Phần 2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư
2.1.6 Nhân tố ảnh hưởng đến quản lý dự án đầu tư
2.1.6.1. Nhân tố bên ngoài
Nhân tố bên ngoài là nhân tố mà nhà quản lý dự án không kiểm soát được. Tuy nhiên, người quản lý phải có biện pháp dự báo để hạn chế được những tổn thất, đảm bảo cho công tác quản lý ổn định và đúng tiến độ. Nhân tố bên ngoài bao gồm các yếu tố như: chính trị, luật pháp, kinh tế, thủ tục hành chính, cơ sở hạ tầng,…
* Chính trị: Môi trường chính trị ổn định là điều kiện tiên quyết để kéo theo sự ổn định của các nhân tố khác như kinh tế, xã hội... Một đất nước với sự ổn định và nhất quán về chính trị cũng như an ninh và trật tự xã hội được đảm bảo sẽ bước đầu tạo được tâm lý yên tâm cho các nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội làm ăn cũng như ổn định tổ chức, đồng thời đảm bảo cho hoạt động quản lý dự án được thuận lợi.
* Luật pháp: Mọi hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động đầu tư nói riêng ngoài việc chịu tác động của quy luật kinh tế thị trường cần tuân thủ luật pháp và hoạt động trong khuôn khổ luật pháp. Đối với doanh nghiệp, mỗi dự án đầu tư hoạt động trong môi trường kinh tế của một quốc gia cần tuân thủ những quy định của hệ thống luật pháp nước đó. Đối với Việt Nam, các doanh nghiệp và dự án vận hành trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thì những đặc trưng của hệ thống luật pháp xã hội chủ nghĩa sẽ ảnh hưởng đến những hành vi cụ thể về tổ chức, quản lý của các doanh nghiệp và dự án đó.
Đối với một dự án cụ thể hoạt động trong một ngành, một lĩnh vực nhất định, trước hết về phương diện tổ chức, quản lý, nhà đầu tư cần phải nghiên cứu, xem xét hệ thống pháp luật hiện hành của Nhà nước, các quy định riêng của từng
lao động, bảo vệ môi trường, quan hệ sinh hoạt xã hội cũng như những mặt thuận lợi và trở ngại cho việc huy động các nguồn lực của dự án ở hiện tại và trong tương lai. Thoát ly nhân tố luật pháp hoặc không dự kiến đầy đủ các yếu tố luật pháp trong quá trình lập dự án sẽ mang lại những hậu quả không nhỏ trong quá trình tổ chức, điều hành bộ máy quản lý dự án sau này.
* Kinh tế thị trường: Các yếu tố kinh tế như: giá cả; lãi suất; lạm phát;… Sự thay đổi của các yếu tố kinh tế sẽ tác động đến hoạt động quản lý dự án, đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý về chi phí. Thông thường, yếu tố thị trường xảy ra không theo ý muốn chủ quan của chủ đầu tư, của nhà nước. Chủ đầu tư chỉ có thể dự đoán xu hướng biến động của các yếu tố này trong một thời gian ngắn với điều kiện những nhân tố liên quan tương đối ổn định để nắm bắt quy luật vận động của các nhân tố đó, đưa ra quyết định đầu tư phù hợp; Vì vậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu, lựa chọn và thường xuyên dự báo sự biến động của các yếu tố kinh tế để có các biện pháp hạn chế và khắc phục.
Ngoài ra, những yếu tố về điều kiện tự nhiên, các yếu tố liên quan đến thời tiết, thiên tai như: mưa, bão, lũ lụt, động đất…. những yếu tố này không những ảnh hưởng đến quản lý dự án về mặt tiến độ, mà nó còn ảnh hưởng đến tính khả thi của việc thực hiện dự án, đến chi phí, chất lượng và an toàn lao động... Do đó, trong các dự án mà doanh nghiệp quản lý đều phải xây dựng biện pháp phòng, chống, ứng phó khi gặp phải những khó khăn này nhằm giảm thiểu rủi ro lớn nhất có thể xảy ra.
2.1.6.2. Nhân tố bên trong
Là những yếu tố thuộc nội bộ doanh nghiệp, là những yếu tố mà doanh nghiệp có khả năng kiểm soát và điều chỉnh được. Yếu tố này bao gồm: Nguồn nhân lực của dự án; trình độ của nhà quản lý; nguồn lực tài chính của doanh nghiệp; công nghệ thông tin; cơ sở vật chất và trang thiết bị quản lý...
* Nguồn nhân lực: Lực lượng lao động là hạt nhân của quản lý dự án, mọi hoạt động quản lý đều được con người thực hiện. Trong doanh nghiệp mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau về năng lực, về nguyện vọng, về sở thích…. Điều này ảnh hưởng tới cách nhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thoả mãn, hài lòng với công việc của họ. Các yếu tố như: quy mô lao động; trình độ nghiệp vụ; mức thu nhập của nhân viên; chính sách của doanh nghiệp đối với cán bộ... cũng ảnh hưởng không nhỏ đối với việc
quản lý dự án; Năng lực của lực lượng lao động đặc biệt là người lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quản lý dự án, năng lực của cán bộ quản lý dự án vững mạnh sẽ tạo cho bộ máy quản lý dự án của doanh nghiệp vững mạnh. Có thể thấy, con người là yếu tố cốt lõi, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp nói chung và đối với việc quản lý một dự án nói riêng. Bởi vậy, doanh nghiệp phải có các chiến lược và kế hoạch phát triển nguồn nhân sự phù hợp.
Nhà quản lý có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho hoạt động của dự án nhằm đảm bảo về mặt chi phí, thời gian cũng như chất lượng. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn còn phải có trình độ quản lý, có tầm nhìn xa, trông rộng để có thể đưa ra các định hướng phù hợp; đồng thời, phải biết phối hợp các cá nhân lại với nhau, biết hỗ trợ cho nhau, giám sát lẫn nhau, và trên hết tất cả phải biết vì lợi ích chung của tập thể, có như vậy thì việc quản lý dự án mới được thực hiện một cách suôn sẻ.
* Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp: Đây là yếu tố quan trọng, đóng một vai trò lớn và ảnh hưởng không nhỏ đến quản lý dự án, mà trực tiếp là việc quản lý chi phí, tiếp đến là các công việc liên quan như tiến độ, chất lượng,... Doanh nghiệp có nguồn tài chính đủ mạnh và dồi dào sẽ đảm bảo cho dự án được tiến hành trôi chảy, đúng tiến độ, không bị gián đoạn, chất lượng công trình được đảm bảo, góp phần tạo thuận lợi cho việc quản lý dự án được diễn ra trôi chảy nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nguồn lực tài chính không đủ mạnh sẽ ảnh hưởng lớn đến quản lý dự án, đặc biệt quản lý trong việc thực hiện đầu tư, thiếu kinh phí để đảm bảo cho các hoạt động có thể diễn ra trôi chảy, điều này có thể làm cho dự án hoàn thành chậm tiến độ, không đạt mục tiêu đề ra và thậm chí dự án không thể hoàn thành, như vậy đồng nghĩa với việc quản lý dự án thất bại. Do đó, khi thực hiện đầu tư một dự án nào đó, doanh nghiệp phải cân đối nguồn lực tài chính của mình cho phù hợp, để đảm bảo việc quản lý dự án của mình khi đầu tư được thuận lợi.
* Hệ thống thông tin và công nghệ thông tin: Hệ thống thông tin ảnh hưởng đến chất lượng quản lý, một hệ thống thông tin có chất lượng tốt, thông tin chính xác, sẽ là một trong những nhân tố đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quản lý dự
án.Hiện nay, có rất nhiều công cụ, phần mềm để quản lý dự án. Do đó, một doanh
nghiệp có hệ thống công nghệ thông tin phát triển sẽ góp phần đảm bảo cho việc quản lý dự án được dễ dàng, thuận tiện, đồng thời góp phần rút ngắn thời gian, tiết
kiệm nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả trong quản lý dự án.
* Cơ sở vật chất và trang thiết bị quản lý: Việc quản lý có thể bị hạn chế bởi cơ sở vật chất và trang thiết bị quản lý. Cơ sở vật chất và trang thiết bị quản lý càng hoàn thiện góp phần hỗ trợ việc quản lý dự án được hiệu quả hơn và đạt chất lượng cao hơn.