3.1.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám
Vai trò của ngƣời lãnh đạo, quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức là rất quan trọng. Công tác chỉ đạo của những ngƣời quản lý có tính chất quyết định trong mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy, để hoàn thiện một mặt, một khía cạnh công việc, điều cốt yếu là phải làm cho những ngƣời lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng của công việc đó. Hiện nay, các cấp lãnh đạo từ Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và cả TVQĐ dù đã quan tâm nhƣng chƣa thực sự chú trọng đúng mức đến nguồn tài liệu xám.
Tài liệu xám có vai trò hết sức quan trọng trong công tác nghiên cứu khoa học, đặc biệt đối với một thƣ viện khoa học đầu ngành nhƣ TVQĐ. Vì vậy, việc tăng cƣờng quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện là
công việc cần sớm đƣợc quan tâm một cách có hệ thống. Cần đặt rõ mục tiêu của việc quản lý, chính là để nguồn tin này đƣợc khai thác và sử dụng có hiệu quả nhất, sử dụng đƣợc lâu dài, cho nhiều mục đích.
Thực trạng nguồn kinh phí đƣợc cấp cho hoạt động bổ sung và xử lý tài liệu xám tƣơng tự nhƣ các loại tài liệu khác cho thấy tài liệu xám của TVQĐ chƣa đƣợc nhìn nhận một cách đặc biệt. Các cấp lãnh đạo cần thấy rõ hơn vai trò quan trọng của tài liệu xám, từ đó đƣa ra những ý kiến chỉ đạo cần thiết cho hoạt động bổ sung, xử lý và phục vụ nguồn tài liệu đặc biệt này. Khi các cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức thức đƣợc lợi ích của việc phát triển tài liệu xám, họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt chẽ và chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến loại tài liệu này.
3.1.2. Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu xám
Đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng đều có nhu cầu về thông tin, trong đó các cơ quan thông tin thƣ viện với vai trò là đơn vị phục vụ thông tin luôn đặt vấn đề phát triển nguồn tin lên hàng đầu. Việc thu thập thông tin đƣợc tiến hành dựa trên các cơ sở chính sách thu thập thông tin và khả năng thực tiễn của cơ quan tổ chức. Các chính sách đề ra phải đảm bảo tính đầy đủ và toàn diện của nguồn tin.
Chính sách bổ sung tài liệu xám đƣợc xây dựng dựa trên việc xác định những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn bổ sung của Thƣ viện.
Nội dung của chính sách bổ sung bao gồm:
- Xác định chính xác phạm vi thu thập tài liệu (các lĩnh vực tri thức, các lĩnh vực hoạt động, các đối tƣợng bạn đọc chính,…)
- Đảm bảo mối tƣơng quan, tỷ lệ tƣơng xứng trong thành phần vốn tài liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau:
+ Về nội dung: đủ các môn loại tri thức, lĩnh vực hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện.
+ Về thời gian: bổ sung các tài liệu xám mới nhất để đảm bảo tính cập nhật và tính thời sự của nguồn tài liệu này.
+ Về loại hình tài liệu: chú ý bổ sung những loại hình tài liệu xám mới xuất hiện và có triển vọng phát triển (tài liệu xám dạng điện tử).
- Quy định mức độ bao quát tài liệu cần bổ sung: bổ sung các tài liệu xám có nội dung về chuyên ngành sâu phù hợp với công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của NDT.
- Xác định các nguồn bổ sung: tại các đơn vị đào tạo trong và ngoài quân đội, các cơ quan thông tin thƣ viện, các viện nghiên cứu,… Đặc biệt, Thƣ viện cần tham gia tích cực Liên hợp Thƣ viện Việt Nam về nguồn tin điện tử nhằm chia sẻ, khai thác nguồn tài liệu xám giữa các đơn vị tham gia.
Đối với TVQĐ, tài liệu xám nói riêng và vốn tài liệu nói chung giữ vị trí then chốt, là cơ sở vật chất, nền tảng cho mọi hoạt động của thƣ viện. Vì vậy, xây dựng vốn tài liệu là công tác cực kỳ quan trọng. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung cập nhật liên tục. Tài liệu xám phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học. Nếu làm tốt công tác bổ sung tài liệu xám, Thƣ viện Quân đội sẽ không ngừng phát triển.
3.1.3. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cường kinh phí cho các hoạt động về tài liệu xám
Hiện nay, TVQĐ đã có quy định nộp lƣu chiểu đối với luận án tiến sĩ. Các luận án tiến sĩ của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội đƣợc bảo vệ tại các cơ quan, các học viện cần phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt về TVQĐ để lƣu trữ. Tuy nhiên TVQĐ vẫn chƣa có một chế tài xử phạt nào đối với những cá nhân không nộp lƣu chiểu luận án tiến sĩ. Chính vì vậy mà có nhiều cá nhân vẫn không chấp hành nghiêm chỉnh quy định này.
Đối với luận văn thạc sĩ và các đề tài nghiên cứu khoa học của các cán bộ, cơ quan trong quân đội đến nay vẫn chƣa có văn bản nào quy định sau khi hoàn thành xong các tác giả phải nộp lƣu chiểu tại Thƣ viện. Điều này dẫn tới việc Thƣ viện không thể thu thập nguồn tài liệu xám một cách đầy đủ.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu xám, các cấp lãnh đạo cần xây dựng các cơ chế, chính sách quản lý nguồn tài liệu xám. Bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, Bộ Quốc phòng và Tổng cục Chính trị cần ra những văn bản chị đạo mang tính bắt buộc đối với việc nộp lƣu chiểu các luận án, luận văn, các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ công tác trong quân đội, trong đó nêu rõ một số điều kiện ràng buộc các cá nhân nếu không thực hiện và có chế tài xử phạt đối với các cá nhân không thực hiện đúng quy định này. Các quy định cần đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở hệ thống các văn bản liên quan:
- Hệ thống pháp luật hiện hành (Bộ luật dân sự liên quan đến bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ; Luật Khoa học và Công nghệ; Nghị định 11/2004/NĐ/CP về Hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ. Đặc biệt là Thông tƣ số 14/2014/TT – BKHCN quy định về việc thu thập, đăng ký, lƣu giữ và công bố thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ.)
- Các quy định về quản lý và khai thác kết quả nghiên cứu khoa học nói chung.
- Các chính sách và mục tiêu phát triển của các đơn vị có các công trình nghiên cứu khoa học,…
Việc ban hành các văn bản mang tính pháp lý thống nhất, bắt buộc là đòi hỏi hết sức cấp thiết đối với công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của TVQĐ.
Thêm vào đó, Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và TVQĐ cần quan tâm hơn nữa đến kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu xám, đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử.