(Đơn vị tính: Tháng)
TT Tên dự án Kế hoạch Thực tế Chênh lệch
Tăng Giảm
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
24 24 - -
2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
34 41 7 -
3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng 26 34 8 -
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
38 43 5 -
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT 29 29 - -
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư Nhìn vào Bảng 4.7 trên, ta thấy trong 5 dự án thì có hai dự án đạt tiến độ, còn 3 dự án bị chậm tiến độ, trong đó có dự án chậm nhiều tháng nhất là dự án Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng (chậm 8 tháng), tiếp đến là dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp chậm 7 tháng và dự án Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê chậm 5 tháng.
Việc chậm tiến độ làm cho thời gian của dự án bị kéo dài, dẫn đến việc phải chịu thêm lãi suất của những khoản vay, đồng thời làm chậm thời gian thu hồi vốn của doanh nghiệp và trên hết là có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Do đó, thông qua việc đánh giá, so sánh tiến độ, Tổng công ty đã tìm hiểu, tổng hợp những nguyên nhân chủ yếu dẫn tới chậm tiến độ để tìm ra tần xuất xảy ra của từng nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của nó đến tiến độ các dự án từ năm 2012 đến năm 2015, cụ thể như sau:
Bảng 4.8. Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch tiến độ giữa kế hoạch với thực hiện và mức độ ảnh hưởng tới tiến độ của các dự án
TT Nguyên nhân Mức độ xuất hiện
(%)
Thời gian dẫn tới việc chậm tiến độ (tháng) 1 Giải phóng mặt bằng chậm 11,06 1 - 3 2 Thiết kế-dự toán còn hạn chế 23,76 1 - 6 3 Thi công chậm 15,07 1 - 6 4 Thủ tục hành chính chậm 21,89 1 - 4 5 Khác 8,52 1 - 3
Qua Bảng 4.8, ta có thể thấy từ năm 2012 đến năm 2015 thì nguyên nhân làm cho tiến độ dự án chậm nhiều nhất là do hạn chế trong thiết kế-dự toán, có mức độ xuất hiện đến 23,76%, cụ thể thiết kế, dự toán còn thiếu chi tiết, một số thiết kế không đồng bộ giữa các bộ phận, đơn giá dự toán chưa phù hợp với thị trường,... điều này có thể thấy được là do nhà thầu thiết kế còn thiếu năng lực. Việc hạn chế trong thiết kế-dự toán có thể làm cho dự án chậm đến 6 tháng.
Nguyên nhân tiếp theo là khâu thủ tục hành chính còn chậm có mức độ xuất hiện khá cao (21,89%), đây là do việc cơ chế chính sách, quy định của pháp luật chưa đồng bộ và rõ ràng nên việc vận dụng của các cơ quan Nhà nước còn lúng túng, nguyên nhân này có thể làm cho tiến độ dự án chậm đến 4 tháng.
Việc chậm trong công tác thi công (15,07%) cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ của dự án. Mặc dù mức độ xuất hiện của nó không lớn bằng hai nguyên nhân trên nhưng nó có thể làm cho tiến độ thi công của dự án chậm tới 6 tháng tùy theo mức độ vi phạm. Tiến độ thi công chậm phần lớn là do năng lực của nhà thầu thi công còn hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu của dự án và nguồn lực để thực hiện dự án còn thiếu.
Ngoài ra, công tác giải phóng mặt bằng (mức độ xuất hiện là 11,06%) và các nguyên nhân khác (như thanh quyết toán, năng lực quản lý trong chỉ đạo và điều hành,...) cũng ảnh hưởng tới tiến độ của dự án (mức độ xuất hiện là 8,52%), những nguyên nhân này có thể làm cho dự án chậm tiến độ từ 1 tháng cho đến 3 tháng.
Những nhà thầu không đảm bảo tiến độ dự án, Tổng công ty sẽ xem xét nguyên nhân và căn cứ vào hợp đồng để yêu cầu mức phạt đối với nhà thầu vi phạm, mức phạt có thể đến 8% giá trị hợp đồng bị vi phạm và thậm chí bị đình chỉ tùy mức độ vi phạm. Cụ thể, đối với dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp, việc chậm tiến độ xây dựng phần thô của Công ty TNHH Bất động sản Hoàng Gia Trang (nhà thầu thi công) thì Tổng công ty ACC đã yêu cầu Công ty TNHH Bất động sản Hoàng Gia Trang phải nộp phạt do vi phạm hợp đồng (không đảm bảo tiến độ thi công móng và hệ thống điện) với tổng số tiền là 285 triệu đồng; việc thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán cũng đã làm cho dự án chậm 3 tháng, tuy nhiên việc chậm tiến độ này là do Tổng công ty ACC yêu cầu nhà thầu tư vấn thiết kế thay đổi thiết kế nên mọi chi phí
4.1.3.2. Quản lý chi phí
a. Lập dự toán
Dự toán chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nên kế hoạch tài chính cho một dự án đầu tư xây dựng. Dự toán này là nền tảng cho công tác quản lý, kiểm soát mọi chi phí của dự án. Nó là một phần quan trọng không thể thiếu của kế hoạch tổng thể cho phép đạt được những mục tiêu đề ra của dự án.
* Cơ sở để lập dự toán chi phí, bao gồm:
- Các bản vẽ thiết kế công trình như: Báo cáo kinh tế - kỹ thuật; Thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công.
- Các thuyết minh, chỉ dẫn và yêu cầu kỹ thuật trình bày chính xác về đặc tính và chủng loại nguyên vật liệu sẽ được sử dụng.
- Cơ sở dữ liệu về định mức, đơn giá, chi phí cần thiết để thực hiện các danh mục công việc khác nhau.
- Độ dài thời gian xây dựng và những rủi ro có thể xảy ra.
- Các tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật có liên quan như: Văn bản hướng dẫn đo bóc, tính toán khối lượng và lập dự toán của Nhà nước ban hành...
* Trình tự thực hiện:
- Dựa trên các cơ sở để lập dự toán chi phí, đơn vị tư vấn thiết kế được Tổng công ty thuê sẽ tiến hành lập dự toán. Kết quả của công việc này sẽ cho ra một bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục công trình và bảng tổng dự toán cho toàn bộ công trình.
- Kết quả của dự toán sau khi lập sẽ được chuyển cho Đơn vị tư vấn thẩm tra (Tổng công ty ACC đi thuê) để thẩm định. Kết quả dự toán được thẩm định nết đạt, sẽ trình Hội đồng thành viên Tổng công ty ACC phê duyệt. Trường hợp kết quả thẩm định dự toán không đạt thì bản dự toán sẽ được giao lại cho Đơn vị tư vấn thiết kế chỉnh sửa.
Dự toán công trình được xác định theo công thức sau:
GXDCT = GXD + GTB + GQLDA + GTV + GK + GDP
Trong đó:
GXD: Chi phí xây dựng công trình.
GQLDA: Chi phí quản lý dự án.
GTV: Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng.
GK: Chi phí khác.
GDP: Chi phí dự phòng.
Các công trình dự án đều được xác định theo công thức trên, cụ thể như dự án “Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp”, sau khi lập dự toán xong sẽ cho ra được bảng tổng hợp số liệu như sau:
Bảng 4.9. Dự toán chi phí cho dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
TT Khoản mục chi phí Số tiền
(triệu đồng)
1 Chi phí xây dựng công trình 489.276
2 Chi phí thiết bị của công trình 75.384
3 Chi phí quản lý dự án xây dựng 5.798
4 Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng 16.671
5 Chi phí khác 10.147
6 Chi phí dự phòng 59.438
Tổng cộng 656.714
Nguồn: Phòng Dự án - Đầu tư Trên cơ sở tính toán trên thì giá trị dự toán của các dự án đầu tư thuộc Tổng công ty ACC được tổng hợp như sau: