4. Khả năng ứng dụng vào thực tiễn của BC TTTN:
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH NSX
2.1.4 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự tại Cơng ty TNHH NSX
(Nguồn Phịng Hành chính nhân sự năm 2019)
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Giám đốc: Ông ĐẶNG TUẤN KIỆT
- Là người lãnh đạo cao nhất cũng như người đại diện của cơng ty, có trách nhiệm định hướng sự phát triển và chịu trach nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Hoạch định mọi chính sách của cơng ty như: chính sách tiền lương, chính sách Giám Đốc
Phịng kinh doanh Phòng giao nhận
Phịng kế tốn chứng từ Phòng hành chính nhân sự Xuất khẩu Hàng khơng Hàng khơng Nhập khẩu Đường biển Xuất khẩu Đường biển Nhập khẩu
khen thưởng, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận và hoạt động của các phịng ban. - Tìm kiếm, gặp gỡ, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác cũng như khách hàng.
- Trực tiếp tổ chức bộ máy nhân sự, tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động với nhân viên.
Các phịng ban
Cơng ty có tổ chức gồm bốn phịng ban: Phịng kinh doanh, phòng giao nhận, phòng kế tốn – chứng từ và phịng hành chinh nhân sự. Các phòng này hoạt động vừa độc lập vừa liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, đồng thời chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của ban Giám đốc nhằm duy trì sự thống nhất, đảm bảo chất lượng cơng việc để mang lại hiệu quả kinh doanh tối đa.
- Phòng kinh doanh: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Tổ chức tốt việc thực hiện các đơn đặt hàng, mua hàng và hợp đồng đã ký, theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng, thanh toán theo điều khoản đã giao kết trong hợp đồng.
+ Tham gia hoạch định chính sách, chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn phát triển.
+ Đề xuất các phương thức cung cấp dịch vụ phù hợp với từng mặt hàng và khách hàng, đồng thời tiếp nhận và xem xét đơn đặt hàng từ khách hàng, tham gia đàm phán, giao kết hợp đồng kinh tế.
+ Thực hiện triển khai kinh doanh các gói dịch vụ để đạt doanh thu theo mục tiêu Ban Giám đốc đưa ra.
+ Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc các giải pháp xử lý, các cơng tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
+ So sánh đối chiếu doanh thu thu thực tế so với danh thu theo chỉ tiêu, từ đó tìm ra ngun nhân dẫn tới việc tăng giảm của doanh thu thực tế so với kế hoạch, để đưa ra hướng giải quyết, khắc phục kịp thời.
- Phòng giao nhận: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Đây là bộ phận quan trọng của công ty và được chia lảm hai bộ phận: Bộ phận giao nhận bằng đường biển và bộ phận giao nhận bằng đường hàng không.
+ Cả hai bộ phận này đều có nhiệm vụ lên tờ khai hải quan, làm thủ tục hải quan và toàn bộ các hồ sơ như hun trùng, đăng kiểm, điều động xe chở hàng và bốc xếp hàng.
+ Bộ phận giao nhận phụ trách cơng việc giao nhận hàng hóa nhằm đảm bảo yêu cầu về thời gian giao và nhận hàng hóa cũng như yêu cầu của hợp đồng vận chuyển.
+ Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi và thơng báo kịp thời tình hình thực tế giao nhận tại các cảng, phối hợp và liên hệ với bộ phận chứng từ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng.
+ Chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai lệch về chừng từ theo quy định.
+ Chịu trách nhiệm báo cáo định ký về công tác giao nhận. - Phịng kế tốn-chứng từ
+Bộ phận kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
Quản lý tài chính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng tác kế tốn, kiểm tốn cuả cơng ty.
Giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế.
Thực hiện quyết toán, thu hồi vốn, theo dõi nợ, chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty với công ty khác.
Tính lương, thưởng cho các cán bộ cơng nhân viên.
Theo dõi, lập và trình bày báo cáo tài chính theo định kỳ hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc.
Đặc biệt đây là bộ phận giữ con dấu nên phải chịu trách nhiệm với Giám đốc cơng ty về những gì liên quan đến con dấu.
+Bộ phận chứng từ: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
Đảm nhiệm lập bộ chứng từ Hải quan và các chứng từ có liên quan nhằm hỗ trợ cho bộ phận giao nhận. Mặt khác, phối hợp với bộ phận giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa.
Chịu trách nhiệm theo dõi thường xuyên, cập nhật văn bản luật mới nhất liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu; đồng thời lưu trữ các chứng từ của công ty.
Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, khách hàng, đối tác để tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến việc thiết lập bộ chứng từ.
- Phịng hành chính nhân sự: Thực hiện các nghiệp vụ sau:
+ Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động cơng ty về nội quy, chính sách cơng ty, nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên, quản trị hành chính, tuyển dụng, giải quyết các chế độ chính sách có liên quan đến cơng nhân viên theo quy định của nhà nước, soạn thảo, lưu trữ văn thư, quyết định, tiếp nhận xử lý công văn tham mưu cho Giám đốc công ty.
2.1.5 Số lượng và cơ cấu nhân sự của công ty
2.1.5.1 Cơ cấu nhân sự của công ty
Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX được thể hiện qua Bảng
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2015-2018
Đơn vị tính: Người
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Hình thức lao động Trực tiếp 7 100 8 88,9 9 75 10 66,7 Gián tiếp 0 0 1 11,1 3 25 5 33,3 Giới tính Nam 7 100 7 77,8 8 66,7 9 60 Nữ 0 0 1 22,2 4 33,3 6 40 Tổng 7 100 9 100 12 100 15 100
(Nguồn: Cơng ty TNHH NSX, năm 2018,Báo cáo hành chính tổng hợp)
Nhận xét:
Tổng số lao động trong 4 năm có sự chuyển biến rõ rệt và liên tục tăng trong các năm. Từ khi thành lập cho đến năm 2015, Công ty vẫn giữ số lượng nhân viên là 7
người, do lúc này công ty mới bước vào thị trường, cịn gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh cũng như trong công tác quản lý nên việc giữ số lượng nhân viên như trên là hợp lý. Tuy nhiên từ sau năm 2015, mỗi năm công ty lại tăng thêm 1 lao động trực tiếp. Ngồi ra, cơng ty còn tuyển thêm lao động gián tiếp(Cộng tác viên) nhằm chia sẻ bớt cơng việc của các nhân viên.
Xét theo giới tính, số lao động nữ đã có xu hướng tăng dần qua các năm cho thấy mức độ cân bằng giới tính trong cơng ty đang dần được ổn định. Sự cân bằng giới tính này một phần có được là do có các cơng việc ưu tiên cho nam nữ khác nhau. Những công việc cần phải di chuyển nhiều, làm việc ở bên ngồi cơng ty như của phòng giao nhận và kinh doanh thì sẽ ưu tiên nam giới. Ngược lại, những cơng việc có tính chất cẩn thận, tỉ mỉ như của phịng kế tốn – chứng từ hay phịng nhân sự thì sẽ có nhiều cơ hội cho nữ giới hơn.
2.1.5.2 Chính sách tiền lương và khen thưởng
Với mục tiêu tạo mọi điều kiện cho nhân viên an tâm, gắn bó dài lâu và đồng thời tiếp tục duy trì văn hóa cơng ty NSX, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động ln được công ty xem trọng và liên tục hồn thiện. Do đó, tại cơng ty, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế rõ ràng.
Công ty thực hiện chế độ khen thưởng cho nhân viên căn cứ vào năng lực làm việc của mình, có chính sách khen thưởng theo tháng, quý, năm. Đồng thời khen thưởng đột xuất cho các cá nhân, tập thể có những đóng góp nổi bật, trển khai nổi bật trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương, chiến lược của cơng ty đề ra.
2.1.6 Khách hàng và thị trường của công ty
Từ thời điểm thành lập cho đến nay, Cong ty TNHH NSX đã có được những thành tựu đáng kể thơng qua việc có những mối quan hệ tích cực với các đại lý ở nước ngoài và đặc biệt là khách hàng thân thuộc.
Hệ thống đại lý ở nước ngoài và các thị trường:
Khu vực Châu Âu: Hệ thống đại lý Tập đoàn Tag General.
Mỹ: Centra Worldwide
Canada: EIN LOGIX CO.,LTD
Khu vực Châu Á: Tập đoàn Universal Freight System (Asia) Group và EAST ASIA LINE
Đài Loan: WHALE LOGISTICS COMPANY LTD
Khu vực Australia và New Zealand: N.E.S CARGO EXPRESS INT’L.CORP
2.1.7 Tình hình kinh doanh của cơng ty TNHH NSX
Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ tại công ty giai đoạn 2016-2018
Căn cứ vào diễn biến tình hình trong những năm gần đây, có thể đánh giá tổng quát kết quả thực hiện như sau:
Bảng 2.2 Bảng đánh giá tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018 Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh 2016-2017 So sánh 2017-2018 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) DOANH THU 8.022,8 10.079,2 12.795 2.056,4 25,6 8.604,7 26,9 CHI PHÍ 5.283,6 5,888,8 8.064,9 605,2 11,5 2.176,1 36,9 LỢI NHUẬN 2.739,2 4.190,3 4.730,3 1.451,1 57,9 539,8 12,9 (Nguồn: Phịng Kế tốn-Chứng từ năm 2018) Nhận xét:
Về doanh thu: Nhìn chung về doanh thu có sự tăng đều qua các năm (từ năm
2016-2018). Cụ thể:
Năm 2017 doanh thu đạt 10.079,2 triệu đồng so với năm 2016 doanh thu chỉ đạt 8.022,8 triệu đồng, tức tăng 2.056,4 triệu đồng tương đương với 25,6%.
Đến năm 2018 doanh thu đạt mức 12.795 triệu đồng so với năm 2017 thì doanh thu chỉ đạt 10.079,2 triệu đồng.
Do cơng ty có chiến lược kinh doanh hợp lý, đã giúp cơng ty có được nhiều khách hàng với mục tiêu chính là tìm kiếm, thu hút, tạo niềm tin nơi khách hàng, duy trì những đối tác đã có sẵn. Chính điều đó đã giúp cơng ty có doanh thu ngày càng tăng.
Về chi phí: Về chi phí khơng có biến động nhiều trong 2 năm 2016 và 2017 cụ
Nhưng đến năm 2018 thì mức chi phí tăng mạnh. Cụ thể: năm 2018 chi phí là 8.064,9 so với năm 2017 chỉ đạt 5.888,8 đạt mức tăng 36,9%.
Nguyên nhân là do sự phát triển mạnh mẽ của các dịch vụ giao nhận địi hỏi cơng ty phải đầu tư thêm nhiều thiết bị, nhân lực,... để phục vụ hơn cho khách hàng, cũng như sự phát triển của công ty.
Về lợi nhuận: do ảnh hưởng của hai yếu tố chi phí và doanh thu nên trong năm
2016-2017, doanh thu tăng trong khi chi phí tăng khơng đáng kể nên kéo theo lợi nhuận của công ty tăng lên.
Cịn trong năm 2017-2018, do chi phí tăng mạnh nên lợi nhuận của cơng ty có mức tăng nhưng khơng đáng kể.
Nhìn chung, vì cơng ty có phương án kinh doanh tốt, chính sách quản lý và phục hồi nhanh, bên cạnh đó với những gói dịch vụ tốt, kinh doanh chuyên nghiệp, đáp ứng tối ưu nhu cầu khách hàng từ đó đem đến sự tin cậy, trở thành một trong những cơng ty có uy tín đối với đối tác và khách hàng.
2.1.8 Định hướng phát triển của công ty đến năm 2022
Ngồi việc vẫn tiếp tục duy trì các hoạt động kinh doanh hiện tại, công ty sẽ mở rộng thêm một số hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực vận tải đa phương tiện, chủ yếu là những lĩnh vực sau:
- Trong tương lai gần, công ty định hướng sẽ phát triển thành một đại lý của hãng tàu để có những giá cước ưu đãi hơn nữa.
- Khai thác, sử dụng kho ngoại quan khi được cho phép đối với hàng xuất nhập khẩu.
- Tạo dựng nền tài chính lành mạnh, nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao uy tín của cơng ty trên thị trường.
- Lên kế hoạch phục vụ trọn gói cho các cơng ty xuất nhập khẩu từ khâu làm hợp đồng cho đến khi hàng hóa thơng quan.
2.2 Thực trạng giao nhận tại Công ty TNHH NSX
2.2.1 Doanh thu và tỷ trọng của các loại hình dịch vụ của cơng ty
Bảng 2.3 Bảng cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2016-2018
Đơn vị tính : Triệu đồng Loại hình dịch vụ Năm 2016 Tỉ trọng% Năm2017 Tỉ trọng% Năm2018 Tỉ trọng% Vận chuyển hàng không 3.619,09 45,11 4.798,7 47,61 6.167,19 48,2 Vận chuyển đường biển 1.545,19 19,26 1.852,56 18,38 2.309,49 18,05 Vận chuyển nội địa 998,84 12,45 1.092,59 10,84 1.488,06 11,63 Khai thuê Hải quan 1.284,45 16,01 1.625,77 16,13 1.902,62 14,87 Cho thuê nhà xưởng 575,23 7,17 709,58 7,04 927,64 7,25 Nhận xét:
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy tỷ trọng doanh thu các loại hình có xu hướng tăng dần qua các năm, trong đó chiếm tỷ trọng cao ở loại hình vận chuyển hàng khơng, tiếp theo là loại hình vận chuyển đường biển, hai loại hình này có mức tăng đáng kể. Tiếp theo, đó là các dịch vụ vận chuyển nội địa, khai thuế hải quan và cho thuê nhà xưởng. Cụ thể:
Vận chuyển hàng không là 3.619,09 triệu đồng vào năm 2016 đến năm 2018 là 6.167,19 triệu đồng đạt mức tăng 48,2%. Đường hàng không cũng là một trong những thế mạnh của công ty và những năm gần đây, các hãng hàng không ngày càng phát triển với sự nâng cấp chất lượng máy bay cũng như dịch vụ, giúp chi phí vận chuyển đường hàng khơng ngày càng rẻ hơn, ngồi ra còn đáp ứng được yêu cầu về thời gian của việc kinh doanh, do đó khối lượng vận chuyển ngày càng tăng lên. Đồng thời, công ty cũng đã trở thành một trong những đại lý của TNT Express – một hãng chuyển phát nhanh lớn. Do đó cước vận chuyển hàng chuyển phát nhanh cũng trở nên rẽ hơn, tạo ra lợi thế so với các đối thủ trong ngành giao nhận đường hàng khơng. Vì vậy, doanh thu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường hàng khơng có xu hướng tăng lên.
Vận chuyển đường biển là 1.545,19 triệu đồng vào năm 2016 đến năm 2018 là 2.309,49 triệu đồng, dù mức tăng ít hơn nhưng đây vẫn là phương thức vận chuyển có chi phí rẻ với khả năng chuyên chở lớn và được xem là ưu tiên hàng đầu trong việc vận chuyển hàng hóa giữa các nước.
Bên cạnh phương thức giao nhận đường biển, đường hàng không, công ty cũng hoạt động những phương thức giao nhận khác như đường bộ, khia thuế hải quan nhưng các phương thức này thường không ổn định và chiếm giá trị thấp trong bảng doanh thu của công ty. Nguyên nhân là do công ty chú trọng đến các đơn đặt hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng khơng vì đây là thế mạnh của cơng ty. Tuy nhiên, gần đây do thiết lập và tạo dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng trong nước cũng như nhu cầu vận chuyển nội địa nên khối lượng vận chuyển hàng hóa nội địa tăng lên nhưng khơng đáng kể.
2.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình giao nhận nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH NSX bằng đường biển tại Công ty TNHH NSX
Sơ đồ quy trình
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng giao nhận nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại Cơng ty TNHH NSX
Tìm kiếm khách hàng
Ký hợp đồng
Kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng D/O
Khai báo Hải Quan điện tử
Làm thủ tục Hải Quan
Thanh lý Hải Quan cổng
2.2.2.1 Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Sales đã tìm được cơng ty TNHH Tin Học Viễn Thông Nhất Tiến Chung để công ty TNHH NSX làm dịch vụ thực hiện giao nhận lô hàng và hai bên đã tiến hành ký kết hợp đồng.
2.2.2.2 Ký kết hợp đồng