1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện
1.2.4. Nguồn lực thông tin
Trong hoạt động thông tin thƣ viện, nguồn lực thông tin giữ vai trò vô cùng quan trọng, quyết định sự tồn tài và phát triển của hoạt động thông tin khoa học. Những năm qua, với nguồn kinh phí đƣợc cấp tƣơng đối ổn định, TVQĐ đã kết hợp mọi hình thức bổ sung, xây dựng và tạo lập đƣợc một nguồn lực thông tin khoa học quân sự chất lƣợng về nội dung, phong phú về hình thức, đa dạng về ngôn ngữ.
Vốn tài liệu của TVQĐ tƣơng đối lớn với trên 400.000 bản sách, trên 1.600 đầu báo, tạp chí với nhiều loại quý hiếm viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau nhƣ Việt, Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, các nƣớc Đông Âu,…
Bên cạnh đó, vốn tài liệu của TVQĐ còn đƣợc bổ sung nhiều nguồn khác nhau nhƣ các sách, báo xuất bản trong nội bộ quân đội, bổ sung tài liệu xuất bản công khai từ các công ty phát hành sách, XUNHASABA, các nhà xuất bản, cửa hàng sách. Với hình thức chính: mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi, tặng biếu của các thƣ viện và cơ quan trong và ngoài quân đội. Ngoài ra, từ năm 2007 TVQĐ bắt đầu nhận đƣợc một lƣợng sách tiếng Anh Quỹ Châu Á tài trợ. Đặc biệt hơn nữa vốn tài liệu của TVQĐ bổ sung đƣợc 2 nguồn tài liệu rất có giá trị, quý hiếm đó là:
Thứ nhất, nguồn tài liệu đƣợc xuất bản bằng giấy dó ở chiến khu Việt Bắc thu nhận từ các tủ sách dã chiến của các đơn vị bộ đội trong những năm kháng chiến chống Pháp.
Thứ hai, sách xuất bản dƣới chế độ Việt Nam Cộng hòa trƣớc 1975 đƣợc nhập về trong những năm 1975 – 1977 dƣới dạng thu hồi: khoảng trên 3 vạn bản sách, tƣ liệu đánh máy hoặc in rôneo và các tài liệu không công bố khác đƣợc nhập về dƣới dạng trao đổi. Những tài liệu này chỉ phục vụ công tác nghiên cứu chuyên sâu.
Ngoài ra, ở lĩnh vực quân sự có nhiều tài liệu đƣợc lƣu trữ nguyên bản từ những năm đầu kháng chiến chống Pháp.
Trong những năm gần đây, do đất nƣớc có sự phát triển ổn định, TVQĐ cũng đƣợc ổn định về mặt kinh phí nên đã chủ động trong việc bổ sung tài liệu. Hàng năm, thƣ viện nhập kho trung bình trên 4000 tên tài liệu với khoảng hơn 11.000 bản, trên 330 loại báo, tạp chí trong và ngoài nƣớc.
Ngoài tài liệu dạng giấy, TVQĐ đã và đang phát triển các dạng tài liệu điện tử dƣới dạng CSDL toàn văn, các đĩa CD – ROM, các CSDL dữ kiện,…
Dƣới đây là sơ đồ nguồn lực thông tin tại TVQĐ:
Hình 1.2: Sơ đồ minh họa thành phần nguồn lực thông tin tại TVQĐ
Tính đến tháng 6 năm 2015 tổng số VTL của Thƣ viện có:
STT LOẠI HÌNH TÀI LIỆU ĐƠN VỊ
TÍNH SỐ LƢỢNG
1 Sách quốc văn Cuốn 334.749
2 Sách ngoại văn Cuốn 73.565
3 Tƣ liệu Cuốn 23.994
4 Luận án, Luận văn Cuốn 8.883
5 Tài liệu điện tử toàn văn (hạn chế và phổ biến) Tên 3.314
6 Tài liệu chuyên đề điện tử Trang 121.247
7 Đĩa CD – ROM Chiếc 326
8 Báo – tạp chí quốc văn Tên 890 (*)
9 Báo – tạp chí ngoại văn Tên 793 (*)
Bảng 1.1: Thống kê vốn tài liệu của TVQĐ tính đến tháng 6/2015
NGUỒN LỰC THÔNG TIN TÀI LIỆU DẠNG GIẤY TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU CÔNG BỐ TÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BÔ SÁCH ĐIỆN TỬ CHUYÊN ĐỀ ĐIỆN TỬ CƠ SỞ DỮ LIỆU CD – ROM BĂNG VIDEO SÁCH BAO TẠP CHÍ LUẬN VĂN, LUẬN ÁN TƢ LIỆU
Vốn tài liệu của TVQĐ cơ cơ cấu nhƣ sau: - Tài liệu chính trị, xã hội chiếm: 30% - Tài liệu quân sự: 25%
- Tài liệu khoa học kỹ thuật, y tế: 10% - Tài liệu văn học, nghệ thuật: 35%
Tài liệu chính trị, xã hội
Tài liệu quân sự Tài liệu KHKT, y tế Tài liệu văn học, nghệ thuật
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu vốn tài liệu của TVQĐ
1.2.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin về tài liệu xám tại Thư viện
Ngƣời dùng tin (NDT) là một con ngƣời cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Nhu cầu tin (NCT) là những đòi hỏi khách quan của con ngƣời đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình.
Nhu cầu tin và ngƣời dùng tin là hai yếu tố cơ bản giúp cho việc định hƣớng hoạt động của một cơ quan thông tin – thƣ viện. Do vậy, việc điều tra, xác định đúng các nhóm đối tƣợng NDT, đánh giá chính xác các NCT của họ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hệ thống thƣ viện nói chung và TVQĐ nói riêng, để từ đó có hƣớng hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng công tác quản lý nguồn tài liệu xám tạo điều kiện cho việc tổ chức và cung cấp thông tin một cách khoa học, chính xác, đầy đủ và kịp thời với nhu cầu thông tin của NDT
35%
10% 25%
1.2.5.1. Đặc điểm người dùng tin
NDT là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin, vừa là khách hành của các hoạt động thông tin, đồng thời họ cũng là những ngƣời sản sinh ra thông tin mới.
Căn cứ vào vai trò, nhiệm vụ và trình độ học vấn của NDT, có thể chia NDT của TVQĐ thành ba nhóm chính:
- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý - Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
- Nhóm ngƣời dùng tin là nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên
Để tiến hành nghiên cứu về ngƣời dùng tin và nhu cầu tin, luận văn chủ yếu sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn, quan sát, thống kê yêu cầu tin và phân tích các dữ liệu đƣợc quản lý trên phần mềm Inforlib.
Nhƣ vậy, tùy tính chất công việc, mỗi nhóm NDT lại có nhu cầu về nguồn tài liệu xám khác nhau. Nắm bắt đƣợc quy mô mức độ nhu cầu tin của các nhóm NDT là cơ sở để phát triển và nâng cao chất lƣợng nguồn tài liệu xám của TVQĐ.
Nhu cầu tin của ba nhóm NDT này không hoàn toàn giống nhau về nội dung thông tin, mức độ chuyên sâu của thông tin, lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ thông tin,…
STT Nghề nghiệp Số phiếu Tỷ lệ %
1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 8 10
2 Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy 30 37.5
3 Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên 42 52.5
Tổng 80 100.0
Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên
Biểu đồ 1.2: Thành phần các đối tượng NDT tại TVQĐ
* Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý.
Ngƣời dùng tin thuộc nhóm này gồm các đồng chí lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị trong và ngoài quân đội. Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao (10%) trong số NDT tại TVQĐ. Đặc thù của cán bộ quản lý là đƣa ra các quyết định, đặt ra mục tiêu, phƣơng hƣớng, đƣờng lối phát triển của cơ quan, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý thƣờng là những ngƣời có học hàm, học vị rất cao, họ vừa là ngƣời dùng tin đồng thời họ vừa là chủ thể sản xuất thông tin. Thông tin là công cụ giúp họ quản lý vì quản lý là quá trính biến đổi thông tin thành hành động. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao. Các thông tin họ cần thƣờng là các báo cáo, các tài liệu có hàm lƣợng tri thức cao, chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên môn.
Ngoài công tác lãnh đạo quản lý, nhiều cán bộ quản lý còn tham gia công tác giảng dậy và nghiên cứu khoa học. Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo và quản lý thƣờng có rất ít thời gian đến khai thác tài liệu tại Thƣ viện do cƣờng độ hoạt động, làm việc rất cao.
52.5%
10%
* Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Những ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy luôn phải tìm đến tri thức, khám phá và truyền đạt tri thức. Vì vậy họ ham học hỏi, tìm tòi những cái mới.
Nhóm ngƣời dùng tin này gồm những cán bộ nghiên cứu, những ngƣời đang tham gia các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nƣớc, cấp Bộ, cấp Ngành. Đây là các cán bộ có chuyên môn cao, có học hàm, học vị cao nhƣ giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, là giảng viên của các học viện, trƣờng đại học trong và ngoài quân đội. Đây là nhóm NDT có hoạt động thông tin năng động và tích cực nhất. Họ vừa là chủ thể vừa là khách thể của hoạt động thông tin. Họ là ngƣời khai thác mạnh nguồn lực thông tin nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng, đồng thời họ thƣờng xuyên tạo ra các tài liệu xám có hàm lƣợng tri thức rất cao nhƣ: hệ thống các bài giảng, các bài báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học, các đề xuất, các dự án, các đề tài,…
Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thƣờng xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dậy, nghiên cứu. Do vậy, nhóm NDT này luôn dành một khoảng thời gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo và nguồn tài liệu xám
Nhóm ngƣời dùng tin này có khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo, có kỹ năng tìm kiếm và sử dụng tối đa các sản phẩm, dịch vụ thông tin thƣ viện.
Nhóm NDT này thƣờng có nhu cầu thông tin về các chuyên ngành thuộc chuyên môn nghiên cứu, giảng dạy; các thông tin vừa mang tính lý luận vừa có ý nghĩa thực tiễn,…
* Nhóm người dùng tin là nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên
- Nghiên cứu sinh, học viên cao học:
Số lƣợng NDT thuộc nhóm này chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng số ngƣời dùng tin của Thƣ viện. Đặc điểm của nhóm NDT này:
+ Là những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, hƣớng nghiên cứu chuyên sâu, có khả năng sử dụng ngoại ngữ vào việc đọc dịch tài liệu nƣớc ngoài;
+ Thời gian sử dụng thƣ viện hạn chế do phần lớn là những ngƣời tham gia học tập tại trƣờng đồng thời vẫn phải đảm nhiệm công việc nơi công tác. Họ chỉ tới thƣ viện để sử dụng tài liệu vào thời điểm cần thực hiện các đề tài, công trình nghiên cứ, viết luận án, luận văn tốt nghiệp, báo cáo khoa học;
+ Đây là những ngƣời đã tốt nghiệp đại học, họ có kỹ năng sử dụng thƣ viện, biết cách khai thác hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong đó chủ yếu là tài liệu xám để phục vụ cho công việc nghiên cứu và học tập của mình;
Loại hình tài liệu mà nhóm NDT này quan tâm và sử dụng nhiều nhất là các luận án, luận văn, các đề tài nghiên cứu khoa học.
- Sinh viên:
Trong tất cả các nhóm NDT thì đối tƣợng NDT là sinh viên chiếm tỷ lệ cao nhất. Đây là đối tƣợng NDT chủ yếu của Thƣ viện. Hiện nay, với việc đổi mới phƣơng pháp dạy và học đòi hỏi sinh viên không còn học một cách thụ động nhƣ trƣớc mà phải có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức ở bên ngoài bằng cách tự học, tự nghiên cứu. Do vậy, nhu cầu tin của nhóm này rất phong phú và đa dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên dành nhiều thời gian lên thƣ viện để học tập và nghiên cứu.
Đặc điểm của nhóm NDT này:
+ Là những ngƣời có trình độ, một số có khả năng sử dụng tiếng Anh để đọc dịch tài liệu;
+ Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu;
+ Có những kỹ năng cơ bản tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của Thƣ viện.
Sinh viên là đối tƣợng có nhu cầu và tần suất sử dụng tài liệu nói chung và tài liệu xám nói riêng khá cao, đặc biệt vào thời gian ôn thi, làm báo cáo khoa học, làm tiểu luận, viết khóa luận tốt nghiệp. Các dạng tài liệu họ thƣờng sử dụng là luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học.
Dựa trên những đặc điểm riêng của từng nhóm NDT nhƣ trên, để làm tốt công tác phục vụ tài liệu xám, cần phải tiến hành xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, trên cơ sở đó có biện pháp để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại TVQĐ
1.2.5.2. Đặc điểm nhu cầu về tài liệu xám
Để hiểu rõ đặc điểm nhu cầu về tài liệu xám của NDT tại TVQĐ, tác giả đã tiến hành cuộc điều tra xã hội học cho NDT của TVQĐ. Với số phiếu phát ra là 100 phiếu, thu về 80 phiếu hợp lệ. Tác giả đã thu đƣợc kết quả:
- Về mức độ nhu cầu về tài liệu xám:
Mức độ có nhu cầu “rất cần dùng” chiếm 42.5%, “cần dùng” chiếm 35%, “bình thƣờng” chiếm 12.5% và chỉ có 10% số ngƣời trả lời là “không cần”. (Xem bảng và biểu đồ 1.3)
STT Mức độ nhu cầu Số phiếu Tỷ lệ %
1 Rất cần 28 35
2 Cần 34 42.5
3 Bình thƣờng 10 12.5
4 Không cần 8 10
Tổng 80 100.0
Rất cần Cần
Bình thường Không cần
Biểu đồ 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám
Qua các số liệu về mức độ cần thiết sử dụng tài liệu xám chúng ta thấy tỷ lệ rất cao số ngƣời có nhu cầu: “rất cần” và “cần” sử dụng tài liệu xám (77.5%). Nếu tính tổng cộng cả 03 mức độ: “rất cần”, “cần”, “bình thƣờng” chiếm tỷ lệ tới 90% và chỉ có 10% là không cần hoàn toàn.
- Về tần suất sử dụng tài liệu xám:
Tần suất sử dụng tài liệu xám đƣợc đánh giá ở 3 cấp độ: Thƣờng xuyên, thỉnh thoảng và không bao giờ. Bảng 1.4, phản ánh khái quát tần suất sử dụng tài liệu xám nhƣ sau:
STT Tần suất sử dụng Số phiếu Tỷ lệ %
1 Thƣờng xuyên 34 42.5
2 Thỉnh thoảng 42 52.5
3 Không bao giờ 4 5
Tổng 80 100.0
Bảng 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám
35%
42.5% 10% 12.5%
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Biểu đồ 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám
Qua biểu đồ 1.4 cho thấy, số lƣợng ngƣời dùng tin sử dụng nguồn tài liệu xám rất cao (chiếm 95%), song đa số họ chỉ thỉnh thoảng mới sử dụng chiếm tới 52.5%. Nhƣ vậy, mặc dù cần nguồn tài liệu xám nhƣng NDT không phải thƣờng xuyên sử dụng. Điều này đặt ra cho TVQĐ cần phải quan tâm đến công tác phổ biến và có biện pháp tổ chức phục vụ sao cho có thể đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của ngƣời dùng tin.
- Về mục đích sử dụng tài liệu xám:
Ngƣời dùng tin của TVQĐ sử dụng tài liệu xám vào nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, NDT chủ yếu sử dụng tài liệu này vào mục đích “Nghiên cứu khoa học” (50%), “Viết luận án, luận văn, KLTN” (42.5%) và “Tự nâng cao trình độ học tập” (35%) (Xem bảng số liệu và biểu đồ 1.5). Điều này đƣợc lý giải là do đối tƣợng NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và nghiên cứu sinh,học viên, sinh viên có số lƣợng đông đảo, họ có nhu cầu sử dụng dạng tài liệu này phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và học tập. Việc sử dụng tài liệu xám với mục đích để phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo còn chiếm tỷ lệ thấp (12.5%). Còn lại chỉ có 5% số ngƣời đƣợc hỏi cho biết sử dụng tài liệu xám cho mục đích khác.
52.5% 42.5%
80 phiếu = 100%
STT Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám
Số phiếu Tỷ lệ %
1 Phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo 10 12.5
2 Tự nâng cao trình độ học tập 28 35
3 Nghiên cứu khoa học 40 50
4 Viết luận án, luận văn, KLTN 34 42.5
5 Mục đích khác 4 5
Bảng 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ
0 10 20 30 40 50 60 Phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý Tự nâng