣợng NDT là các cán bộ lãnh đạo, quản lý hoặc những bạn đọc không có thời gian đến thƣ viện để sử dụng tài liệu có thể liên hệ với cán bộ thƣ viện tìm giúp tài liệu mà mình cần.
Công tác hƣớng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu chƣa đƣợc Thƣ viện chú trọng. NDT gặp khó khăn trong quá trình tra cứu tài liệu, cán bộ thƣ viện trả lời trực tiếp các thắc mắc của bạn đọc và hƣớng dẫn họ tra cứu đúng cách. Qua khảo sát thực tế, có thể thấy số lƣợng bạn đọc chƣa nắm rõ cách tra cứu tài liệu chiếm số lƣợng khá lớn. Điều này đặt ra yêu cầu cho TVQĐ, hàng năm cần tổ chức các lớp tập huấn sử dụng thƣ viện cho NDT, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của Thƣ viện cũng nhƣ hƣớng dẫn họ cách tra cứu tài liệu.
2.3. Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội