liệu xám
Tăng cƣờng tin học hóa công tác tổ chức nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện, ngoài việc cần có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi và những NDT biết cách tham gia hệ thống, cần chú trọng tới hai yếu tố quan trọng khác nữa và không thể thiếu đó là: hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm.
3.4.1. Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin cho Thư viện
Về hạ tầng công nghệ thông tin: TVQĐ đã kết nối mạng Internet và mạng LAN, sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye đang phát huy rất hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu phục vụ NDT là những điều kiện vô cùng thuận lợi để Thƣ viện tiến hành các bƣớc hiện đại hóa công tác tổ chức và quản lý hoạt động của mình.
- Hạ tầng phần cứng bao gồm:
+ Máy chủ: nâng cấp máy chủ để quản lý tài liệu số.
+ Máy trạm: trang bị thêm 5 máy trạm phục vụ cho tra cứu OPAC. + Các thiết bị sao lƣu dữ liệu, các thiết bị bảo vệ, bảo mật nhƣ: camera, cổng từ.
+ Các thiết bị ngoại vi khác: máy in, máy in mã vạch, đầu đoc mã vạch. + Máy quét và gom dữ liệu: để chuyển dữ liệu ảnh, dạng văn bản hay dạng đồ họa vào trong CSDL số tài liệu xám và đƣa vào quản lý trên máy tính.
- Phần mềm quản lý tài liệu số:
Hiện nay, TVQĐ đang sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye của Công ty Cổ phần Công nghệ Đức Minh.
Phần mềm thƣ viện số Dilib Bookeye đƣợc xây dựng và phát triển phục vụ công tác biên mục, quản lý, tìm kiếm và đọc dữ liệu toàn văn, dữ liệu số....
- Chuẩn biên mục Dulincore
- Cùng một lúc upload nhiều file dữ liệu toàn văn
- Phân chia tài liệu ra thành từng Chƣơng, Phần khác nhau tiện cho việc đọc và download
- Tìm kiếm toàn văn ( fulltext) trong từng trang tài liệu
- Cơ chế quản lý các tài liệu toàn văn: chỉ đọc không download, đọc và download, chỉ cho xem tóm tắt nội dung tài liệu không đƣợc đọc và download
- Tự động tính dung lƣợng lƣu trữ của tài liệu số - Báo cáo thống kê
- Phân quyền quản lý ngƣời dùng - Giao diện dễ sử dụng đơn giản - Tìm kiếm nhanh và chính xác
Phần mềm này đang phát huy rất hiệu quả trong việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám phục vụ NDT.
3.4.2. Hỗ trợ tài chính tăng cường cơ sở vật chất
Thƣ viện cần lên kế hoạch hoạt động hàng năm cũng nhƣ phân bổ nguồn tài chính giữa các đầu mục công việc sao cho phù hợp với xu thế phát triển chung của ngành thƣ viện, với nhu cầu thực tế của NDT. Thƣ viện cần có nguồn kinh phí thƣờng xuyên để có thể chủ động thực hiện các kế hoạch của mình.
Muốn làm đƣợc việc này cần có sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo, quản lý của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị cũng nhƣ TVQĐ đối với nguồn tài liệu xám.
Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, tác giả xin đề xuất một số kiến nghị về việc hỗ trợ tài chính nhằm phát huy hơn nữa tiềm lực sẵn có của Thƣ viện nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng:
- Mua máy móc, trang thiết bị để tổ chức số hóa tài liệu, xây dựng các CSDL Luận án – luận văn, CSDL các đề tài nghiên cứu khoa học,…
- Mua bổ sung giá sách, điều hòa.
- Mua bổ sung các thiết bị ngoại vi, thiết bị an ninh kiểm soát hoạt động mƣợn tài liệu của NDT để tổ chức kho mở.
- Mua bản quyền, đầu tƣ kinh phí mua hoặc trao đổi về nguồn lực thông tin với các trung tâm thông tin – thƣ viện trong hệ thống giáo dục đại học, các trung tâm, các viện nghiên cứu ở trong và ngoài nƣớc.
3.4.3. Đào tạo và nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm và trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách vụ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách
Trong hoạt động thông tin – thƣ viện, cán bộ thƣ viện là chủ thể của hoạt động thông tin, là cầu nối trung gian tích cực giữa ngƣời sử dụng và nguồn lực thông tin của thƣ viện. Cán bộ thƣ viện là linh hồn của thƣ viện. Vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ là một việc làm tất yếu của bất kỳ cơ quan thông tin thƣ viện nào.
Yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám chính là đội ngũ cán bộ chuyên trách đang làm việc tại Thƣ viện. Một số cán bộ thƣ viện tốt nghiệp từ các ngành khoa học khác nhau không phải chuyên ngành thông tin – thƣ viện. Sự chuyên tâm cũng nhƣ trình độ tổ chức quản lý nguồn tài liệu còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ là điều kiện quan trọng nhằm phát triển và hoàn thiện nguồn tài liệu xám cũng nhƣ công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu này.
Thời đại ngày nay, khi công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội của cộng đồng thì vai trò của ngƣời cán bộ thƣ viện cũng có nhiều sự thay đổi. Họ không chỉ đơn thuần biết cách thực hiện các nhiệm vụ trong việc lƣu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu theo phƣơng
pháp truyền thống và hiện đại mà còn cần phải có đầy đủ phẩm chất tốt đẹp của ngƣời cán bộ với tƣ cách là cầu nối giữa nguồn tin và NDT. Vì thế, đòi hỏi ở họ lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao đối với cộng đồng NDT.
Để hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám của Thƣ viện cần đặc biệt chú trọng tới chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng phù hợp với các đối tƣợng:
- Đối với cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thƣ viện cần tiếp tục đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao khả năng chuyên môn, tiếp cận những kỹ thuật hiện đại trong việc xử lý, lƣu trữ và bảo quản, khai thác nguồn tài liệu xám hiện có của Thƣ viện. Bổ sung thêm kiến thức về ngoại ngữ, tin học.
- Đối với cán bộ tốt nghiệp ngành khác cần trang bị kiến thức cơ bản về thông tin thƣ viện học, ngoại ngữ, tin học,…
Bên cạnh đó, có thể căn cứ vào đặc điểm nguồn nhân lực và tính chất của từng công việc về công tác tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám, có thể phân chia nhu cầu đào tạo cán bộ thành 2 nhóm chính để xây dựng nội dung, chƣơng trình đào tạo sao cho phù hợp:
- Nhóm cán bộ làm công tác chuyên môn nghiệp vụ bao gồm: cán bộ bổ sung, biên mục, quản trị mạng, biên tập các ấn phẩm thông tin tài liệu xám. - Nhóm cán bộ phục vụ thông tin bao gồm: những cán bộ làm việc tại kho tài liệu xám, thực hiện việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện tới NDT nhƣ: cán bộ phục vụ lƣu thông tài liệu, phục vụ tra cứu, sao chụp tài liệu,…
Nội dung đào tạo: trên cơ sở nhu cầu đào tạo, xây dựng nội dung và chƣơng trình đào tạo cho mỗi nhóm cán bộ cụ thể. Nội dung đào tạo cần bám sát thực tiễn của mỗi nhóm. Ngoài việc trang bị kiến thức chuyên môn, cần chú trọng tới việc bồi dƣỡng và phát triển kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng giao tiếp.
Hình thức đào tạo: đa dạng, phù hợp với nội dung và chƣơng trình đào tạo, hình thức đào tạo tập trung dành cho những cán bộ trực tiếp làm việc với tài liệu xám của thƣ viện, hình thức dào tạo ngắn hạn hay các lớp bồi dƣỡng, tập huấn nghiệp vụ nói chung và về tài liệu xám nói riêng.
Ngoài ra, Thƣ viện cần tiếp tục cử ngƣời đi học tập các lớp đào tạo nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học ở nƣớc ngoài, tham gia các hội thảo ở các nƣớc có công nghệ thông tin tiên tiến, kết hợp với việc mời chuyên gia nƣớc ngoài sang giảng dạy và dự hội thảo.
Tóm lại, để đáp ứng nhu cầu cung cấp nguồn tài liệu nói chung và tài liệu xám nói riêng của NDT tại TVQĐ, phải thƣờng xuyên bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ thông tin thƣ viện về lòng yêu nghề, có ý thức trách nhiệm nghề nghiệp, luôn đƣợc đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ để tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám. Cán bộ thƣ viện phải nắm đƣợc đặc điểm tâm lý, thói quen sử dụng tài liệu xám và nhu cầu tin của từng đối tƣợng NDT. Thêm vào đó, TVQĐ cần thƣờng xuyên quan tâm đến đời sống vật chất của cán bộ thƣ viện, khuyến khích, động viên họ kịp thời.
3.4.4. Đào tạo người dùng tin
NDT là một trong những bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất kỳ một hệ thống TT – TV nào. Hoạt động thông tin tài liệu xám đƣợc đánh giá phát triển và có hiệu quả khi TVQĐ đáp ứng tốt nhu cầu tin của NDT.
Nếu NDT chƣa đƣợc trang bị kiến thức, thông tin về cơ cấu tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám: kỹ năng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu xám thì khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin gặp khó khăn. Do đó, việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT cũng là một khâu quan trọng trong toàn bộ hoạt động TT – TV, cần phải đƣợc quan tâm thích đáng.
Mục đích của việc đào tạo NDT là nhằm giúp họ hiểu và nắm đƣợc những cách thức tổ chức thu thập, lƣu giữ, tra cứu, khai thác các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu xám. Chỉ có nhƣ vậy, NDT mới có thể khai thác hiệu quả nguồn tài liệu quý giá này. Công tác phục vụ NDT chỉ có chất lƣợng khi NDT đã hiểu, nắm rõ cách thức tổ chức lƣu giữ, cách thức tra tìm, sử dụng sản phẩm và dịch vụ, tự mình biết khai thác thông tin một cách thuần thục và hiệu quả.
Hiện nay, số NDT chƣa biết cách sử dụng thƣ viện và có nhu cầu hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện là rất lớn. Thƣ viện cần tổ chức các lớp hƣớng dẫn, đào tạo NDT để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về thƣ viện và cách thức sử dụng, khai thác các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện.
Cùng với sự hỗ trợ của các phƣơng tiện hiện đại, thƣ viện cũng nên in các tờ rơi giới thiệu về thƣ viện và phát miễn phí cho NDT.
Hƣớng dẫn và đào tạo NDT nên tổ chức theo từng nhóm cụ thể. Cán bộ thƣ viện có thể soạn thảo bài giảng cho phù hợp với đối tƣợng NDT. Chƣơng trình hƣớng dẫn nên đƣợc soạn thảo trên powerpoint và cần thiết quay thành video cùng các hình ảnh sinh động về hoạt động của thƣ viện để NDT có thể hình dung một cách cụ thể nhất về Thƣ viện.
Qúa trình hƣớng dẫn và đào tạo NDT cũng chính là quá trình tự đào tạo lại cán bộ. Thông qua các buổi tọa đàm, trao đổi, cách đặt câu hỏi để cán bộ thƣ viện giải đáp cũng chính là cách để cán bộ thƣ viện phải tìm hiểu sâu hơn kiến thức công nghệ thông tin, kiến thức chuyên ngành, cách thức làm việc trong môi trƣờng điện tử đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT.
3.4.5. Đẩy mạnh công tác Marketing về tài liệu xám
Ngày nay ở nƣớc ta thƣ viện đƣợc xem nhƣ cơ quan văn hóa giáo dục thực hiện nhiệm vụ phổ biến thông tin, tri thức giúp ngƣời đọc tự nâng cao trình độ; Tuyên truyền chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc; Góp
phần giáo dục đạo đức và thẩm mỹ cho ngƣời sử dụng thông qua việc tuyên truyền, giới thiệu các tác phẩm văn học nghệ thuật; Đồng thời cung cấp các tài liệu giúp cho ngƣời sử dụng nghỉ ngơi, giải trí một cách tích cực. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên thƣ viện không những cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tốt mà còn cần marketing các dịch vụ và sản phẩm của mình với các lý do sau:
Thứ nhất, marketing đem lại sự hiểu biết đầy đủ cho ngƣời sử dụng về vị trí, vai trò của thƣ viện cũng nhƣ cán bộ thông tin-thƣ viện trong xã hội từ đó giúp cán bộ thƣ viện xây dựng hình ảnh tích cực trong bạn đọc về thƣ viện mình.
Thứ hai, marketing giúp cho ngƣời sử dụng nhận biết về các dịch vụ, sản phẩm thông tin mà thƣ viện có và chất lƣợng của chúng từ đó thu hút ngày càng đông bạn đọc tới sử dụng thƣ viện.
Thứ ba, marketing giúp thƣ viện xây dựng các mối quan hệ với các cơ quan tổ chức, các nhà tài trợ, và với ngƣời sử dụng thƣ viện.
Thứ tư, marketing giúp thƣ viện hiểu đƣợc nhu cầu, mong muốn và yêu cầu tin của mỗi nhóm ngƣời dùng tin, từ đó xây dựng các dịch vụ và tạo ra các sản phẩm thông tin phù hợp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của họ.
Hơn nữa, marketing tốt có thể đem lại những hỗ trợ về tài chính cũng nhƣ vật chất từ các cơ quan quản lý, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức phi chính phủ cũng nhƣ từ phía ngƣời sử dụng thƣ viện.
Thực tế tại Thƣ viện Quân đội cho thấy, mặc dù tài liệu xám có vai trò hết sức quan trọng nhƣng loại tài liệu này chƣa đƣợc quan tâm và phát huy đúng mức trong việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Do vậy, một giải pháp quan trọng có thể góp phần cải thiện hiện trạng nói trên là đẩy mạnh công tác Marketing về tài liệu xám.
Công tác này có thể bắt đầu từ việc tăng cƣờng giới thiệu, quảng bá về nguồn tài liệu xám hiện có qua các phƣơng thức truyền thông khác nhau nhƣ:
- Internet:
Internet là công cụ không thể thiếu đối với hoạt động của các thƣ viện hiện đại trong kỷ nguyên số. Các trang web của các thƣ viện ngày nay không chỉ là phƣơng tiện để giới thiệu các thông tin của thƣ viện, một số trang web đã trở thành cổng thông tin cho phép tƣơng tác với ngƣời dùng, cung cấp trực tuyến các sản phẩm và dịch vụ hiện đại tạo điều kiện tốt nhất cho ngƣời dùng sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Web là công cụ tốt để quảng bá và xúc tiến các dịch vụ thƣ viện và xây dựng một “thƣ viện ảo” mô phỏng các chức năng và đặc điểm của thƣ viện ngoài thực tế. Thƣ viện Quân đội cần đăng tải lên website của mình các thông tin về nguồn tài liệu xám hiện có của Thƣ viện, giúp bạn đọc có thể sử dụng nguồn tài liệu này một cách hiệu quả nhất.
- Email:
Email là một phƣơng tiện giúp thƣ viện gửi thông tin quảng bá đến ngƣời dùng tin nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tiết kiệm đƣợc rất nhiều chi phí và thời gian. Thƣ viện cần cập nhật danh sách các nhóm ngƣời dùng tin khác nhau và lập kế hoạch cho việc gửi email tự động thông báo thông tin tới ngƣời dùng. Đây cũng có thể là một kênh thông tin hiệu quả để gửi đến các thông điệp truyền thông và trả lời các thắc mắc của ngƣời dùng tin.
- Bản tin và Tờ rơi:
Bản tin, tờ rơi đều là phƣơng tiện cung cấp thông tin hữu hiệu. Bên cạnh việc đƣa các sản phẩm thông tin ra phục vụ, Thƣ viện cần thông tin rộng rãi các sản phẩm thông tin đến ngƣời sử dụng trên các bản tin của Thƣ viện, hay in các tờ rơi phát tận tay ngƣời sử dụng. Tờ rơi và bản tin cần đƣợc trƣng bày ở những vị trí đẹp và nổi bật trong thƣ viện để thu hút ngƣời dùng tin.
Cùng với những phƣơng thức đó, TVQĐ cũng nên thƣờng xuyên tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề, giới thiệu, trƣng bày, triển lãm nhằm khơi dậy hứng thú đọc và định hƣớng văn hóa đọc của ngƣời dùng cũng nhƣ