4.1.1. Tình hình một số dự án do Tổng công ty ACC quản lý
Tổng công ty đã tham gia quản lý nhiều dự án khác nhau, trong đó tiêu biểu là một số dự án trong Bảng 4.1 sau:
Bảng 4.1. Tổng hợp các dự án của Tổng công ty ACC
TT Tên dự án Địa điểm
xây dựng Năm bắt đầu dự án Tổng mức đầu tư (triệu đồng)
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
Phường Phước Long B, Quận 9, TP. Hồ Chí Minh
2014 275.281
2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp Số 85 Thăng Long, Tân Bình, Hồ Chí Minh 2010 768.450 3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng Cổng 2, ngõ 86 Trần Phú, Nha Trang, Khánh Hòa 2013 213.953
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
Số 132 Duy Tân, Đà Nẵng
2011 997.317
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT
Phường Phước Hòa, TP. Nha Trang, Khánh Hòa
2013 637.336
Nguồn: Phòng Dự án - Đầu tư Qua Bảng 4.1 trên, ta thấy việc đầu tư vào dự án xây dựng là một hoạt động cần rất nhiều vốn, với những dự án có tổng mức đầu tư lên tới vài trăm tỷ đồng, như dự án Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê tại số 132 Duy
thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp tại số 85 Thăng Long, Tân Bình, Hồ Chí Minh cũng có tổng mức đầu tư 768.450 triệu đồng,... Việc quản lý những dự án lớn như vậy là vô cùng phức tạp, do đó đòi hỏi Tổng công ty ACC phải có kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho từng hoạt động của dự án thì mới đảm bảo việc quản lý dự án được thành công .
4.1.2. Mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tư của Tổng công ty ACC
Tổng công ty ACC đã tổ chức quản lý dự án theo hình thức “Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án”. Dưới đây là mô hình tổ chức quản lý dự án của Tổng công ty ACC:
Nguồn: Phòng Tổ chức – Lao động
Sơ đồ 4.1. Mô hình tổ chức quản lý dự án của Tổng công ty ACC
Theo mô hình này, đối với mỗi dự án mà Tổng công ty đầu tư sau khi được thẩm định và phê duyệt thì Tổng công ty sẽ thành lập Ban Quản lý dự án để quản lý dự án đó.
Theo đó, Ban Quản lý dự án sẽ thay mặt Tổng công ty trực tiếp quản lý việc thực hiện dự án theo đúng quy định của pháp luật hiện hành về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, trên cơ sở tuân thủ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty. Ban Quản lý dự án hoạt động dưới sự lãnh đạo thống nhất của Hội đồng thành viên và chỉ đạo điều hành của Tổng công ty, theo sự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của các phòng chức năng của Tổng công ty. Với từng dự án cụ thể
Ban Quản lý dự án
Tổ chức thực
hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Tổ chức thực hiện dự án II Tổ chức thực hiện dự án... Hội đồng thành viên
hoặc nhóm dự án thực hiện, tùy thuộc vào tính chất, quy mô của dự án mà Hội đồng thành viên Tổng công ty, Ban Tổng giám đốc giao nhiệm vụ và quyền hạn quản lý dự án cho Ban Quản lý dự án. Ban Quản lý dự án sẽ phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng công ty về nhiệm vụ và quyền hạn được giao đó. Dưới đây là cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý dự án theo quy chế của Tổng công ty ACC:
Nguồn: Phòng Tổ chức – Lao động
Sơ đồ 4.2. Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý dự án Tổng công ty ACC
Theo Sơ đồ 4.2 trên, có thể thấy Giám đốc Ban Quản lý dự án (hay Giám đốc dự án) phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành mọi mặt hoạt động của Ban Quản lý dự án và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc về toàn bộ các hoạt động của Ban Quản lý dự án theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Mỗi Ban Quản lý dự án sẽ có từ 01 đến 02 Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc; Cơ cấu nhân sự của Ban Quản lý dự án sẽ tuỳ theo nội dung, quy mô và tiến độ của các dự án được giao, có thể điều chỉnh số lượng cán bộ của từng Ban Quản lý dự án cho phù hợp.
Ban Quản lý dự án được tổ chức các bộ phận nghiệp vụ gồm: Bộ phận kinh Giám đốc Ban Quản
lý dự án Phó giám đốc Ban Quản lý dự án Bộ phận kinh tế, kế hoạch Bộ phận kế toán, vật tư Bộ phận kỹ thuật, an toàn Bộ phận hành chính tổng hợp
hành chính tổng hợp. Các bộ phận này sẽ thực hiện các công việc theo chuyên môn, cùng phối hợp với các phòng ban của Tổng công ty dưới sự chỉ đạo và điều hành chung của Ban Giám đốc dự án.
Ngoài việc thay mặt Tổng công ty thực hiện quản lý dự án theo quy định của pháp luật thì theo quy chế của Tổng công ty, Ban Quản lý dự án có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể sau:
- Giám đốc Ban Quản lý dự án có quyền quy định nhiệm vụ cụ thể của từng phòng nghiệp vụ và phân công trách nhiệm cho các cá nhân dưới quyền trong Ban Quản lý dự án.
- Được tạm ứng kinh phí để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có trách nhiệm thanh toán tạm ứng theo quy định của pháp luật. Mức kinh phí tạm ứng do Giám đốc Ban Quản lý dự án đề xuất tùy theo yêu cầu công việc.
- Thực hiện báo cáo thường xuyên, định kỳ với lãnh đạo Tổng công ty về tiến độ thực hiện và kế hoạch triển khai dự án. Chấp hành công tác thanh tra, kiểm tra của Tổng công ty.
- Soạn thảo các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao. - Lưu trữ, bảo quản các văn bản hồ sơ, tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
4.1.3. Thực trạng quản lý dự án theo nội dung tại Tổng công ty ACC
4.1.3.1. Quản lý tiến độ
a. Lập kế hoạch
Yêu cầu về thời gian là một trong những yêu cầu quan trọng nhất của dự án đầu tư ngành xây dựng. Một dự án đảm bảo đúng tiến độ sẽ dẫn đến tiết kiệm về chi phí, nâng cao được hiệu quả đầu tư, đảm bảo thu hồi vốn đầu tư nhanh.
* Để quản lý tiến độ của dự án đầu tư, Tổng công ty ACC tiến hành lập kế hoạch tiến độ dựa trên các cơ sở như: Kế hoạch triển khai nội bộ; Quy trình, quy chuẩn, văn bản pháp quy về quản lý đầu tư xây dựng, định mức, chi tiêu tổng mức đầu tư; Khả năng đáp ứng nguồn lực như: vốn, nhân lực, cơ sở hạ tầng...
* Từ các cơ sở trên, Ban Quản lý dự án sẽ tiến hành lập kế hoạch tổng tiến độ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, bằng cách sử dụng sơ đồ PERT (là kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án). Theo đó, Tổng công ty tiến hành xác định các danh
việc, xác định tài nguyên trong công việc, tiếp đến sắp xếp trình tự thực hiện từng công việc và thời gian thực hiện từng công việc.
Theo sơ đồ PERT, trên cơ sở các công việc đã được xác định, Tổng công ty sẽ xác lập các mốc quan trọng của dự án tức là các điểm kiểm soát trong dự án. Các mốc quan trọng có ích trong việc chỉ ra sự tiến triển tại các điểm chính, tuy nhiên chỉ số tiến triển thực sự lại là các gói công việc và ước lượng nên cần được thực hiện sao cho phù hợp.
Đối với việc ước lượng thời gian thực hiện cho các công việc của dự án, Tổng công ty thực hiện ba ước lượng thời gian cho mỗi công việc, bao gồm:
- Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Là ước lượng thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình thường” và “hợp lý”.
- Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Là việc ước lượng thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” nhất, có thể hiểu là không có trở ngại nào.
- Ước lượng bi quan nhất (MP-Pessimistic): Là việc ước lượng thời gian để hoàn thành công việc trong điều kiện “tồi nhất”, đây có thể hiểu là đầy trở ngại.
Sau khi thực hiện xong ba ước lượng này sẽ được kết hợp lại để có ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4ML + MP)/6
Ngoài việc sử dụng sơ đồ PERT để lập kế hoạch tiến độ và quản lý tiến trình quản lý tiến độ, Tổng công ty còn sử dụng thêm biểu đồ GANTT để tiện quản lý và theo dõi tiến độ dự án, bằng việc chuyển trực tiếp từ sơ đồ PERT sang biểu đồ GANTT thông qua phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Biểu đồ GANTT là một công cụ rất hiệu quả trong việc cung cấp thông tin tổng kết cập nhật và có thể rất có ích khi phân tích tổng hiệu suất thời gian của dự án. Biểu đồ GANTT cũng có thể hiển thị thời gian của những cột mốc quan trọng và cho biết liệu có theo kịp các thời hạn không.
Kế hoạch tổng tiến độ thực hiện dự án sau khi hoàn thành, Ban Quản lý dự án sẽ trình cấp trên có thẩm quyền để phê duyệt.
Dưới đây là ví dụ về kế hoạch tiến độ của dự án “Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp” gồm các công việc thực hiện và thời gian thực hiện dự kiến của nó như sau:
Bảng 4.2. Tiến độ dự kiến của dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
TT Nội dung công việc Thời gian thực hiện dự kiến
Số tháng dự kiến hoàn thành
(tháng)
1 Chuẩn bị các thủ tục xúc tiến đầu tư 3/2010 – 4/2010 2
2 Lập dự án đầu tư 5/2010 – 6/2010 2
3 Thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán 6/2010 – 9/2010 4
4 Xin giấy chứng nhận đầu tư 9/2010 1
5 Xin phép xây dựng 9/2010 1
6 Xây dựng hệ thống quản lý 9/2010 – 10/2010 2
7 Đào tạo nhân lực chủ chốt 9/2010 – 10/2010 2
8 Huy động vốn 10/2010 – 3/2011 6
9 Chọn nhà thầu xây lắp 10/2010 – 12/2010 3
10 Xây dựng phần thô 12/2010 – 3/2012 16
11 Hoàn thiện 3/2012 – 12/2012 10
Tổng tiến độ dự kiến 34
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư Trên cơ sở như trên thì số liệu về tiến độ dự kiến của các dự án thuộc Tổng công ty ACC như sau:
Bảng 4.3. Tiến độ thực hiện dự kiến của các dự án thuộc Tổng công ty ACC
TT Tên dự án Tổng tiến độ dự kiến
(tháng)
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
24 2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho
thuê và khách sạn cao cấp
34
3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng 26
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
38
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT 29
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư
b. Tổ chức thực hiện
hành theo dõi và ghi chép tiến độ thực hiện cho từng công việc của dự án theo từng tuần, từng tháng, từng quý.
Kế hoạch tiến độ được duyệt này cũng sẽ được triển khai cho nhà thầu để tổ chức thực hiện và yêu cầu nhà thầu thực hiện các công việc như sau:
- Nhà thầu dựa trên kế hoạch tổng tiến độ đã được duyệt, chủ động đưa ra tiến độ thực hiện từng tuần, kỳ theo niên lịch đảm bảo phù hợp với kế hoạch tổng tiến độ và báo cáo Ban Quản lý dự án duyệt.
- Sau một chu kỳ làm việc (1 tuần, 1 tháng, 1 quý) phải cập nhật thông tin để báo cáo cho bộ phận giám sát, gồm các nội dung như: Khối lượng hoàn thành công việc thực tế so với kế hoạch theo tiến độ; Nếu tiến độ bị chậm, phải tìm ra nguyên nhân làm chậm tiến độ và có biện pháp xử lý kịp thời để hạn chế đến mức thấp nhất sự chậm trễ tiếp theo; Hội ý thường xuyên với các bộ phận chức năng của công trường (ban chỉ huy, bộ phận kỹ thuật, kế hoạch và tư vấn giám sát) để cùng khống chế tiến độ.
Đối với dự án “Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp” có tổng thời gian thực hiện theo Bảng 4.4 sau:
Bảng 4.4. Thời gian thực hiện thực tế của dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
TT Nội dung công việc Thời gian thực hiện thực tế
Số tháng thực tế hoàn thành
(tháng)
1 Chuẩn bị các thủ tục xúc tiến đầu tư 03/2010 – 04/2010 2
2 Lập dự án đầu tư 05/2010 – 06/2010 2
3 Thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán 06/2010 – 12/2010 7
4 Xin giấy chứng nhận đầu tư 12/2010 1
5 Xin phép xây dựng 12/2010 1
6 Xây dựng hệ thống quản lý 12/2010 – 01/2011 2
7 Đào tạo nhân lực chủ chốt 12/2010 – 01/2011 2
8 Huy động vốn 01/2011 – 06/2011 6
9 Chọn nhà thầu xây lắp 01/2011 – 03/2011 3
10 Xây dựng phần thô 03/2011 – 10/2012 20
11 Hoàn thiện 10/2012 – 07/2013 10
Trên cơ sở như trên thì số liệu về tiến độ thực tế của 5 dự án tiêu biểu thuộc Tổng công ty ACC như sau:
Bảng 4.5. Thời gian thực tế thực hiện của các dự án thuộc Tổng công ty ACC
TT Tên dự án
Thời gian thực tế thực hiện
(tháng)
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
24 2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho
thuê và khách sạn cao cấp
41
3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng 34
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
43
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT 29
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư
c. Kiểm soát
Trên cơ sở kế hoạch tổng tiến độ được duyệt, những số liệu được ghi chép và kế hoạch tiến độ thực hiện của nhà thầu được duyệt. Ban Quản lý dự án sẽ chủ động kiểm tra tiến độ theo định kỳ và giám sát quá trình thực hiện của nhà thầu.
- Nếu tiến độ thi công của nhà thầu không kịp kế hoạch tiến độ được duyệt thì phải yêu cầu nhà thầu tìm biện pháp để đảm bảo kế hoạch tiến độ đã được duyệt. Trường hợp tiến độ của nhà thầu bị kéo dài do những nguyên nhân ngoài bản thân nhà thầu thì bộ phận giám sát dựa vào điều kiện hợp đồng để duyệt kéo dài thời gian thực hiện cho nhà thầu nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của cả dự án. Nếu việc kéo dài này ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án thì phải báo cáo cơ quan cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.
- Nếu cần phải can thiệp mạnh trong việc kiểm soát tiến độ thì Ban Quản lý dự án có thể đề xuất các biện pháp xử lý khi bị chậm tiến độ, hoặc cùng với nhóm tiến độ của nhà thầu lập kế hoạch cho từng chu kỳ công việc, với phương châm phòng ngừa tích cực để khống chế tiến độ, đảm bảo hoàn thành đúng kế hoạch.
trong trường hợp đẩy nhanh tiến độ xây dựng công trình mà đem lại hiệu quả về kinh tế - xã hội thì nhà thầu sẽ được xem xét thưởng theo hợp đồng.