2.2. Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến
2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu xám
Tài liệu xám chủ yếu là kết quả của các hoạt động nghiên cứu khoa học. Để quản lý tốt nguồn tài liệu xám, các cơ quan TT - TV phải dựa vào các quy định, các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học. Ở nƣớc ta, về cơ bản các nguồn lực để triển khai các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học đều do Nhà nƣớc trực tiếp cung cấp hoặc đƣợc đảm bảo thông qua Nhà nƣớc. Bởi vậy nguồn tin khoa học đƣợc xem là một loại nguồn lực, tài sản của quốc gia và đo đó cần đƣợc quản lý một cách thống nhất. Nhà nƣớc ta rất quan tâm đến vấn đề này và đã ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định và hƣớng dẫn thực hiện việc quản lý và tổ chức khai thác nguồn tin các loại.
- Luật Khoa học và Công nghệ số 29/2013/QH13, đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2014).
- Nghị định số 11/2014/NĐ-CP do Thủ tƣớng Chính phủ ban hành ngày 18/2/2014 về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.
Tại điều 7 của Nghị định số 11/2014/NĐ-CP đã quy định về việc đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nƣớc nhƣ sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi nhiệm vụ khoa học và công nghệ đƣợc nghiệm thu chính thức, kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nƣớc phải đƣợc đăng ký và lƣu giữ tại cơ quan có thẩm quyền về đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ quy định tại Khoản 3 Điều này.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ phải đăng ký và lƣu giữ bao gồm:
a) Báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ (bản giấy và bản điện tử); b) Báo cáo tóm tắt kết quả thực hiện nhiệm vụ (bản điện tử);
c) Phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát (nếu có, bản điện tử); d) Bản đồ; bản vẽ; ảnh; tài liệu đa phƣơng tiện (nếu có, bản điện tử); đ) Phần mềm (nếu có).
3. Các tổ chức, cá nhân chủ trì nhiệm vụ khoa học và công nghệ thực hiện việc đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ tại các cơ quan có thẩm quyền nhƣ sau:
a) Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công nghệ quốc gia là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đặc biệt, nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia và cấp bộ; lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đặc biệt, nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia, cấp bộ, cấp tỉnh và cấp cơ sở;
b) Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công nghệ cấp bộ là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp cơ sở; lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp bộ và cấp cơ sở thuộc phạm vi quản lý;
c) Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công nghệ cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp tỉnh và cấp cơ sở thuộc phạm vi quản lý;
d) Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sau khi đăng ký tại các cơ quan có thẩm quyền đƣợc quy định tại Điểm b, Điểm c Khoản này phải đƣợc lƣu giữ đồng thời tại tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công nghệ quốc gia và các tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công nghệ cấp bộ và cấp tỉnh.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc sau khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đƣợc quy định tại Khoản 3 Điều này cấp giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ. Giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ là một trong những cơ sở xác nhận hoàn thành nhiệm vụ khoa học và công nghệ của các tổ chức và cá nhân.
5. Kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ đƣợc mua bằng ngân sách nhà nƣớc phải đăng ký, lƣu giữ tại cơ quan có thẩm quyền đƣợc quy định tại Khoản 3 Điều này theo phân cấp nhƣ đối với các nhiệm vụ khoa học và công nghệ đƣợc đặt hàng.
6. Các tổ chức đƣợc quy định tại Khoản 3 Điều này có trách nhiệm tổng hợp và cập nhật thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ và công bố công khai trên trang thông tin hoặc cổng thông tin điện tử của mình.
7. Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ. [4, tr. 4-6]
Việc đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ không sử dụng ngân sách nhà nƣớc đƣợc đƣợc quy định tại điều 8:
1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ không sử dụng ngân sách nhà nƣớc đƣợc khuyến khích đăng ký và lƣu giữ tại các cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị định này sau khi có văn bản thẩm định kết quả của cơ quan nhà nƣớc quản lý về khoa học và công nghệ có thẩm quyền.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ quy định tại Khoản 1 Điều này đƣợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ và đƣa vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ. [4, tr. 6]
- Thông tƣ số 14/2014/TT – BKHCN do Bộ trƣởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành ngày 11/06/2014 quy định về việc thu thập, đăng ký, lƣu giữ và công bố thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ.
- Chỉ thị số 102/2002/CT-BQP, ngày 30/7/2002 của BQP về đẩy mạnh công tác thông tin khoa học – công nghệ - môi trƣờng trong quân đội.
TVQĐ đã căn cứ vào các luật, nghị định, quy chế của Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ cũng nhƣ TCCT và chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện để tổ chức, thu thập tài liệu xám. Tuy nhiên, đến nay Thƣ viện chƣa có một văn bản pháp lý cụ thể nào để thực hiện chức năng này.
TVQĐ thƣờng bổ sung tài liệu xám qua qua 3 phƣơng thức: nhận lƣu chiểu; trao đổi và nhận biếu tặng; sao chụp.
* Nhận lưu chiểu
TVQĐ chỉ áp dụng phƣơng thức nhận lƣu chiểu đối với các luận án tiến sĩ. Các luận án tiến sĩ của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội đƣợc bảo vệ tại các cơ quan, các học viện cần phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt về TVQĐ để lƣu trữ. Đây là nguồn bổ sung rất quan trọng đối với Thƣ viện. Mặc dù Tổng cục Chính trị đã có công văn yêu cầu các sĩ quan, cán bộ trong quân đội bảo vệ luận án tiến sĩ phải nộp lƣu chiểu 01 bản về TVQĐ nhƣng cho đến nay vẫn chƣa có một quy chế nào quản lý chặt chẽ về vấn đề này. Do vậy, có những đơn vị vẫn không chấp hành việc nộp lƣu chiểu cho Thƣ viện.
* Trao đổi và nhận biếu tặng
Trao đổi cũng là một nguồn bổ sung quan trọng đối với tài liệu xám của TVQĐ. Hàng năm, TVQĐ cử cán bộ đi tham dự các hội nghị, hội thảo của các cơ quan thông tin thƣ viện trong và ngoài quân đội , nhằm thiết lập mối quan hệ, tạo điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi, chia sẻ tài liệu xám.
TVQĐ thƣờng trao đổi, chia sẻ tài liệu xám với một số cơ quan nhƣ: - Khối cơ quan trong quân đội: Viện chiến lƣợc quân sự, Viện lịch sử quân sự Việt Nam, Viện Khoa học xã hội nhân văn quân sự, Học viện Chính trị quân sự, Học viện kỹ thuật quân sự, Học viện Hậu cần, Học viện Lục quân, Học viện Quốc Phòng, Học viện Quân y, Học viện Hải quân,…
- Khối cơ quan ngoài quân đội: Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Viện nghiên cứu nhà nƣớc và pháp luật, Viện nghiên cứu chủ nghĩa Mác – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, Viện dân tộc học, Viện Thông tin khoa học xã hội, Viện chiến lƣợc và chính sách khoa học công nghệ, Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia, Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Học viện ngoại giao, Học viện quan hệ quốc tế, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Văn hóa Hà nội,…
Nguồn nhận biếu tặng cũng là một nguồn bổ sung tài liệu xám cho Thƣ viện, tuy nhiên số lƣợng rất ít. Thƣờng là các cá nhân sử dụng tài liệu của Thƣ viện trong quá trình làm luận án, luận văn gửi tặng.
* Sao chụp:
Có thể nói, đối với tài liệu xám, sao chụp là nguồn bổ sung rất quan trọng, mang lại nhiều tài liệu cho TVQĐ. Thông thƣờng, nguồn này đƣợc áp dụng với các luận văn, luận án, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, đề tài nghiên cứu các cấp. Khi tiếp cận đƣợc với các tài liệu xám tại các cơ quan TTTV, vì không thể mua nên các cán bộ bổ sung thƣờng lấy giấy giới thiệu của Thƣ viện, tới các cơ quan đó liên hệ để đƣợc sao chụp tài liệu.
Các tài liệu xám ở TVQĐ có nội dung chủ yếu xoay quanh vấn đề chính trị, quân sự và một số vấn đề xã hội.
Đối với tài liệu có nội dung về quân sự, Thƣ viện thƣờng tìm đến các cơ quan: Trung tâm Thông tin Khoa học quân sự Bộ Quốc Phòng, Viện Chiến lƣợc quân sự (Bộ Quốc Phòng), Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam, Tổng cục 5 (Bộ Công an), Phòng Thông tin khoa học Tổng cục Kỹ thuật,…
Đối với các tài liệu về chính trị, xã hội thƣờng tìm đến các cơ quan: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, Ban tuyên giáo Trung ƣơng, Ban đối ngoại Trung ƣơng, Các viện nghiên cứu thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh.
Đây là nguồn bổ sung hiệu quả, tập hợp đƣợc nhiều nguồn tài liệu xám quan trọng và không mất nhiều kinh phí. Tuy nhiên do quy định của một số cơ quan, đôi khi các cán bộ bổ sung phải trải qua nhiều thủ tục cần thiết để tiếp cận và xin phép đƣợc sao chụp tài liệu.
Hàng năm, TVQĐ vẫn thƣờng xuyên bổ sung các loại tài liệu xám, đặc biệt là luận án, luận văn. Cụ thể số liệu bổ sung từ năm 2011 đến nay nhƣ sau:
Loại tài liệu Năm
Luận án - Luận văn
(cuốn)
Đề tài NCKH Tài liệu hội thảo khoa học 2011 415 72 22 2012 424 63 16 2013 425 74 23 2014 411 83 31 6/2015 214 32 11
Bảng 2.4: Thống kê số lượng bổ sung tài liệu xám từ năm 2011 đến tháng 6/2015