Khi đã được cấp tài khoản, NSX cập nhật phần mềm để hệ thống lưu lại cho toàn bộ q trình khai báo.
Sau khi thiết lập được các thơng số ban đầu, vào giao diện ban đầu của ECUS vào tờ khai hải quan chọn mục đăng kí mới tờ khai nhập khẩu(IDA)
Lưu ý các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, NSX khơng cần nhập vào những chỉ tiêu này.
Đầu tiên là khai báo trong tab thơng tin chung
Mã loại hình: A11 Nhập kinh doanh tiêu dùng
Cơ quan Hải quan: 02CI Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
Phân loại cá nhân/tổ chức: 4 hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 01 đội thủ tục xử lý hàng nhập khẩu
Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 Vận chuyển đường biển (container)
Hình 2.5 Mô tả tờ khai Hải quan – Thông tin chung
Người nhập khẩu:
Tên: Công ty TNHH Tin Học Viễn Thơng Nhất Tiến Chung
Địa chỉ: : Phịng 1508 , Tầng 15, Tịa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tơn , Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM,VN
Mã số thuế: 0303781634
Điện thoại: 08485433338
Người xuất khẩu:
Tên: SUPER MICRO COMPUTER ,BV
Địa chỉ: Het Sterrenbeeld 28, 5215 Ml’s-Hertogenbosch, The Netherlands
Hình 2.6 Mơ tả tờ khai Hải quan – Thơng tin chung ( Đơn vị xuất nhập khẩu)
Số vận đơn: WTPKELHCM191545
Số lượng kiện: 7PP
Tổng trọng lượng hàng (gross): 2,093 KGM
Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan hàng dự kiến : 02CIS01 TONG CTY TAN CANG SG
Phương tiện vận chuyển: 9999 WANHAI 265 V-S300
Ngày hàng đến : 03/09/2019
Địa điểm dỡ hàng: VNCLI CANG CAT LAI (HCM)
Địa điểm xếp hàng: TWTPE TAIPEI
Hình 2.7 Mơ tả tờ khai Hải quan – Thông tin chung (Vận đơn)
Sau khi điền đầy đủ thông tin ta nhấp vào nút để chuyển sang trang thông tin chung 2
Phân loại hình thức hóa đơn: Hóa đơn thương mại
Số hóa đơn: 0940108474
Ngày phát hành: 16/08/2019
Mã phân loại hóa đơn: A giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
Điều kiện giá hóa đơn: EXW
Tổng trị giá hóa đơn: 38,325
Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Mã phân loại khai trị giá: 6 Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch
Phí vận chuyển:A Khai trong trường hợp chứng từ vận tải ghi tổng số tiền cước phí chung cho tất cả các hàng trên hóa đơn
Phí VC : 1,0187
Hình 2.8 Mơ tả tờ khai Hải quan – Thơng tin chung 2 (Hóa đơn thương mại, tờ khai trị giá)
Sau khi điền thông tin vào trang thông tin chung 2 ta nhấn vào nút và chuyển sang trang danh sách hàng. Vào trang danh sách hàng chọn mục thêm mới và nhập thơng tin vào ơ thêm mới.
Ở đây có 3 mặt hàng khác nhau,nên ta liệt kê chi tiết từng mặt hàng như sau:
Mặt hàng 1:
Tên hàng (mơ tả chi tiết): Linh kiện máy vi tính: Vỏ máy vi tính (máy chủ) CSE-813mftqc-r407CB Black 1U STD SC813MFTQC, PWS Redundant 400W, hiệu Super Micro, hàng mới 100%
Mã HS: 84719090
Xuất xứ: TAIWAN
Số lượng: 20 (PCE)
Đơn giá hóa đơn: 385 USD PCE
Trị giá hóa đơn: 7,700
Mặt hàng 2:
Tên hàng (mơ tả chi tiết): Linh kiện máy vi tính: Vỏ máy vi tính (máy chủ) CSE-825TQC-R740LPB “Black 2U SC825TQC SAS3 LP chassisw/740W
PWS, hiệu SuperMicro, hàng mới 100%
Mã HS: 84719090
Xuất xứ: TAIWAN
Số lượng: 50 (PCE)
Đơn giá hóa đơn: 470 USD PCE
Trị giá hóa đơn: 23,500
Mặt hàng 3:
Tên hàng (mô tà chi tiết): Linh kiện máy vi tính: Vỏ máy vi tính (máy chủ) CSE-813MF2TQC-505CB Rack 1U SC813MFTQ W/ 500W, hiệu SuperMicro, hàng mới 100%
Mã HS: 84719090
Xuất xứ: TAIWAN
Số lượng: 30 (PCE)
Đơn giá hóa đơn: 237,5 USD PCE
Hình 2.9 Mơ tả tờ khai Hải quan – Danh sách hàng (Mã HS, Xuất xứ, Lượng, Đơn vị tính)
Sau khi khai xong chúng ta thực hiện nghiệp vụ IDA: Click vào nghiệp vụ 2 (IDA): Chương trình u cầu chọn chữ kí số và nhập mã pin xác nhận để gửi thơng tin, sau đó hệ thống trả về số tờ khai, sau đó xác nhận thơng tin khai báo và số tiền thuế do hệ thống trả về.
Tiếp theo khai chính thức tờ khai IDC: Nhấn vào mục 3: “Khai chính thức tờ khai IDC” để khai chính thức tờ khai.
Lấy kết quả phân luồng từ hệ thống điện tử: Nhấn vào mục 4 để lấy kết quả phân luồng, thông quan: Nhận các thông điệp trả về của cơ quan hải quan. Vảo tab kết quả xử lý tờ khai để xem và in tờ khai. Số tờ khai ( tờ khai này là 102860512200), kết quả phân luồng (Luồng vàng).
Đóng thuế
Có 2 hình thức đóng thuế:
- Doanh nghiệp tự nộp tiền tại ngân hàng
- Doanh nghiệp ủy thác cho công ty dịch vụ nộp tiền vào kho bạc nhà nước. Ở đây công ty TNHH Tin Học Viễn Thông Nhất Tiến Chung ủy thác cho cơng ty TNHH NSX đóng thuế.
2.2.2.6 Làm thủ tục Hải Quan
Nhân viên NSX chuẩn bị các chứng từ cần thiết đến cảng để làm thủ tục hải quan. - Tờ khai hải quan: 01 bản chính
- Giấy giới thiệu
- Invoice: 01 bản chính và 01 bản sao y bản chính - Packing list: 01 bản chính và 01 bản sao y bản chính
- B/L: 01 bản sao y bản chính (nếu B/L Surrenderd) hoặc bản sao Original B/L Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan hàng nhập, nhân viên NSX sẽ đem bộ hồ sơ đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp cho Cán bộ Hải quan tại cửa số 17, đóng lệ phí và ngồi chờ kết quả xử lý tờ khai. Nhân viên NSX phả thường xuyên theo dõi tình hình tờ khai của mình đã được kiểm tra xong chưa bằng cách nhập số tờ khai tại máy tính được đặt trước nơi làm thủ tục Hải quan. Khi kiểm tra trên máy tính thấy tờ khai đã được kiểm tra xong thì nhân viên giao nhận tới cửa trả tờ khai Hải quan để nhận tờ khai. Nhân viên giao nhận điền đầy đủ thông tin như số tờ khai và tên doanh nghiệp,
mở tờ khai xong sau đó ngồi đợi thơng báo để nhận tờ khai Hải quan từ nhân viên trả tờ khai.
Sau khi nhận được tờ khai, nhân viên giao nhận của NSX tiến hành đi in tờ mã vạch quản lý container.
Nhân viên giao nhận tiến hành thanh tốn, đóng các phí cần thiết trên hệ thống Eport (https://eport.saigonnewport.com.vn) rồi đến phòng Thương Vụ cảng nộp D/O và giấy giới thiệu của công ty TNHH Tin Học Viễn Thông NTC và để xuất phiếu EIR (Phiếu giao nhận container).
Mỗi phiếu EIR chỉ phát hành cho một container. Trên phiếu này có ghi rõ số container, vị trí, số seal, thời hạn hiệu lực. Sau khi kiểm tra tính chính xác của D/O và xác nhận NSX đã đóng đầy đủ các loại lệ phí thì nhân viên thương vụ sẽ giao phiếu EIR cho nhân viên giao nhận NSX . Sau khi nhận phiếu EIR, nhân viên phải kiểm tra kĩ tên hãng tàu, số container, số seal nếu có gì sai sót phải báo ngay cho nhân viên in phiếu EIR sửa lại.
Nhân viên NSX xuất trình phiếu EIR trên cho nhân viên bãi hàng nhập. Nhân viên bãi nhập hướng dẫn xe vào vị trí container trên bãi hàng và thơng báo xe nâng di chuyển container lên xe nhận hàng. Nhân viên bãi hàng kiểm tra số container, sồ seal, và số xe vận tải hàng, ghi và ký xác nhận lên phiếu EIR hoàn thành thủ tục xuất bãi.
2.2.2.7 Thanh lý Hải quan cổng
Để được thanh lý cổng nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau: - Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu đã đóng dấu thơng quan: 01 bản chính + 01 bản photo
- Lệnh giao hàng (Delivery Order): 01 bản chính - Phiếu giao nguyên container (Phiếu EIR)
Hải quan cổng sẽ xem xét các chứng từ trên, đối chiếu số container,số seal trên lệnh giao hàng phiếu EIR và tờ khai, kiểm tra trên hệ thống máy tính xem tờ khai đã được lãnh đạo đội duyệt thơng quan chưa và sau đó ký nhận, đóng dấu, ký tên lên tờ khai Hải quan Ô “hàng đã qua khu vực giám sát” và phiếu EIR rồi trả lại cho nhân viên giao nhận tờ khai chính và các phiếu EIR.
Sau khi đã thanh lý cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” theo mẫu của công ty TNHH NSX và giao cho xe kéo container các chứng từ: Phiếu EIR, Giấy yêu cầu hạ cont rỗng và Biên bản bàn giao.
Xe kéo container sẽ căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container ra khỏi cảng sao cho thuận tiện và thích hợp nhất.
Xe kéo container sẽ chở hàng đến kho riêng của công ty khách hàng để giao hàng
2.2.2.8 Quyết tốn với chủ hàng
Sau khi hồn thành thủ tục thơng quan cho hàng hóa và chuyển hàng về kho cho Công ty TNHH Tin Học Viễn Thơng Nhất Tiến Chung xong thì NSX thực hiện tiếp những việc cịn lại:
Nhân viên giao nhận NSX sẽ tính tốn các chi phí trong q trình làm hàng bao gồm các loại phí như:
- Chi phí thuê xe chở hàng về kho cho khách hàng - Chi phí hải quan của doanh nghiệp
- Chi phí phát sinh trong q trình làm hàng - Lệ phí hải quan...
Và giao cho bộ phận kế toán sẽ lập bảng kê thanh toán và phiếu thanh toán tạm ứng. Những chứng từ này là chứng từ để thanh tốn giữa hai cơng ty. Sau đó người vận chuyển phải trả container rỗng cho hãng tàu đúng nơi quy định, trong khoảng thời gian quy định trên giấy mượn container rỗng, đem giấy này cùng với giấy mượn container ra hãng tàu để lấy lại tiền cược.
Đến đây mới được xem như là kết thúc của quy trình giao nhận hàng tại Cơng ty TNHH NSX.
2.2.3 Nhận xét chung về quy trình giao nhận nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH NSX bằng đường biển tại công ty TNHH NSX
2.2.3.1 Thành tựu
- Sự ổn định về doanh thu và lợi nhuận : Doanh thu và lợi nhuận hàng năm của công ty TNHH NSX vẫn tăng đều và có tốc độ tăng trưởng cao. Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận năm sau ln cao hơn năm trước.
- Uy tín của Cơng ty TNHH NSX: Từ ngày thành lập đến nay, Công ty TNHH NSX ln hồn thành tốt các hợp đồng nên năng lực cạnh tranh của công ty ngày càng được nâng cao, giữ chân được nhiều khách hàng cũ.
- Chất lượng dịch vụ khách hàng trong khi thực hiện hợp đồng giao nhận là rất tốt, ln đảm bảo sự an tồn của hàng hóa và thực hiện hợp đồng trong thời gian nhanh nhất có thể. Bên cạnh đó, Cơng ty TNHH NSX cũng có những chương trình tư vấn với khách hàng về hợp đồng nhập khẩu bằng đường biển để tránh các tranh chấp xảy ra.
- Nguồn nhân lực: Chính sự đồn kết cùa các nhân viên trong công ty cũng là một trong những thành công mà công ty đã đạt được. Nhân viên đồn kết nên ln giúp đỡ nhau hồn thành cơng việc, hiệu suất công việc được tăng cao hơn và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Thêm vào đó, trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp với công việc nên công ty ln hồn thành nhanh chóng các hợp đồng với khách hàng.
- Hợp đồng giao nhận của công ty khá chặt chẽ, nêu rõ quy định các điều khoản về giá cả và phương thức thanh toán cũng như phân rõ quyền và nghĩa vụ của hai bên. Các tranh chấp, khiếu nại của khách hàng ít xảy ra.
- Quy trình giao nhận hàng hóa của cơng ty đảm bảo quy trình nhanh gọn, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa nhân viên phòng Sales, nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận và bộ phận kế tốn. Đảm bảo các bước của quy trình ln được thực hiện một cách tốt nhất do có sự chun mơn hóa.
2.2.3.2 Hạn chế
Bên cạnh những thành tựu thì cơng ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
- Bước tìm kiếm khách hàng cịn sơ sài do chưa có bộ phận Marketing riêng biệt, hiện tại bộ phận Sales đảm nhiệm việc tìm kiếm khách hàng.
- Bước đàm phán và ký kết hợp đồng chưa thu hút được khách hàng do chính sách giá chưa hợp lý,chưa tìm hiểu rõ về đối thủ cạnh tranh và chiến lược của họ.
- Bước kiểm tra bộ chứng từ mất khá nhiều thời gian, đơi khi xảy ra sai sót trong việc kiểm tra chứng từ do chưa kiểm tra kĩ chứng từ.
- Bước lấy lệnh D/O gây mất nhiều thời gian do các hãng Forwader và đại lý hãng tàu, hãng hàng khơng có văn phịng đại diện đặt ở nhiều địa chỉ khác nhau : Quận 2, Quận Tân Bình, Quận 4,...
- Bước khai Hải quan điện tử: trước khi làm thủ tục Hải quan, chuyên viên xuất nhập khẩu chưa chuẩn bị kĩ các hồ sơ cần thiết cũng như chư nắm rõ các thơng tin liên quan đến hàng hóa. Nhân viên chứng từ gặp sự cố khi khai báo sai mã HS vì thế phải khai lại Hải quan điện tử từ đầu.
- Bước làm thủ tục hải quan : Thủ tục hành chính Hải quan cịn rườm rà, phức tạp về khâu giấy tờ, quan liêu gây khó khăn cho chủ hàng và người đi làm thủ tục.
- Khách hàng thanh tốn trễ cho cơng ty.
2.2.3.3 Nguyên nhân
- Cơng ty chứ có bộ phận Marketing riêng biệt
- Tuy đội ngũ nhân vien6co1 nhiều kinh nghiệm, nhưng phần lớn kiến thức của nhân viên cơng ty có được là nhờ tự học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp, từ các đại học chuyên ngành, thiếu sự đào tạo chuyên nghiệp.
- Cơng ty có nhiều đối tác cũng như khách hàng nhưng quy mơ cơng ty cịn nhỏ, vốn điều lệ không lớn lắm, hơn nữa cơng ty chưa trang bị cho mình các phương tiện vận tải hàng hóa riêng nên cịn phụ thuộc vào phía cung cấp dịch vụ phương tiện vận tải. Do đó sẽ chịu áp lực cạnh tranh từ các đối thủ khác.
- Một số khách hàng vẫn chưa chủ động trong việc thanh toán, họ chưa nắm bắt được quy trình nên phải cần sự tư vấn từ phía cơng ty. Ngồi ra, một trong số đó khơng có sự hợp tác lâu dài với cơng ty.
- Trong q trình thực hiện có một số vấn đề phát sinh từ phía cán bộ Hải quan, phía khách hàng, phía đối tác mà cơng ty khơng thể chủ động nắm bắt kịp thời được như: phí liên quan đến giấy tờ, sai sót khi cung cấp, trao đổi thơng tin lơ hàng, phí và thời gian thuê phương tiện vận tải.
2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của công ty giai đoạn 2019 - 2022 2.3.1 Điểm mạnh
- S1: Tổ chức nhân sự đơn giản:
Được sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty đến nhân viên thông qua hệ thống thông tin skype nên thơng tin đến nhân viên nhanh và chính xác, có độ tin cậy cao.
Cơ cấu nhân sự chỉ có 10 người, lực lượng nhân viên trẻ, nhiệt huyết nên với mơ hình tổ chức nhân sự trong cơng ty đơn giản, có sự phân cơng cơng việc rõ ràng và
phối hợp cùng nhau giải quyết, có sự tương tác lẫn nhau giữa các nhân viên. Điều này giúp cho hiệu quả công việc và năng suất lao động được cải thiện.
- S2: Vị trí địa lý thuận lợi:
Cơng ty có vị trí tọa lạc tại Quận 7, địa điểm này, từ công ty đến cảng hay kho rất nhanh chóng vì khơng bị ảnh hưởng bởi kẹt xe vào giờ cao điểm. Những tuyến đường từ cơng ty đến cảng rất thơng thống, thuận lợi cho xe máy di chuyển nên tiếp cận được với công việc một cách nhanh chóng và khơng tốn nhiều thời gian trong việc di chuyển, không để khách hàng hay chủ phương tiện vận tải phải chờ lâu.
- S3: Có uy tín và thương hiệu