2.2. Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến
2.2.2. Công tác xử lý tài liệu xám
2.2.2.1. Tài liệu xám dạng truyền thống
Xử lý tài liệu là quá trình biến đổi các thông tin chính yếu của tài liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho ngƣời sử dụng có một hình dung khái lƣợc về tài liệu đó mà không phải đọc tài liệu gốc.
Việc xử lý tài liệu nhằm những mục đích khác nhau: tổ chức mục lục dạng phiếu, tổ chức kho, xây dựng cơ sở dữ liệu thƣ mục, cơ sở dữ liệu toàn văn,…
Trong chu trình đƣờng đi của tài liệu tại các cơ quan TTTV từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn, phức tạp và đòi hỏi sự đầu tƣ về trí tuệ, chất xám nhiều nhất. Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin và hiệu quả phục vụ ngƣời dùng tin. Đây chính là công tác chuẩn bị cho sự ra đời các loại hình sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin và triển khai thực hiện chức năng hoạt động của bất kỳ một cơ quan TTTV nào. Công tác xử lý tài liệu đƣợc tổ chức thực hiện tốt tất yếu sẽ làm gia tăng giá trị thông tin cũng nhƣ hiệu quả phục vụ NDT, giúp cho bạn đọc và cán bộ thƣ viện tiếp cận tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Công tác xử lý tài liệu (XLTL) xám của TVQĐ do bộ phận Xử lý kỹ thuật thuộc phòng Bổ sung – Xử lý kỹ thuật đảm nhận và đƣợc xử lý theo 2 công đoạn: Xử lý kỹ thuật và xử lý nội dung.
* Xử lý kỹ thuật:
Là giai đoạn xử lý sơ lƣợc cho tài liệu gồm các công việc sau:
- Vào sổ đăng ký tổng quát cho tổng số tài liệu, vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tài liệu;
- Đóng dấu của Thƣ viện vào trang tên sách và trang 17;
- In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17;
- Dán chỉ từ cho từng tài liệu.
Ký hiệu đăng ký cá biệt cho tài liệu nói chung của TVQĐ đƣợc tạo lập gồm các yếu tố: Kho tài liệu, Khổ cỡ, Số thứ tự trong sổ đăng ký cá biệt (ĐKCB).
Vốn tài liệu của TVQĐ đƣợc chia làm 3 kho lớn:
- Kho báo: lƣu trữ tất cả các loại báo, tạp chí của Thƣ viện
- Kho mƣợn: lƣu trữ tất cả các loại sách bạn đọc có thể mƣợn về, ký hiệu là M
- Tổng kho chứa toàn bộ các loại sách, tài liệu chỉ phục vụ đọc, bao gồm các bộ phận chính:
+ Sách tiếng Việt: Ký hiệu: V + Sách tiếng Anh: Ký hiệu: A + Sách tiếng Pháp: Ký hiệu: F + Sách tiếng Trung: Ký hiệu: H + Sách tiếng Nga: Ký hiệu: X + Sách lƣu chiểu: Ký hiệu: LC + Luận án – luận văn: Ký hiệu: LAV
+ Tƣ liệu: Ký hiệu: T
Nhƣ vậy, có thể thấy luận án - luận văn đƣợc xếp thành bộ phận riêng trong Tổng kho. Còn đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, tài liệu hội nghị hội thảo thì lại đƣợc sắp xếp cùng với tƣ liệu. Tài liệu xám của TVQĐ không phân chia theo ngôn ngữ nhƣ các loại tài liệu khác vì đều là tiếng Việt.
Đối với loại hình tài liệu xám, Ký hiệu ĐKCB đƣợc giản lƣợc yếu tố khổ cỡ nhƣng vẫn đảm bảo 2 yếu tố: kho tài liệu, số thứ tự trong sổ ĐKCB. Vì vậy, kết cấu ký hiệu ĐKCB cho tài liệu xám có đôi chút khác biệt với hệ thống ký hiệu ĐKCB chung của TVQĐ, cụ thể nhƣ sau:
- Kết cấu ký hiệu đăng ký cá biệt cho dạng tài liệu: Luận án – luận văn Kho tài liệu_Số thứ tự trong sổ ĐKCB
Ví dụ 1:
LAV 5308
Trong đó:
LAV: Kho luận án, luận văn
5308: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB)
- Kết cấu ký hiệu đăng ký cá biệt cho dạng tài liệu: là kết quả nghiên cứu của các đề tài nghiên cứu khoa học; các tài liệu hội nghị, hội thảo:
Kho tài liệu_Số thứ tự trong sổ ĐKCB Ví dụ 2: T 22242 Trong đó: T: Kho tƣ liệu 22242: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB)
Nhƣ vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu xám đã đƣợc giản lƣợc phần thông tin về khổ cỡ. Vì trên thực tế tất cả các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học hay tài liệu hội nghị, hội thảo đều có khổ cỡ tƣơng đƣơng nhau. Do đó không cần thể hiện yếu tố này trong ký hiệu ĐKCB.
Nhìn chung, các công việc của giai đoạn xử lý kỹ thuật tài liệu đƣợc thực hiện tƣơng đối đơn giản, không phức tạp nhƣng đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuẩn xác, đặc biệt là khi tiến hành vào sổ ĐKCB vì mỗi tên tài liệu chỉ đƣợc đăng ký duy nhất một lần, không cho phép nhầm lẫn. Sổ ĐKCB không chỉ để kiểm soát nguồn tài liệu trong Thƣ viện mà còn rất quan trọng và cần thiết trong công tác kiểm kê tài liệu sau này.
* Xử lý nội dung:
Xử lý nội dung tài liệu là một khâu cơ bản trong dây chuyền hoạt động thông tin tƣ liệu. Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn ngữ tƣ liệu (ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa) giúp ngƣời dùng tin có thể tìm lại đƣợc các thông tin đã đƣợc lƣu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và cô đọng, giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Xử lý nội dung là công việc khó nhất trong xử lý tài liệu. Công đoạn này yêu cầu cán bộ xử lý phải có trình độ nghiệp vụ, có kiến thức chung và hiểu biết nhất định, nhất là hiểu biết về các chuyên ngành khoa học chuyên sâu. Công đoạn này sử dụng các công cụ hỗ trợ quá trình xử lý (Khung phân
loại, Bộ từ khóa kiểm soát, các tài liệu tra cứu…). Xử lý nội dung cung cấp cho NDT những thông tin xác thực nhất về nội dung chứa trong tài liệu, giúp họ tìm kiếm, lựa chọn đƣợc các tài liệu chính xác theo nội dung với yêu cầu và có cái nhìn tổng quát nhất trƣớc khi tiếp xúc với tài liệu.
Xử lý nội dung tài liệu xám tại TVQĐ bao gồm các công việc: Phân loại, định từ khóa
Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc phân loại sách báo, các xuất bản phẩm, các ấn phẩm, tài liệu điện tử có trong cơ quan thông tin thƣ viện.
Về bản chất, phân loại tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức các phƣơng tiện tra cứu theo môn ngành tri thức. Đây là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu trong khung phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề cập.
Để phân loại tài liệu ngƣời ta sử dụng công cụ hỗ trỡ đó là các bảng phân loại. Đó là một hệ thống phân loại đƣợc trình bày dƣới dạng sơ đồ nhằm phản ánh mối quan hệ logic đẳng cấp giữa các khai niệm môn ngành tri thức.
Trong những năm đầu mới thành lập, do điều kiện khách quan, công tác phân loại tài liệu của TVQĐ còn chƣa đƣợc thực hiện quy củ và thống nhất. Sau đó, trong nhiều năm liền, Thƣ viện đã áp dụng “Khung phân loại thƣ viện – thƣ mục BBK” của Nga, tạo nên sự thống nhất trong phân loại tài liệu thƣ viện. Mặc dù vậy, Khung phân loại BBK do các cơ quan TT - TV Nga biên soạn, nội dung vẫn không thực sự phù hợp với việc phân loại tài liệu Việt Nam. Do vậy, từ khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ XX, khi Thƣ viện Quốc gia Việt Nam sửa đổi, bổ sung “Bảng phân loại dùng cho các thƣ viện khoa học tổng hợp Việt Nam” (gọi tắt là Bảng phân loại 19 lớp, Bảng này đã
có từ giữa những năm 60), TVQĐ đã tiến hành chuyển đổi Bảng phân loại trong xử lý tài liệu thƣ viện. Hiện nay, Thƣ viện vẫn đang áp dụng Bảng phân loại 19 lớp, bản sửa đổi, bổ sung năm 2002.
Việc phân loại tài liệu xám đƣợc tiến hành theo đúng quy trình các bƣớc nhƣ đối với các tài liệu khác. Trên cơ sở lấy nguồn thông tin của tài liệu nhƣ: nhan đề, lời nói đầu, mục lục,…
Quá trình phân loại tài liệu gồm 2 bƣớc chính:
Bước 1: Phân tích chủ đề
Phân tích chủ đề là việc xác định nội dung chính của tài liệu nhằm mục đích quản trị các tài liệu theo nội dung của nó. Việc phân tích chủ đề gồm các công đoạn sau:
-Tìm hiểu tài liệu: hiểu ý tƣởng của tác giả thông qua ngôn ngữ, hình ảnh minh họa,…
- Thiết lập các ý tƣởng của tác giả trong óc ngƣời phân tích; - Chọn lọc các đặc trƣng nội dung của tài liệu.
Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại
Dịch các đặc trƣng của nội dung sang ngôn ngữ phân loại bao gồm các công đoạn sau:
+ Quy kết vào ngành khoa học; + Tìm vị trí chính xác nhất;
+ Gán ký hiệu của khung phân loại; + Gán các trợ ký hiệu.
Dựa trên cấu trúc của bảng và nguyên tắc kết hợp bảng chính với các bảng phụ, cán bộ xử lý thông tin có thể xác định đƣợc chỉ số phân loại chi tiết cho tài liệu.
Việc phân loại tài liệu xám đƣợc tiến hành theo đúng quy trình các bƣớc nhƣ đối với các tài liệu khác. Điểm khác biệt duy nhất là do đặc thù
nguồn tài liệu xám có số lƣợng ít hơn rất nhiều so với tài liệu dạng sách, do vậy ký hiệu phân loại cho loại hình tài liệu này thƣờng đƣợc rút gọn hơn, không phân loại quá sâu sắc hoặc quá chi tiết.
Ví dụ về một tài liệu đã đƣợc phân loại:
Tổ chức và thực hành tiến công địch đột nhập kết hợp với đổ bộ đƣờng không vào trận địa của sƣ đoàn bộ binh đƣợc tăng cƣờng phòng ngự ở địa hình Trung du: Luận án tiến sĩ quân sự / Phạm Tiến Dũng. – H. : Học viện quốc phòng, 2009. – 141tr. ; 29cm
Ký hiệu phân loại: 355(V)721
Định từ khóa tài liệu
Từ khóa đó là từ, cụm từ thể hiện các đối tƣợng nghiên cứu, phƣơng diện nghiên cứu và các phƣơng pháp nghiên cứu đặc thù đƣợc đề cập đến trong nội dung tài liệu.
Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ công tác lƣu trữ và tìm tin theo phƣơng thức tự động hóa.
Quy trình định từ khóa có thể đƣợc tiến hành theo phƣơng thức định từ khoa tự do hoặc định từ khoa kiểm soát. Đối với phƣơng thức định từ khóa tự do, ngƣời định từ khóa sử dụng phƣơng pháp xử lý từ vựng để dịch các đặc trƣng nội dung sang từ khóa. Đối với phƣơng thức định từ khóa kiểm soát ngƣời ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khóa.
Bảng từ khóa là danh mục các từ khóa đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái theo từng nhóm các loại từ khóa là các thuật ngữ khoa học, tên nhân vật và tên địa lý.
Để có thể định từ khóa thật chính xác, có chất lƣợng, lựa chọn đƣợc khái niệm đặc trƣng nhất, cán bộ xử lý đã nghiêm túc tuân thủ quy định của quy trình định từ khóa tài liệu. Nhìn chung, hệ thống từ khóa của TVQĐ ngắn
gọn, phản ánh tƣơng đối đầy đủ nội dung, chủ đề tài liệu. Tuy nhiên, hệ thống từ khóa tại Thƣ viện còn tồn tại một số nhƣợc điểm:
- Về hình thức: một số từ khóa phạm lỗi chính tả hoặc sai lỗi cấu trúc trong quá trình xử lý.
- Về nội dung: đôi khi vẫn còn một số sai sót trong cách sử dụng các thuật ngữ, làm cho các từ khóa trở nên rƣờm rà, khó hiểu, hoặc không sát với nội dung tài liệu.
Trong quá trình định từ khóa nguồn tài liệu xám, vấn đề mà cán bộ xử lý gặp phải là có nhiều công trình nghiên cứu khoa học thuộc chuyên ngành sâu, gây phức tạp và khó khăn trong quá trình xác định các từ khóa để mô tả chính xác nội dung tài liệu. Tài liệu xám của TVQĐ đa phần thuộc các chuyên ngành quân sự, chính trị, điều này cũng đồng nghĩa với việc rất khó tìm hoặc không thể tìm thấy trong bộ từ khóa kiểm soát đang đƣợc sử dụng tại Thƣ viện, gây nhiều khó khăn cho công tác xử lý tài liệu của cán bộ. Thực tế đó đòi hỏi cán bộ xử lý vừa phải luôn tìm tòi, cập nhật thông tin qua các kênh khác nhau (sách báo, truyền thanh, truyền hình,…), vừa phải tạo thói quen sử dụng các công cụ hỗ trợ nhƣ các từ điển chuyên ngành, các tạp chí khoa học chuyên ngành để có thể hiểu sâu, hiểu sát hơn thuật ngữ, từ đó lựa chọn và sử dụng chính xác các từ khóa thể hiện nội dung tài liệu.
Để đảm bảo chất lƣợng của hệ thống từ khóa và kiểm soát tính thống nhất trong quá trình định từ khóa, từ nhiều năm nay, TVQĐ đã áp dụng “Bộ từ khóa” do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và hiện nay đang sử dụng bản chỉnh lý, bổ sung năm 2005 và có sự tham gia của tài liệu “Hƣớng dẫn xử lý nội dung tài liệu theo từ khóa trong các Thƣ viện Quân đội nhân dân Việt Nam” do TVQĐ biên soạn.
Trong quá trình định từ khóa cho tài liệu xám, cán bộ xử lý luôn cố gắng bám sát “Bộ từ khóa” để chuẩn hóa công tác nghiệp vụ. Tuy nhiên, trên
thực tế, bộ từ khóa vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc do nội dung của các tài liệu xám luôn mang tính mới với các kiến thức chuyên ngành sâu. Vì vậy, công việc định từ khóa cho các tài liệu xám vẫn có sự tham gia của các từ khoa tự do.
Hạn chế của việc áp dụng phƣơng pháp định từ khóa tự do là chất lƣợng từ khóa phụ thuộc nhiều vào suy nghĩ chủ quan của ngƣời định từ khóa. Thực tế cho thấy, nếu việc định từ khóa thiếu sự thống nhất và thiếu sự kiểm soát chặt chẽ về mặt kỹ thuật, để mỗi cán bộ xử lý tài liệu làm theo một phƣơng pháp và quan điểm riêng của mình thì kết quả sau một thời gian dài tích lũy ta sẽ có các từ khóa không đảm bảo về độ chính xác của nội dung tài liệu, không ngắn gọn, thiếu tính khoa học. Điều đó đòi hỏi cán bộ xử lý của Thƣ viện phải có trình độ chuyên môn sâu, kiến thức khoa học rộng, nhiều kinh nghiệm trong công tác xử lý tài liệu, thành thạo ngoại ngữ và đƣợc trang bị đầy đủ các công cụ và phƣơng tiện cần thiết nhƣ máy tính, tài liệu tra cứu,…
Ví dụ về một tài liệu đã đƣợc định từ khóa:
Thực hành đánh địch co cụm kết hợp với đổ bộ đƣờng không của sƣ đoàn bộ binh tiến công địch: Luận văn thạc sĩ nghệ thuật quân sự / Nguyễn Đình Hồng. – H. : Học viện Lục quân, 2014. – 58tr. ; 30cm
Từ khóa kiểm soát: quân sự, quân đội, lục quân, bộ binh, sƣ đoàn bộ binh, sƣ đoàn bộ binh tiến công, phòng ngự, địa hình rừng bằng, nghệ thuật quân sự.
Từ khóa tự do: miền Đông Nam Bộ.
Trong quy trình xử lý nội dung tài liệu, làm tóm tắt là một công việc quan trọng. Tóm tắt tài liệu nhằm mục đích giới thiệu cho NDT nội dung cơ bản của tài liệu gốc để giúp họ đánh giá thông tin tài liệu và quyết định sử dụng tài liệu đó hay không. Tuy nhiên, TVQĐ chƣa áp dụng tóm tắt đối với tất cả các loại hình tài liệu, kể cả tài liệu xám. Đây là điểm hạn chế rất lớn trong công tác xử lý tài liệu của Thƣ viện.
Luận án, luận văn là những tài liệu có giá trị khoa học cao, chứa đựng