2.3. Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và
2.3.2. Những mặt còn tồn tại
Nghiên cứu hoạt động thực tiễn tại Thƣ viện Quân đội cho thấy một số hạn chế ảnh hƣởng đến công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám nhƣ sau:
* Về công tác bổ sung nguồn tài liệu xám
Hiện nay, TVQĐ chƣa có một hệ thống văn bản quản lý, giám sát chặt chẽ các nguồn tài liệu xám. Tuy Tổng cục Chính trị đã có công văn yêu cầu các sĩ quan, cán bộ trong quân đội bảo vệ luận án tiến sĩ phải nộp lƣu chiểu 01
bản về TVQĐ nhƣng trên thực tế, rất nhiều đơn vị, cá nhân có nguồn tài liệu xám cần nộp lƣu chiểu cho Thƣ viện nhƣng lại không nghiêm túc thực hiện quy định này. Vì chƣa có hệ thống văn bản kiểm soát nên công tác bổ sung tài liệu xám của TVQĐ luôn ở thế bị động. Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn phụ thuộc vào cá nhân và cơ quan tổ chức tạo lập tài liệu xám.
Do tính đa dạng của các hoạt động tạo lập tài liệu xám và tính chất không công bố của nguồn tài liệu này, các cán bộ thƣ viện có rất ít thông tin và kế hoạch nghiên cứu khoa học của các đơn vị đào tạo trong quân đội và không thể biết hết các nguồn để bổ sung kịp thời.
Thêm vào đó, do tính chất đặc thù và những đặc điểm riêng của quân đội nên mặc dù có giao lƣu, trao đổi, hợp tác với một số cơ quan TTTV bên ngoài nhƣng nhìn chung, TVQĐ vẫn dè dặt trong việc chia sẻ các thông tin, tài liệu.
Nội dung bộ sƣu tập tài liệu xám của TVQĐ chủ yếu xoay quanh vấn đề quân sự, chính trị. Vì thế, các mảng nội dung khác còn thiếu vắng khá nhiều. Thƣ viện cần phải quan tâm bổ sung thƣờng xuyên hơn, và bổ sung thêm các dạng tài liệu xám khác nữa.
Nguồn kinh phí dành cho bổ sung nguồn tài liệu xám của Thƣ viện còn hạn chế. Điều này cho thấy, các cấp lãnh đạo của BQP, TCCT và TVQĐ vẫn chƣa chú trọng đúng mức tới nguồn tài liệu có giá trị này, đặc biệt là tài liệu xám dạng điện tử. Số lƣợng tài liệu xám dạng điện tử của Thƣ viện ít hơn rất nhiều so với tài liệu xám dạng giấy.
* Về công tác xử lý nguồn tài liệu xám
Công tác xử lý tài liệu xám còn nhiều hạn chế. Trƣớc tiên là việc Thƣ viện chƣa áp dụng tóm tắt đối với loại hình tài liệu này. Tài liệu xám có hàm lƣợng tri thức lớn và có giá trị sử dụng rất cao, vì vậy công đoạn xử lý nên có thêm bƣớc làm tóm tắt.
Ngoài ra, khi xử lý tài liệu, các cán bộ thƣ viện vẫn chƣa sử dụng phƣơng pháp hỏi ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu của họ. Nội dung của tài liệu xám thƣờng đi sâu về một vấn đề, hoặc chuyên ngành hẹp thêm vào đó là tính mới, tính cập nhật tri thức với hàm lƣợng khoa học rất cao, nhiều vấn đề lần đầu tiên đƣợc các tác giả nghiên cứu và đề cập. Cán bộ thƣ viện không thể nắm bắt đƣợc hết tất cả các vấn đề. Vì thế phƣơng pháp hỏi ý kiến chuyên gia nên đƣợc áp dụng để nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu xám.
* Công tác lưu trữ và bảo quản nguồn tài liệu xám
Tại Thƣ viện Quân đội, tài liệu xám đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng. Tuy hình thức này có ƣu điểm là bảo quản tốt tài liệu nhƣng lại hạn chế sự tiếp xúc của bạn đọc với tài liệu, không kích thích đƣợc nhu cầu đọc.
Đối với loại hình tài liệu xám là luận án, luận văn đƣợc sắp xếp thành một bộ phận riêng trong Tổng kho. Các tài liệu hội nghị hội thảo, báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu các cấp thì lại sắp xếp chung với các tài liệu khác trong kho Tƣ liệu, gây tản mạn, không tập trung.
Bên cạnh đó, kho bảo quản tài liệu của Thƣ viện nói chung và tài liệu xám nói riêng còn chật hẹp, chƣa đƣợc trang bị hệ thống điều hòa.
Đối với tài liệu xám dạng điện tử vẫn chƣa có CSDL riêng để lƣu trữ. Điều này gây khó khăn cho NDT khi tìm kiếm tài liệu để đọc.
* Công tác tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám
TVQĐ chƣa thực sự chú trọng đến công tác tổ chức khai thác và phổ biến nguồn tài liệu xám, các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn đơn giản. Qua kết quả khảo sát về mức độ sử dụng nguồn tài liệu xám của bạn đọc (xem số liệu tại bảng 4) cho thấy số lƣợng bạn đọc sử dụng nguồn tài liệu xám rất cao (chiếm 95%), song đa số họ chỉ thỉnh thoảng mới sử dụng chiếm tới 52.5%.
Nhƣ vậy, mặc dù cần nguồn tài liệu xám nhƣng NDT không phải thƣờng xuyên sử dụng. Vấn đề đặt ra là làm sao để khuyến khích NDT sử dụng nguồn tài liệu này một cách thƣờng xuyên và gắn liền với hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu của họ.
Kết quả khảo sát về chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin về nguồn tài liệu xám đƣợc ngƣời dùng tin đánh giá tƣơng đối tốt (xem số liệu tại bảng 10), tuy nhiên mục lục trực tuyến (OPAC) đƣợc cho rằng chƣa tốt chiếm 35% là một con số khá lớn do đây là kênh tìm kiếm tài liệu chính của NDT. Hiện nay, TVQĐ chƣa tạo lập CSDL thƣ mục dành riêng cho các loại hình tài liệu xám, làm mất nhiều thời gian của NDT khi muốn tra cứu tài liệu. Bên cạnh đó, dịch vụ sao chụp tài liệu xám của Thƣ viện cũng đƣợc NDT đánh giá chƣa tốt (chiếm 30%). Chất lƣợng máy photo và mực in chƣa đƣợc tốt dẫn đến tình trạng tài liệu photo bị mờ, không nhìn rõ. Theo ý kiến của NDT thì giá thành photo hơi đắt và phải chờ đợi lâu.
Các hình thức phục vụ nguồn tài liệu xám còn mang tính truyền thống, phục vụ một chiều, đòi hỏi bạn đọc phải tới nơi lƣu trữ nguồn tài liệu xám để khai thác. Các hình thức khai thác còn nghèo nàn, chƣa có các hình thức phục vụ thông tin theo yêu cầu trực tiếp hoặc qua email, dịch vụ hƣớng dẫn tra cứu thông tin,…
Bên cạnh việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lƣợng thì TVQĐ cũng cần tìm hiểu những khó khăn, vƣớng mắc mà NDT gặp phải trong quá trình sử dụng nguồn tài liệu xám để có những phƣơng án xử lý kịp thời. Kết quả khảo sát về vấn đề đó đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây:
80 phiếu = 100%
STT Những khó khăn Số phiếu Tỷ lệ
1 Chƣa biết cách tra tìm 32 40
2 Hệ thống tra tìm không thuận lợi 30 37.5
3 Tìm rồi nhƣng không thấy 12 15
4 Tài liệu chƣa đầy đủ, cập nhật 20 25
5 Cán bộ phục vụ thiếu nhiệt tình 0 20
6 Tổ chức quản lý tài liệu chƣa tốt 6 7.5
7 Khác 0 0
Bảng 2.6: Những khó khăn gặp phải trong khi sử dụng nguồn tài liệu xám
Hàng năm, TVQĐ vẫn chƣa tổ chức các lớp tập huấn sử dụng và giới thiệu về Thƣ viện. Chính vì thế, kết quả khảo sát cho thấy 40% NDT chƣa biết cách tra tìm, nhiều lúc phải nhờ đến sự giúp đỡ của cán bộ thƣ viện.
Kết quả khảo sát còn cho thấy 37,5% hệ thống tra tìm không thuận lợi, 15% ngƣời dùng tin tìm tài liệu nhƣng không thấy, 25% NDT đánh giá tài liệu chƣa đầy đủ. Điều này thể hiện chất lƣợng phục vụ nguồn tài liệu xám chƣa cao về cả tính đầy đủ của nguồn tin cũng nhƣ chất lƣợng hệ thống tra cứu thông tin. Những con số này đòi hỏi Thƣ viện phải chỉnh đốn lại công tác tổ chức phục vụ nguồn tài liệu xám.
Hiệu quả đáp ứng nhu cầu tài liệu xám cho NDT còn hạn chế. Qua điều tra cho thấy mức độ đáp ứng nhu cầu tin về tài liệu xám tại TVQĐ thu đƣợc kết quả thể hiện trong bảng 12 nhƣ sau:
80 phiếu = 100%
STT Mức độ đáp ứng Số phiếu Tỷ lệ %
1 Đáp ứng đầy đủ 20 25
2 Đáp ứng một phần 56 70
3 Chƣa đáp ứng 4 5
Bảng 2.7: Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám
Đánh giá mức độ đáp ứng NCT nhƣ sau: có 25% NDT đánh giá đƣợc đáp ứng NCT ở mức độ “Đầy đủ”, có tới 70% NDT đƣợc hỏi cho rằng nguồn tài liệu xám hiện mới “đáp ứng một phần” NCT của họ và 5% NDT cho rằng chƣa đáp ứng đƣợc NCT của họ.
Có thể thấy nguồn tài liệu xám của Thƣ viện chƣa thực sự đầy đủ do tính thụ động của việc tiếp nhận tài liệu xám. Mặt khác, công tác phục vụ thông tin cũng gặp nhiều vấn đề, đặc biệt là vấn đề tra cứu và sử dụng thông tin. Vì vây, hiệu quả phục vụ thông tin chƣa cao, chƣa thực sự đáp ứng NCT.
Có thể nói, vấn đề tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám của TVQĐ vẫn còn nhiều tồn tại cần đƣợc củng cố, hoàn thiện. Cần đẩy mạnh việc thu thập và phổ biến nguồn tin, nâng cao chất lƣợng mục lục trực tuyến, đẩy mạnh xây dựng CSDL số tài liệu xám, đào tạo NDT cũng nhƣ cần có sự trợ giúp tích cực từ phía cán bộ thƣ viện để NDT có thể tiếp cận nguồn tài liệu xám dễ dàng và hiệu quả nhất.
* Nguyên nhân tồn tại
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế cho thấy có rất nhiều nguyên nhân gây ra những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám tại TVQĐ. Có thể chỉ ra một số nguyên nhân chính nhƣ sau:
Thứ nhất, nhận thức về tầm quan trọng của việc thu thập, tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám của Ban Giám đốc TVQĐ chƣa cao nên chƣa quan tâm đúng mức về công tác thu thập, tổ chức và quản lý nguồn tài liệu này.
Thứ hai, thiếu cơ chế hay các quy định có tính pháp lý về trách nhiệm và nghĩa vụ bắt buộc phải giao nộp kết quả nghiên cứu khoa học (luận án) cho Thƣ viện của các cán bộ công tác trong quân đội.
Thứ ba, các cán bộ thƣ viện có rất ít thông tin và kế hoạch nghiên cứu khoa học của các đơn vị đào tạo trong và ngoài quân đội nên không thể biết hết các nguồn để bổ sung kịp thời.
Thứ tư, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lƣu trữ, phổ biến nguồn tài liệu xám của Thƣ viện còn nhiều thiếu thốn. Diện tích phòng, kho, giá tài liệu hạn hẹp, gây khó khăn cho công tác tổ chức phục vụ NDT.
Thứ năm, vấn đề đầu tƣ tài chính, nguồn kinh phí cho công tác tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám của Thƣ viện chƣa có sự đầu tƣ đúng mức. Đặc biệt là tài liệu xám dạng điện tử.
Thứ sáu, Trình độ đội ngũ cán bộ của Thƣ viện chƣa đồng đều, một số cán bộ không đƣợc đào tạo chính quy về ngành thông tin thƣ viện mà mới chỉ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ thƣ viện.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác cần kể đến nhƣ: tài liệu còn chƣa đầy đủ, cập nhật, tổ chức tra cứu nguồn tin chƣa có hệ thống, các sản phẩm dịch vụ thông tin còn ít,…
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI
Thông qua việc khảo sát thực trạng nguồn tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội, thấy đƣợc những mặt mạnh, những vấn đề còn tồn tại và chỉ ra đƣợc những nguyên nhân của các tồn tại đó, tác giả xin đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và phục vụ nguồn tài liệu xám nhƣ sau:
- Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám;
- Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám; - Tăng cƣờng số hóa nguồn tài liệu xám;
- Đồng bộ các giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám.
Dƣới đây sẽ xem xét khái quát các giải pháp đƣợc nêu trên.