4. Khả năng ứng dụng vào thực tiễn của BC TTTN:
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH NSX
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Giám đốc: Ông ĐẶNG TUẤN KIỆT
- Là người lãnh đạo cao nhất cũng như người đại diện của cơng ty, có trách nhiệm định hướng sự phát triển và chịu trach nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Hoạch định mọi chính sách của cơng ty như: chính sách tiền lương, chính sách Giám Đốc
Phịng kinh doanh Phòng giao nhận
Phịng kế tốn chứng từ Phòng hành chính nhân sự Xuất khẩu Hàng khơng Hàng khơng Nhập khẩu Đường biển Xuất khẩu Đường biển Nhập khẩu
khen thưởng, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận và hoạt động của các phịng ban. - Tìm kiếm, gặp gỡ, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác cũng như khách hàng.
- Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động với nhân viên.
Các phịng ban
Cơng ty có tổ chức gồm bốn phịng ban: Phịng kinh doanh, phòng giao nhận, phòng kế tốn – chứng từ và phịng hành chinh nhân sự. Các phòng này hoạt động vừa độc lập vừa liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, đồng thời chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của ban Giám đốc nhằm duy trì sự thống nhất, đảm bảo chất lượng cơng việc để mang lại hiệu quả kinh doanh tối đa.
- Phòng kinh doanh: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Tổ chức tốt việc thực hiện các đơn đặt hàng, mua hàng và hợp đồng đã ký, theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng, thanh toán theo điều khoản đã giao kết trong hợp đồng.
+ Tham gia hoạch định chính sách, chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn phát triển.
+ Đề xuất các phương thức cung cấp dịch vụ phù hợp với từng mặt hàng và khách hàng, đồng thời tiếp nhận và xem xét đơn đặt hàng từ khách hàng, tham gia đàm phán, giao kết hợp đồng kinh tế.
+ Thực hiện triển khai kinh doanh các gói dịch vụ để đạt doanh thu theo mục tiêu Ban Giám đốc đưa ra.
+ Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc các giải pháp xử lý, các cơng tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
+ So sánh đối chiếu doanh thu thu thực tế so với danh thu theo chỉ tiêu, từ đó tìm ra ngun nhân dẫn tới việc tăng giảm của doanh thu thực tế so với kế hoạch, để đưa ra hướng giải quyết, khắc phục kịp thời.
- Phòng giao nhận: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Đây là bộ phận quan trọng của công ty và được chia lảm hai bộ phận: Bộ phận giao nhận bằng đường biển và bộ phận giao nhận bằng đường hàng không.
+ Cả hai bộ phận này đều có nhiệm vụ lên tờ khai hải quan, làm thủ tục hải quan và toàn bộ các hồ sơ như hun trùng, đăng kiểm, điều động xe chở hàng và bốc xếp hàng.
+ Bộ phận giao nhận phụ trách cơng việc giao nhận hàng hóa nhằm đảm bảo yêu cầu về thời gian giao và nhận hàng hóa cũng như yêu cầu của hợp đồng vận chuyển.
+ Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi và thơng báo kịp thời tình hình thực tế giao nhận tại các cảng, phối hợp và liên hệ với bộ phận chứng từ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng.
+ Chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai lệch về chừng từ theo quy định.
+ Chịu trách nhiệm báo cáo định ký về công tác giao nhận. - Phịng kế tốn-chứng từ
+Bộ phận kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
Quản lý tài chính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng tác kế tốn, kiểm tốn cuả cơng ty.
Giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế.
Thực hiện quyết toán, thu hồi vốn, theo dõi nợ, chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty với công ty khác.
Tính lương, thưởng cho các cán bộ cơng nhân viên.
Theo dõi, lập và trình bày báo cáo tài chính theo định kỳ hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc.
Đặc biệt đây là bộ phận giữ con dấu nên phải chịu trách nhiệm với Giám đốc cơng ty về những gì liên quan đến con dấu.
+Bộ phận chứng từ: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
Đảm nhiệm lập bộ chứng từ Hải quan và các chứng từ có liên quan nhằm hỗ trợ cho bộ phận giao nhận. Mặt khác, phối hợp với bộ phận giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa.
Chịu trách nhiệm theo dõi thường xuyên, cập nhật văn bản luật mới nhất liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu; đồng thời lưu trữ các chứng từ của công ty.
Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, khách hàng, đối tác để tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến việc thiết lập bộ chứng từ.
- Phịng hành chính nhân sự: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động cơng ty về nội quy, chính sách cơng ty, nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên, quản trị hành chính, tuyển dụng, giải quyết các chế độ chính sách có liên quan đến cơng nhân viên theo quy định của nhà nước, soạn thảo, lưu trữ văn thư, quyết định, tiếp nhận xử lý công văn tham mưu cho Giám đốc công ty.