Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.1 Thực trạng quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty ACC
4.1.3 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung tại Tổng công ty ACC
4.1.3.1. Quản lý tiến độ
a. Lập kế hoạch
Yêu cầu về thời gian là một trong những yêu cầu quan trọng nhất của dự án đầu tư ngành xây dựng. Một dự án đảm bảo đúng tiến độ sẽ dẫn đến tiết kiệm về chi phí, nâng cao được hiệu quả đầu tư, đảm bảo thu hồi vốn đầu tư nhanh.
* Để quản lý tiến độ của dự án đầu tư, Tổng công ty ACC tiến hành lập kế hoạch tiến độ dựa trên các cơ sở như: Kế hoạch triển khai nội bộ; Quy trình, quy chuẩn, văn bản pháp quy về quản lý đầu tư xây dựng, định mức, chi tiêu tổng mức đầu tư; Khả năng đáp ứng nguồn lực như: vốn, nhân lực, cơ sở hạ tầng...
* Từ các cơ sở trên, Ban Quản lý dự án sẽ tiến hành lập kế hoạch tổng tiến độ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, bằng cách sử dụng sơ đồ PERT (là kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án). Theo đó, Tổng công ty tiến hành xác định các danh
việc, xác định tài nguyên trong công việc, tiếp đến sắp xếp trình tự thực hiện từng công việc và thời gian thực hiện từng công việc.
Theo sơ đồ PERT, trên cơ sở các công việc đã được xác định, Tổng công ty sẽ xác lập các mốc quan trọng của dự án tức là các điểm kiểm soát trong dự án. Các mốc quan trọng có ích trong việc chỉ ra sự tiến triển tại các điểm chính, tuy nhiên chỉ số tiến triển thực sự lại là các gói công việc và ước lượng nên cần được thực hiện sao cho phù hợp.
Đối với việc ước lượng thời gian thực hiện cho các công việc của dự án, Tổng công ty thực hiện ba ước lượng thời gian cho mỗi công việc, bao gồm:
- Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Là ước lượng thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình thường” và “hợp lý”.
- Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Là việc ước lượng thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” nhất, có thể hiểu là không có trở ngại nào.
- Ước lượng bi quan nhất (MP-Pessimistic): Là việc ước lượng thời gian để hoàn thành công việc trong điều kiện “tồi nhất”, đây có thể hiểu là đầy trở ngại.
Sau khi thực hiện xong ba ước lượng này sẽ được kết hợp lại để có ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4ML + MP)/6
Ngoài việc sử dụng sơ đồ PERT để lập kế hoạch tiến độ và quản lý tiến trình quản lý tiến độ, Tổng công ty còn sử dụng thêm biểu đồ GANTT để tiện quản lý và theo dõi tiến độ dự án, bằng việc chuyển trực tiếp từ sơ đồ PERT sang biểu đồ GANTT thông qua phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Biểu đồ GANTT là một công cụ rất hiệu quả trong việc cung cấp thông tin tổng kết cập nhật và có thể rất có ích khi phân tích tổng hiệu suất thời gian của dự án. Biểu đồ GANTT cũng có thể hiển thị thời gian của những cột mốc quan trọng và cho biết liệu có theo kịp các thời hạn không.
Kế hoạch tổng tiến độ thực hiện dự án sau khi hoàn thành, Ban Quản lý dự án sẽ trình cấp trên có thẩm quyền để phê duyệt.
Dưới đây là ví dụ về kế hoạch tiến độ của dự án “Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp” gồm các công việc thực hiện và thời gian thực hiện dự kiến của nó như sau:
Bảng 4.2. Tiến độ dự kiến của dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
TT Nội dung công việc Thời gian thực hiện dự kiến
Số tháng dự kiến hoàn thành
(tháng)
1 Chuẩn bị các thủ tục xúc tiến đầu tư 3/2010 – 4/2010 2
2 Lập dự án đầu tư 5/2010 – 6/2010 2
3 Thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán 6/2010 – 9/2010 4
4 Xin giấy chứng nhận đầu tư 9/2010 1
5 Xin phép xây dựng 9/2010 1
6 Xây dựng hệ thống quản lý 9/2010 – 10/2010 2
7 Đào tạo nhân lực chủ chốt 9/2010 – 10/2010 2
8 Huy động vốn 10/2010 – 3/2011 6
9 Chọn nhà thầu xây lắp 10/2010 – 12/2010 3
10 Xây dựng phần thô 12/2010 – 3/2012 16
11 Hoàn thiện 3/2012 – 12/2012 10
Tổng tiến độ dự kiến 34
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư Trên cơ sở như trên thì số liệu về tiến độ dự kiến của các dự án thuộc Tổng công ty ACC như sau:
Bảng 4.3. Tiến độ thực hiện dự kiến của các dự án thuộc Tổng công ty ACC
TT Tên dự án Tổng tiến độ dự kiến
(tháng)
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
24 2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho
thuê và khách sạn cao cấp
34
3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng 26
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
38
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT 29
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư
b. Tổ chức thực hiện
hành theo dõi và ghi chép tiến độ thực hiện cho từng công việc của dự án theo từng tuần, từng tháng, từng quý.
Kế hoạch tiến độ được duyệt này cũng sẽ được triển khai cho nhà thầu để tổ chức thực hiện và yêu cầu nhà thầu thực hiện các công việc như sau:
- Nhà thầu dựa trên kế hoạch tổng tiến độ đã được duyệt, chủ động đưa ra tiến độ thực hiện từng tuần, kỳ theo niên lịch đảm bảo phù hợp với kế hoạch tổng tiến độ và báo cáo Ban Quản lý dự án duyệt.
- Sau một chu kỳ làm việc (1 tuần, 1 tháng, 1 quý) phải cập nhật thông tin để báo cáo cho bộ phận giám sát, gồm các nội dung như: Khối lượng hoàn thành công việc thực tế so với kế hoạch theo tiến độ; Nếu tiến độ bị chậm, phải tìm ra nguyên nhân làm chậm tiến độ và có biện pháp xử lý kịp thời để hạn chế đến mức thấp nhất sự chậm trễ tiếp theo; Hội ý thường xuyên với các bộ phận chức năng của công trường (ban chỉ huy, bộ phận kỹ thuật, kế hoạch và tư vấn giám sát) để cùng khống chế tiến độ.
Đối với dự án “Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp” có tổng thời gian thực hiện theo Bảng 4.4 sau:
Bảng 4.4. Thời gian thực hiện thực tế của dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
TT Nội dung công việc Thời gian thực hiện thực tế
Số tháng thực tế hoàn thành
(tháng)
1 Chuẩn bị các thủ tục xúc tiến đầu tư 03/2010 – 04/2010 2
2 Lập dự án đầu tư 05/2010 – 06/2010 2
3 Thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán 06/2010 – 12/2010 7
4 Xin giấy chứng nhận đầu tư 12/2010 1
5 Xin phép xây dựng 12/2010 1
6 Xây dựng hệ thống quản lý 12/2010 – 01/2011 2
7 Đào tạo nhân lực chủ chốt 12/2010 – 01/2011 2
8 Huy động vốn 01/2011 – 06/2011 6
9 Chọn nhà thầu xây lắp 01/2011 – 03/2011 3
10 Xây dựng phần thô 03/2011 – 10/2012 20
11 Hoàn thiện 10/2012 – 07/2013 10
Trên cơ sở như trên thì số liệu về tiến độ thực tế của 5 dự án tiêu biểu thuộc Tổng công ty ACC như sau:
Bảng 4.5. Thời gian thực tế thực hiện của các dự án thuộc Tổng công ty ACC
TT Tên dự án
Thời gian thực tế thực hiện
(tháng)
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
24 2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho
thuê và khách sạn cao cấp
41
3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng 34
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
43
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT 29
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư
c. Kiểm soát
Trên cơ sở kế hoạch tổng tiến độ được duyệt, những số liệu được ghi chép và kế hoạch tiến độ thực hiện của nhà thầu được duyệt. Ban Quản lý dự án sẽ chủ động kiểm tra tiến độ theo định kỳ và giám sát quá trình thực hiện của nhà thầu.
- Nếu tiến độ thi công của nhà thầu không kịp kế hoạch tiến độ được duyệt thì phải yêu cầu nhà thầu tìm biện pháp để đảm bảo kế hoạch tiến độ đã được duyệt. Trường hợp tiến độ của nhà thầu bị kéo dài do những nguyên nhân ngoài bản thân nhà thầu thì bộ phận giám sát dựa vào điều kiện hợp đồng để duyệt kéo dài thời gian thực hiện cho nhà thầu nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của cả dự án. Nếu việc kéo dài này ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án thì phải báo cáo cơ quan cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.
- Nếu cần phải can thiệp mạnh trong việc kiểm soát tiến độ thì Ban Quản lý dự án có thể đề xuất các biện pháp xử lý khi bị chậm tiến độ, hoặc cùng với nhóm tiến độ của nhà thầu lập kế hoạch cho từng chu kỳ công việc, với phương châm phòng ngừa tích cực để khống chế tiến độ, đảm bảo hoàn thành đúng kế hoạch.
trong trường hợp đẩy nhanh tiến độ xây dựng công trình mà đem lại hiệu quả về kinh tế - xã hội thì nhà thầu sẽ được xem xét thưởng theo hợp đồng.
Trên cơ sở kế hoạch tiến độ được duyệt và tiến độ thực hiện thực tế, theo định kỳ Ban Quản lý dự án sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu giữa tiến độ thực hiện thực tế so với tiến độ thực hiện theo kế hoạch.
Với dự án “Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp”, kết quả so sánh thời gian hoàn thành các công việc được thể hiện trong Bảng 4.6.
Nhìn Bảng 4.6, ta có thể biết được tiến độ dự án bị chậm là do chậm ở công việc nào, cụ thể: số tháng hoàn thành thực tế của việc thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán bị chậm 3 tháng so với số tháng hoàn thành dự kiến và số tháng hoàn thành thực tế của việc xây dựng phần thô đã chậm 4 tháng so với số tháng hoàn thành dự kiến. Vậy việc chậm tiến độ ở hai công việc này đã dẫn đến tiến độ toàn dự án bị chậm 7 tháng so với dự kiến ban đầu.
Bảng 4.6. Thời gian thực hiện của dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
(Đơn vị tính: Tháng)
TT Nội dung công việc Thời gian hoàn thành Chênh lệch Kế hoạch Thực tế Tăng Giảm
1 Chuẩn bị các thủ tục xúc tiến đầu tư 2 2 - -
2 Lập dự án đầu tư 2 2 - -
3 Thiết kế bản vẽ thi công - tổng dự toán 4 7 3 -
4 Xin giấy chứng nhận đầu tư 1 1 - -
5 Xin phép xây dựng 1 1 - -
6 Xây dựng hệ thống quản lý 2 2 - -
7 Đào tạo nhân lực chủ chốt 2 2 - -
8 Huy động vốn 6 6 - -
9 Chọn nhà thầu xây lắp 3 3 - -
10 Xây dựng phần thô 16 20 4 -
11 Hoàn thiện 10 10 - -
Tổng thời gian 34 41 7
Nguồn: Phòng Dự án - Đầu tư Trên cơ sở tính toán trên, Bảng 4.7 đã tổng hợp tình hình thực hiện tiến độ
Bảng 4.7. Tình hình thực hiện tiến độ của các dự án thuộc Tổng công ty ACC
(Đơn vị tính: Tháng)
TT Tên dự án Kế hoạch Thực tế Chênh lệch
Tăng Giảm
1 Trụ sở công ty, trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
24 24 - -
2 Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp
34 41 7 -
3 Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng 26 34 8 -
4 Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê
38 43 5 -
5 Khu nhà ở gia đình quân đội K98-NT 29 29 - -
Nguồn: Phòng Dự án – Đầu tư Nhìn vào Bảng 4.7 trên, ta thấy trong 5 dự án thì có hai dự án đạt tiến độ, còn 3 dự án bị chậm tiến độ, trong đó có dự án chậm nhiều tháng nhất là dự án Khách sạn và biệt thự nghỉ dưỡng (chậm 8 tháng), tiếp đến là dự án Trung tâm thương mại, văn phòng, căn hộ cho thuê và khách sạn cao cấp chậm 7 tháng và dự án Trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cho thuê chậm 5 tháng.
Việc chậm tiến độ làm cho thời gian của dự án bị kéo dài, dẫn đến việc phải chịu thêm lãi suất của những khoản vay, đồng thời làm chậm thời gian thu hồi vốn của doanh nghiệp và trên hết là có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Do đó, thông qua việc đánh giá, so sánh tiến độ, Tổng công ty đã tìm hiểu, tổng hợp những nguyên nhân chủ yếu dẫn tới chậm tiến độ để tìm ra tần xuất xảy ra của từng nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của nó đến tiến độ các dự án từ năm 2012 đến năm 2015, cụ thể như sau:
Bảng 4.8. Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch tiến độ giữa kế hoạch với thực hiện và mức độ ảnh hưởng tới tiến độ của các dự án
TT Nguyên nhân Mức độ xuất hiện
(%)
Thời gian dẫn tới việc chậm tiến độ (tháng) 1 Giải phóng mặt bằng chậm 11,06 1 - 3 2 Thiết kế-dự toán còn hạn chế 23,76 1 - 6 3 Thi công chậm 15,07 1 - 6 4 Thủ tục hành chính chậm 21,89 1 - 4 5 Khác 8,52 1 - 3
Qua Bảng 4.8, ta có thể thấy từ năm 2012 đến năm 2015 thì nguyên nhân làm cho tiến độ dự án chậm nhiều nhất là do hạn chế trong thiết kế-dự toán, có mức độ xuất hiện đến 23,76%, cụ thể thiết kế, dự toán còn thiếu chi tiết, một số thiết kế không đồng bộ giữa các bộ phận, đơn giá dự toán chưa phù hợp với thị trường,... điều này có thể thấy được là do nhà thầu thiết kế còn thiếu năng lực. Việc hạn chế trong thiết kế-dự toán có thể làm cho dự án chậm đến 6 tháng.
Nguyên nhân tiếp theo là khâu thủ tục hành chính còn chậm có mức độ xuất hiện khá cao (21,89%), đây là do việc cơ chế chính sách, quy định của pháp luật chưa đồng bộ và rõ ràng nên việc vận dụng của các cơ quan Nhà nước còn lúng túng, nguyên nhân này có thể làm cho tiến độ dự án chậm đến 4 tháng.
Việc chậm trong công tác thi công (15,07%) cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ của dự án. Mặc dù mức độ xuất hiện của nó không lớn bằng hai nguyên nhân trên nhưng nó có thể làm cho tiến độ thi công của dự án chậm tới 6 tháng tùy theo mức độ vi phạm. Tiến độ thi công chậm phần lớn là do năng lực của nhà thầu thi công còn hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu của dự án và nguồn lực để thực hiện dự án còn thiếu.
Ngoài ra, công tác giải phóng mặt bằng (mức độ xuất hiện là 11,06%) và các nguyên nhân khác (như thanh quyết toán, năng lực quản lý trong chỉ đạo và điều hành,...) cũng ảnh hưởng tới tiến độ của dự án (mức độ xuất hiện là 8,52%), những nguyên nhân này có thể làm cho dự án chậm tiến độ từ 1 tháng cho đến 3 tháng.
Những nhà thầu không đảm bảo tiến độ dự án, Tổng công ty sẽ xem xét nguyên nhân và căn cứ vào hợp đồng để yêu cầu mức phạt đối với nhà thầu vi phạm, mức phạt có thể đến 8% giá trị hợp đồng bị vi phạm và thậm chí bị đình chỉ tùy mức độ vi phạm. Cụ thể, đối với dự án Trung tâm thương mại, văn phòng,