2.1.4. Nội dung của quản lý dự án đầu tư
2.1.4.1. Quản lý tiến độ
Quản lý tiến độ là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Nó chỉ rõ được mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. Mục đích của quản lý tiến độ là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng.
Quản lý tiến độ là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. Trong môi trường dự án, chức năng quản lý tiến độ quan trọng hơn trong môi trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết hợp phức tạp và thường xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thể của khách hàng. Muốn quản lý tiến độ đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án buộc phải có một kế hoạch chi tiết, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện từng hạng mục nhỏ. Nói chung quản lý tiến độ của dự án phải đảm bảo những nội dung sau:
- Tiến độ chung của dự án phải thể hiện sự phù hợp, kịp thời và nhịp nhàng giữa các khâu, các giai đoạn, không có khâu làm quá nhanh hay quá chậm làm ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu, các giai đoạn tiếp sau đó.
Chủ đầu tư
Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án
Tổ chức đấu thầu tuyển
ch n
Thầu phụ A Thầu phụ B
- Tiến độ hoàn thành dự án phải phù hợp với kế hoạch đề ra ban đầu, các khâu phải hợp logic (tiến độ thi công, tiến độ giải ngân thanh quyết toán, tiến độ quyết toán vốn).
- Tiến độ chính là thời gian nên nó ảnh hưởng tới các yếu tố liên quan đến thời gian như chi phí sử dụng nguồn lực (lãi suất, tiền lương, đất đai,...), lạm phát, trượt giá,... Các dự án đầu tư được thực hiện nhằm mục tiêu định trước, cần có kết quả đầu tư vào một thời điểm đã định nên khi tiến độ không hoàn thành sẽ ảnh hưởng tới chi phí đầu tư cho dự án. Việc kéo dài tiến độ sẽ làm cho chi phí đầu tư tăng, hiệu quả đầu tư giảm, không những dự án không đạt được mong muốn ban đầu, không có lãi mà còn kéo theo hàng loạt các vấn đề phát sinh khác từ phía khách hàng.
2.1.4.2. Quản lý chi phí
Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí, giám sát từng hạng mục chi phí theo tiến độ của từng công việc sao cho phù hợp với tiến độ của toàn bộ dự án.
Quản lý chi phí bao gồm việc tổ chức thực hiện, phân tích, báo cáo về những chi phí đó sao cho các chi phí phát sinh trong quá trình đầu tư thực hiện dự án phải có thật, hợp pháp, được phê duyệt và thẩm tra của cấp có thẩm quyền, tuân thủ đúng quy định và cơ chế quản lý của Nhà nước.
Việc xác định được chi phí cho dự án làm cơ sở xác định hiệu quả đầu tư thực sự của dự án.
Một số hoạt động quản lý chi phí dự án bao gồm:
- Kiểm soát việc xác định tổng mức đầu tư: đảm bảo tổng mức đầu tư tính
đúng, tính đủ dựa trên việc kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của tổng mức đầu tư và lập kế hoạch chi phí sơ bộ.
- Kiểm soát việc xác định dự toán và tổng dự toán công trình thông qua
việc kiểm tra đầy đủ và tính hợp lý của các dự toán bộ phận công trình, hạng mục công trình và kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí sơ bộ; lập kế hoạch chi phí trên cơ sở dự toán để phê duyệt và xác định dự toán gói thầu trước khi đấu thầu.
- Kiểm soát chi phí trong việc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu: kiểm soát
giá gói thầu, hình thức hợp đồng, phương thức thanh toán và các điều khoản khác có liên quan tới chi phí trong hợp đồng phù hợp cho các gói thầu của công trình.
- Kiểm soát việc thực hiện, thanh quyết toán các hợp đồng xây dựng và các công việc không có trong hợp đồng xây dựng.
- Kiểm soát chi phí vận hành, bảo trì, sửa chữa, chi phí quản lý và giá trị
thanh lý công trình.
2.1.4.3. Quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra. Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và bảo đảm chất lượng trong hệ thống.
Ba nội dung lập kế hoạch, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng có mối quan hệ chặt chẽ, tương tác nhau. Mỗi nội dung xuất hiện ít nhất một lần trong mỗi pha của chu kỳ dự án, mỗi nội dung đều là kết quả do hai nội dung kia đem lại, đồng thời, cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hai nội dung kia.
Một số điểm cần chú ý trong quá trình quản lý chất lượng dự án là:
- Quản lý chất lượng dự án được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức, hành chính và giáo dục, thông qua một cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, các chính sách khuyến khích,...
- Quản lý chất lượng dự án phải được thực hiện trong suốt chu kỳ dự án từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi quá trình, mọi khâu công việc.
- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục, gắn bó giữa yếu tố bên trong và bên ngoài. Để thực hiện dự án cần có máy móc thiết bị, con người, yếu tố tổ chức... Sự hoạt động, vận hành của các yếu tố này không thể thoát ly môi trường pháp luật, cạnh tranh, khách hàng... Sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành môi trường, nội dung, yêu cầu và các biện pháp quản lý chất lượng dự án.
- Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, các nhà tư vấn, những người hưởng lợi.
Quản lý chất lượng dự án hợp lý sẽ đáp ứng những yêu cầu của chủ đầu tư, của những người hưởng lợi từ dự án; đạt được những mục tiêu của quản lý dự án. Chất lượng và quản lý chất lượng dự án tốt là những nhân tố quan trọng đảm bảo thắng lợi trong cạnh tranh, tăng thị phần cho doanh nghiệp, nâng cao chất lượng góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng năng suất lao động, tăng thu nhập cho người lao động.
2.1.4.4. Quản lý an toàn lao động
Quản lý an toàn lao động là quá trình đảm bảo an toàn lao động trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Trong hoạt động xây dựng, nhất là trong công tác khảo sát, thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị dễ bị mất an toàn lao động. Vì vậy, đây là một trong những nội dung quản lý dự án trên góc độ chủ đầu tư. Quản lý an toàn lao động gồm:
- Kiểm tra và theo dõi biện pháp đảm bảo an toàn lao động của nhà thầu xây dựng trước và trong quá trình thi công.
- Xử lý nhà thầu không thực hiện cam kết đảm bảo an toàn lao động. - Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý Nhà nước về an toàn lao động. Một số quy định về quản lý an toàn lao động trong dự án đầu tư xây dựng: - Nhà thầu thi công xây dựng phải lập các biện pháp an toàn cho người và công trình trên công trường xây dựng. Trường hợp các biện pháp an toàn liên quan đến nhiều bên thì phải được các bên thỏa thuận.
- Các biện pháp an toàn, nội quy về an toàn phải được thể hiện công khai trên công trường xây dựng để mọi người biết và chấp hành; những vị trí nguy hiểm trên công trường phải bố trí người hướng dẫn, cảnh báo đề phòng tai nạn.
- Nhà thầu thi công xây dựng, chủ đầu tư và các bên có liên quan phải thường xuyên kiểm tra giám sát công tác an toàn lao động trên công trường. Khi phát hiện có vi phạm về an toàn lao động thì phải đình chỉ thi công xây dựng. Người để xảy ra vi phạm về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý của mình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Nhà thầu xây dựng có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn, phổ biến các quy định về an toàn lao động. Đối với một số công việc yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thì người lao động phải có giấy chứng nhận đào tạo an toàn lao động. Nghiêm cấm sử dụng người lao động chưa được đào tạo và chưa được hướng dẫn về an toàn lao động.
- Nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm cấp đầy đủ các trang bị bảo hộ lao động, an toàn lao động cho người lao động theo quy định khi sử dụng lao động trên công trường.
- Khi có sự cố về an toàn lao động, nhà thầu thi công xây dựng và các bên có liên quan có trách nhiệm tổ chức xử lý và báo cáo cơ quan quản lý Nhà nước về an toàn lao động, đồng thời chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường những thiệt hại do nhà thầu không bảo đảm an toàn lao động gây ra.
2.1.5. Chu trình quản lý dự án
Từ khái niệm về quản lý dự án đầu tư, ta có thể thấy quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí, chất lượng và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Sơ đồ 2.1 thể hiện chu trình quản lý dự án đầu tư:
Nguồn: Từ Quang Phương (2012)