3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn
3.2.2. Công tác quản lý tài liệu xám
Nguồn tài liệu xám của TVQĐ đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho đóng. Đối với các loại tài liệu là luận án, luận văn, hình thức tổ chức kho đóng chƣa thực sự mang lại hiệu quả phục vụ NDT nhƣ mong muốn. Điều này làm mất
đi tính chủ động, tích cực của NDT trong việc tìm kiếm thông tin, làm cho các tài liệu về cùng chuyên ngành, chuyên đề không đƣợc tập trung vào một vị trí. Mặt khác, trong xu hƣớng hiện nay, các thƣ viện đang chuyển dần từ hình thức tổ chức kho đóng sang kho mở, tạo lập môi trƣờng thân thiện giữa NDT và nguồn tin. Do đó, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phổ biến và khai thác nguồn tài liệu xám, TVQĐ cần chuyển kho tài liệu luận án, luận văn sang hình thức kho mở tự chọn.
Qua kết quả khảo sát cho thấy có tới 95% NDT cho rằng tổ chức nguồn tài liệu xám theo hình thức kho mở sẽ tạo điều kiện trong việc tra tìm tài liệu (xem số liệu bảng 3.1) 80 phiếu = 100% STT Hình thức tổ chức kho Số phiếu Tỷ lệ % 1 Kho mở 76 95 2 Kho đóng 4 5 Bảng 3.1: Hình thức tổ chức kho
Đối với các đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học hiện nay vẫn nằm chung với kho Tƣ liệu của Thƣ viện, điều này gây khó khăn cho NDT trong quá trình tìm tài liệu. Tiến tới Thƣ viện nên tổ chức 2 loại tài liệu nói trên thành bộ phận riêng biệt, với hình thức tổ chức là kho mở.
Để tổ chức kho mở thì diện tích phòng ốc là một yếu tố quan trọng. Hiện nay, TVQĐ đang đƣợc xây dựng ở một trụ sở mới với diện tích lớn hơn, cơ sở vật chất khang trang hơn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức kho mở cũng nhƣ lƣu trữ, bảo quản tài liệu đƣợc tốt hơn.
Bảo quản tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thƣờng của các tài liệu có trong kho. Lƣu trữ và bảo quản tài liệu là một trong hai nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cơ quan thông tin. Các khu vực cũng nhƣ phƣơng tiện bảo quản và lƣu trữ tài liệu cần đảm bảo các yếu tố về
độ ẩm, ánh sáng và tránh mọi tác nhân có thể gây hại cho tài liệu. Tài liệu xám là nguồn tài liệu đặc biệt, có giá trị khoa học và thực tiễn cao. Mặt khác, tài liệu xám là những tài liệu không xuất bản và phát hành ngoài thị trƣờng nên khả năng bổ sung thay thế rất khó. Theo đó, TVQĐ cần hết sức quan tâm tới việc bảo quản nguồn tài liệu này. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới hƣ hỏng tài liệu nhƣ mối mọt, nấm mốc, côn trùng, các yếu tố về môi trƣờng nhƣ độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ, bụi bẩn, thiên tai, hỏa hoạn,… Hiện nay, Thƣ viện bảo quản nguồn tài liệu này khá tốt. Tuy nhiên cũng cần phải có những cải thiện về không gian cũng nhƣ phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu nhƣ bổ sung thêm hệ thống điều hòa. Bảo quản tài liệu là một việc làm lâu dài, thƣờng xuyên của Thƣ viện, do đó cần phải lập kế hoạch cụ thể, toàn diện cho hoạt động bảo quản tài liệu nói chung và bảo quản nguồn tài liệu xám nói riêng.
Về vấn đề nhân sự
Thƣ viện cần phải có cán bộ chuyên trách cho công tác bảo quản tài liệu trong đó có nguồn tài liệu xám. Số lƣợng nhân sự làm công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào số lƣợng vốn tài liệu có trong thƣ viện. Bên cạnh đó, cán bộ làm công tác bảo quản phải có trình độ chuyên môn về bảo quản tài liệu nhƣ kiến thức về chất liệu giấy và các chất liệu lƣu trữ thông tin khác, kiến thức về môi trƣờng bảo quản tài liệu, khả năng sửa chữa, phục chế tài liệu,…
Về vấn đề kinh phí
Thƣ viện nên có đề xuất riêng một nguồn kinh phí ổn định hàng năm cho công tác bảo quản tài liệu. Kinh phí chủ yếu dùng cho các công việc nhƣ: sửa chữa định kỳ trụ sở thƣ viện, những nơi có khả năng sẽ gây dột, rò rỉ các đƣờng ống dẫn nƣớc, mái nhà, tƣờng bị thấm nƣớc; kinh phí mua sắm các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu nhƣ mua máy hút bụi, thiết bị phòng cháy chữa cháy cũng nhƣ mua sắm các thiết bị hỗ trợ cho công tác chuyển dạng tài liệu nhƣ máy photocopy, máy scan tài liệu.
Về hoạt động bảo quản
Thƣ viện nên xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu trƣớc mắt và lâu dài, cụ thể nhƣ:
- Cải tạo và nâng cấp hệ thống giá, tủ tài liệu.
- Đảm bảo các điều kiện bảo quản về nhiệt độ, ánh sáng và độ ẩm của khu vực lƣu trữ tài liệu. Lắp đặt hệ thống thông gió và chạy điều hòa nhiệt độ kho tài liệu, đảm bảo nhiệt độ từ 18 – 220C. Bên cạnh đó có thể kiểm soát độ ẩm ở mức 40 – 60% bằng cách đặt máy hút ẩm hoặc chất hút ẩm.
- Giáo dục kiến thức về bảo quản tài liệu đối với cán bộ thƣ viện bằng cách cử cán bộ tham gia các lớp học về bảo quản tài liệu.
- Chống mối mọt, mốc và vệ sinh giá sách, kho sách định kỳ, thƣờng xuyên bằng các phƣơng pháp nghiệp vụ bảo quản.
- Khử trùng không dùng hóa chất bằng phƣơng pháp làm lạnh và dùng bẫy đối với loài gặm nhấm.
- Thực hiện chuyển dạng tài liệu: Để bảo quản tài liệu, nên chuyển toàn bộ tài liệu xám gốc sang bản điện tử bằng cách triển khai số hóa nhằm bảo quản và phục vụ lâu dài.
Khi vấn đề bảo quản tài liệu đƣợc quan tâm sẽ kéo dài đƣợc tuổi thọ của tài liệu, giảm kinh phí phục chế cũng nhƣ khắc phục những khó khăn trong việc bổ sung hồi cố nguồn tài liệu xám của Thƣ viện.